我國省級疾控中心檔案管理現狀及對策研究

文/中國疾病預防控制中心 耿云霞 孫建軍 劉千秋；中國疾病預防控制中心傳染病預防控制所 鄭敏

疾病預防控制中心檔案是疾控工作者為防止疾病傳播流行、增進人民身心健康，在相關科學和技術活動中長期積累的資料。檔案工作是一項基礎性工作，是疾病預防控制工作的重要組成部分，疾病預防控制機構在長期的疾病預防、控制、監測、實驗室檢測、健康教育與促進、突發公共衛生事件應急處置、科研教學工作中產生了大量的檔案資料，客觀真實地反映了疾控機構的發展歷程，是疾控機構的重要信息資源，在實際工作中具有很大的開發利用價值。同時，疾控機構在應對各類傳染病及慢性非傳染病工作中產生了大量重要的檔案資料，是疾控系統依法履行職責的重要載體，是指導全國各地傳染病及慢性非傳染病防控工作的重要依據，也是重要的歷史資料，直接關系到人民健康和生命安全，積極做好疾控檔案的收集整理和服務利用工作，對于公共衛生事業的發展具有重要意義。

本文通過組織全國各省、自治區、直轄市、計劃單列市、新疆生產建設兵團共37家疾病預防控制中心檔案專業管理人員設計調查問卷，對全國省級疾控中心檔案管理現狀進行調查，從機構和人員基本情況、檔案收集和整理情況、檔案保管情況、檔案信息化建設情況四個方面進行調研，全面掌握了我國省級疾控系統檔案管理現狀和存在的問題。同時梳理了中國疾病預防控制中心檔案管理工作現狀，并結合省級疾控中心檔案工作的短板，提出提高疾控系統檔案管理效能的有效措施，為推進我國疾控檔案管理事業的發展提供理論依據。

一、資料與方法

（一）問卷設計。采用省級疾控中心檔案管理工作調查表，經過文獻檢索參考和專家評議，確定設置為25題，為半開放式，分4個方面：機構和人員情況、檔案收集整理情況、檔案保管情況、檔案信息化建設情況。同時，設置檔案收集和整理過程中存在的主要問題、檔案利用和宣傳工作中存在的主要問題、檔案信息化工作中存在的主要問題3個開放式題目。

（二）問卷發放范圍。問卷發放至22個省級疾控中心、5個自治區疾控中心、4個直轄市疾控中心、5個計劃單列市（大連市、青島市、寧波市、深圳市、廈門市）疾控中心及新疆生產建設兵團疾控中心，共37家，由各疾控中心檔案管理員填寫問卷。最終問卷有效回收率為100%。

二、結果

（一）機構和人員基本情況。37家疾控中心有32家疾控中心的檔案管理部門為辦公室，占86%；有3家疾控中心的檔案管理部門為網絡信息管理部門；其余2家疾控中心的檔案管理部門為黨政群工作部和科教科。截至2022年12月，省級疾控中心檔案管理工作人員均為專職人員的有14家，占37.84%，專職工作人員平均為1～2名；檔案管理工作人員均為兼職人員的有10家，占27.03%，其中檔案管理部門設置1～2名兼職檔案管理員，各業務處室設置1名檔案管理員。檔案管理工作人員專、兼職人員均有的為13家，占35.14%。專職檔案管理員的最高學歷為碩士研究生的有7家，23家疾控中心檔案管理專職人員的最高學歷為本科，占62.16%；專職檔案管理員的最高學歷為專科及以下的有7家，占2.7%。48.65%的疾控中心檔案管理員參加業務培訓不能達到一年1次；32.43%的疾控中心檔案管理員一年參加1次培訓；另外有7家疾控中心檔案管理員每年參加1次以上培訓，占18.92%。問卷結果顯示，省級檔案管理職能工作歸口辦公室管理，由辦公室牽頭負責，各部門協調配合共同完成檔案歸檔工作。省級疾控中心檔案管理工作缺乏專業技術人員，專職檔案員配備率低，多為兼職。檔案管理專業人才隊伍缺乏是省級疾控中心檔案管理工作的普遍現狀，工作人員多為非檔案學相關專業。

