信息化背景下工程設計單位圖紙歸檔管理策略探析

朱鵬宇

（廣西華信工程設計股份有限公司，廣西 南寧 530000）

圖紙是用標明尺寸的圖形和文字說明工程建筑、設備結構、形狀尺寸以及其他要求的技術文件。圖紙是工程設計單位的重要資料，不同的工程項目在設計的過程中應用到的圖紙相對復雜，在設計完畢后，落實圖紙歸檔管理工作具有非常重要的價值。圖紙歸檔管理對于建設工程的設計、施工、使用、管理維護具有關鍵的意義。由于工程圖紙專業性相對較強，在歸檔整理的過程中，會存在各種不同方面的問題，處理方法有一定的差異。尤其是現階段信息化飛速發展的背景下，信息技術的廣泛應用，對推動工程設計單位的圖紙歸檔管理有一定的幫助作用，需要全面展開創新與應用。

1 工程圖紙檔案特點

1.1 復用價值高

工程設計單位在設計工作活動實施的過程中，對于建筑施工的同類項目往往需要參考工程圖紙檔案或在原有的檔案中展開全面的創新與修改，一般來說，當某一工程從項目的提出、立項、審批、勘察、設計、準備施工等多個工程建設及管理活動中形成的歸檔保存工作，應當嚴格地做好管理工作工程。圖紙的復用價值相對較高，出現圖紙檔案復用變更，需要嚴格地按照相關的規定以及具體的程序，對圖紙進行修改或補充整理后做好歸檔[1]。

1.2 參考性強

工程圖紙能夠展示出工程設計的整體過程，包含設計參考圖紙材料、半成品圖紙、最終圖紙成品等，將工程圖紙作為完整而獨立的項目展開收集，并及時做好整理與歸檔，有利于發揮良好的參考作用。對比普通的檔案來說，工程圖紙的檔案特殊性相對較強，存檔價值相對較高，即使當某一工程項目完成建設后，圖紙還會發揮著有效的作用，在未來具有很強的參考性價值。

1.3 經濟效益高

工程圖紙屬于工程活動在設計、建設以及后期完工整個活動中的產物和重要的依據，經濟效益相對較高，屬于施工活動參考的重要基礎。工程設計圖紙對內可以不斷地參考和復用，對外可以作為技術轉讓和交流，屬于工程設計單位的知識技術產物，經濟效益價值較高[2]。

1.4 數量巨大

工程設計單位在工作活動實施的過程中，有不同的項目工程展開設計活動，圖紙歸檔管理工作任務較多，受到工程圖紙檔案的特點，該管理工作具有整體性和系統性的特色。每個設計單位的工程項目都需要進行可行性論證、初步設計、繪圖設計、圖紙成品一直到項目竣工的存檔管理，在整個過程中內容十分復雜。需要繪制內容豐富、具有獨特結構、形式以及特點的圖紙文件，在進行歸檔管理的過程中，數量較多，需要嚴格做好歸檔任務[3]。

2 工程設計單位圖紙歸檔管理問題

圖紙歸檔管理屬于工程設計單位工作活動的重要內容，具體進行分析來看，現階段很多工程設計單位在圖紙歸檔管理的過程中，仍然存在部分問題，使得整體圖紙歸檔管理工作效率不高，影響整體工作活動的順利實施，主要存在以下幾個方面問題。

2.1 缺乏完善的圖紙歸檔管理制度

工程設計單位在實施圖紙歸檔管理的過程中，存在缺乏完善的圖紙歸檔管理制度問題，現階段的管理制度不夠健全，在具體落實的過程中，并未發揮出制度的引導作用，嚴重影響到設計單位工程圖紙管理的實際工作質量。比如針對工程圖紙的歸檔時間、分類、要求、具體原則等多方面的規定，缺乏標準化與規范化，圖紙歸檔工作人員在工作的過程中，缺乏明確的標準與要求，時常會存在信息錯誤、歸檔出現問題的情況，這對于圖紙在后期的應用造成了阻礙。很多圖紙資料在后期進行復用的過程中，出現模糊不清、與實際工程不相符的情況，缺乏完善的人員管理制度，對圖紙歸檔管理工作人員的具體工作職責、工作要求并未明確地進行確定，部分人員只能夠結合自身工作經驗展開工作，容易出現工作中的失誤[4]。

2.2 重復圖紙的歸檔問題

工程設計單位在進行圖紙設計的過程中，會結合甲方的要求展開設計，后期圖紙會經過多重修改，最后進行使用，在最終歸檔環節，部分設計工作人員通常會將所有階段的圖紙全部打包交付于歸檔管理工作人員手中，時常會存在圖紙重復的問題。對于重復的圖紙，需要嚴格按照圖紙檔案整理的要求實施整理活動，同時還需要耗費大量的人工和費用，用于購買檔案裝具的費用，重復的圖紙會出現浪費人力、物力、財力的情況，為歸檔工作活動帶來了一定的難度。

