智能化財務共享中心如何優化關鍵流程

楊燕珍 廈門中達集團有限公司

引言

隨著時代發展，財務共享中心應運而生。財務共享最早是為了解決集團對各分子公司財務管控的問題，借助財務共享模式能夠提高集團整體的財務工作效率，將核算工作統一進行集成管理。隨著信息技術的發展，在當前財務共享中心的智能化水平也在不斷提高。財務共享中心借助一系列先進的管理技術能夠實現自動化運作，大幅降低人工的成本，并提高各項財務工作的管理效率。但是智能化財務共享中心的建設是一項新興工作，在開展建設過程中，很多企業不了解相關工作重點，不利于幫助財務共享中心發揮應有的作用。因此本文針對智能化財務共享中心進行研究，對于財務共享中心的優化具有一定價值。

一、智能化財務共享中心的問題

第一，費用流程效率低下。在傳統財務共享中心模式下，開展各項費用報銷事項要求大量的人工操作，且費用報銷的時間一般在每個月末，發生費用報銷業務時財務共享中人員將耗費大量的人力物力開展審核，并且人工審核可能存在一定差錯，無法發現報銷事項中的問題，容易給費用報銷帶來一定風險。

第二，總賬流程管理效率低下。傳統財務共享中心對各分子公司的財務工作核算量極大，耗費大量的人力物力，同時由于核算工作由人員進行處理，核算錯誤的事項屢見不鮮，容易給企業的發展帶來風險。

第三，應收賬款流程不合理。傳統的財務共享模式，財務共享中心人員根據自身的經驗對客戶情況進行判斷，并在收集各類數據的基礎上確定是否賒銷，之后由人員開展收款管理，這樣的方式容易產生對客戶判斷的主觀因素影響，對部分風險較高的客戶也開展授信，給企業帶來較高風險。同時，在對客戶的相關信息進行采集與處理的過程中，企業耗費大量的時間，導致成本居高不下。

第四，應付賬款管理不完善。傳統應付賬款管理中要求采購部門在與供應商進行談判之后，對供應商的各類信息進行采集，并結合供應商的特點將供應商信息錄入系統，由人員錄入系統的方式導致效率低下，所耗費的信息較為片面。同時在后續的發票管理、付款管理等環節，通過人工的方式進行管理容易導致效率低下。

第五，基礎流程不完善。在財務共享的模式下，人員培養流程及智能系統開發流程都發生較大轉變，部分財務共享中心不重視人員的培養，導致企業人才流失的問題嚴重。同時，部分財務共享中心在建立智能系統之后，沒有對智能系統進行動態升級，不利于讓財務智能系統適應時代發展的要求。

二、智能化財務共享中心關鍵流程改進建議

（一）費用流程改進

財務共享中心最基礎的功能是實現對費用的報銷，費用報銷功能是傳統財務共享中心模式下業務量最大的一環。在傳統模式下，在人員對于各類票據進行檢查和審核的基礎上開展報銷。智能化模式下能夠借助智能系統自動檢測出憑證情況并實行審核，大幅提高審核的效率和質量，能夠防范報銷作假，減少財務風險，更好地管理企業的費用。

第一，通過電子發票的方式降低人力成本。隨著我國稅收管理體制不斷發展，電子發票在未來將得到普及。電子發票不僅能夠節能降耗，還能夠有效提高報銷數據準確性，確保票據準確，大幅提高報銷效率。在電子發票普及的背景下，能夠借助信息系統識別發票，實現自動化報銷，大幅降低了掃描和裝訂的成本。電子發票的使用是未來財務管理發展的趨勢，也是智能化財務共享發展的方向。同時，除了電子發票之外，在信息技術支持下未來可以借助語音識別技術自動完成對人員系統的登錄。語音識別技術通過識別錄入者的語音生成相應的電子信號模板，并在人員登錄系統時通過采集系統中的信號模板進行判斷和比對，分析相關人員是否具有信息操作的權限。通過這一方式能夠避免在登錄系統時密碼被盜或由他人報銷的問題。在登錄費用報銷系統后，企業員工要以個人身份登錄到報銷模塊中，選擇要報銷的部分。在報銷模板提供了標準化的填寫內容，員工將報銷的各項內容逐項填寫，填寫完畢之后由系統對報銷內容自動分類，并流轉至下級的報銷平臺，下級人員能夠查看該筆報銷的相關信息，并根據報銷信息對比申請人的職務等方面因素，設置恰當的審批流程。如果系統識別報銷人為普通員工，則報銷審核要經過多級的人員審核。如果職務較高，則可以跳過低級別人員的審核。在人員審核費用支出之后，由信息系統自動對比預算是否符合要求，若符合預算的情況，則將電子發票接入系統后識別發票，減少人為操作的失誤問題。

