人工智能背景下檔案數字化管理路徑研究

李雷

摘 要：人工智能時代，檔案管理模式呈現智能化、數字化發展趨勢。我國檔案數字化管理利用人工智能技術實現對信息收集、整理、保存及應用。針對檔案管理中數字化管理機制落后、管理手段單一等問題，文章以人工智能背景下檔案數字化管理路徑為研究對象，介紹了人工智能在檔案管理中的作用。對檔案數字化管理中存在的問題深入分析，并提出幾點建議，希望為相關人士提供一定的價值參考。

關鍵詞：人工智能；檔案管理；數字化；管理制度

檔案管理作為社會管理工作重要組成部分，其中收錄較多與社會發展有關的內容，對社會發展與進步具有促進作用。檔案數字化發展，不僅是時代發展的趨勢，也是社會發展的必然要求。人工智能背景下，加強對不同人工智能手段的運用，并與檔案管理有機融合，使檔案管理在現代技術手段的支持下穩定發展。

一、人工智能在檔案管理中應用的作用

人工智能（Artificial Intelligence），是計算機學科的延伸，是一種能夠做出與人類智能相似反應的智能機器，包含智能機器人、語言識別、圖像識別、自然語言處理和專家系統等。隨著時代的發展，人工智能被運用在不同領域，取得非常理想的效果，成為推動各領域發展的內在動力。

1.創新檔案管理模式

人工智能的運用，豐富了檔案管理工作的載體，優化了檔案管理工作效果與質量。在實際工作中，充分運用人工智能技術，將此與檔案管理深度融合，以推動檔案管理創新發展。在以往工作中，檔案人員會利用人工操作的方式，將檔案信息以紙質的方式保存在檔案室中。人工智能時代，工作人員可以借助大數據技術或者人工智能技術收集檔案數據，將檔案信息以數據化的方式保存在一起，提升檔案管理質量與水平。數字化檔案管理模式，提高檔案信息收集、處理效果，優化檔案管理水平。

2.構建專業的檔案人員隊伍

在檔案管理工作中，人工智能的運用不僅轉變檔案管理模式，還提升了檔案管理人員綜合素質，使檔案管理人員對自身的職責形成全面的認識。在以往的檔案管理工作中，工作人員需要在信息收集、處理、保存等方面消耗較多的精力，以保證信息收集的全面性，為檔案信息使用者提供參考。在人工智能背景下，創新檔案管理手段，工作人員需要掌握數字化工作方法與技能，通過對不同檔案管理方法的學習提高自身技能，推動檔案管理快速升級轉型。人工智能技術的運用，激發檔案管理人員職業發展意識，在檔案管理轉型中提高檔案管理水平，為我國檔案事業可持續發展打下堅實的基礎。

3.提升檔案的應用價值

以往檔案管理工作中，會因為紙質檔案資料過多，導致在應用上易出現問題，不能展示出檔案管理部門的職能優勢。人工智能技術與檔案管理工作的結合，豐富了檔案管理媒介，檔案信息使用者可以通過信息技術的操作獲取相關的信息，為工作提供參考的同時，提高檔案的應用價值。鑒于此，應提升對數字化檔案管理工作的重視，提高檔案信息利用率顯得尤為重要，同時，也為檔案事業發展打下堅實的基礎。

二、人工智能背景下檔案數字化管理中存在的問題

1.缺乏完善的檔案管理機制

數字化檔案管理工作中，需要建立與數字化管理相關的規章度，使檔案管理在現代化手段與制度的約束下順利開展。通過對檔案管理工作情況分析，發現以下問題：第一，仍采用傳統檔案管理模式開展工作。與傳統檔案管理模式相比，數字化檔案管理工作在信息收集、數據保存方面發生了較大的變化。工作人員應利用數字化管理設備設施開展工作，以保證檔案管理工作的效果。在實際工作中，缺乏現代化設備設施的支持，使檔案管理工作出現效率低下、應用價值不高的問題。第二，檔案整理與運用不到位。為實現檔案數字化管理，需要對原有的紙質檔案資源實行數字化處理，通過分類處理的方式，提升檔案的利用價值與保存效果。因為紙質檔案數據較多，所以數字化管理難度較大，不能保證檔案整理與運用效果。造成上述兩個問題的主要原因，就是缺乏完善的管理機制，不能約束數字檔案收集、保存、管理行為，從而影響檔案信息的運用。

