外貿(mào)企業(yè)飾品出口訂單生產(chǎn)流程及品控策略——以發(fā)圈、發(fā)箍為例

左瑞瑞　

外貿(mào)企業(yè)飾品出口訂單生產(chǎn)流程及品控策略——以發(fā)圈、發(fā)箍為例

左瑞瑞

（廣西工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣西 南寧 530008）

面臨國際貿(mào)易激烈的競爭態(tài)勢，外貿(mào)企業(yè)嚴(yán)控質(zhì)量，把關(guān)每個訂單的所有生產(chǎn)流程，切實(shí)提高外貿(mào)企業(yè)出口競爭力尤為重要。文章基于外貿(mào)企業(yè)飾品出口訂單生產(chǎn)流程的詳細(xì)分解，以發(fā)圈、發(fā)箍為例，重新梳理飾品生產(chǎn)流程的每個環(huán)節(jié)，提出針對性的品控策略，重點(diǎn)設(shè)定關(guān)鍵品控點(diǎn)，期望達(dá)到提高外貿(mào)企業(yè)產(chǎn)品品質(zhì)，增強(qiáng)外貿(mào)企業(yè)核心競爭力的目的。

品控策略；生產(chǎn)流程；出口訂單

引言

外貿(mào)企業(yè)出口訂單形成步驟為：外國客戶發(fā)來采購訂單PO（Purchase Order），外貿(mào)企業(yè)根據(jù)PO繕制銷售合同S/C（Sales Contract）或者形式發(fā)票PI（Proforma Invoice）發(fā)回給外國客戶簽字回傳，該公司出口訂單即為正式確認(rèn)。訂單確認(rèn)之后，外貿(mào)企業(yè)具體生產(chǎn)流程——以制造發(fā)圈、發(fā)箍等飾品為例：原材料到工廠—生產(chǎn)樣品—測試—織造（備紗染色、織造下機(jī)）—后整（車縫、車標(biāo)、整燙等）—包裝—驗(yàn)貨—出貨[1]。以上生產(chǎn)流程可以概括為以下階段：樣品確認(rèn)階段、大貨生產(chǎn)階段、包裝驗(yàn)貨階段，其中品質(zhì)管控貫穿在生產(chǎn)流程中個每一階段。現(xiàn)以外貿(mào)企業(yè)出口發(fā)圈、發(fā)箍等飾品為例分析其出口訂單的生產(chǎn)過程和品控管理策略。

1 樣品確認(rèn)階段

為了加快生產(chǎn)速度，避免重復(fù)打樣，外貿(mào)企業(yè)收到訂單后，需要盡快弄清楚訂單確認(rèn)樣的要求，比對留底或推銷樣（款式、花型、顏色、尺寸、手感、做工細(xì)節(jié)等），并聯(lián)系原打樣工廠，要求工廠參照留樣盡快做出產(chǎn)前樣（Pre-Production Sample），收到產(chǎn)前樣后拍照存檔，然后再寄送給外國客戶，客戶確認(rèn)后方可投入大貨生產(chǎn)。

1.1 找出留樣

訂單之前一般外貿(mào)企業(yè)會給客戶寄送開發(fā)樣（Develop Sample）或者推銷樣（Sales Sample），同時留底亦稱之為留底樣（Keeping Sample）。所以，訂單確認(rèn)之后，當(dāng)天外貿(mào)公司業(yè)務(wù)員需要找出留存樣品和客戶要求等核對標(biāo)準(zhǔn)，同時，查看留樣吊牌，留樣均有掛牌或標(biāo)簽，掛牌顯示有做樣工廠、尺寸、克重、顏色、材質(zhì)、上樣日期，如果發(fā)圈、發(fā)箍在公司做過烘泡或者其他處理才寄給客人的，也會在掛牌上注明。

