辦公室系統提升員工工作獲得感思路與方式探析

文/葛洲壩（北京）投資有限公司 田薇；中能建城市投資發展有限公司 孫志悟

習近平總書記指出，辦公室，是一個單位、一個系統、一個機構的關鍵部門。辦公室工作做好了，各項工作的順利開展也就有了可靠保證。現實工作中，企業辦公室是各項決策執行及管理活動開展的主要牽頭部門，是企業內部溝通的橋梁。雖然居于企業管理的“中樞”地位，但是由于辦公室承擔了大量職責以外的瑣碎工作，加之這些工作普遍存在協調難度大、溝通范圍廣、重復性和突發性事務多、工作內容繁雜交織且高度凝練的特點，客觀上導致辦公室員工長期精神高度緊繃、疲勞作戰，使得辦公室面臨著部門組織建設的精力投入很難滿足企業新時代高質量發展要求的矛盾，對公司的高質量日常生產經營活動產生了影響。因此，提高辦公室員工工作獲得感，持續保持辦公室員工戰斗力是企業人力資源管理中必須解決的現實難題。

一、造成辦公室員工工作獲得感低的原因

（一）工作量和精神壓力大，精力疲憊。辦公室擔負著企業重要的“中樞性”工作。一是要負責政策研究、企業決策程序和議事規則制訂、重大決策和運行的監督管理、企業決策機構的日常事務、企業重要文件組織與撰寫、大型會議與活動等事務、公文管理等重要職能工作。二是要負責企業行政后勤保障、檔案和印信管理、檢查調研、工作督辦、對外行政聯絡與公共關系維護、信息報送等日常管理工作。上述工作需要溝通、協調的內容煩瑣，因工作任務多，精力消耗大，打“疲勞戰”成為辦公室員工工作常態，精力無法滿足工作任務需求，進而導致工作獲得感受到較大影響。

（二）工作組織、溝通、協調強度大，駕馭難度高。企業辦公室工作內容中的會議與活動組織、綜合材料撰寫、檢查調研、工作督辦、對外聯絡和公共關系等職責需要辦公室員工具有極強的組織能力、極佳的溝通技巧和極高的協調水平。對規模企業來講，辦公室每天需要上傳下達的工作信息涉及內容繁雜、數量巨大，需要橫向溝通協調的部門、機構多，需要豎向對接的業務系統廣，協調內容、種類、數量、部門、機構交叉疊加，客觀上使得高質量順利完成工作的難度呈指數級上升，對辦公室員工的自信心和工作積極性都是一次考驗。

（三）重復的事務性工作多，工作創新難度大。一是辦公室的各項工作經過長期的錘煉，工作內容已經高度固化，即使企業在新發展階段對辦公室職能工作有新的要求，一般也是對原有工作內容的執行方式進行調整，或是對原有工作內容進行細微的補充提升，不會有明顯的工作指標和工作成果上的變化。二是大量的工作無法量化、程序化、表單化。很多企業辦公室牽頭的組織、溝通和協調工作能否順利推進，與具體對接該工作的辦公室員工的臨場發揮有著重要關系，同一種工作也很難形成清晰的工作流程。對于以顯性工作成果、利潤創造數量為業績評價導向的企業來講，最直接的影響就是辦公室員工在企業年終“評優評先”過程中與其他部門的競爭中處于弱勢地位。三是對任何一個企業、部門、個人來說，創新工作都是艱苦、有風險和失敗概率非常高的行為，具體以辦公室部門工作為例，由于辦公室的許多工作相對固化、可重復性強，可供吸取的經驗多，辦公室員工在客觀上缺乏創新的動力與魄力。在這種背景下，辦公室工作創新性面臨極大考驗，容易使辦公室員工陷入“日復一日、年復一年用同樣的方式做著高度相似的工作”的自我認知懷疑區，對工作的樂觀性、獲得感產生消極影響。