2.信息收集渠道單一

在檔案數字化管理工作中，工作人員可以利用數字技術收集檔案信息，以保證檔案數據信息收集、管理的有效性。受種種因素影響，在檔案管理信息收集中出現以下問題：第一，信息采集渠道單一。工作人員僅僅是將各部門上傳的信息匯總管理，忽視與各部門人員的交流，無法從中獲取有價值的數據，不能展現檔案管理部門的作用。第二，檔案信息采集渠道的形式單一。因為大部分檔案信息都是通過紙質檔案信息轉化而來，所以檔案信息出現以文字為主的情況，很少有音頻、視頻或者圖片類檔案。人工智能時代，檔案信息的類型、檔案工作模式發生較大的變化。工作人員可以將不同類型檔案信息整合在一起，為相關工作開展提供便利。受傳統思想觀念的影響，部分工作人員產生固化思維，認為紙質文字才能被稱為檔案，而忽略對其他形式檔案數據的收集與管理。

3.從業人員素質參差不齊

受檔案管理人員素質的影響，制約了檔案管理數字化發展。這一問題主要體現在以下方面：首先，部分檔案管理人員沒有掌握數字技術，無法利用數字技術開展工作，出現工作效率低下的情況。數字技術是檔案管理工作實施的必要手段，通過相關技術的運用才能實現檔案管理模式創新的目的。其次，部分工作人員業務能力薄弱，無法根據相關要求進行操作。檔案管理工作的專業性較強，需要其掌握多元化的工作方法與技能，在專業知識輔助下優化檔案管理效果，促使相關工作順利進行。由于部分工作人員業務能力薄弱，而影響了檔案管理效果，不能為檔案管理創新發展提供支持。

三、人工智能下檔案管理數字化發展的對策

1.立足檔案數字化，建立完善的管理制度

針對檔案管理中存在的問題，制定科學管理制度，明確檔案管理流程，為更好發揮信息技術手段提供保障。針對以往數字化管理問題，采取以下措施：首先，立足檔案管理內容，建立崗位責任制度，明確檔案管理人員的工作范圍與責任，要求工作人員認真參與崗位工作，以推動檔案管理創新發展。由于部分人員錯誤的思想認知，認為數字化檔案管理就是利用信息技術開展工作，不能促使檔案數字化、信息化發展。實際上并非如此，數字化檔案管理工作與傳統檔案管理有較大的不同，需要工作人員明確數字化檔案覆蓋的范圍，以檔案管理要求為工作的標準，利用數字化手段開展相關工作。在明確的規章制度約束下，提升檔案管理人員創新意識，減少傳統思維帶來的消極影響；其次，加強基礎設備設施建設，為信息化檔案管理提供物質基礎。針對數字化檔案管理工作的要求，做好基礎設施的采購與建設，為檔案管理工作開展提供技術手段支持，促使管理工作有序進行；最后，明確數字化檔案管理流程與標準。基于檔案管理包含的環節，確定各個環節工作流程、操作標準，要求檔案管理人員按照規定操作，以此提高檔案信息收集的全面性，為提升檔案管理質量打下堅實的基礎。

2.豐富檔案信息收集渠道與手段

首先，豐富信息收集渠道。具體、真實的檔案信息，可以展現檔案數據的參考價值，是檔案部門工作的重點。在具體操作中，從多個不同渠道收集檔案信息，保證檔案信息的真實性與全面性，提升檔案信息的參考價值。在數字化檔案管理工作中，不僅需要做好各部門上傳的信息保存工作，同時，還要發揮檔案管理人員的主動性，利用大數據技術收集各個部門產生卻沒有上傳至檔案部門的信息，豐富檔案收集渠道，提升檔案信息管理效果。

其次，優化檔案信息類型。在數字化管理檔案中，應重點突出“數字化”，將不同類型的檔案信息整合在一起，保存在數據庫中。以往檔案管理中，過于注重文字類檔案信息的收集，忽略視頻、圖片類信息的保存。實際工作中，應轉變傳統檔案管理模式，利用人工智能技術收集多種不同類型的檔案，提升數字化檔案管理質量，促使管理工作有序開展。

3.加強對數字化檔案管理平臺建設

人工智能背景下，若想提升數字化檔案管理效果，應借助人工智能手段，建立數字化管理平臺，將此作為各項工作實施的媒介，為提升檔案管理工作質量打下堅實的基礎。部分檔案管理部門雖然建立了信息化管理平臺，但信息系統功能比較滯后，無法為檔案數字化發展提供支持。為解決這一問題，需做好以下工作：