1.2 生產(chǎn)PP樣

產(chǎn)前樣（Pre-Production Sample）是大貨生產(chǎn)前的樣品，主要是讓外國客戶確認(rèn)大貨生產(chǎn)用的。此樣是做大貨的完全參照樣，所有指標(biāo)均要符合要求，否則大貨可能會出錯，也可能造成外貿(mào)企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。發(fā)圈、發(fā)箍等飾品工廠一般1～2天生產(chǎn)出6個左右的PP樣，外貿(mào)業(yè)務(wù)員需要在兩天內(nèi)對留樣的顏色、款式、規(guī)格、材質(zhì)、工藝、美觀度等進(jìn)行全面詳細(xì)核對。核對顏色，和色卡（Pantone）、留底色樣核對；核對款式是否是按照圖稿或者原樣打的，上樣是否正確；核對樣品的材質(zhì)，紗線粗細(xì)、尺寸、克重等是否與留樣相符；核對樣品的組織結(jié)構(gòu)、密度、手感、樣品的整體風(fēng)格是否符合打樣要求；最后核對發(fā)圈、發(fā)箍是否平整、美觀，干凈度是否合格。各方面確定沒問題后，PP樣生產(chǎn)符合要求，即可進(jìn)行下一步。

1.3 拍照寄送

產(chǎn)前樣生產(chǎn)完畢后，外貿(mào)業(yè)務(wù)員拍照留底，盡快寄送給客戶，前后不超過3天。拍照要求在燈箱里拍，背景要干凈。發(fā)圈、發(fā)箍的拍法，一般至少拍三張照片，多角度細(xì)節(jié)拍照，要求照片能夠看得出花型或者格型。寄樣掛牌也必須拍照，將掛牌和樣品一起拍進(jìn)去，避免以后出現(xiàn)查找互不對應(yīng)等問題。掛牌內(nèi)容包括發(fā)圈、發(fā)箍款號、尺寸、克重、顏色、材質(zhì)、日期、公司名稱、收樣人等信息。同時，寄樣品質(zhì)以及留樣品質(zhì)必須詳細(xì)記錄清楚，以備生產(chǎn)大貨時使用，并提醒大貨生產(chǎn)注意事項(xiàng)。書寫寄樣單，書寫完畢之后，要求寄件地址、對應(yīng)的收件人和電話面單要拍照留存，以防包裹不能寄達(dá)，也可查看書寫是否有誤。寄樣后，電腦里歸檔，以合同號作為文檔名稱，將核對記錄單（核對過的樣品顏色、款式、材料及規(guī)格、工藝、風(fēng)格平整度的檢查記錄）、產(chǎn)品及吊牌照片、寄件日期、快遞單號等全部歸檔留存。寄樣當(dāng)天要求發(fā)貨通知（Delivery Notice）給客人，寫清楚寄的是產(chǎn)前確認(rèn)樣及其數(shù)量。

1.4 樣品管控

為了保證客戶滿意和減少糾紛，外貿(mào)公司必須將產(chǎn)前樣按照大貨樣的標(biāo)準(zhǔn)制作，即使之后再寄送大貨樣，產(chǎn)前樣和大貨樣也必須前后吻合，因此產(chǎn)前樣做工要好，工藝要和大貨一致，代表整批大貨的質(zhì)量[2]。用大貨布做，主要是看工藝、尺寸、縮率、所需機(jī)器等在大貨生產(chǎn)時有沒有問題，車間做出來后就交給驗(yàn)貨員檢查款式、尺寸、做工等，然后驗(yàn)貨員把檢查報(bào)告發(fā)給紙樣、車間、洗水部等相關(guān)部門參考，如果洗后或燙后尺寸有問題，就要在紙樣上做相應(yīng)的修改。產(chǎn)前樣會同時送去檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測，針對發(fā)圈、發(fā)箍等紡織品飾品，客戶會要求做基本測試，主要測試洗水、顏色、環(huán)保方面是否符合要求。為了保證寄樣萬無一失，必須進(jìn)行后續(xù)跟蹤，即樣品寄出后，預(yù)估寄達(dá)時間，按照快遞號跟蹤包裹進(jìn)度，直到包裹被簽收。另外，如果產(chǎn)前樣有任何缺陷，一定要在郵件里事先告知，不能讓客人收到后發(fā)現(xiàn)問題再來投訴。