（四）服務性工作較多，失誤帶來的影響大。辦公室工作具有很強的服務性，比如大型會議組織、公務活動組織、行政后勤保障、工作督辦和對外行政聯絡等，這些工作對企業的生產運營起著十分重要的作用。辦公室員工在以上事務的具體操作過程中往往扮演幕后服務的角色，無形中會產生投入與獲得不相匹配的心理落差。加上企業對此類工作的重要性認識不夠深，往往辦公室員工在工作中的努力與付出容易被忽略；尤其是在此類工作的推進過程中一旦出現了問題則會直接給負責的辦公室員工帶來較為嚴重的負面影響乃至懲罰。高強度的精力付出、“輔助者”的實際工作感受和高昂的工作失誤代價，導致辦公室員工很難有理想的工作獲得感。

（五）辦公室人員編制趨緊。企業辦公室為企業日常生產經營過程中的職能支持部門，不直接產生經濟效益。因此，雖然企業辦公室承擔職責眾多，但有的企業為了壓縮管理費用、提高人均效能，非直接生產部門的辦公室往往成為企業“降本增效”改革的重要發力部門之一。最直接的“降本增效”改革結果就是縮減辦公室人員編制，或者雖然為辦公室設置一定的部門編制，但是存在“控制實際到崗人”的情況，客觀上使得辦公室員工不得不一人多崗、身兼數職。數個工作職責帶來繁重的工作任務，很容易降低辦公室員工的工作獲得感。

（六）辦公室員工晉升通道狹窄。辦公室員工面臨的晉升通道往往與其他業務部門不同，許多辦公室員工多年從事重復工作，職務晉升有難度，甚至有些企業的辦公室員工整個職業生涯均從事辦公室某項職能范圍內的工作，個人管理職務或技術職務均提升緩慢。這種個人職業生涯晉升通道相較其他部門來說存在偏窄、偏慢的情況，會較大挫傷辦公室員工的工作獲得感。

二、解決辦公室員工工作獲得感低的思路或路徑

（一）注重辦公室員工的思想政治引導工作。思想政治工作是提高員工工作站位、責任心、凝聚力和向心力的重要法寶，是指導工作順利推進，攻堅克難的強大力量源泉，發揮好思想政治工作的引領作用是新時代辦公室工作需要遵循的首要原則。企業辦公室管理者要全面加強自身的思想政治工作能力，結合企業自身的發展特點和性質，提升自己的思想政治工作水平，在日常工作中，可通過集體會議、討論交流、個體談心等方式對辦公室員工開展思想政治工作，幫助辦公室員工更新觀念、解放思想，充分理解辦公室的“中樞性”“重要性”“服務性”，全面激發辦公室員工的企業精神，最大限度地挖掘、激勵、釋放辦公室員工的工作積極性，增強其工作責任感與榮譽感，從思想上破解辦公室員工因“服務性”工作過多、工作任務繁雜、工作量大而帶來的工作獲得感不高的問題。

（二）對辦公室員工全面加強辦公系統業務內容培訓。對辦公室業務所涉及的內容來講，辦公系統業務培訓內容要更側重提升辦公室員工“解決問題”的能力。企業辦公室必須根據企業自身管理特點和部門具體工作職責，編制一套包含真實業務工作案例、工作場景、以往工作成果、工作業務流程、工作注意事項、容易出問題工作和相對固化工作實際操作細則的辦公室工作培訓資料，并組織部門員工進行集體培訓、日常學習。

（三）辦公室要推崇身先士卒的工作文化。辦公室要營造從部門管理者到新進基層員工，人人都爭先的工作氛圍，推崇補臺、補位的行為。一是辦公室管理者必須做到身先士卒，沖鋒在工作的第一線，尤其在工作推進過程中遇到困難、問題、失誤的時候，辦公室管理者、中層領導和老員工一定要積極主動解決困難、彌補失誤、消除問題，為基層員工、新員工樹立榜樣。二是辦公室管理者要把主要精力用到思想引導、工作策劃、提升工作質量、提高工作效率、團結工作團隊、消除工作分歧、因人施策選擇激勵方式等工作上，以實際行動、有效示范帶動辦公室員工的工作積極性。三是辦公室員工要在日常工作中做好“傳幫帶”工作，安排業務精湛、作風優良的老員工與新進員工結成工作對子，通過日常工作過程中的言傳身教，從工作態度、工作作風、工作流程、工作方式上對新員工進行“傳幫帶”。研究單位辦公系統多年來堅持開展“師帶徒”工作，對每一個新進入辦公系統的員工，均安排系統內老員工對其工作進行一對一指導，“師帶徒”工作的順利開展，不僅使新員工快速掌握了辦公系統工作內容、方式和習慣，還在其融入團隊方面起到了重要作用。

