醫(yī)院大型會議組織的實踐經(jīng)驗探討

文/綿陽市中心醫(yī)院院辦公室 姜麗 韋林川（通訊作者） 楊麗 李元波

會議是人類社會社交、公關(guān)、意見交流、訊息傳播及溝通的一種活動，是現(xiàn)代管理的一種重要手段。會議舉辦能否取得預(yù)期效果很大程度上取決于會務(wù)工作是否能夠正常進行。會務(wù)工作是圍繞會議所進行的各項組織、管理和服務(wù)工作，包括從會議的前期籌備到后期的一系列的工作。當下醫(yī)院的會議工作模式存在套路化、模板化和低質(zhì)化等問題。如果召開小型會議借鑒以往同類型會議的工作模式舉辦比較容易，但要組織一次高質(zhì)量的精品大型會議并做成典范，就要避免機械的簡單重復(fù)，否則會出現(xiàn)“審美疲勞”等問題。由于高質(zhì)量的大型會議籌備和組織程序繁多、復(fù)雜，會務(wù)工作既應(yīng)規(guī)范操作，又需靈活應(yīng)變，要在會議主題立意、會議形式、會議流程及模式上進行一定的創(chuàng)新，增強會議的反響力。這就要求醫(yī)院會務(wù)工作必須重視會議前期準備工作的細化程度、會議中的把控力度和會議后的總結(jié)深度，有目標、有計劃、有分析、有細節(jié)、有論證地組織會議，才能提高會議質(zhì)量，使其成功圓滿地舉行。

一、前期會議籌備階段

會前準備工作的細化程度是決定會議能否成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。會議組織工作發(fā)展至今已形成一套比較科學、成熟的工作流程。前期會議籌備階段主要包括確定工作方案、成立工作領(lǐng)導(dǎo)小組以及制訂推進計劃等必不可少的內(nèi)容。

（一）確定工作方案，確保會議工作順利推進。組織一次會議，必須明確組織本次會議的首要目標，即為了聚焦解決哪個或哪些問題，需要召集哪些人群，組織會議的具體時間、地點及方式來達到會議組織的目的。即首先要自問自答“為什么要組織該會議？本次會議為了解決什么問題？最終達到什么效果？會議相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對會議開展有什么確切要求？”然后再根據(jù)具體情況設(shè)計會議展開形式，并最終確定工作方案。

大型會議則是從參會代表的實際占比情況出發(fā)，來合理安排會議內(nèi)容及會議議程，既要設(shè)計合規(guī)上進的會議形式，又要明確會議內(nèi)容，為參會代表明確會議方向、目標以及具體措施，并能夠更好地傳遞和夯實會議精神和要求，同時積極向領(lǐng)導(dǎo)層反饋參會代表的意見和建議以及基層的心聲。會議的順利進行以及獲取預(yù)想的成果，都需要經(jīng)過慎重思考以及認真設(shè)計有效的會議工作方案。首先，要確定的是會議的主辦單位、承辦單位或者協(xié)辦單位。主辦單位一般是會議的發(fā)起者，協(xié)辦單位是支持者，而承辦單位則是執(zhí)行者。就會議方案而言，往往是由承辦單位制訂。其次，制訂方案時應(yīng)注意方案本身要有可行性、多樣性、完備性、突破性等，盡可能詳盡。最后，完善會議工作方案。事態(tài)總是不斷發(fā)展變化，要加強縱向的溝通請示工作、加強橫向溝通協(xié)調(diào)工作，即時更新完善會議工作方案。

（二）成立領(lǐng)導(dǎo)小組，分工明確確保責任到人。建立會議領(lǐng)導(dǎo)小組是會議組織工作的首要任務(wù)。成立領(lǐng)導(dǎo)小組可以對各項工作進行細致分工和管理，同時梳理出具體的工作倒計時管理方案，讓每個人所負責的工作有具體的時間節(jié)點，在關(guān)鍵節(jié)點把控工作進度，并定期召開溝通會，通報工作進展、調(diào)整工作方案并籌備下階段工作。

