高等學校檔案館開放檔案芻議

朱忠新/金華職業技術學院檔案館

我國開放檔案的發展歷史已40余年，經歷了從開放歷史檔案到開放現行檔案，從內部開放到社會開放，從滿30年開放到滿25年開放，從國家檔案館開放到其他檔案館開放的歷程。

1980年5月19日，中共中央書記處決定開放歷史檔案，拉開了開放檔案的序幕。1986年2月7日，國家檔案局發布的《檔案館開放檔案暫行辦法》要求：“各級各類國家檔案館保管的檔案，自形成之日起滿三十年（除未解密或需要控制使用的部分外），均應分期分批地向社會開放。”首次提出了檔案封閉期，從開放歷史檔案擴大到開放現行檔案，從主要向機關單位開放到向社會開放，加快了開放檔案的步伐。

1988年1月1日起施行的《檔案法》第十九條明確規定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年。”首次從法律上規定了國家檔案館開放檔案的義務和檔案的封閉期。2021年1月1日起施行的新修訂《檔案法》第二十七條規定“縣級以上各級檔案館的檔案，應當自形成之日起滿二十五年向社會開放”。進一步加大開放檔案力度，特別是將檔案封閉期由三十年縮短到二十五年，國家鼓勵和支持其他檔案館開放檔案，還規定了單位或者個人不按規定向社會開放、提供利用檔案的行為需承擔法律責任。新修訂《檔案法》實施以來，各級檔案館高度重視開放檔案工作，加快開放檔案審核進度，分期分批向社會開放檔案，取得了明顯成效。

新時代新征程，面臨開放檔案的大潮，高等學校應高度重視開放檔案工作，將開放檔案工作提上重要議事日程。

1 開放檔案是高等學校檔案館重要職責，國家鼓勵和支持開放檔案

1.1 部門規章明確規定開放檔案是高等學校檔案機構重要職責。2008年8月20日，教育部、國家檔案局聯合發布《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》），自2008年9月1日起施行。《管理辦法》第八條“高等學校檔案機構的管理職責”第六款明確規定“開展檔案的開放和利用工作”。2010年3月30日，教育部公布《高等學校信息公開辦法》，自2010年9月1日起施行。對高等學校信息公開內容、公開途徑和要求、監督和保障等方面作了明確規定。第二條規定：“高等學校在開展辦學活動和提供社會公共服務過程中產生、制作、獲取的以一定形式記錄、保存的信息，應當按照有關法律法規和本辦法的規定公開。”第七條具體規定了高等學校應當主動公開的十二個方面的信息。這些以一定形式記錄、保存的信息主要是檔案文件。根據檔案法律法規相關規定，涉及信息公開事項的檔案，在移交進檔案館前已經公開的部分，移交進檔案館后應當保持其公開屬性，按照規定即時開放或者提供利用。

1.2 國家鼓勵和支持高等學校檔案館開放檔案。2022年4月15日公布的《檔案法實施條例修訂征求意見稿》有關條款規定：“國家檔案館是國家設立的永久保管檔案的基地，是為社會各方面利用檔案資源提供服務的中心，包括綜合檔案館和專門檔案館。綜合檔案館是按照行政區劃或者歷史時期設置的，收集和管理所轄范圍內多種門類和載體檔案的檔案館。專門檔案館是收集和管理特定領域或者特殊載體形態檔案的檔案館。”國家檔案局公布，2022年8月1日起施行的《國家檔案館檔案開放辦法》第二章“檔案開放主體和范圍”第六條規定：“國家檔案館負責各自分管范圍內館藏檔案的開放”。顯然，新修訂后《檔案法》表述的“縣級以上各級檔案館”亦即為《檔案法實施條例》（修訂征求意見稿）表述的“國家檔案館”。因此，新修訂《檔案法》第二十七條規定“國家鼓勵和支持其他檔案館向社會開放檔案”，相應擴大了開放檔案的主體范圍。《管理辦法》施行以來，大多數高等學校建立了檔案館，其保管的檔案無需向國家檔案館移交，即為永久性檔案館。按照檔案法律法規規定，高等學校檔案館不屬于國家檔案館范疇，非法定必須向社會開放檔案的主體，而是屬于國家鼓勵和支持向社會開放檔案的“其他檔案館”范疇。

1.3 公共服務性的高等學校檔案館理應向社會開放檔案。筆者認為，開放檔案的主體應以是否屬國有和公共服務性為界。高等學校檔案館有其特殊性，在我國高等學校中，除以民營企業或以民營企業為主主辦的高等學校為非國有性質外，絕大多數屬國有性質，即使是非國有性質高等學校，亦屬于公益性，具有公共服務性。因此，作為其他檔案館的高等學校檔案館一般亦屬廣義的國家檔案館或公共檔案館。凡屬國家檔案館或公共檔案館，都應法定向社會開放檔案。