第一，立足檔案管理要求，建立數字化管理平臺，為檔案信息一體化管理提供便利。在實際工作中，可以與第三方建立合作關系，由第三方負責數字化檔案管理平臺的研發，為提高檔案管理工作質量奠定基礎。此外，檔案管理部門可以成立研發小組，結合自身的需求開展數字化檔案管理系統的研發，為檔案管理轉型發展提供專業人員保障。第二，保證檔案數字化管理平臺與其他信息系統的資源共享。在檔案數字化系統建設前，應明確其他系統的建設標準與數據處理標準，將此作為檔案數字化系統建設的依據，保證各個系統的一致性，為信息資源共享提供便利。第三，加強對數據系統的維護與升級管理。日常工作中，檔案管理人員應主動維護與升級檔案數字化管理系統，優化檔案管理系統的功能，提高各個環節工作質量與效果，保證數字化檔案管理系統的穩定。

例如，檔案管理部門與軟件開發商建立合作關系，將信息化檔案管理需求分享給軟件開發商，圍繞信息收集、處理、保存、應用等環節，建立一體化的全生命周期的數字化檔案管理系統，利用集中管理的方式提升檔案管理效果。數字化檔案管理系統實現一體化，以互聯網為基礎，推進各種業務審批智能化、自動化服務、移動化辦公，實現了企業檔案信息數據即時性統計、分析，以及并入數據庫類似的數字化檔案管理系統平臺，為企業發展決策提供技術支撐。此外，借助信息技術，搭建起橫跨互聯網、局域網的智慧檔案信息資源及安全管理平臺，對檔案實時在線備份，實現了檔案備份及異地備份，保障企業文件、文檔、檔案信息資源的安全。

4.加強檔案管理隊伍建設

人工智能背景下，檔案管理人員應掌握人工智能技術、現代信息技術等知識，通過信息技術的指導提升檔案管理效果，使醫院檔案管理工作高效發展。結合檔案管理人員在工作中的表現，可以采取以下手段：

第一，邀請檔案管理專家開展講座活動，將數字化檔案管理相關知識呈現出來，并與參與講座活動的檔案人員互動，分享工作經驗與方法，使檔案管理人員在學習中形成數字化檔案管理意識。開展專家講座活動，給予檔案管理人員不一樣的學習感受，在講座中獲取更多與數字化檔案管理有關的知識，形成數字化管理理念，促使醫院檔案管理創新發展。

第二，組織內部培訓，結合檔案管理數字化相關的要求，對檔案管理操作流程、數據處理標準、管理制度等展開分析，制定科學培訓方案，使檔案管理人員在學習中形成完整的知識結構與思想認識。當組織相關培訓活動后，可以進行書面考核活動，對檔案管理人員的學習情況、學習能力等開展綜合評價，也為內部培訓工作的開展提供參考。

第三，利用人才引進的方式，優化檔案管理隊伍。檔案數字化管理是我國檔案事業發展的必然方向，也是檔案管理人員建設的核心因素。為了提升檔案管理水平，促使檔案數字化進一步發展，檔案管理部門應做好人才的引進工作，利用校企合作、社會招聘等渠道，選擇具備數字化工作能力與豐富檔案理論知識的人員，解決檔案管理人員業務能力參差不齊、職業素養不高的問題。在人才引進中，確定數字化檔案管理對從業人員的要求，制定招聘標準，確定招聘程序，以此提升檔案人才隊伍建設效果。

例如，某檔案管理部門為提高檔案管理人員綜合素質，組織多種不同的人才隊伍建設活動。首先，邀請工作經驗豐富的檔案專家講解管理類檔案、建設檔案、項目檔案等五類檔案整理的歸檔要求和整理流程、檔案審核移交以及其他常見問題。以管理類檔案和建設檔案為例，詳細講解了檔案操作規范、檔案歸檔步驟。其次，由檔案主導其他部門配合組織內部培訓，分別從檔案數字化的意義、檔案數字化建設的必要性以及開展檔案數字化工作時應注意的事項等方面開展專題培訓，并對檔案數字化管理應用方面開展講解演示。

四、結語

總而言之，人工智能背景下，檔案管理載體、手段發生較大的變化，為檔案管理事業創新發展提供動力。檔案管理數字化是時代發展的必然趨勢，是提高檔案管理水平的有效舉措。由于缺乏完善的管理制度以及專業人員隊伍支持，所以，影響檔案管理工作效果。為解決這一問題，應建立完善的管理制度，優化檔案數據收集渠道與手段，構建數字化管理平臺，將此作為檔案管理工作的媒介，使醫院檔案管理工作智能化開展。與此同時，明確檔案管理流程，借助培訓手段構建專業的檔案管理人員隊伍，使其掌握信息化工作方法，為醫院檔案管理創新提供支撐，促使醫院管理工作有序進行。

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（作者單位：濟寧市第一人民醫院）