對培訓類檔案工作現狀及改進方法的若干思考

文/上海科技管理干部學院 施佳蕓

隨著信息技術的高速發展，員工職業技能素養不斷提升，全民持續學習、終身學習儼然成為一種常態，開展干部員工培訓成為強化干部員工能力建設、提升隊伍素質的一項重要途徑。在此趨勢下，一些盈利性社會培訓機構爆發式增長，黨政機關和企事業單位內部培訓組織也紛紛設立。培訓類檔案管理工作作為培訓管理工作的重要組成部分，受重視程度越來越高。本文結合筆者工作實踐，分析培訓類檔案管理工作的現狀及相關特點，并就改進培訓類檔案管理、加強培訓類檔案利用、提升培訓類檔案價值進行思考并提出建議。

一、培訓類檔案的特點

結合對培訓類檔案工作實踐來看，能夠形成培訓類檔案的資料主要有3個類別：一是培訓準備過程中形成的調研立項、實施方案、教案講義等；二是在培訓過程中形成的培訓記錄、考試考核、研討交流、學員信息和匯報總結等；三是培訓活動結束后，對培訓進行評估總結的材料等。與其他種類的檔案相比較，培訓檔案的主要特點如下：

（一）類型繁雜。培訓行業涉及的學科領域十分廣泛，社會與個人發展的諸多領域都涉及培訓項目的覆蓋，主要包括思想理論培訓、職業技能培訓、學歷學科培訓等。從細分種類來看，培訓機構的檔案基本可涉及黨群、行政、教學、科學研究、基礎建設、財會等多個種類。因此，造成了培訓類檔案資料數量多、類別廣、形式多樣等顯著特點。與此同時，不同的培訓項目在實施方式和內容等方面都存在差異，并且參與培訓的人員包括各個職務級別、各個階層與年齡段，多來自黨政機關、科研院所、企事業單位，還有來自少數民族地區的幫扶對象。為確保培訓類檔案的質量，就需要檔案人員對各種培訓工作的過程充分了解，熟悉各類培訓項目的不同特點，對各種培訓教學環節熟練掌握，結合實際情況開展工作。

（二）材料的形成周期短、時間分散。培訓機構的培訓項目一般沒有固定的培訓時間和周期，大部分培訓項目以單項短期培訓為主，培訓時間相應較短。以上海科技管理干部學院的業務實際為例，多數培訓項目的持續時間都在1至2周之內，短的不到1個工作日，在極短的時間內會產生大量需收集整理的檔案資料。同時，培訓項目大多沒有固定的培訓時間或連貫的實施計劃，有時數個不同的培訓項目在同一時間段內實施，導致培訓類檔案的形成沒有特定的規律和計劃性，整體比較分散。所以，培訓類檔案要在培訓開始時就著手進行各種資料的整理收集，并將陸續形成的資料不斷進行補充，培訓結束后立即對檔案進行移交，確保檔案資料的完整、連續、準確。

（三）對管理有較高的保密要求。對培訓機構來說，培訓對象往往來自各行各業，十分分散，短期參訓后即脫離培訓機構回到各自工作崗位，與培訓機構的聯系較為松散。從完整規范的培訓流程來看，培訓項目會收集大量的學員個人信息，包括姓名、證件號碼、聯系方式、工作單位、職級職別、教育經歷等。此外，訓授老師的教案講稿，學員形成的研討、匯報、總結材料也可能擁有個人知識產權。上述信息材料在培訓項目結束后便脫離了來源者監督，易引發泄密風險。這就要求培訓機構在進行培訓類檔案管理時，要不斷增強保密意識，維護相關人員的個人信息安全和知識產權，避免不必要的聲譽和法律風險。

（四）具備較高的利用價值。培訓項目實施過程中形成的計劃安排、教案講義、考試考評、研討交流、實操記錄、論文總結等資料，是對培訓項目推進、培訓成果經驗、學員成長收獲、機構工作質量的完整記錄，這些材料對于培訓機構研發新的培訓項目、實施重復培訓項目、維護培訓機構和學員利益都有著重要的參考和啟發作用。

二、培訓類檔案管理的基本內容和當前工作中的薄弱環節

從檔案管理工作的實踐來看，當前對培訓類檔案的管理與利用還存在以下薄弱環節：

（一）對培訓類檔案管理的重視程度有待進一步加強。培訓具有后教育性和短期性的特點，是一種不同于學歷教育、主要基于工作技能和文化素質修養提高而采取的教育行為，一些營利性培訓機構的重心放在如何做大做強、增加營收和品牌影響力上；一些非營利性機構重心放在如何做好培訓的教育管理工作方面，都在一定程度上存在忽視培訓類檔案管理的現象，加之培訓類檔案制度體系不完善，大部分工作人員檔案意識薄弱，機構領導不重視，導致無檔、輕檔、棄檔或毀檔的現象在培訓機構時有發生。

