新時代背景下紙質檔案向電子檔案轉化的必要性探究

鄭志娟

（蘭州中川國際機場有限公司，甘肅蘭州 730087）

1 紙質檔案與電子檔案的優劣勢對比

紙質檔案主要以紙張、底片等載體形式存在，檔案信息資源的價值難以很好地實現，更難適應當前“數字化”的社會環境。電子檔案采用信息化技術規避了紙質檔案管理的諸多弊端，實現了檔案的現代化管理、利用與傳播。如表1 所示為兩者的優劣勢對比。

表1 紙質檔案與電子檔案對比

1.1 紙質檔案的劣勢

（1）紙質檔案存儲介質為最原始的紙張，尤其是年份較久的檔案受限于當時的歷史條件，難以長期、高質量地保管，一旦環境溫度、濕度發生改變時，極易導致原始紙張出現臟污、霉變、破裂及褪色等損傷，這樣既會降低檔案質量，也會影響閱讀和使用效果，尤其是在紙張出現破裂、腐蝕等嚴重損壞時根本無法修復且無備份文件，就會導致重要檔案資料的丟失[1]。

（2）紙質檔案通過“白紙黑字”記錄以往工作的信息，意味著從收集、歸檔、整理消耗的人力、物力較大，且需要專門的檔案室存儲大量紙質檔案。

（3）紙質檔案共享性差，一份檔案在同一時間無法實現多人共用，檔案利用率極低，且檔案檢索需要翻閱大量檔案資料，大大降低了檔案管理人員的工作效率。

1.2 電子檔案的優勢

（1）電子檔案可通過磁盤、硬盤、光盤等多種介質來存儲文件，存儲介質靈活多樣，且對于需要永久保存的重要檔案資料，能夠通過數據備份技術進行備份，即使因設備或黑客導致數據丟失時也能及時恢復數據[2]。

（2）電子檔案存儲載體較小，存儲場地不用很大，不僅可以節約存儲檔案占用的空間，而且數字化處理大大減少了人力、物力的消耗。

（3）在檔案管理人員授權的情況下，只要計算機上有統一的檔案系統，就能夠實現檔案信息的高度共享，且能夠進行異地調閱，不會受到“孤本”的限制，實現了不同空間、同一時間的檔案共用，大大提升了檔案的利用率。

（4）與紙質檔案不同，檔案數據的錄入、掃描、整理、檢索等均依賴于計算機技術，強大的信息處理能力使各環節工作效率大大提高。

2 紙質檔案向電子檔案轉化的必要性

2.1 有利于適應數字化環境

隨著數字化技術的普及，加上5G、大數據、云計算、物聯網等技術的不斷進步，各項數據的實時收集、精準分析越來越便捷，原有線下的各類信息也朝著數字化方向發展。傳統的紙質檔案一旦完成數字化建設轉化為電子檔案，就可以通過互聯網平臺得到有效利用。對于檔案管理人員而言，不僅僅在檔案的查找、借閱上更加方便快捷，而且檔案管理也更加方便，大大提高了檔案管理的工作效率。新技術的應用使檔案不再是堆放存儲在倉庫或者貨架上的“歷史”資料，而是變成數據信息的轉化者、共享者和需求者。

而紙質檔案向電子檔案轉化是一項全面系統的工程，需強化頂層設計，從基礎入手、基層開始，自下而上推進，將每個節點都建設匯集起來，才能實現全國統一的數字化改造。進入數字化時代，傳統以實物載體為主的紙質檔案將保持在一定的規模和數量，不再增多，新增的檔案將以電子檔案為主，并會在一定時期內實現量的倍增，逐漸占據檔案室的主要地位。一方面，傳統紙質檔案逐步實現信息化、數字化；另一方面，新增的電子檔案不斷增多，形成有效搭配和銜接，檔案室也將成為以管數據為主、管實物為輔、線上線下并存的機構，從而真正實現了由傳統檔案管理向電子檔案管理的轉型升級。

