新形勢(shì)下如何提升國(guó)企文秘工作者的效率

文/黑龍江大學(xué) 魏鵬

黨的二十大報(bào)告指出：“深化國(guó)資國(guó)企改革，加快國(guó)有經(jīng)濟(jì)布局優(yōu)化和結(jié)構(gòu)調(diào)整，推動(dòng)國(guó)有資本和國(guó)有企業(yè)做大做強(qiáng)，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。”近些年，針對(duì)國(guó)有企業(yè)文秘人員的研究?jī)?nèi)容可以分為兩種，即工作技能分析和職業(yè)素養(yǎng)分析。例如國(guó)家能源集團(tuán)針對(duì)企業(yè)文秘的工作特點(diǎn)和技能水平的措施建議，中鐵集團(tuán)對(duì)文秘人員政治品質(zhì)、責(zé)任擔(dān)當(dāng)?shù)嚷殬I(yè)素養(yǎng)方面的研究等。本文針對(duì)新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)內(nèi)部文秘人員的效用提升，如何確保企業(yè)文秘工作者提供科學(xué)性、系統(tǒng)性的方案，以及促使企業(yè)內(nèi)部整體性的統(tǒng)一展開(kāi)進(jìn)一步的探索。以下論述基于國(guó)企文秘工作者現(xiàn)階段的工作能力和發(fā)展前景，對(duì)新興現(xiàn)代科學(xué)管理作出進(jìn)一步考察。

一、新形勢(shì)下國(guó)企文秘人員工作能力存在的不足

在國(guó)有企業(yè)的工作活動(dòng)過(guò)程中，文秘人員主要起到承上啟下的作用，是連接領(lǐng)導(dǎo)與基礎(chǔ)員工的紐帶。文秘工作者作為企業(yè)的參謀人員，如果不能夠及時(shí)準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，就會(huì)使得企業(yè)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)困難，進(jìn)而引發(fā)問(wèn)題。隨著科技進(jìn)步和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，社會(huì)分工日益精細(xì)，國(guó)有企業(yè)文秘人員的缺陷也不斷顯露出來(lái)。

（一）認(rèn)知學(xué)習(xí)能力欠缺。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代下，文秘人員不僅要掌握基本的理論知識(shí)，還需要不斷提高認(rèn)知學(xué)習(xí)能力。很多國(guó)有企業(yè)在招聘文秘人員時(shí)，只是追求員工學(xué)歷，缺少考察人際交往的能力和完善入職后的定期培訓(xùn)相應(yīng)的課程。隨著企業(yè)既定目標(biāo)的變動(dòng)，文秘人員的工作形式會(huì)不斷發(fā)生變化，文秘人員對(duì)于變革的規(guī)定和組織發(fā)展走向沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)，從而形成固化思維，對(duì)國(guó)家政策方針和形勢(shì)變化不敏感，缺乏對(duì)信息的捕捉，錯(cuò)失良機(jī)。同時(shí)，隨著時(shí)代思想的變革，越來(lái)越多的文秘工作者只關(guān)心于自己手頭的工作，專項(xiàng)負(fù)責(zé)對(duì)接任務(wù)完成后與相關(guān)部門(mén)缺乏溝通聯(lián)系，導(dǎo)致企業(yè)部門(mén)活動(dòng)難以開(kāi)展，從而使得企業(yè)市場(chǎng)推進(jìn)困難甚至逆向發(fā)展。

（二）工作目的不明確。國(guó)有企業(yè)文秘工作者按照職位的分工不同，從事不同的崗位活動(dòng)，更加需要明確崗位的工作目的。例如行政管理類的文秘人員在工作中需要走訪調(diào)查，了解企業(yè)員工的思想和利益訴求，多角度搜集員工意愿等。對(duì)于此類文秘人員來(lái)說(shuō)需要探究行政管理的力度、深度和廣度，并且從事于整個(gè)企業(yè)行政管理。沒(méi)有形成良好的制度體系會(huì)導(dǎo)致文秘人員工作質(zhì)量的降低，反饋缺乏連貫性，從而導(dǎo)致工作上出現(xiàn)紕漏。

