基層檔案管理現代化實現路徑探究

文/連云港市第二人民醫院 李繇

新時期，現代技術在社會各行業中的運用呈現出廣泛性與普遍性，助推社會和諧與穩步發展。在基層檔案管理工作中，現代技術的合理運用可以將檔案管理各環節工作質效進一步提升，對基層檔案管理所使用的傳統方式進行補充與創新，實現檔案潛在應用價值的挖掘與運用，讓基層檔案管理走入現代化與智能化。

一、實現基層檔案管理現代化的重要意義

（一）保證檔案完整。在基層檔案管理工作現代化發展前提下，基層單位可以借助信息技術與先進理念將傳統紙質檔案往數字檔案方向轉換，彌補紙質檔案不能長期安全保存的不足，使得重要資料不再輕易丟失。在現代化檔案管理工作中，數字檔案會以圖片、文字或者視頻等方式存儲，從而確保檔案信息的保存安全與完整。

（二）提升管理效率。基層檔案管理工作內容復雜、煩瑣，傳統的管理方式暴露出耗時與耗力的問題，導致管理效果未能有效增強。現代化管理方式與基層檔案管理工作的有效結合可以將各類檔案做到及時整合與科學分類，實現檔案管理效率全面增強。

（三）滿足發展需要。在基層檔案管理中融入現代化管理理念，使用各種高科技元素，是對檔案管理的一種創新。在基層檔案管理中，檔案管理人員積極使用現代化管理方式去完成繁雜的檔案管理工作，即使面對超大信息量也可以從容應用。現代檔案管理還融入超小使用空間相關理念，助推精細化管理，依托現代管理模式促使基層檔案管理工作適應時代發展需求確保基層檔案管理能夠持續健康發展。

二、基層檔案管理現代化管理中存在的問題

（一）檔案利用率不高。在基層檔案管理中，檔案資料涵蓋諸多重要信息，其應用價值極高。但部分基層檔案管理工作人員未能對檔案信息所具有的潛在價值進行充分挖掘與運用，只是簡單地保存與查閱。部分基層檔案管理者也未能帶著開發意識對檔案資源進行合理使用，暴露出檔案利用率不高的突出問題。

（二）查詢檢索效率低。部分基層單位在檔案管理工作開展過程中未能積極使用信息技術與配套設備，多是依賴人工方式，使得檔案查詢率降低。而且檔案資料也未能在安全的前提下共享，影響各類檔案潛在利用價值的發揮。部分單位雖已積極完成信息化建設，但過多使用檢索工具，未能將現代化技術合理運用，存在檢索與查詢整體效率低的問題。

（三）管理制度不健全。由于基層檔案管理工作較為煩瑣，管理難度較大，必須在健全的制度下保證各環節管理工作的有序與高效開展。目前，部分基層檔案管理制度與時代發展需求不契合，導致檔案管理工作部分環節缺少制度支持。因此，基層檔案管理工作行為得不到有效規范，阻礙管理工作規范化發展，影響了現代化轉型速度與效果。

三、基層檔案管理現代化的實現措施

（一）更新管理理念，提升管理水平。新時期，基層檔案管理人員必須從思想上進行轉變，夯實檔案管理現代化發展的基礎。但部分基層檔案管理人員未能帶著先進理念去創新與優化檔案管理工作，使得部分檔案管理環節存在一些問題，影響到現代化檔案管理水平進一步提升。為此，只有基層檔案管理人員及時轉變觀念，積極開展新時期下現代化管理工作改革，融入創新意識與科技元素，才能助推基層檔案管理工作持續發展。基層檔案管理者應從以下幾個環節入手，實現管理理念全面更新，確保整體管理水平邁上新高。

第一，管理人員應結合日常管理工作開展需要，對基層檔案管理工作開展價值有全新認識。管理人員要將基層檔案管理工作現代化發展與各階段的發展戰略目標相結合，確保檔案管理工作在有力支持下加快現代化發展腳步。

第二，管理人員必須帶著前瞻性眼光與“互聯網+”思維，依托開放管理理念對現有管理模式進行大力創新，積極運用現代信息技術，將技術優勢與檔案管理工作有效結合。

第三，加大宣傳力度，使得基層檔案管理層與每位員工均能對檔案管理現代化發展目標與內容有全方位了解。管理人員要從自身思想與行為開始轉變，積極了解互聯網技術與多媒體等相關知識，形成現代化發展意識，有意識地做好檔案信息檢索系統優化，助推現代化管理水平持續提升。

第四，用全新理念完成檔案體系編制，劃分多個檔案類型，完成檔案內容分類，重點做好表格、文字與圖像等信息的管理及人員與訪客的查閱和檢索管理。在信息技術與基層檔案管理的融合中，加強信息技術優勢，降低管理成本，對管理水平全面提升有重要意義。

（二）加大制度建設，助推管理轉型。基層檔案管理工作與現代化技術的結合需要完善與健全的規章制度，使得檔案管理工作所具有的執行性與規范性增強。為此，基層檔案管理人員必須加大制度建設的整體力度，確保制度能夠對管理人員進行嚴格約束，同時也會對員工行為進行有效約束，保證制度制定與落實具有合理性與可行性。

第一，要結合基層檔案管理工作特點與具體管理需要，制訂與檔案部門轉型發展相符合的制度，保證制度具有極強實用性，保證管理人員與工作人員能夠正確理解制度內容并嚴格按照各項規定完成檔案管理各環節的工作，將管理制度的規范作用與指導作用充分發揮。例如，根據具體需要建立規范化檔案管理制度、職工檔案借閱與登記制度、檔案材料轉入與轉出制度等。