2.2 有利于節約管理成本

紙質檔案管理內容煩瑣、工作龐雜，包括檔案收集、整理、登記、歸檔、存儲等各個方面都要投入很多人力、物力，不僅工作時間長、強度大，易于出現人為錯誤，而且紙質檔案對檔案庫房的建設要求很高，需要配置除濕機、存儲柜、保險箱、滅火器等設備，還要保持一定的溫度，防止紙質檔案出現霉變、蟲害，紙質檔案管理成本相對較高。而推行紙質檔案向電子檔案轉化能有效地彌補紙質檔案管理的不足，且以磁盤、硬盤、光盤等存儲介質替代傳統紙質載體，能夠節約大面積占地空間（檔案館占地面積較大），檔案保存成本較低。而且電子檔案是將檔案信息以人工方式獲取改成機讀方式獲取，檔案數據只需要錄入一次便可以實現重復利用與共享，檔案信息檢索也由人工翻閱改為計算機數據處理，將檔案管理人員從繁忙的一冊一冊翻閱工作中解脫出來，大大減輕了檔案管理人員的工作強度，節約管理成本。

2.3 有利于保護檔案原件

紙質檔案對存儲條件要求較為嚴格，一旦不注意就可能造成紙質檔案的損壞，難以修復。且在查閱、借閱、翻閱、復印檔案的過程中，或多或少地會出現一些人為損耗，如折頁、破損、污染等，若未及時修復就可能導致有關信息缺失，影響檔案的嚴謹性、準確性。而建立電子檔案，以電子化方式錄入、存儲可以替代原件使用，將原件保存起來，延長原件的使用壽命，為原始檔案增加了一道安全防護保障。通過電子檔案管理系統可以直接搜索、查閱電子檔案，減少人工搬動、調運原始檔案的工作量，同時，因檔案已掃描錄入，變成只讀模式，可有效防止人為修改、涂改、污損材料等不良行為[3]。與傳統檔案相比，電子檔案更加安全可靠，對一些具有重要歷史價值的檔案，經過電子化處理可以減少泄密風險，提高檔案規范化管理水平。

2.4 有利于提高檔案利用率

對于傳統紙質檔案而言，在查找紙質檔案時，需要通過目錄索引翻找大量的文檔資料，隨著檔案存儲數量逐年增多，查找翻閱檔案會越來越麻煩，消耗管理人員大量工作精力和時間，效率也會變低。例如，查詢一份檔案，在確定目錄索引后，需要管理人員去對應的檔案柜（架）取出，待使用完畢后，再由管理人員送至對應的檔案柜（架），反反復復就會耽誤很多時間。此外，受時間地點限制，紙質檔案在存儲、傳遞、使用、管理、共享等方面有很多不方便之處，同一時間一份檔案僅能供一人調閱，無法實現實時共享與利用。

對于電子檔案而言，利用者通過PC 端或移動終端就能調閱開放的檔案，減少翻閱紙質檔案的時間，大大提升檔案的利用效率，真正實現了檔案資源的實時共享與高效利用。同時，依托于電子檔案的檔案查詢功能，可以迅速查到檔案的存儲位置，讀取功能可以實現在線閱讀，借閱功能也只需點擊一下，預約好時間領取，讓人們跨越了時間和空間的限制，每時每刻都能獲取有用的信息。此外，全面推進紙質檔案數字化建設，搭建共通共連的電子檔案信息系統，能夠有效連接檔案管理部門與其他業務部門的工作，推動檔案信息資源的精準傳輸、長期存儲與有效利用，實現檔案信息的資源整合、實時共享，提升無紙化辦公水平，加快網絡信息傳遞速度，擴大和拓展檔案信息的管理范圍，真正發揮檔案管理協同、高效、一體化運行的作用。

3 紙質檔案向電子檔案轉化的實施路徑

3.1 強化統籌布局

紙質檔案向電子檔案轉化，須強化頂層設計，明確總體思路，做好統籌規劃。具體可從以下幾個方面入手。

（1）檔案管理部門要按照國家統一部署，嚴格遵守相關法律政策要求，制定紙質檔案向電子檔案轉化的工作方案，完善組織領導體系，切實做好檔案的“存”和“用”。

（2）檔案管理人員要結合自身工作，全面梳理紙質檔案的內容，做好檔案數字化掃描、整理、歸類、處理等工作，保持與其他部門的溝通，合理安排業務環節和工作流程，保質保量地推進紙質檔案向電子檔案的轉化[4]。

（3）在電子檔案實施前后，深入調研論證，學習借鑒國內外其他先進地區的檔案管理經驗，積極應用新技術新方式，為電子檔案安全管理提供保證。

（4）堅持統籌實施、分步推進、分級落實的原則，以需求為導向，對電子檔案實施動態管理，這樣既能解決經費問題，也能發揮先進典型的示范引領作用。

3.2 加強質量控制

紙質檔案向電子檔案轉化，其轉化流程和環節，具有一定的特殊性。因此，務必要健全質量控制體系，完善質量標準和操作規程，明確人員和崗位的質量責任，定人定崗定責，確保每個環節都正常有序地進行。具體做法如下。