2 大貨生產(chǎn)階段

外國客戶確認(rèn)產(chǎn)前樣之后，外貿(mào)企業(yè)立即安排測試，并訂購輔料，注意不同產(chǎn)品輔料是不一樣的，業(yè)務(wù)員需要跟外國客戶確認(rèn)輔料圖稿；然后外貿(mào)業(yè)務(wù)員與工廠根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)流程一起排出訂單生產(chǎn)流程和周期，嚴(yán)格按照周期進(jìn)行準(zhǔn)備、生產(chǎn)和后整，整個大貨生產(chǎn)過程需要專人（跟單員）進(jìn)行跟蹤管控。

2.1 安排測試并訂購輔料

由于PP樣是按照大貨樣做的，PP樣確認(rèn)后要馬上安排測試，主要測試發(fā)圈、發(fā)箍等產(chǎn)品的pH值、甲醛含量、色牢度、偶氮AZO、成份測試等。發(fā)圈、發(fā)箍的所有主輔面料都要進(jìn)行偶氮項(xiàng)目和分散性染料項(xiàng)目測試，要求不含偶氮和分散性染料等有毒、致癌物質(zhì)。測試常規(guī)4～5個工作日出結(jié)果，加急項(xiàng)目需要在測試申請表上勾選對應(yīng)項(xiàng)目，但會按照加急費(fèi)用結(jié)算。測試合格后，訂購大貨主輔料，如原材料、洗標(biāo)、卡頭、成分信息和條形碼、防盜條、箱貼（訂艙之后才出，可以自行打印，如果不是常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建議讓輔料廠打印）等。一般洗標(biāo)3～4個工作日，掛牌10個工作日左右。

2.2 按照生產(chǎn)程序排出生產(chǎn)周期

根據(jù)接單工廠信息，與下游工廠（會染廠、輔料、織造、原材料）直接對接，可以核對到最準(zhǔn)確的訂單進(jìn)程信息，并列出不符點(diǎn)清單。根據(jù)清單，查對原接單工廠產(chǎn)生的原因，并與工廠一起落實(shí)措施，確保交期不延誤。根據(jù)原材料的準(zhǔn)備、相關(guān)工藝時間、機(jī)器的安排以及工廠的實(shí)際情況確定所需時間，并讓工廠確認(rèn)。按照發(fā)圈、發(fā)箍生產(chǎn)程序安排生產(chǎn)周期的基本原則是備料加染色5天，上機(jī)3天，織造7天，梭織是以每臺機(jī)1 000米排，確保工廠找到并安排足夠的機(jī)器針織，以10天完成全數(shù)量倒排機(jī)器，后整連包裝5天，以上是按照10 000件發(fā)圈或發(fā)箍的量制定的生產(chǎn)周期。

2.3 大貨生產(chǎn)及管控策略

工廠嚴(yán)格按照制定的大貨生產(chǎn)周期進(jìn)行生產(chǎn)，外貿(mào)公司根據(jù)最新訂單控制表，盯牢每個環(huán)節(jié)，尤其是不符點(diǎn)清單，如果在預(yù)定時間出現(xiàn)延誤，馬上前往工廠，與工廠面對面解決落實(shí)。安排專職跟單員每天一到崗核對訂單控制表，逐點(diǎn)核對并備注更新，每周五下班前實(shí)行電腦更新，打印出最新訂單控制表以備下周使用，出現(xiàn)不符點(diǎn)時要求發(fā)現(xiàn)當(dāng)天務(wù)必落實(shí)到解決方法，若24小時內(nèi)未落實(shí)，業(yè)務(wù)員則必須到工廠落實(shí)。同時，安排的專職跟單員必須每天與工廠聯(lián)系以確認(rèn)進(jìn)度，并核對大貨每一步驟的正確性。原料和輔料的規(guī)格和品質(zhì)、成品的面料和工藝是否與原樣、與產(chǎn)前樣一致。