第二，落實制度，規范檔案管理程序，特別是重視檔案交接環節的程度規定。管理人員根據規范與健全的制度做好檔案全面清理工作，保證賬務相符，確保借出檔案歸還及時。在檔案交接過程中，工作人員要結合相應制度將未進行整理的檔案資料分門別類并安全存放，整體完成的檔案應匯編成案，完成排序與歸檔。在嚴格規定下完成檔案交接，運用信息化技術與理念將龐大復雜的材料快速整合。

第三，不斷健全基層檔案管理制度，將檔案操作全過程中存在的各種風險有效規避，積極完成安全操作規范制度優化，確保檔案處理過程無漏洞。在具體管理中注意檔案存儲格式規范，使用統一的處理軟件完成檔案信息的收集與存儲。

第四，基于建章立制加快現代化實現速度。制度制定與落實要根據基層檔案管理工作標準完成，保證檔案管理工作的標準化與規范化。在各項制度落實過程中，要加大信息技術的應用力度，減少以往的重復作業，讓制度不再處于輔助位置，而是推動現代化檔案管理實現更高突破。

（三）走出技術桎梏，實現智能操作。為了實現基層檔案管理現代化發展，管理人員必須從多角度入手，對現代技術做到合理引進，走出傳統管理技術的桎梏，完成檔案管理硬件的同步更新與優化。在該過程中，管理人員要注意分析基層檔案管理工作開展的特點與未來發展趨勢，完成軟件升級與系統優化。具體應明確如下方面：

第一，考慮檔案資源利用率提升，完成基層檔案分類工作優化，運用信息技術完成關鍵詞搜索，根據關鍵詞尋找相關檔案資料，實現基層檔案信息檢索等相關功能的增強。為將檢索工具過于煩瑣的問題有效解決，相關管理人員應對檢索工具進行全面統一，讓檢索過程簡化，提高檢索整體效率。

第二，重視技術升級與軟件更新。基層檔案信息的不斷增加，類型也呈現出豐富性，需要依托信息技術完成檔案的錄入與分類。在此形勢下，管理人員需要結合現代化技術，對計算機當中的檔案編目體系及時完善，通過硬軟件設備及時更新，有效擴大檔案存儲空間。

第三，重視部門溝通，運用信息技術完成珍貴檔案處理。各部門需要加大信息交流力度，讓檔案資源能夠快速共享。管理人員考慮到文件意外損毀、惡意篡改與保存不當等多種風險，為保證珍貴檔案處理過程的安全，積極運用信息技術以減少工作隱患與風險。例如，完成防火墻構建，使用電子密鑰，只有擁有訪問權限與密鑰的工作人員才有資格處理珍貴檔案。

第四，依托現代管理技術，實現電子檔案微縮。在具體的檔案管理中，融入微縮、數碼攝影等先進技術，不僅能保留具有年代感的紙質檔案，也能夠以電子方式存儲檔案，節約存儲空間，讓管理操作智能化。例如，數字化檔案管理系統涵蓋檔案收集、鑒定、整理、保存、檢索、編研、利用與統計等部分，以流程為主要驅動，搭載組織、流程、建模和權限等多個引擎，實現個性化與智能化的數字檔案管理。

（四）培養精尖人才，打造專業團隊。基層檔案管理現代化的實現需求對工作人員提出新要求，不僅需要其具有突出工作能力，還應帶著先進理念，同時不可缺少的是職業素養與專業素質，能夠明確自身在各項工作中的職責。為此，管理層需要重視對精尖檔案管理人才的培養，打造專業的檔案管理團隊。

第一，管理人員要從自身入手，借助業余時間完成知識層面拓展，閱讀相關書籍并借助線上方式掌握最先進的管理技術，了解先進管理理念，借鑒基層的優秀檔案管理經驗，尋找現代化元素融入傳統基層檔案管理工作的切入點。

第二，相關管理人員應積極開展多元培訓活動，涵蓋專業知識與理論、先進理念、專業技術、管理技巧、技術應用和創新等多個內容；同步開展教育工作，其中包括專業素養和道德規范等不同內容，提升培訓質量。基層檔案管理人員應積極參與培訓與教育活動，對工作不足及時彌補，帶著先進理念對工作大膽創新。相關管理人員還要加強對法律法規內容的學習，培養工作人員現代管理技能，例如，通過線上和線下方式完成培訓，或是通過集體與個人等方式完成培訓與學習，滿足不同員工成長需要。

第三，重視獎懲機制的優化，持續完善工作競爭機制。在科學獎懲方式下，有突出貢獻的基層檔案管理人員將獲得物質與精神獎勵，激勵更多工作人員不斷進取，傳遞愛崗敬業精神。在工作競爭機制的落實下，基層檔案管理人員會積極學習先進理念，熟練運用信息技術，掌握軟件操作的實際方法與流程，讓現代化技術與元素融入檔案管理各環節。

四、結語

現代科技飛速發展，管理技術得到不斷優化，助推基層檔案管理工作的創新發展，實現檔案管理現代化與智能化，確保與時代發展相契合。基層檔案管理者必須帶著前瞻性思維與先進理念，積極運用先進技術與設備，加大現代化管理制度建設，為智能與現代化轉型夯實基礎。管理者應做好技術優化與人才培養，走出傳統技術桎梏，依托專業團隊的支持實現基層檔案管理現代化水平的進一步提升。