2 進一步提高認識，加快推進高等學校檔案館開放檔案工作

2.1 充分認識高等學校檔案館開放檔案的重要性。高等學校檔案館是國家檔案館的組成部分，高等學校檔案工作是高等學校各項工作的重要基礎和支撐，是高等教育事業和國家檔案事業的重要組成部分。高等學校檔案館開放檔案，是深入貫徹落實習近平總書記關于檔案工作“走向開放”和“更好地服務黨和國家工作大局、服務人民群眾”重要指示的根本要求；是依法依規管理高等學校檔案工作的必然要求；是堅持以人民為中心的發展思想，滿足高等學校教職員工、學生、社會各界對高等學校檔案信息和檔案文化需求的迫切需要；是推進高等學校檔案工作高質量發展、實現現代化的戰略舉措。

2.2 高等學校檔案館開放檔案工作現狀及存在的問題。近年來，隨著網絡信息技術的發展，數字檔案館建設的推進，干部人事檔案專項審核工作的廣泛深入開展，高等學校檔案館普遍向畢業生校友開放了本人學籍檔案網上查詢服務，同時向校內開放了部分檔案查詢服務。有的高等學校檔案館還向社會開放了檔案，如上海交通大學檔案文博管理中心規定，開放的紙質檔案，個人用戶可持有效證件等合法證明，直接查閱和利用。高等學校校史館往往與檔案館合署辦公，主要利用檔案資源舉辦的校史陳列展覽，向校內外開放，也部分地開放公布了檔案。但是，據筆者了解，向社會開放檔案的高等學校檔案館還不多，主要是向畢業生開放了個人學籍檔案，向校內開放了部分檔案，離真正意義上的向社會開放還有較大的差距，有的高等學校檔案館對即使是校內查閱歷史檔案，也還需要提供介紹信，如某高等學校檔案館規定，因私查閱新中國成立前的檔案，除有效身份證件原件外，還須持有介紹信；新中國成立后的黨政檔案原則上僅供校內人員查閱利用。又如某高等學校檔案館查檔制度雖然參照《檔案法》的規定，將館藏文書檔案分為開放檔案和未開放檔案，開放文書檔案為新中國成立前的歷史檔案和新中國成立以來形成滿二十五年的適宜開放的檔案，音像檔案依據其內容分為開放檔案和未開放檔案，實物和人物檔案根據檔案內容及捐贈人意愿，分為公開檔案和不公開檔案。但是，開放檔案查閱手續還是繁瑣，也規定除有效身份證件原件外，還須持有介紹信。可以說，高等學校檔案館開放檔案工作還比較滯后。

2.3 加快推進高等學校檔案館開放工作。一方面，要制定修訂相關法規，依法推進開放檔案工作。國家在制定修訂相關法規時對檔案館性質和類型應作出準確的定位，將高等學校檔案館列入法定開放檔案范圍。在修訂《管理辦法》中，應對高等學校檔案館開放檔案作更為具體的規定。

另一方面，要采取切實有效措施，加快推進開放檔案工作。高等學校領導要高度重視，為開放檔案工作創造良好的條件，完善開放檔案制度，制訂開放檔案規劃，加大投入力度，改善基礎設施，建設數字檔案館，建立檔案信息資源共享平臺，加快檔案工作數字化轉型。高等學校檔案館要夯實檔案基礎業務，依法依規依制加強檔案資源建設，嚴格執行集中統一管理制度，做到應歸盡歸、應收盡收，面向社會加大檔案征集力度，豐富館藏檔案資源。建立健全校級檔案開放審核領導小組或委員會，下設辦公室，制定檔案開放審核工作細則，嚴格落實形成或移交檔案的高等學校各內部機構和直屬單位初審、檔案館復審責任制，積極開發應用人工智能輔助檔案開放審核，對于到期仍不宜開放的檔案，應報經有關主管部門同意，可以延期向社會開放。不斷提升檔案公共服務能力，分期分批向社會開放檔案，通過高等學校或高等學校檔案館網站或者其他方式，定期公布開放檔案的目錄，完善利用規則，創新服務形式，強化服務功能，提高服務水平，積極為檔案的利用創造條件，簡化手續，提供便利。正確處理好開放與保密的關系，最大限度地開放，滿足檔案用戶的需要，最大程度地保密，確保國家秘密、商業秘密、個人隱私的絕對安全。加大開放檔案重要性必要性和開放檔案好經驗、好做法以及開放檔案信息、開放檔案效益的宣傳，擴大社會影響力和美譽度，營造高等學校檔案館開放檔案工作的良好氛圍。