（二）管理隊伍力量和能力素質有待提升。培訓類檔案工作雖然是培訓管理工作的重要組成部分，但其管理隊伍的建設目前還沒有得到應有的重視。部分培訓機構由于崗位設置和節約人力成本的原因，未配備專職檔案管理人員，而是由培訓主管部門或其他行政管理部門工作人員兼任，導致培訓類檔案的管理責任壓不實、時間花不夠、質量提升不了；有的培訓機構雖然配有專職檔案管理人員，但其在培訓類檔案管理方面的知識和技能都達不到應有的標準，致使難以滿足工作的需要。隨著當前培訓機構不斷增加、培訓業務覆蓋面不斷擴大，呈現出以培訓單位為主體的一次性短期培訓向以學員為主體的人性化培訓轉變的趨勢。上述培訓規模的擴大與培訓形式的深化，使檔案管理人員短缺與檔案管理能力不足的問題更為突出。

（三）管理制度和機制不夠健全。從目前工作實際來看，培訓類檔案管理工作與其他教育形式適用相同的檔案法規制度和工作規程。但培訓類檔案又具備一系列不同于其他檔案的特點，使得培訓類檔案在資料收集、立卷歸檔、管理利用等環節存在特殊性。然而，當下培訓類檔案管理工作還沒有形成合適且行之有效的推進流程、規則規定和有效方法，資料收集不完整、立卷歸檔不及時、檔案使用手續不規范等現象缺乏約束，導致培訓類檔案管理工作的質量和效果受到影響。

（四）信息開發利用不充分，檔案作用的發揮不夠。培訓類檔案完整記錄和反映了培訓項目從形成到實施的全過程，本應充分發揮檔案的憑證和資料優勢，在推動培訓工作創新發展方面發揮應有作用。但是，目前許多培訓機構加強培訓類檔案價值利用的觀念不強、意識不足，未對已形成的檔案資源進行充分開發。一些培訓機構將不同班次的檔案割裂開來進行管理，系統化管理意識較為薄弱，導致不同培訓項目的成果經驗無法實現共享，缺乏“舉一反三”的效果；還有一些培訓機構缺乏檔案利用意識，對培訓類檔案束之高閣、采取“封閉式”管理模式，“重藏輕用”思維嚴重。針對上述問題，筆者嘗試從培訓檔案的相關特點切入，結合工作實踐提出改進建議。

三、改進培訓類檔案管理和利用的措施

分析培訓類檔案管理工作的現狀與特點可以發現，培訓機構必須采取積極有效的措施，提升對培訓類檔案管理的重視程度，并以此為基礎，在檔案管理制度、檔案人員隊伍建設、強化檔案價值發揮方面不斷提升成效，用優質的檔案和高效的檔案服務切實發揮檔案工作在培訓工作中的功能和作用，不斷推動形成檔案工作與培訓工作相互促進、相互提高的良性發展局面。

（一）強化全員檔案意識、形成檔案工作合力。培訓類檔案材料形成于培訓項目的全過程，經手的環節和崗位較多，所以做好培訓類檔案管理不僅是檔案管理人員的職責，也需要全環節、各崗位的通力合作，形成有效的工作合力。如把檔案管理工作列入全年重點工作計劃，與其他各項工作一同推進、一同部署，還可以形成成立檔案工作領導小組、定期召開檔案工作專題會的工作機制，不斷強化高度重視、協同配合、各司其職的檔案工作格局；如通過宣傳教育提高培訓機構員工對檔案工作重要性的認識，通過檔案法規制度培訓，提高全機構人員的檔案業務知識水平，強化依規依法保護利用檔案的意識。筆者所在培訓機構積極推進兼職檔案員制度建設，在與培訓業務密切相關的各部門設立兼職檔案員崗位，要求各環節的一線人員從一開始就把好培訓類檔案的搜集關、整理關、移交關，有效提升檔案管理的及時性、精確性、全面性。