（二）檔案收集整理情況。文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表是指導本單位本部門進行檔案管理的重要制度，需要根據本單位職能和業務進行不斷修訂。截至2022年12月，62.16%的疾控中心制定了本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，且根據工作情況不斷更新；有12家疾控中心已制定本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，但沒有根據工作情況進行更新，占32.43%；另外2家疾控中心未制定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，占5.41%。72.97%的疾控中心收集檔案的方式為各部門收集整理后移交檔案部門，有1家疾控中心檔案由各部門分別保管，只向檔案管理部門移交目錄，有4家疾控中心檔案由各部門分別保管，檔案、目錄均不移交。37家疾控中心在問卷中反饋當前檔案收集、整理過程中存在的主要問題有：對檔案工作重要性認識不足；檔案管理專業技術人員缺乏，多為兼職人員；相關業務培訓的缺位導致檔案管理人員專業能力不強；檔案管理人員隊伍不穩定，各業務處室兼職檔案管理人員變動頻繁，工作交接和指導不清晰，導致歸檔工作延誤；檔案管理信息化程度不高，歸檔效率低；對疾控系統的文件資料歸檔范圍和保管期限以及密級劃定缺乏專業詳細的規范，導致兼職管理員對于管理期限劃定不規范等。

（三）檔案保管情況。29家單位能做到檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”，占78.38%，有1家疾控中心沒有檔案庫房，14家疾控中心檔案庫房數量為1間，10家疾控中心檔案庫房為2間，另外12家疾控中心有3間以上檔案庫房。4家疾控中心的檔案庫房面積少于50㎡，15家疾控中心的檔案庫房面積為60～100㎡，13家疾控中心的檔案庫房面積為110～150㎡，3家疾控中心的檔案庫房面積為180～200㎡，另外1家疾控中心的檔案庫房面積為270㎡。86.49%的疾控中心檔案存放裝具為密集架，另外13.51%的疾控中心檔案存放裝具為檔案柜。1家疾控中心不具備防盜的安全措施，2家疾控中心不具備防火措施；70.27%的疾控中心檔案室配備溫濕度控制設備，67.57%的疾控中心做到防塵和防有生物，達到防光、防鼠要求的單位分別占81.08%和78.38%。結果顯示，省級疾控中心檔案管理硬件設施配備有待提高，要做到檔案庫房專人專用，落實“三鐵一器”，做好“八防”措施是保障檔案安全的基本條件。省級疾控中心在檔案庫房管理工作投入不足，檔案庫房管理制度落實不到位，不利于檔案的綜合管理和利用。其中，只有1家疾控中心未建立檔案接收、移出、保管、利用等情況的統計臺賬，19家疾控中心對已超過保管期限檔案進行了鑒定和銷毀工作，占51.35%，另外18家疾控中心對已超過保管期限檔案未進行鑒定和銷毀工作。省級疾控中心基本實現檔案臺賬管理，對超過保管期限檔案進行鑒定和銷毀工作還需進一步加強。

（四）檔案信息化建設情況。截至2022年12月，19家疾控中心檔案管理實現了信息化，占51.35%，另外18家單位未實現檔案信息化管理；19家單位中有8家單位在2012年前實現了信息化，并啟用檔案管理軟件；10家單位的檔案管理軟件應用方式為單機應用，另外9家單位采用網絡應用形式進行檔案管理，只有1家單位將檔案管理功能模塊嵌入辦公自動化系統（OA）；8家檔案管理系統塊與辦公系統通過接口連接，10家檔案管理系統塊與辦公系統相互獨立。15家疾控中心對本單位產生的電子公文進行歸檔。省級疾控中心在問卷中反饋，目前檔案信息化工作存在的主要問題有以下方面：缺少相應經費支持；缺少檔案和信息專業技術人員指導；現有系統老舊，不能滿足目前的檔案管理工作；對保密性的要求限制了單位檔案信息化的進程。問卷結果顯示省級疾控中心檔案電子化、信息化水平不高，檔案管理系統與本單位辦公系統的銜接不強，影響檔案管理工作的效率。

三、中國疾病預防控制中心檔案管理現狀

（一）制度建設方面。加強檔案管理制度建設。制度是指導檔案管理工作的基礎，是提高管理效能效率的基本條件。中國疾病預防控制中心制定了《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，對本單位32個內設機構在職能活動中產生的文件材料進行了細致的歸類，對文件的歸檔范圍和保管期限作出明確規定，指導本單位檔案管理工作有序開展。對突發傳染病防控工作檔案實行集中統一管理，各內設機構為本處室的歸檔工作責任人，并對歸檔范圍進行詳細梳理，保障突發傳染病防控工作檔案的有效收集，對今后開展工作考察、落實研究、經驗借鑒具有重要意義。