3 包裝驗(yàn)貨階段

包裝是產(chǎn)品必不可少的部分，裝箱過程中容易出錯的問題有裝箱搭配出錯、箱內(nèi)數(shù)量與裝箱單不吻合、嘜頭辨別有誤、外箱嘜頭印錯等。驗(yàn)貨分為初期、中期、末期驗(yàn)貨，主要驗(yàn)大貨產(chǎn)品的色差、尺寸、重量、手感、包裝輔料、掛牌、主標(biāo)、洗標(biāo)、標(biāo)嘜位置，以及包裝后成品整體外觀、外箱、箱嘜、裝箱合理性等。

3.1 產(chǎn)品包裝

產(chǎn)品包裝一般由工廠采購后完成包裝，發(fā)圈、發(fā)箍飾品的包裝工廠按照合同紙箱裝即可。但紙箱尺寸要求是內(nèi)外牛皮紙不低于140 g/m2，瓦楞紙重量不低于125 g/m2，無釘箱，無打包帶，五層雙瓦楞出口專業(yè)紙箱，每箱毛重不超過25 kg。發(fā)圈、發(fā)箍要求包裝方法是單色包裝，一個PE袋裝2套，內(nèi)放一張白色紙板，白色紙板最大不能超過28 cm×26 cm，最小不能小于16 cm×20 cm，紙板圓角，吊牌條碼朝外；膠袋要求要環(huán)保、可循環(huán)、可降解，無任何印刷；封箱方式是透明封箱帶封箱，側(cè)嘜一面貼箱貼，封箱帶不能封住箱貼，箱頂工字出頭型封箱，封箱膠帶距離箱邊7～10 cm，箱邊不封箱，箱底工字型封箱，但是封箱膠帶封在箱邊。

3.2 驗(yàn)貨準(zhǔn)備

外貿(mào)驗(yàn)貨QC（Quality Control）要了解大貨生產(chǎn)周期，安排驗(yàn)貨時間，提前了解飾品種類以及發(fā)圈發(fā)箍生產(chǎn)要求、檢測重點(diǎn)，大貨可能存在的瑕疵點(diǎn)，比如花型、色差、手感、縮水率，以及由于故障出現(xiàn)間斷性的跳針；起、落針時沒打回針引起的脫線；因疏忽大意漏針；技術(shù)操作問題引起的寬窄高低不對稱；裁剪時未清除粉跡、印跡等。準(zhǔn)備好驗(yàn)貨的卷尺、相機(jī)、密度儀、驗(yàn)貨表、計(jì)算器等。按照外貿(mào)業(yè)務(wù)員提供的工廠資料和聯(lián)系地址，提前與工廠確認(rèn)是否完工，熟悉廠家作息時間、途經(jīng)路線與車程時間，再確定驗(yàn)貨日期[3]。

3.3 驗(yàn)貨標(biāo)準(zhǔn)

驗(yàn)貨依據(jù)一般主要以外國客戶確認(rèn)樣為準(zhǔn)，并按照批次貨物合理外觀檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施檢驗(yàn)。當(dāng)買賣雙方無特殊約定時，則按照國際通用標(biāo)準(zhǔn)或者中國國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。比如飾品行業(yè)，為保證發(fā)圈發(fā)箍質(zhì)量，QC將需要按AQL（LEVEL?II）對產(chǎn)品進(jìn)行隨機(jī)抽檢，AQL表對外貿(mào)公司的產(chǎn)品檢驗(yàn)要求是：致命性的缺陷（Critical defect）=0，主要的缺陷（Major?defect）=2.5，細(xì)微的缺陷（Minor defect）=4.0。致命性缺陷也就是嚴(yán)重瑕疵，破壞飾品本身的功能，影響外觀和使用安全，構(gòu)成發(fā)圈發(fā)箍致命缺陷。凡是發(fā)生此類缺陷的，均判斷該批飾品不合格。所以不管訂單數(shù)量多少均要求致命性缺陷為零。主要缺陷是飾品的主要瑕疵，雖然可以修補(bǔ)，但會被降級。細(xì)微缺陷是不必再加工、稍微修整即可，視為輕微瑕疵。具體抽檢按照AQL標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，按照訂單數(shù)量決定抽檢數(shù)量。