（三）缺乏層級(jí)機(jī)構(gòu)意識(shí)。企業(yè)組織內(nèi)部管理層層相扣，文秘工作者出現(xiàn)越級(jí)操作的現(xiàn)象不能及時(shí)處理，極有可能破壞組織結(jié)構(gòu)，對(duì)整個(gè)企業(yè)造成巨大損失。國(guó)有企業(yè)文秘人員的等級(jí)制度包含企業(yè)基礎(chǔ)文書(shū)、專職文秘、高級(jí)行政助理等。隨著社會(huì)發(fā)展各領(lǐng)域人員的分工逐漸細(xì)化，以往的管理工作被分派給多人執(zhí)行后，效率得到明顯的提升，但是在實(shí)際工作過(guò)程中出現(xiàn)越級(jí)匯報(bào)或者領(lǐng)導(dǎo)任意變更工作任務(wù)和目標(biāo)的情況，可能使得組織整體在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中難以實(shí)施，缺乏連貫性，甚至產(chǎn)生組織內(nèi)部人員的沖突。

二、文秘人員需掌握的基本素質(zhì)要求

在針對(duì)國(guó)內(nèi)行業(yè)研究學(xué)者對(duì)文秘人員素質(zhì)要求的基礎(chǔ)上，本文側(cè)重于在認(rèn)知與理論的基礎(chǔ)、實(shí)踐與道德的追求、鑒別與法律的提升三個(gè)方面對(duì)國(guó)企文秘人員應(yīng)當(dāng)掌握的基本素質(zhì)要求展開(kāi)論述。

（一）認(rèn)知與理論的基礎(chǔ)。在認(rèn)知方面，國(guó)有企業(yè)文秘人員通常被要求在保證企業(yè)日常管理中要對(duì)信息保持高度敏感性。信息技術(shù)飛速發(fā)展，使得互聯(lián)網(wǎng)的使用在企業(yè)管理活動(dòng)中越發(fā)廣泛，國(guó)有企業(yè)為保持發(fā)展活力，實(shí)行實(shí)體與互聯(lián)網(wǎng)雙線運(yùn)營(yíng)的管理策略。文秘人員應(yīng)時(shí)刻關(guān)注面臨的企業(yè)狀況和市場(chǎng)變革，目的是獲取信息，爭(zhēng)取最佳企業(yè)目標(biāo)效果，積極思考企業(yè)的戰(zhàn)略布局，優(yōu)化內(nèi)部措施以此促進(jìn)企業(yè)發(fā)展；在理論方面，國(guó)有企業(yè)的文秘人員必須具備相應(yīng)的理論知識(shí)基礎(chǔ)和信息技術(shù)，對(duì)市場(chǎng)大環(huán)境有較為廣泛的認(rèn)知，在企業(yè)的發(fā)展路徑中能夠提煉出系統(tǒng)化、智能化、數(shù)字化的發(fā)展策略，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層提供前沿的信息，提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。除此之外，文秘人員仍需不斷加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，才能更好地提升工作效率，促進(jìn)整體發(fā)展。

（二）實(shí)踐與道德的追求。國(guó)有企業(yè)文秘人員在工作過(guò)程中的實(shí)際操作，是對(duì)企業(yè)掌握的信息進(jìn)行數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)管理以及模塊兼并等。正所謂“運(yùn)籌帷幄之中，決勝千里之外”，優(yōu)秀的文秘人員不但可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者提供大量的企業(yè)發(fā)展情報(bào)，還可以在日常工作中對(duì)企業(yè)的良好形象進(jìn)行宣傳和與新媒體平臺(tái)進(jìn)行洽談合作；國(guó)有企業(yè)文秘人員在與領(lǐng)導(dǎo)和基層工作者聯(lián)系中常常扮演“中間人”的角色，合格的文秘人員通過(guò)在雙方之間傳遞準(zhǔn)確及時(shí)的信息，促使企業(yè)組織內(nèi)部成員把握發(fā)展規(guī)劃的實(shí)施。信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性不僅是文秘人員工作能力的體現(xiàn)，也代表了企業(yè)發(fā)展前景的展望和文秘人員的道德基準(zhǔn)。