2.3 歸檔管理人員綜合素質有待提升

工程設計單位圖紙歸檔管理工作活動，屬于一項長期性復雜性的過程，受到工程圖紙特點的影響，數量較多，在實施工作中，對于歸檔管理工作人員的綜合素質要求相對較高，必須要具備專業的歸檔管理知識，同時還要具備有關于工程設計方面的內容，能夠對圖紙有所了解。但具體進行分析來看，現階段很多工程設計單位歸檔工作人員的綜合素質有待提升問題相對嚴重，部分單位通常是由兼職工作人員從事圖紙歸檔工作，頻繁調整管理人員，增加了人員的流動性。部分人員并未掌握圖紙歸檔方面的工作流程，同時也不了解有關于工程圖紙方面的內容，使得在管理的過程中存在各種阻礙。另外，部分工程設計單位并未注重現有人員的培養與管理，人員工作積極性相對較低，未認識到圖紙歸檔管理工作的關鍵意義，出現工作人員缺乏責任心、缺乏專業技術的情況，影響到整體歸檔管理的質量[5]。

2.4 信息化應用程度相對較低

當前時代屬于信息化飛速發展的時代，工程設計單位在實施圖紙歸檔管理的過程中，應當緊跟時代發展的步伐，及時應用數字化與信息技術做好工程圖紙歸檔管理工作，以此發揮管理的有效性。但具體分析來看，現階段很多工程設計單位在實施圖紙歸檔管理的過程中，仍然采用傳統的打印圖紙，利用紙質版進行歸檔管理，加大了工作人員的工作量，同時紙質版的文檔資料占據的空間較大，需要工程設計單位有專門的檔案室存儲大量的相關資料，占據空間較多；現有的信息化應用強度較低整體的工作質量不高，所以今后應當積極推動信息化建設應用與發展，全面創新圖紙歸檔管理工作[6]。

3 工程設計單位圖紙歸檔管理策略

通過上述分析可以明顯地看出，在新時期背景下，工程建設數量不斷增加，工程設計單位圖紙歸檔管理工作任務繁重，存在多方面的問題，整體的歸檔管理并未實現理想的工作目標。在具體實施的過程中，應當緊跟時代發展的步伐展開創新，結合圖紙歸檔管理的特點，實施全方位的創新管理。

3.1 建立健全圖紙歸檔管理制度

工程設計單位在實施圖紙歸檔管理過程中，必須要建立健全完善的圖紙歸檔管理制度，確保后期各項工作活動能夠在管理制度的引導下展開管理。首先，明確圖紙歸檔管理工作人員的崗位職責和工作要求，保證內部每一位人員都能夠認識到圖紙歸檔管理工作的重要意義，并配合對應的工作人員及時做好管理，加強內部的溝通與交流，形成內部溝通互聯機制，為圖紙歸檔管理奠定堅實的基礎與保障。其次，嚴格建立圖紙歸檔管理保密工作，圖紙設計屬于知識型產物，在后期歸檔的過程中，需要明確圖紙歸檔責任與保密制度，設置對應的操作權限，避免出現圖紙信息被篡改的情況發生。積極完善圖紙歸檔管理工作的辦法，由相應的領導者和負責人做好統籌，盡可能地安排業務能力強的人員，從事圖紙歸檔管理工作管理與實踐。明確圖紙歸檔管理工作的重要意義，嚴格做好技術文件的保密工作，在工程設計單位內部任何個人不得擅自打印、復制或利用U 盤對歸檔的圖紙進行拷貝；出于工作原因需要打印或復制時，必須要通過提交申請表，經過上級批準后方可進行打印使用[7]。

3.2 優化圖紙歸檔管理辦法

在進行圖紙歸檔管理的過程中，圖紙的整理工作格外關鍵，包括圖紙的折疊、組卷、盒裝、編號、編目等，在進行整理的過程中，需要全面地做好整理工作活動，歸檔的圖紙通常是采用不裝訂的折疊方式，極個別的情況下會采用裝訂成冊的方式管理，應當積極優化圖紙歸檔管理的方法，例如圖紙的折疊方面管理工作人員，需要嚴格的檢查圖紙折疊是否符合現行的標準和要求，如圖紙應當折疊為A4 紙張大小、標題欄外露的手風琴式，避免圖紙在展開時出現撕裂的情況；未按照標準進行折疊的圖紙，需要再次折疊后進行管理，盡可能地保持原有的折痕，能夠在最大的程度上進行圖紙的保護。