第二，通過OCR 掃描技術獲取發票信息。當前電子發票還沒有普及，還有大量的票據要求通過OCR 技術進行識別和處理。在應用智能化財務共享模式下，通過OCR 掃描方式將信息掃描上傳至系統，由系統根據發票的特點對信息進行分類。標準化的電子發票可以通過平臺直接上傳，對于需要二次處理的紙質發票則根據軟件中相關模塊對發票進行識別，并根據不同發票類別儲存到系統中。在這一過程中，OCR 技術發揮著重要的作用，能夠對各項信息進行識別和處理，提高管理效率[1]。同時要進一步對發票內容進行復核，由智能化系統對發票的金額進行檢查，并完成網上發票查驗工作，根據查驗的相關信息以及票據金額、報銷金額等進行比對，通過比對之后由系統自動開展賬務處理并生成報銷憑證。RPA 技術實現對資金的結算工作。在傳統的報銷流程中，會出現報銷業務量較大而工作滯壓的問題，這類問題不僅給財務人員帶來壓力，還大幅降低了工作效率。借助RPA 能夠有效解決這類問題，RPA 系統根據申請者的信用等級劃分對人員的審核優先級，信用等級的劃分主要是由人工智能技術在每次人員報銷之后，由系統自動記錄相關報銷人員信息并分析報銷業務事項、金額等方面是否準確，歷史準確率較高的人員信用等級較高，在費用報銷時也優先審核，通過這樣的方式能夠鼓勵人員盡可能控制報銷流程中的失誤。

（二）總賬流程改進

在智能化財務共享模式下優化總賬流程，能夠大幅提高管理效率，保障管理質量。通過對原始數據自動采集、識別、錄入，借助RPA 技術完成對各類數據的合規處理。

第一，對原始單據進行數據采集傳遞。企業在發生各類業務事項產生票據之后，借助影像掃描技術轉化為影像資料，由各分子公司的領導在ERP 系統中對票據進行初步審核，以保障票據信息的真實性和準確性，之后，信息提交至RPA 系統，RPA 系統借助圖像識別技術，根據圖像相關信息完成對票據的分類，并提取其中的關鍵信息，辨別紙質票據的真偽。通過對票據的識別、分類、比對，實現對票據的自動化初審[2]。

第二，憑證智能化錄入。在系統采集完各項數據之后，從憑證中提取關鍵信息進行識別，包括摘要信息、單價、金額等相關信息，并自動生成記賬憑證，同時借助信息系統自動完成后續的賬務處理工作。

（三）應收流程改進

通過對應收賬款管理流程進行梳理可知，當前大部分集團開展應收賬款管理工作要經過客戶管理、合同管理、結算管理的閉環管理。在智能化財務共享模式下，企業要實現端對端管理，讓應收賬款管理的全流程實現自動化處理，通過這一方式能夠有效提高財務共享管理效率，并實現對關鍵控制點的集中管控。

第一，建立客戶信用體系。企業的賒銷產生應收賬款，如果管理不當很可能產生呆壞賬風險。賒銷產生的根本目的是擴大企業銷量，但與此同時企業要控制呆壞賬發生的問題，最大限度控制收款風險。企業通過構建客戶信用體系的方式，能夠對客戶的經營狀況進行評估和監控，有效控制客戶的風險。在RPA 系統中，可以借助RPA 技術對客戶關系管理系統中的各類數據進行整合，按照預先設定的關聯規則算法，根據企業的授信評價標準，在收集客戶各類信息的基礎上自動對客戶進行評價。若客戶存在信用風險，由RPA 自動篩選出不符合賒銷要求的客戶，對這類客戶應避免賒銷。同時借助RPA 技術能夠實現催收管理的提示，當客戶到達付款期限時，通過RPA 技術能夠自動予以相關人員提示，要求人員予以催收。

第二，實現跨系統數據采集。在業務部門簽訂合同之后，若簽訂賒銷合同，就生成了應收賬款的流程?？蛻絷P系管理系統會對客戶的各類信息進行全面采集，包括客戶的采購信息等方面信息，并通過對客戶數據進行分析，結合RPA 系統判斷的結果分析合同是否在授信范圍內，若在授信范圍則通過審核，反之，不接受相關合同。客戶關系管理系統能夠準確收集客戶各方面信息，形成跨系統的數據采集機制。借助RPA 技術將相關客戶的相關數據及時更新到客戶關系管理系統中，能夠降低傳統人工更新各項數據導致誤差率高問題。

第三，實現自動開票與對賬。在合同訂單通過之后，合同會通過影像掃描技術提取相關關鍵數據，同時業務人員也能夠在信息系統中導出開票相關數據，各分子公司通過系統確認開票信息的真實性、準確性。確認之后將確認開票申請傳遞給審核崗，審核完成之后由RPA 系統自動完成開票并自動生成對賬行單與客戶開展對賬。