（四）辦公室員工要注重日常工作內容記錄。工作記錄是對日常工作的內容、對接人員、推進方式、工作流程、工作成果等進行的記錄。由于辦公室工作瑣碎、細繁，許多具體工作無法留下文字性的材料成果或者實物結果，因此要求辦公室員工要養成日常工作記錄的習慣。通過日常工作記錄，不僅可以磨煉自己的心性，加深自己對工作的印象、理解和認識，還可以在個人年終工作總結時有豐富的工作素材來源，在提升個人歸納總結水平的同時，又能充分回顧一年來的工作成果，這對辦公室員工工作獲得感的提升有很大的幫助。

（五）辦公室管理者需要以正確的工作激勵方式激勵辦公室員工。激勵對人力資源管理最為重要，而正確的激勵是保持、提升辦公室員工工作獲得感的重要方式。針對辦公室員工因工作量大和精神壓力大等現實情況，辦公室管理者要定期對辦公室員工進行思想動態和工作情況訪談，根據訪談情況因人施策，充分運營馬斯洛的需求層次理論、亞當斯的公平理論等管理學理論，針對性地選擇激勵方式。在研究過程中發現，大部分從事辦公室工作的員工都希望得到正向激勵，他們認為，辦公室管理者的正向激勵可以有效提升他們的工作獲得感。

（六）建立通暢的辦公室員工晉升通道。當前，許多企業管理者針對員工制訂多通道發展路線，辦公室管理者要努力為辦公室員工爭取多條線晉升的可能，建立起通暢的辦公室員工晉升通道，積極探索辦公室與其他部門之間的跨部門交流，提高辦公室員工職業生涯發展的可能性。這種跨部門交流通道的建立，為辦公室員工的未來職業發展謀劃出寬闊的道路，可以有效提升辦公室員工的工作積極性，為企業培養優秀的復合型人才。

（七）探索辦公室薪酬管理新模式。針對辦公室人員配備少于編制的普遍情況，建議辦公室管理者加強與企業管理層的匯報和人力資源管理部門的溝通，探索以辦公室人員編制數來確定部門總薪酬的機制建立，再按照實際到崗工作人員情況在內部自由分配的薪酬管理方式。例如部門編制10人，實際到崗5人，辦公室的部門總薪酬在實際到崗人員的總薪酬之外，還應該加上缺編5人的企業標準總薪酬乘以一個比例系數R（比例系數R取值范圍0.0＜R≤1.0）后的薪酬值，最終實現在非滿編的情況下，辦公室員工的薪酬得到整體提升的效果，這對承擔繁重工作的辦公室員工是最直接有效的激勵和認可。

三、結語

企業辦公室因工作的“中樞性”、重要性和特殊性，在企業的地位往往處在靠前的位置。但是因工作繁重性和輔助性的特點，存在辦公室部門地位與辦公室員工工作獲得感不相匹配的矛盾，必須引起企業管理者的高度重視。企業管理者、辦公室管理者應當根據新時代社會經濟運行的發展趨勢，充分結合企業自身的發展階段，找出企業自身的發展特點和企業管理的客觀要求，并選擇適合自己的解決辦公室員工工作獲得感低的思路或路徑加以運用，讓辦公室員工在工作薪酬匹配度高的環境下，以飽滿的工作熱情、認真負責的工作態度、嚴謹專業的工作素養，穩步創新工作方法，全面提升工作獲得感，最終達到“中樞地位”的定位要求，充分履行好“參謀”的工作職責，保障企業持續高質量發展。