（三）鑒別與法律的提升。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息搜集更為便利，收集的信息中往往會(huì)夾雜虛假資料，網(wǎng)絡(luò)安全和信息的有效性理應(yīng)是文秘人員考察的重點(diǎn)。作為企業(yè)的參謀人員，首先要確保內(nèi)部信息的安全，提防任何不勞而獲的信息。法律是約束行為的途徑，國(guó)有企業(yè)的文秘人員要具備基本的法律知識(shí)，在進(jìn)行相關(guān)文件撰寫(xiě)時(shí)要遵守法律法規(guī)，及時(shí)接納新出臺(tái)的法律政策實(shí)現(xiàn)工作價(jià)值。

三、提升工作效率途徑分析

基于對(duì)文秘人員的素質(zhì)要求，為了避免國(guó)有企業(yè)與其他競(jìng)爭(zhēng)者在市場(chǎng)上的對(duì)抗中出現(xiàn)不利的局面，文秘人員作為企業(yè)的重要支點(diǎn)，要通過(guò)提升自身的綜合素養(yǎng)來(lái)適應(yīng)時(shí)代變革。國(guó)有企業(yè)文秘工作者能力效率的提升，主要包括學(xué)習(xí)能力、信息處理能力、文件編寫(xiě)能力以及綜合素質(zhì)能力。借鑒以往工作效率研究領(lǐng)域的思想轉(zhuǎn)變和職業(yè)培訓(xùn)，加快企業(yè)內(nèi)部信息的流通，有利于適應(yīng)市場(chǎng)變化，提高企業(yè)的整體工作效率。

（一）理論學(xué)習(xí)能力。通過(guò)理論學(xué)習(xí)來(lái)提升文秘人員的工作效力是重要途徑之一。文秘的工作是輔助性的，工作時(shí)需要專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和邏輯思維，因而文秘工作人員要不斷提升自身的理論學(xué)習(xí)，將理論知識(shí)熟記于心，才能更好地適應(yīng)國(guó)有企業(yè)改革發(fā)展的需要。

（二）信息管理能力。信息管理能力主要包含了信息收集和信息處理之間的運(yùn)用。新時(shí)代文秘工作人員的信息采集主要是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)檢索，要想收集到能夠有助于企業(yè)發(fā)展、順應(yīng)市場(chǎng)需求變化的信息，首先，要尋找與企業(yè)信息相關(guān)領(lǐng)域的垂直網(wǎng)站以及智能數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)行業(yè)類比搜尋信息差異，收集企業(yè)所需信息。其次，文秘人員在保存信息時(shí)可以采用元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)塊技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的集中管控和分布式儲(chǔ)存，優(yōu)秀的數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存可以具有高度容錯(cuò)的性能，對(duì)于企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。文秘人員在信息處理時(shí)要針對(duì)數(shù)據(jù)的采納、市場(chǎng)的行情和企業(yè)的戰(zhàn)略部署篩選閱讀和收集。信息處理要將企業(yè)的戰(zhàn)略部署和企業(yè)制度保持在同一水平線上，確保機(jī)密信息的安全。文秘工作者可以通過(guò)收集到的數(shù)據(jù)和資料系統(tǒng)歸納，為領(lǐng)導(dǎo)層提供科學(xué)、全面、系統(tǒng)的決策信息。

