大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

摘 要：在企業(yè)管理中，檔案管理是不可或缺的一部分，其管理成效的優(yōu)劣在一定程度上影響著企業(yè)的發(fā)展。當(dāng)前，在大數(shù)據(jù)技術(shù)得到不斷完善的情況下，越來(lái)越多的企業(yè)將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理工作之中，但想要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，企業(yè)需要立足實(shí)際做好檔案管理工作的創(chuàng)新，才能切實(shí)提高檔案管理的有效性，繼而推動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。對(duì)此，本文從大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生的促進(jìn)作用出發(fā)，重點(diǎn)探討大數(shù)據(jù)背景下如何進(jìn)行企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；企業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新

近年來(lái)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在諸多領(lǐng)域的發(fā)展中得到了應(yīng)用，從實(shí)踐效果不難看出，其對(duì)各領(lǐng)域的發(fā)展帶來(lái)了不可忽視的促進(jìn)作用。目前，越來(lái)越多的企業(yè)在檔案管理中也引入了大數(shù)據(jù)技術(shù)，相比傳統(tǒng)檔案管理方法而言，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)檔案管理不僅工作效率和保存質(zhì)量得到了顯著提升，還能進(jìn)一步提高檔案信息的利用效率，這對(duì)最大化發(fā)揮企業(yè)檔案管理的價(jià)值效用具有重要意義。因此，針對(duì)大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行研究尤為重要。

一、大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生的促進(jìn)作用

（一）有助于提高檔案管理的工作效率

傳統(tǒng)檔案管理基本都是由相關(guān)工作人員針對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行搜集、保管等，在這樣的管理模式下，檔案管理工作不僅耗時(shí)費(fèi)力，也非常容易受到人為因素的影響，導(dǎo)致這項(xiàng)工作在開(kāi)展中出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，從而降低了工作效率。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息呈現(xiàn)海量化、多元化的特征，企業(yè)在檔案管理創(chuàng)新中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，不但能解放大量勞動(dòng)力，還可以提高檔案管理的工作效率，最終促使企業(yè)整體工作水平提升。

（二）有助于提高檔案信息的保存質(zhì)量

從以往企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展情況不難看出，檔案資料基本都是以紙質(zhì)檔案的形式為主，而紙質(zhì)檔案由于其本身的特性，容易受到外部因素的影響而使其出現(xiàn)損壞，如火災(zāi)、潮濕的環(huán)境等，所以對(duì)于保存要求極高。即便有的企業(yè)能夠?yàn)榱藵M足紙質(zhì)檔案的保存需求而投入相應(yīng)的資源，但很難將所有的紙質(zhì)檔案都進(jìn)行完好無(wú)損地保存，尤其是一些重要的檔案資料需要經(jīng)常使用，這樣就會(huì)造成其受損。但是在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這既便于保管和查閱，還可以確保原始檔案的完整性，這對(duì)提高檔案信息的保存質(zhì)量具有重要價(jià)值。

（三）有助于提高檔案信息的利用效率

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，僅靠檔案管理人員很難實(shí)現(xiàn)對(duì)各種檔案資料的充分利用，致使檔案服務(wù)水平不高。其中，最直接的體現(xiàn)就是沒(méi)有對(duì)企業(yè)檔案信息的潛在應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行挖掘，同時(shí)受到空間、時(shí)間等因素的限制，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的共享，這就會(huì)降低檔案管理的有效性，使其流于形式化和表面化。而在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，企業(yè)可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行搜集、整理和分析，同時(shí)在信息化系統(tǒng)的支撐下促使檔案信息的共享，使其能為企業(yè)各項(xiàng)工作的高效開(kāi)展提供幫助，提高了企業(yè)檔案信息的利用效率。

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）創(chuàng)新檔案管理的觀念

一直以來(lái)，企業(yè)在日常管理都比較重視對(duì)檔案資料的管理，所以在長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐中相關(guān)管理人員的觀念和意識(shí)都已固化，主要表現(xiàn)在檔案管理中缺乏有效創(chuàng)新，對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理認(rèn)識(shí)不全面等。因此，在推進(jìn)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新中，一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層需要認(rèn)識(shí)到檔案管理創(chuàng)新以及引入大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性，在此基礎(chǔ)上，要充分利用各種宣傳途徑提高廣大員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，以促使他們積極配合與參與企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新實(shí)踐中。二是要改變相關(guān)管理人員的固有觀念，使其可以深刻、全面地認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理的特征，如檔案信息的內(nèi)容海量化、檔案信息的類(lèi)型多元化等，同時(shí)需要充分認(rèn)識(shí)到對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的重要性和迫切性，以此加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。三是要牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，不能將檔案管理看作簡(jiǎn)單地搜集、保管相關(guān)資料，而是要從服務(wù)企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘企業(yè)檔案資料的潛在應(yīng)用價(jià)值，從而提高檔案信息服務(wù)水平。為此。