首先，會議領(lǐng)導(dǎo)小組一般由組長、副組長和成員組成。組長一般由承辦方的黨政一把手擔任，負責整個會議的宏觀把握；副組長則由承辦方的分管副職擔任，負責會議的統(tǒng)籌推進；組員由會議各個小組負責人擔任，負責會議各個環(huán)節(jié)的執(zhí)行推進。其次，會議領(lǐng)導(dǎo)小組一般由會議秘書處、會議接待組、會議文案組、會場服務(wù)組、會議宣傳組、會議保障組等組成，對會議的各項工作進行分工落實和管理，分工明確確保責任到人。會議秘書處是會議能否順利舉辦的關(guān)鍵所在。因為秘書處人員應(yīng)具有一定的會議籌備經(jīng)驗、會議籌備能力以及與本次會議議題相關(guān)的專業(yè)能力，所以秘書處人員結(jié)構(gòu)應(yīng)合理安排、分工明確，做好工作協(xié)調(diào)。一般而言，醫(yī)院會議組織架構(gòu)中，秘書長作為總執(zhí)行或者總協(xié)調(diào)的人員，負責把握會議全局，把控會議的總體方向，其在整個會議中往往起著承上啟下、組織協(xié)調(diào)、督導(dǎo)落實的重要作用；會議接待組負責聯(lián)系參會嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)和參會人員的行程、車站機場碼頭的接送（其中重要嘉賓要實施一對一陪同）、活動及食宿安排、簽到簽名、費用收取、票據(jù)印務(wù)等內(nèi)容；會議文案組負責會議邀請函件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、主持詞、會務(wù)手冊及賓館迎賓詞等文字內(nèi)容；會場服務(wù)組負責會場布置所包含的文稿打印擺放、背景音響電腦控制、桌牌擺放、禮儀服務(wù)、物品準備、流程彩排等內(nèi)容；會議宣傳組負責會議氛圍營造、宣傳物料制作、現(xiàn)場攝影攝像、宣傳報道、媒體邀請、直播服務(wù)等內(nèi)容；會議保障組負責會議車輛安排、安全保衛(wèi)、醫(yī)療保健、疫情防控和物資搬運等內(nèi)容。最后，會議領(lǐng)導(dǎo)小組需形成自己的組織機制。前期會議籌備階段，定時召開小組會議，及時就目前的工作進展進行匯報、討論與分析，確保各項籌備工作按計劃完成，對存在的問題及時完善和調(diào)整。此外，工作小組應(yīng)安排專人實地考察與會議召開等有關(guān)的場地，使會議召開的流程獲得直觀性認識并及時調(diào)整。

（三）制訂推進計劃，確保會議按時按質(zhì)召開。會議組織架構(gòu)和人員職責分工明確后，下一階段是制訂推進計劃。即指籌備工作的具體實施和推進方案?；顒幼h程、查檢表和主持詞是制訂推進計劃、確保會議按時按質(zhì)召開的三件“法寶”。

制訂推進計劃用得最多的就是“甘特圖”。在該管理工具上，會議執(zhí)行策劃者要倒排工期、順排工序。什么時間完成什么事要一目了然，控制層要嚴格打表，執(zhí)行層要按期推進。在活動籌備推進階段，總執(zhí)行要對會議風險進行評估，從而制訂活動推進中可能出現(xiàn)意外的各種預(yù)案以防不測，在會議召開前要組織桌面推演和現(xiàn)場彩排，發(fā)現(xiàn)問題及時糾偏，以點帶面、舉一反三。其中不僅包括整個活動期間主會場的活動議程，還包括各分會場、現(xiàn)場參觀點等各個活動節(jié)點的活動議程。活動議程的制定要求精細，時間、地點、人物、事件、怎樣推進這五要素缺一不可，成為議程制訂的“5W”原則。查檢表是一個非常重要的管理工具。俗話說“好記性不如爛筆頭”，在組織一次人員眾多，環(huán)節(jié)煩瑣的會議中，在一張合格的表中，最注重的就是任何一個細節(jié)都要落實到具體的時間、地點、人員、物品。此外，會議主持詞支撐和引領(lǐng)著一場會議的走向和節(jié)奏，作為主持詞的撰寫者必須對整場會議的各個細節(jié)有非常準確的把握。