（1）充分發揮檔案管理部門的作用，建立規范完善、數據豐富的檔案信息數據庫系統，全面整合檔案信息資源，實現內部檔案信息的互通式共享，打破“信息孤島”，讓數據信息真正“流動起來”。

（2）在完善檔案信息數據庫系統的基礎上，全面提高檔案信息的利用率，深層次挖掘檔案信息的潛在價值，實現“信息型”檔案資源向“知識型”檔案資源的轉變，讓需求者在使用檔案資源時“事半功倍”。

（3）全面提升檔案管理服務，改變以往紙質檔案管理的短板，發揮檔案信息系統的集成化優勢，為需求者提供更高端、更方便、更有效的服務，真正實現檔案的實時共享。

（4）在轉化時要注意因地制宜，加強質量控制，確保轉化成效，防止“一刀切”，如涉及工程項目的檔案資料，通常包含設計圖紙、簽單變更等，需要準備專用的圖紙掃描儀；涉及保密性檔案資料，要注意區分涉密等級，必要時可補充相關說明。

3.3 完善基礎設施

（1）配備數量充足、性能優良的硬件系統。硬件系統包括符合規范要求的機房、計算機、掃描儀、存儲硬盤以及恒溫、消防等設備。其中，電子檔案存儲介質承載量大，一旦發生損壞將導致電子檔案丟失量倍增，因此，保證存儲介質的性能穩定可靠十分重要。需要機房落實好防火、防盜、防潮、防蟲及防磁場、防靜電等措施，防止因電子數據受到干擾而導致檔案信息丟失。

（2）配備安全防護到位的軟件系統。軟件系統比較復雜，一類是電子檔案自身運行管理的系統，包括線上登記、查詢、借閱功能，如應用快速掃錄軟件，可以實現紙質檔案批量化處理，并對圖像文件的質量進行完善；另一類是保護電子檔案運行管理的安全防護系統，包括防火墻技術、數字加密技術、漏洞掃描技術等[5]。根據保密等級和重要程度對電子檔案進行劃分，按照分級授權原則確定用戶管理權限和訪問范圍，從而為電子檔案管理構建長效可靠的安全防護屏障。

（3）要加大電子檔案安全經費的投入。構建智能化、數字化安全管理系統，對關鍵區域和環節，利用技術手段實行24h 不間斷的掃描巡查。完善安全風險預警機制，建立訪問用戶實名認證機制，完善登錄日志系統，對非授權或未認證的用戶登錄應及時提醒，發出警示，防止惡意軟件程序侵入電子檔案，導致電子檔案泄露、丟失[6]。

3.4 健全制度體系

與紙質檔案管理相同，電子檔案管理也要建立一定的規范和標準。一般來說，電子檔案管理涉及的面更廣，在制度體系建設中，要充分征求檔案管理部門、軟件系統開發部門以及其他業務管理部門的意見建議，確保制度體系的可行性、可落實性。例如，在接收和管理工程項目電子檔案時，可以征求工程建設單位、監理單位、設計單位、施工單位等多方面意見，形成一整套電子檔案接收目錄。此外，還要在制度中明確領導機構、專責部門和人員職責，全方位壓實、壓緊主體責任，強化考核機制，擰緊“橫向到邊、縱向到底”的鏈條。同時，電子檔案管理條文內容應清晰規范，防止“照搬照套”，形成有章可循、按章辦事、規范高效的管理體系，以從源頭上提升電子檔案管理的規范化水平。在制度出臺后，檔案管理部門要在自身學習培訓的基礎上，做好電子檔案管理制度及標準的宣貫，制作一圖讀懂電子檔案使用指南，指導需求者正確使用。檔案管理人員也要盡快掌握和熟悉電子檔案的管理方式，為電子檔案標準、規范運行提供人員和技術支持。

4 結語

“茍日新，日日新，又日新”，檔案管理工作亦是如此，只有敢于突破傳統束縛，積極開拓創新，才可真正適應當前“數字化生存”的形勢。對于檔案管理工作者而言，紙質檔案向電子檔案轉化，使檔案查詢借閱更加便捷化、科學化，日常管理更加流程化、系統化，不僅有效提高了檔案管理工作的信息化水平，而且為檔案的完整、準確、安全提供了有力保障。