（四）應付流程改進

針對應付流程的特點，財務共享中心在設計應付賬款流程智能化時要充分借助RPA 技術對應付賬款實現自動管控。應付賬款流程重點包括采購管理、發票管理、支付管理三大模塊，三個模塊都可以充分借助RPA 技術實現管理，從而提高應付賬款流程管理效率。

第一，采購流程實現智能化。采購流程作為應付賬款管理的首要環節，在這一環節，企業要和供應商之間開展信息互動，并結合企業要求選擇恰當供應商。企業在開展采購交易業務事項之前，就已經能夠通過系統實現對供應商相關數據的集成，并且相關數據能夠與ERP 系統實現對接。集團通常采購規模龐大、采購的種類豐富，借助RPA 技術能夠轉變傳統模式下采購人員頻繁修改供應商數據而導致人力、物力大量損耗并且效率低下的問題，讓供應商數據自動錄入，僅需要在智能化系統中編寫供應商文檔和表格對應的爬蟲程序，采購部門在與供應商談判以及招標過程中所發生各類程序數據通過爬蟲程序自動進行查詢，采集完成之后在RPA 系統觸發編碼指令，根據不同供應商的特點生成唯一的編號數據，編號數據對供應商的相關情況進行更新，降低了傳統人工管理流程中手工操作的工作量，大幅提高管理工作效率及準確性[3]。

第二，發票流程實現智能化。在應付賬款的管理流程中，傳統模式下發票管理的工作量最大，人工要對大量的發票進行審核，耗費大量人力、物力。借助智能化技術能夠通過OCR 掃描對各類發票進行掃描并轉化為電子影像，并對發票的發票號、單位名稱、發票代碼、金額等信息進行提取。在提取發票信息之后，由RPA 系統對各項發票的數據和格式進行檢查，分析發票的準確性。如果發票通過了校驗規則，則對發票真偽進行查驗。RPA 能夠根據發票代碼，在稅務官網的查詢平臺中查驗發票的真偽。如發票信息異常，則通知由人員進行處理，若完成發票查驗，則匹配相關的入庫信息、訂單信息，匹配成功后將發票納入抵扣認證的范圍。在發票管理中，借助RPA 技術能夠大幅提高發票管理效率，使得發票管理全流程實現自動化處理。同時，通過RPA 技術的使用，能夠大幅提高發票處理的準確性，避免發票信息錯誤且人員在審核過程中沒有發現帶來的風險。

第三，支付環節智能化。在支付環節涉及核算和結算環節，發票管理流程結束之后，RPA 技術能夠根據相關會計規則自動填寫分錄，并結合相關數據生產電子記賬憑證，由財務共享中心的結算崗根據憑證辦理資金結算。智能系統的背景下，RPA 技術能夠不間斷處理發票的各類數據，同時還可以借助銀企直聯系統在網上銀行發出相應的付款指令，并根據付款指令完成付款操作。付款操作完成之后就完成了整個應付賬款管理流程，借助RPA 技術不僅可以大幅提高工作效率，還可以有效控制資金結算的風險。

（五）基礎流程改進

第一，優化人才培養流程。在智能化財務共享模式下，財務人員的工作要點有了較大轉變，很多財務人員面臨失業。為了避免企業大量人才流失的問題，企業要優化財務人員的培養流程，促使財務人員實現轉崗。對于中高層的財務人員，讓其轉為管理崗位，為企業的戰略管理、財務分析等方面工作提供支持。對于基層財務人員，可以讓其轉向銷售、采購等方面的崗位，借助其對財務工作的敏感度，在各環節應用財務思維開展工作，促使企業有序實現財務人員的轉型。

第二，優化智能系統建設流程。在智能化財務共享中心模式下，借助人工智能系統相關技術，能夠對各項財務數據進行分析與處理，在未來，企業還要進一步優化對系統的開發管理。隨著信息技術的發展，RPA 技術也將不斷完善，人工智能的發展還面臨巨大潛力。企業要結合各項業務的實際特點對流程中的關鍵環節進行分析，動態優化企業的智能系統管理流程，讓智能系統為企業提供更有價值的服務。

結語

在人工智能時代，智能化財務共享中心被越來越多企業應用。對大型集團企業而言，要借助人工智能技術全面升級財務管理體系，通過對智能化財務共享中心建設，以RPA 技術為核心對集團各項財務共享中心的工作流程進行優化，能夠大幅提高財務共享中心各項工作的附加值。本文通過研究發現，在開展財務共享中心建設過程中，要讓智能化財務共享中心發揮更大的價值，就要通過推動管理流程的優化，提高信息質量，解決人工操作帶來的問題，將大量重復、標準化的工作實現機器人自動管理，從而達到降本增效的目的。