3.4 實(shí)施驗(yàn)貨

首先按照以上AQL二級標(biāo)準(zhǔn)平均抽樣和取樣。其次核對產(chǎn)品，檢查產(chǎn)品的外觀是否與合同或確認(rèn)樣一致，比如尺寸、顏色、重量、手感、包裝輔料、掛牌、主標(biāo)、洗標(biāo)、標(biāo)嘜位置等；對產(chǎn)品進(jìn)行可靠性測試，比如拉力、扭力等測試。接著核對箱嘜，根據(jù)箱嘜資料檢查箱嘜是否正確，檢查箱嘜條碼貼紙所貼的位置是否符合要求等。外箱條碼貼紙不能貼在紙箱縫隙上，不能被封箱膠蓋著，若發(fā)現(xiàn)貼紙已磨損或有污漬，必須要更換。最后注意檢驗(yàn)產(chǎn)品時必須拍照，拍產(chǎn)品的圖片要拍齊所有款式的圖片，款式太多可以分開來拍；拍箱嘜的正嘜和側(cè)嘜，均要看到整個紙箱的圖片；拍貼在箱嘜上的條碼貼紙，要清楚看見條碼號碼。在驗(yàn)尾期產(chǎn)品時，要求工廠盡量統(tǒng)一排放有貼條碼的箱嘜，確保每箱產(chǎn)品的箱嘜貼在正確的位置。開箱拍裝箱情況，要看見產(chǎn)品是怎樣排放在紙箱內(nèi)的；驗(yàn)完產(chǎn)品時，把次品用箭頭貼紙貼上再拍照。

3.5 驗(yàn)貨報(bào)告及歸檔

根據(jù)驗(yàn)貨具體情況，外貿(mào)驗(yàn)貨QC填寫驗(yàn)貨報(bào)告，并如實(shí)填寫檢驗(yàn)結(jié)果，同意出貨時需要QC和工廠負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋工廠合同章。出貨后訂單完成，外貿(mào)業(yè)務(wù)員應(yīng)將文件歸檔，訂單、合同、PI、產(chǎn)前樣、確認(rèn)樣、大貨樣、輔料訂單、測試報(bào)告、驗(yàn)貨報(bào)告等全部歸檔管理，以便后續(xù)查找。

4 外貿(mào)企業(yè)飾品出口訂單的品控策略

4.1 品控前必須要有管理和預(yù)防思維

整個外貿(mào)飾品出口流程中每個環(huán)節(jié)均需進(jìn)行品控管理，但是產(chǎn)品質(zhì)量是在生產(chǎn)過程中控制出來的，就意味外貿(mào)企業(yè)對整個生產(chǎn)過程進(jìn)行管控，也必須對制造者進(jìn)行有效管理，質(zhì)量才可能穩(wěn)定和得到保障。雖然外貿(mào)企業(yè)制定了工藝標(biāo)準(zhǔn)，但是制造者的狀態(tài)和表現(xiàn)也會對產(chǎn)品質(zhì)量有影響，因此企業(yè)品控前有必要對人進(jìn)行合理管理或者合理調(diào)動。同時，外貿(mào)企業(yè)管理者還需要有預(yù)防思維，產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題前一定是有原因和征兆的，是生產(chǎn)方法、生產(chǎn)手段出現(xiàn)偏差，還是其他原因造成，用什么工具進(jìn)行識別，用什么方式進(jìn)行監(jiān)控，需要提前制定一套品控預(yù)防流程。

4.2 品控中必須要有量化和追溯意識

外貿(mào)產(chǎn)品生產(chǎn)環(huán)節(jié)多、細(xì)節(jié)多，飾品也不例外，品質(zhì)取決于各個環(huán)節(jié)中的眾多細(xì)節(jié)，因此品控過程中必須有量化標(biāo)準(zhǔn)，并且盡量在每個環(huán)節(jié)做好數(shù)據(jù)記錄，當(dāng)產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題時，可以去追溯問題存在的主要表現(xiàn)以及主要因素，沒找到根源問題，飾品工藝不能輕易更改，以防掩蓋真正問題。最好的方法是通過數(shù)據(jù)分析查處根源，及時糾正不良尺寸和不良做工，從而良好高效地修正和控制產(chǎn)品品質(zhì)[4]。