（三）公文寫(xiě)作能力。新媒體的發(fā)展使公文撰寫(xiě)更加便捷，隨之而來(lái)是對(duì)文秘工作者文學(xué)寫(xiě)作功底的考察。文秘工作者在公文用詞和選詞的過(guò)程要追求準(zhǔn)確、得體，確保信息材料通俗易懂。在日常的信息積累過(guò)程中，要切實(shí)提煉重點(diǎn)，時(shí)刻關(guān)注國(guó)家的路線、方針、政策，把企業(yè)動(dòng)態(tài)發(fā)展和市場(chǎng)行情、企業(yè)的戰(zhàn)略任務(wù)和發(fā)展走向以文字的形式展現(xiàn)出來(lái)。此外，“數(shù)”和“據(jù)”永遠(yuǎn)是文秘工作者的重中之重，有理有據(jù)才能夠體現(xiàn)文章的真實(shí)性和可靠性。當(dāng)代文秘人員在國(guó)有企業(yè)進(jìn)行公文撰寫(xiě)過(guò)程中要力求文章的“簡(jiǎn)、準(zhǔn)、新”：“簡(jiǎn)”是確保文章簡(jiǎn)短明了，用通俗言語(yǔ)即可闡述事理；“準(zhǔn)”是指保證文字撰寫(xiě)正確，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤理解；“新”是指新穎，時(shí)代變化促使企業(yè)發(fā)展，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是總結(jié)以往規(guī)律、結(jié)合實(shí)際情況的基礎(chǔ)上為企業(yè)探索新道路。

（四）綜合素質(zhì)能力。文秘人員的綜合素質(zhì)主要是指思想和言談舉止之間的能力，綜合素質(zhì)的提升往往意味著企業(yè)整體效率的提升。主要包含以下幾個(gè)方面：

1.思想的考察是國(guó)企文秘工作者綜合素質(zhì)中的重中之重。文秘人員應(yīng)學(xué)習(xí)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想以及社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的重要思想，實(shí)現(xiàn)企業(yè)科學(xué)發(fā)展。國(guó)有企業(yè)文秘人員要想在工作中能充分發(fā)揮參謀作用，研究創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)治理方式、方法，就需要在工作中透過(guò)現(xiàn)象直觀本質(zhì)，為企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展提供原則性和靈活性的策略方針。

2.國(guó)企文秘人員與上級(jí)之間交流溝通的重要性。文秘人員要明確自己的工作特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到參謀存在的價(jià)值在于協(xié)助和改善領(lǐng)導(dǎo)的工作。通過(guò)與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通不斷提升自我的能力，摒棄盲目的從眾心理，獨(dú)立思考、善于總結(jié)才能更好地完成企業(yè)任務(wù)，提升工作效率。

3.文秘人員要對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分析、提煉和表出。國(guó)有企業(yè)的發(fā)展更多的是根據(jù)國(guó)家戰(zhàn)略發(fā)展方向擬定，系統(tǒng)的方式處理信息更容易保證發(fā)展方向的正確性和資料的準(zhǔn)確性，使得工作效率最大化，這就要求國(guó)有企業(yè)文秘人員在工作中要審時(shí)度勢(shì)，增強(qiáng)隨機(jī)應(yīng)變的能力。

四、結(jié)語(yǔ)

黨的二十大以來(lái)，在全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化背景下，黨和國(guó)家將以更大的力度、更切實(shí)的措施推動(dòng)國(guó)有國(guó)企改革。完善中國(guó)特色現(xiàn)代企業(yè)制度是改革的重要任務(wù)，不斷優(yōu)化文秘工作者的工作效率成為國(guó)有企業(yè)改革的重要部分。國(guó)企文秘人員應(yīng)該在國(guó)家改革方向的指引下，不斷優(yōu)化自身能力，克服新形勢(shì)下工作中的不足，不斷提升理論學(xué)習(xí)能力、信息管理能力、公文寫(xiě)作能力以及綜合職業(yè)素質(zhì)，對(duì)“數(shù)”和“據(jù)”保持高度的敏感性，才能提升企業(yè)的運(yùn)行效率，更好地為國(guó)有企業(yè)戰(zhàn)略布局和完成目標(biāo)舉措提供有力保障。