二、中期會議組織階段

舉辦大型會議，需考慮參會人員多、任務(wù)重等諸多因素，這一類型的會議籌備是一個規(guī)模不小的“項目”。會務(wù)工作者要有舉重若輕的自信心、勇于擔當?shù)呢熑尉瘢慕M織會議，讓議事日程有序召開，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓會議代表滿意、讓全體成員滿意。前期籌備工作做細做實，整個會議組織基本就成功了一大半。但是，一場大型活動的組織中仍會出現(xiàn)突發(fā)事件考驗著總執(zhí)行的綜合素質(zhì)和把控能力。所以，活動推進中信息溝通協(xié)同和禮儀的把握非常重要。

（一）加強信息溝通協(xié)同。中期會議組織階段，為了便于信息互聯(lián)互通，必須建立日常工作中的微信群和準備現(xiàn)場控制中的對講機。工作微信群的建立分為兩大類：一是會議總執(zhí)行與各小組組長建立的微信群，二是各工作小組內(nèi)部建立的微信群。在執(zhí)行和信息溝通中，各小組成員對小組組長負責和溝通，各小組組長對會議總執(zhí)行負責和溝通。同時，會議總執(zhí)行要將工作推進中的進展以及變數(shù)及時通報給各小組長，各小組長及時將調(diào)整方案通報給小組成員。現(xiàn)場對講機對于人員眾多、人聲嘈雜和臨時處置各種預(yù)案之外的突發(fā)事件起到重要作用，大型會議中是必不可少的，具體配置是會議總執(zhí)行和各小組組長人手一臺，會議總執(zhí)行可以通過對講機明確各個小組的工作推進狀況和對突發(fā)問題作出處置。

（二）重視會議禮儀規(guī)范。會議禮儀主要指會議組織的禮儀。會議組織有相當嚴格的禮儀規(guī)范。當然，會議的目的不同，儀式的要求也不同，儀式規(guī)范也不同。盡管如此，一些常規(guī)的會議座次、就餐座次是相通的，也是極重要的。作為會議組織者，必須學習和重視會議禮儀規(guī)范。首先，主席臺、領(lǐng)導(dǎo)的座位次序、橫幅等現(xiàn)場布置要符合會議規(guī)范且擺放整齊。領(lǐng)導(dǎo)座位排序擺臺有嚴格的規(guī)范，要以單位正職為先，副職為后，且座席的配置要符合本次會議的主題和風格。會議議程安排和發(fā)言順序要符合會議規(guī)范。其次，若部分參會嘉賓為外國友人，除了應(yīng)遵循一般的禮儀規(guī)范外，還要注意中西方禮儀文化的差異，掌握會議禮儀的“禁忌”，避免產(chǎn)生不必要的誤會。最后，要注重會務(wù)工作小組的個人形象和言談舉止。會務(wù)工作小組成員的形象代表此次會議舉辦方的形象，一定程度上反映了舉辦方對此次活動的重視程度，禮儀不僅是某種行為和技巧，更是一種待人接物的態(tài)度。