（二）人才隊伍建設方面。加大人才培養力度，組建檔案管理專業團隊。人才是檔案管理的基石，是提高單位檔案管理水平的關鍵。中國疾病預防控制中心（簡稱“中心”）在辦公室設置檔案管理專職人員，32個內設機構分別設置1名兼職檔案員，信息中心設置檔案管理系統小組。在中心辦公室專職檔案管理人員的業務指導下，內設機構負責本處室檔案收集整理工作，信息中心定時完成檔案電子系統的數據管理，全中心檔案管理員共同完成每年度的電子檔案及紙質檔案的歸檔工作，壓實工作責任，提高工作效率。中心每年舉辦2次檔案管理人員培訓班，邀請檔案管理專業人員進行講解，同時對中心檔案管理制度和檔案管理系統使用做統一培訓，鼓勵檔案管理員參加國家檔案局舉辦的專業技術培訓班，提高檔案管理人員的專業技能，推動中心檔案管理工作有序進行。

（三）檔案信息化建設方面。中國疾病預防控制中心在2010年11月搭建起辦公自動化系統（OA），2010年前的檔案材料掃描后錄入單機版查詢系統，2010年11月后的文書材料實現了電子化，同時搭建檔案管理信息系統并與OA系統進行對接，中心全部文書材料在年底集中進入檔案管理信息系統，在線進行文書檔案的鑒定和整理工作，其余紙質檔案錄入檔案系統后將紙質版移交辦公室入庫管理。2015年至今，中心不斷優化更新檔案管理系統，提高了中心檔案管理現代化水平與檔案歸檔效率，同時提升了檔案利用率。目前，中心著力推進聲像檔案電子化，制定聲像檔案的管理制度與歸檔范圍，對聲像檔案實行集中統一管理；做好聲像檔案的收集工作，要變被動收集為主動收集，最大限度地發揮聲像檔案在中心發展的重要作用。

四、疾控系統檔案管理問題和建議

（一）提高重視程度，建立健全疾控檔案管理制度。健全檔案管理制度是檔案管理工作規范化、流程化、標準化的基礎。目前，疾控系統對檔案的收集歸檔工作及后續的利用工作重視程度不足，不能認識到檔案管理對疾病預防控制的重要作用。檔案管理的規章制度更新不及時，導致檔案收集內容不全面，利用率不高，檔案利用環節成為整個系統檔案管理的薄弱環節。疾控系統只有對檔案管理制度進行完善和更新，建立檔案管理工作的責任制度，明確檔案管理部門主要任務，多部門協調配合，健全檔案管理的規章和準則，結合《中華人民共和國檔案法》等法律法規及指導意見，制訂和修訂疾病預防控制系統檔案管理相關制度，樹立“依法管理檔案”的觀念，加強對檔案管理工作的支持力度，落實檔案管理工作人員的職責，大力宣傳檔案管理工作重要性，強化檔案管理意識，才能推動整個疾控系統檔案管理工作更加有序、規范和科學地進行，從而全面推動我國疾病預防控制檔案管理工作的發展。

（二）重視招聘和培訓，加快檔案管理人員素質建設。省級疾控中心缺乏檔案管理的專業技術人員，且檔案管理員多為兼職或其他專業專職，工作經驗不足，專業知識和專業技能匱乏，對于檔案管理的主動性和積極性不高。由于省級疾控中心檔案管理人員進修學習的機會較少，缺乏系統的檔案知識培訓，不能滿足目前疾控系統檔案管理的需求，歸檔工作處于應付和被動狀態，工作質量有待提高。因此，應加強檔案管理專業技術培訓，重視檔案管理信息化技能培訓，通過定期開展各類技能培訓，進一步提升其崗位勝任力，提高檔案管理人員專業素養和綜合業務能力。同時，積極引入專業技術人員，為檔案管理工作奠定人力基礎，將歸檔工作和檔案利用工作落實到位，也是提高檔案管理質量的必要舉措。

（三）提升硬件設施條件，提高疾控檔案信息化水平。在當前信息化建設深度融合發展的時代背景下，傳統的管理手段和方式已經不能有效滿足疾控系統檔案管理的現實需求，需要將信息化技術更加深入、更加全面地融入檔案管理的全過程，提升疾控系統檔案管理工作的水平。疾控系統檔案管理工作具有較強的專業性，特別是實現電子化檔案管理后，對相關人員有了更高的要求。專項資金和專業技術人員的缺乏導致省級疾控中心檔案信息化程度不高，只有少數省級疾控中心實現了檔案的信息化管理。但檔案信息化設備相對陳舊，不能滿足疾控檔案現代化管理要求。因此，加大對檔案管理信息化的資金和人力建設，健全各類檔案管理硬件設施和設備，全面優化、改進檔案管理工作，積極推進歷史檔案數字化工作并加快推進檔案信息系統建設工作，將管理的設備和基礎設施進行更新和升級，是加強檔案管理的安全性、推動檔案資料存儲和利用工作的重要手段，是疾控系統檔案管理適應時代發展的必然選擇。