（二）推動培訓類檔案制度建設與其他制度形成有效銜接。做好培訓類檔案不能“獨善其身”，尤其在制度建設方面，要充分考慮檔案管理制度與培訓機構其他相關制度的配合與銜接，避免在工作機制上出現矛盾與沖突，影響檔案工作效率、增加協同工作負擔。如把檔案工作的要求有機嵌入培訓管理部門的培訓項目推進流程中去，推動一線管理人員從培訓項目伊始就同步按照規范開展資料收集、整理歸檔工作，進一步提升資料收集的全面性、連續性，減少后期工作負擔；把檔案移交工作的相關制度融入相關部門的日常工作事項中去，通過檔案的整理移交，協同督促相關部門做好工作總結、梳理工作成效、吸取工作經驗教訓，推動形成“完成一件工作、體現兩份價值”的良好局面；將檔案信息統計年報制度與全機構的重要工作統計制度銜接融合起來，推動檔案成果為機構發展創新提供參考和決策依據；將檔案工作人員的選拔、培養方案與組織人事部門的相關制度對應起來，使檔案工作人員的成長計劃有機融入全機構的人才培養計劃中去，有效促進檔案工作人員隊伍朝著有梯隊、高素質、專業化的方向發展。

（三）加強培訓類檔案管理信息化建設，不斷創新工作程序。在遵循培訓類檔案形成與管理工作規律的前提下，不斷提升檔案管理科學化、信息化水平，努力朝標準化、規范化、制度化方向發展，將新理論、新經驗以及新技術加以推廣，特別是要以信息化為核心的現代化檔案管理發展為方向，及時配備開展數字化工作所需的設施設備，實現培訓類檔案信息化發展。同時，利用培訓類檔案材料形成周期短、培訓管理中間環節多的特點，推動檔案工作與培訓管理工作形成有機結合，強化檔案與培訓業務的統籌規劃，不斷細化檔案管理分工，提升各環節協作配合的主動性與工作質效，有效減輕培訓后檔案收集、整理、立卷等方面的工作壓力，提升檔案工作質量。

（四）開展培訓類檔案展示宣傳活動，強化檔案價值利用。堅決避免“歸檔即是終點”的現象，防止檔案資源浪費，結合各培訓機構的實際情況，采取適當措施讓已歸檔的培訓類檔案“動起來、活起來”。如定期開展檔案展示宣傳活動，或結合專項工作推動檔案資源發揮應有價值。培訓機構可結合年中及年度工作總結、優秀培訓項目和優秀講師評選、同業交流、上級檢查等活動，選取相應檔案進行集中展示，使其成為相關活動的重要組成部分，將歸檔的培訓成果，如優質的教案講義、總結報告、照片視頻等資料公開進行展示宣傳，在展示期間還可結合檔案開展研討交流等活動，進一步體現培訓機構不斷創新發展、精益求精的作風。如筆者所在學院結合建院周年慶典活動，通過梳理挑選，從歸檔的培訓類檔案里選取部分優秀培訓項目、歷史影像、上級領導重要批示、獲獎記錄等珍貴資料，制作機構發展回顧手冊，并制成PPT在活動期間進行展示宣傳，在呈現鮮活發展歷程、豐碩培訓成果的同時，極大地彰顯了培訓類檔案的重要意義與價值，進一步提升了全機構員工對檔案工作重要性的認識。

（五）強化歸后管理，形成培訓類檔案管理評估機制。應當強化培訓類檔案的歸后管理意識，建立相應工作機制，督促歸后管理工作落到實處。如組織培訓機構相關部門負責人或業務骨干成立培訓類檔案管理工作成效評估小組，對檔案管理的各關鍵環節開展檢查評估，提升規范立卷、信息保護、安全保管、合理利用等重點工作的實際成效。各相關部門可根據自身職責和優勢有針對性地檢查工作，確保評估工作產生促進培訓類檔案管理高質量發展的效果。筆者所在學院定期組織相關部門人員對檔案管理工作開展檢查評估，如由組織人事部門對包含學員個人信息的資料進行核對清點，確保學員個人信息不丟失、不泄漏；由培訓實施部門結合培訓項目開展的實際情況對歸檔檔案進行梳理，檢查培訓中的關鍵環節、重要資料是否存在缺失、是否體現在歸檔檔案中等情況；由行政保衛部門對檔案保管場所進行定期檢查，確保檔案室安保和消防要求達標，溫度濕度合適，避免出現檔案損壞、丟失的風險。

四、結語

培訓類檔案管理工作是一項系統性的工作，具有特殊性。當前工作中還存在諸多薄弱環節，涉及多方面和多層次的問題。因此，檔案的利用者、管理者、領導者，都要從培訓工作的全局角度出發，不斷加強培訓檔案管理工作的標準化、科學化、規范化建設，使培訓類檔案資源得以充分利用，最大限度發揮出檔案價值。