（三）注重會務(wù)工作細節(jié)。要注重會議召開細節(jié)。一是關(guān)鍵細節(jié)。即指會議組織中的關(guān)鍵核心環(huán)節(jié)。若關(guān)鍵細節(jié)處理不妥當或出現(xiàn)問題，此次會議不能稱為成功的會議，甚至可能出現(xiàn)意象不到的嚴重后果。對于關(guān)鍵細節(jié)，在會議組織中要做到思想上不放松、安排上人力足、精力上時間重，確保萬無一失。二是銜接細節(jié)。即指聯(lián)系會議步驟或階段的連接細節(jié)，如果細節(jié)銜接不好，將會影響整個會議的工作效果。銜接細節(jié)比較瑣碎，涉及會議組織的方方面面，很難考慮得面面俱到。一方面，要求會務(wù)工作組要有足夠的組織經(jīng)驗；另一方面，要求會務(wù)工作組在前期準備階段盡可能考慮周全。三是擴展細節(jié)。即可能在會議上起不到?jīng)Q定性作用的、不太受到關(guān)注的細節(jié)。比如最容易出問題的麥克風、頒獎音樂、PPT播放等細節(jié)。但對此類細節(jié)的控制力弱也會影響會議的局部方面和整個會議的效果。因此，會議期間會務(wù)人員要保持高度警惕，抓住關(guān)鍵場合、關(guān)鍵環(huán)節(jié)的關(guān)鍵細節(jié)、銜接細節(jié)以及擴展細節(jié)并由專門人員反復(fù)查驗，確保萬無一失。

三、后期會議總結(jié)階段

對于醫(yī)院會議領(lǐng)導(dǎo)小組來說，舉辦一次高質(zhì)量的大型會議，不僅能夠積累會務(wù)工作經(jīng)驗，而且是一次自我能力的挑戰(zhàn)，所以會務(wù)工作者在組織過程中要時刻保持頭腦清醒、高度警惕的工作狀態(tài)，及時總結(jié)經(jīng)驗，積極探索會議組織的新模式。會議結(jié)束后，要及時總結(jié)會議組織過程中的實際經(jīng)驗和教訓，按照會議步驟和工作流程對會務(wù)工作逐一進行分析和討論，指出實際操作中存在的問題和不足，及時進行修訂、增補，使之更科學、規(guī)范，持續(xù)提升會議組織的質(zhì)量。會議組織者一定要形成會議結(jié)束后復(fù)盤總結(jié)的機制，形成管理閉環(huán)，為以后的會務(wù)工作提供借鑒和參考。

（一）明確自身優(yōu)勢與不足。會議結(jié)束后的一周內(nèi)，會議執(zhí)行策劃者要召集各小組負責通過執(zhí)行評估、凝練經(jīng)驗、查找問題、擬定對策、整改時限等方式對此次會議舉辦進行小結(jié)。會議后的總結(jié)深度可以讓會務(wù)組更加明確自身的優(yōu)勢和不足，進行自我剖析。

（二）分析問題并擬訂對策。對于會后總結(jié)出的問題，比如會議資料準備和物品管理不到位，會議PPT整體不妥當、部分環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題導(dǎo)致會議效果不理想等，要深入分析產(chǎn)生此類問題的主觀、客觀等方面的原因并“對癥下藥”。針對每一類原因擬訂詳細的對策并進行記錄，確保下一次會議舉辦過程中杜絕此類問題發(fā)生，逐步提高會務(wù)組的工作能力以及會議的舉辦水準。

（三）固化成果并持續(xù)提升。做好歸納整理進行存檔。會議結(jié)束后，會議領(lǐng)導(dǎo)小組要及時把會議各項文件，比如會議指南、會議工作方案、會議記錄、音像資料等整理完善，按規(guī)定歸檔管理、匯編，便于今后查閱使用。對復(fù)盤總結(jié)中的成功經(jīng)驗，形成標準化流程作為以后會議組織的規(guī)范；對查擺出來的問題經(jīng)過整改達到效果的，在下一次會議組織中實施驗證。如此以往，才能形成計劃、實施、檢查、處理（PDCA）管理模式，持續(xù)提升會議組織質(zhì)量。