（二）加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理雖然在人力資源方面不用投入太多，但是對(duì)這部分工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求，假如缺少?gòu)?fù)合型的檔案管理人才，即便有大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持也無(wú)法確保企業(yè)檔案管理工作的順利開(kāi)展，甚至?xí)斐筛黜?xiàng)資源的浪費(fèi)。所以，為了切實(shí)保障企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的有序進(jìn)行，企業(yè)務(wù)必要重視對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的教育培訓(xùn)，使其既懂得檔案管理的知識(shí)與技能，也具備操作現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備的能力，同時(shí)具有良好的職業(yè)道德和素養(yǎng)，這樣才能順利推進(jìn)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新，最終達(dá)成預(yù)期的目標(biāo)。

（三）調(diào)整檔案管理的模式

在企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新實(shí)踐中，對(duì)檔案管理模式的調(diào)整是十分重要的一項(xiàng)工作，主要是改變傳統(tǒng)人工作業(yè)模式，借助信息化設(shè)備進(jìn)行文件的起草、接收、查找、借閱、歸還等，簡(jiǎn)言之，就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和信息化，這樣才能提高企業(yè)檔案管理的水平，從而更好服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。對(duì)此，企業(yè)一是要加大對(duì)檔案管理工作資金的投入，以用于購(gòu)買(mǎi)各種先進(jìn)的信息化設(shè)備，建立符合企業(yè)發(fā)展需要的檔案信息化管理系統(tǒng)。二是要建立健全相關(guān)的工作制度，這樣才能對(duì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展予以合理引導(dǎo)和約束。對(duì)企業(yè)而言，對(duì)檔案管理的創(chuàng)新主要是為了提高檔案服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)發(fā)展提供更多幫助，所以企業(yè)需要通過(guò)建立健全相關(guān)工作機(jī)制，對(duì)現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的職能及內(nèi)容進(jìn)行明確，并輔助以考評(píng)機(jī)制，確保各項(xiàng)工作的有效落實(shí)，進(jìn)而真正實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新。

（四）重視檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)

大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新主要是構(gòu)建信息化的檔案管理系統(tǒng)，以便充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值效用，從而提高這項(xiàng)工作的整體水平。但就現(xiàn)實(shí)情況而言，部分企業(yè)只知道大數(shù)據(jù)技術(shù)可以為檔案管理工作產(chǎn)生的促進(jìn)作用，并沒(méi)有考慮到其帶來(lái)的負(fù)面影響，比如檔案信息的安全受到威脅，一旦企業(yè)的重要檔案資料丟失或被盜竊，將對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成巨大影響。因此在企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新中，需要重視檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)，具體可以通過(guò)強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化管理的安全體系予以實(shí)現(xiàn)。簡(jiǎn)單來(lái)講，檔案管理人員首先要將企業(yè)的檔案信息資源按照不同安全需求進(jìn)行分類(lèi)，然后明確各個(gè)級(jí)別的安全要求，在此基礎(chǔ)上采取針對(duì)性的管理措施，比如對(duì)于安全等級(jí)較高的檔案信息資源，必須要有相應(yīng)的權(quán)限才能進(jìn)行訪問(wèn)，并且在登錄中要進(jìn)行人臉或指紋驗(yàn)證。除此以外，在加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源的安全防護(hù)中，要重視防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，從而有效保證企業(yè)檔案信息資源的安全性。

三、結(jié)束語(yǔ)

信息化時(shí)代下，在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)已成為發(fā)展趨勢(shì)，其對(duì)于提高檔案管理的工作效率、檔案信息的保存質(zhì)量以及利用效率等具有很大的促進(jìn)作用。因此，為了進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理的實(shí)效性，相關(guān)工作人員可以通過(guò)創(chuàng)新檔案管理的觀念、加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)、調(diào)整檔案管理的模式、重視檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)等措施，以此確保檔案管理的價(jià)值效用得以發(fā)揮，從而促使企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：項(xiàng)楊（1980—），女，本科，唐山人才發(fā)展集團(tuán)有限責(zé)任公司助理館員，研究方向：檔案管理。