圖紙組卷、裝盒、編號、編目工作方法應當及時地進行優化，圖紙組卷、裝盒，是指把圖紙按一定的聯系和順序組成案卷，裝入檔案盒，使之有序化的過程。圖紙編號包括編頁號、編序號、編卷號、編檔號，圖紙編目包括編制卷內目錄、編制案卷目錄等。在進行歸檔的過程中，圖紙嚴格按照一盒一卷的標準進行，圖樣目錄可作為卷內目錄使用，圖樣目錄不蓋檔號章、不編序號和頁號，每張圖紙上蓋檔號章、編序號和頁號，避免出現混亂情況的發生，方便在后期使用的過程中及時地進行查閱和尋找，避免“一盒多卷”問題的出現，從現階段的情況來看，部分工程設計單位在實施圖紙歸檔管理的過程中，有些成套圖紙一張或兩張即為一套，有時在一個檔案盒內存儲多個工程的圖紙資料，出現混亂情況，必須要及時杜絕該類情況的發生。

3.3 提升歸檔人員綜合素質

歸檔人員的綜合素質將直接決定工程設計單位整體圖紙歸檔管理的質量，在今后必須要積極推動歸檔管理工作人員隊伍建設，打造高素質專業化的人才隊伍，強化人員管理水平，以此推動圖紙歸檔管理工作活動順利進行。首先，工程設計單位應當引進專業化檔案管理工作人才，確保工作人員的穩定性和專業性，保證從事圖紙歸檔管理工作的人員懂得有關于圖紙檔案管理工作方面的內容，明確歸檔管理工作的具體流程，同時還應當具備有關于工程專業方面的基本知識，懂得相應的圖紙方面的管理內容，提升工作人員的專業性。其次，對現有的工作人員展開全面的培訓與管理，提升人員歸檔管理的操作水平，通過線上、線下相結合的培訓工作，積極學習工程設計單位圖紙歸檔管理的工作難點問題，結合以往存在的問題展開學習，不斷拓寬工作人員的視野，豐富理論知識和操作知識，保障人員能夠積極主動的參與。培養人員的保密意識，圖紙歸檔管理工作保密性相對較強，一旦出現泄露，不僅會造成經濟損失，還會引起其他的負面影響，所以必須要強化人員思想意識，認識到工作活動的重要性，及時做好管理工作。最后，應當緊跟時代的步伐，積極做好信息技術管理方面的內容，鼓勵人員嘗試引入信息化的管理方式，了解信息系統的使用，熟練掌握相應的管理操作，對工作人員實現統一的考核，與績效福利相掛鉤，以此激發工作熱情，推進圖紙歸檔管理穩步進行。

3.4 推進歸檔管理信息化發展

工程設計單位在實施圖紙歸檔管理的過程中，應當融合信息技術推進工作活動，朝著信息化的方向發展，利用信息化管理的方式，方便圖紙檔案后期進行查閱和復用，滿足相關的需求，推進圖紙數字化加工。首先，應當做好基礎設施方面的保障，工程設計單位應當結合圖紙歸檔管理工作的需求，引入先進的管理系統，做好基礎和保障，在引進信息系統時，需要結合現階段圖紙歸檔管理工作的要求，合理地進行確定。其次，定期對計算機、掃描機等相應的機器設備做好檢查，確保信息技術能夠與歸檔管理工作活動相融合，在實施電子化歸檔的過程中，由于圖紙的嚴肅性相對較強，必須要做好基礎的憑證管理，歸檔的圖紙必須要有相關負責人的電子簽章；保證電子圖紙的可讀性，不同的電子圖紙會由于系統和軟件的不同影響到可讀性，一旦不兼容不匹配的情況，會出現亂碼或無法讀取，影響后期的閱讀與利用，在進行歸檔的過程中需要統一按照PDF 格式進行歸檔，確保后期能夠順利地讀取和利用。最后，需要嚴格做好信息安全管理方面的內容，工程設計單位的圖紙價值含量較高，一旦被不法分子攻擊獲取后，會出現信息泄露問題，影響單位效益，需要嚴格設置防火墻，定期進行系統維護與更新，避免出現信息泄露。

總而言之，工程設計單位實施圖紙歸檔管理工作活動的過程中，必須要明確工程圖紙檔案的特點，結合單位的實際情況展開綜合性的管理與創新活動。現階段，很多單位在實施圖紙歸檔管理的過程中，仍然存在很多共性的問題，在今后需要建立健全圖紙歸檔管理制度、優化圖紙歸檔管理辦法、提升歸檔人員的綜合素質，積極推進歸檔管理信息化發展，從多個方面展開實踐，為圖紙歸檔管理做好保障，實現更好的管理與創新。