4.3 品控后必須要及時總結(jié)和設(shè)定關(guān)鍵控制點(diǎn)

外貿(mào)飾品完成大貨后，要對生產(chǎn)前的工藝標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程等進(jìn)行核對，并及時修正。同時，外貿(mào)企業(yè)對生產(chǎn)樣品、半成品、成品等過程中各個環(huán)節(jié)的詳細(xì)記錄進(jìn)行總結(jié)和反思，設(shè)定或者制定每個環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)，所有關(guān)鍵控制點(diǎn)都能良好完成，品質(zhì)即可有效控制。品控后重建或者完善精準(zhǔn)的品控流程和規(guī)程也是非常必要的策略之一。

5 結(jié)束語

品控是每個外貿(mào)企業(yè)的重點(diǎn)，也是外貿(mào)企業(yè)的痛點(diǎn)，優(yōu)秀產(chǎn)品的品質(zhì)是生產(chǎn)出來、制造出來、管控出來。但是品控是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，存在一定客觀規(guī)律和方式方法，如果方法不當(dāng)，就很難控制，也將會給外貿(mào)企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。本文闡述了外貿(mào)企業(yè)飾品出口訂單生產(chǎn)流程的樣品確認(rèn)、大貨生產(chǎn)以及包裝驗(yàn)貨三大階段的具體操作，其中品控貫穿于飾品生產(chǎn)流程的每一個階段和每一個環(huán)節(jié)，管理者在品控前應(yīng)該要有管理和預(yù)防思維，品控中要有量化和追溯意識，品控后要總結(jié)和設(shè)定關(guān)鍵控制點(diǎn)，以達(dá)到飾品工藝技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等。通過以上策略的實(shí)施，外貿(mào)企業(yè)緊抓品質(zhì)，擴(kuò)大出口，同時對接跨境電商機(jī)遇，達(dá)到提升綜合競爭力的目的。

[1]王慧. 從兩則案例看飾品出口歸類的難點(diǎn)及啟示[J]. 對外經(jīng)貿(mào)，2021(8): 39-42.

[2]鄒格兵. 外貿(mào)實(shí)踐工作中如何做好樣品跟單及管理[J]. 對外經(jīng)貿(mào)實(shí)務(wù)，2018，(9) :67-70.

[3]程欣. 外貿(mào)企業(yè)在出口業(yè)務(wù)中應(yīng)如何有效進(jìn)行樣品跟單: 以服裝樣品跟單為例[J]. 對外經(jīng)貿(mào)實(shí)務(wù)，2016，(12): 60-63

[4]方巧云. 外貿(mào)跟單員如何做好跟蹤出口產(chǎn)品生產(chǎn)的業(yè)務(wù)與策略: 以服裝跟單為例[J]. 對外經(jīng)貿(mào)實(shí)務(wù)，2015(7): 61-64.

Production Process and Quality Control Strategy of Accessories Export Orders for Foreign Trade Enterprises——Taking Hair Rings and Hair Bands as an Example

Faceing the fierce competition in international trade, it is particularly important for foreign trade enterprises to strictly control quality, check all production processes of each order, and effectively improve their export competitiveness. Based on the detailed decomposition of the accessories export order production process of foreign trade enterprises, this paper takes the hair rings and hair bands as an example, reorganizes each link of the accessories production process, proposes targeted quality control strategies, and focuses on setting key quality control points, aiming to improve the product quality of foreign trade enterprises and enhance their core competitiveness.

quality control strategy; production process; export orders

F752; F724

A

1008-1151(2023)07-0199-03

2022-10-19

2022年度廣西高校中青年教師科研基礎(chǔ)能力提升項(xiàng)目“數(shù)字化背景下廣西跨境電商企業(yè)智能運(yùn)營策略研究”（2022KY1364）。

左瑞瑞（1986－），女，河南濟(jì)源人，廣西工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院副教授，應(yīng)用經(jīng)濟(jì)學(xué)碩士，研究方向?yàn)閲H貿(mào)易、跨境電商。