用檔案編研方法做好海洋材料歸檔工作

文/國家海洋技術中心 陳紹艷

海洋材料是海洋事業發展過程中形成的各類材料信息，是海洋檔案中的重要部分。海洋檔案被稱為“偉大的藍色記憶”，是對海洋文化發展歷程的記錄，蘊含著前人探索海洋、認知海洋、利用海洋的智慧與成果。但在傳統材料管理方法下，管理者往往是對海洋材料信息進行集中歸檔和保存，無法實現各類海洋材料信息的精細化分類，導致信息利用者難以及時獲取有用的信息，不利于海洋材料利用價值的提升。在新時代，如何從傳統的材料信息簡單收集歸檔轉向以檔案編研方法對海洋材料信息進行精細化歸檔，是值得深入思考的問題。

一、價值意義分析

檔案編研方法與普通“簡單粗暴”的檔案管理方法不同，其注重檔案編研的精細化效果，通過對各類檔案資源的精準分類、全面梳理，提升歸檔和利用成效。具體而言，檔案編研方法就是在遵循“應收盡收、應歸盡歸”的基礎上，對最原始、最真實的檔案資源信息進行加工和再加工，并依據主動提供檔案資源信息利用服務的原則，按照行業標準和發展規律，分類分層設計編研體例，對檔案資源進行詳細整合歸檔。對于海洋事業而言，用檔案編研方法對資料進行歸檔有如下價值意義：

（一）提升海洋材料歸檔管理的完整性和規范性。我國海洋事業發展經歷了較長的時期，在漫漫歷程中形成了多種多樣的資料信息，這些資料信息是海洋事業發展的“見證者”，相關管理者通過對這些信息的運用，能夠對海洋事業發展情況進行了解，并結合實際狀況制定海洋事業發展的長久規劃，實現國家海洋強國目標。而通過運用檔案編研方法對海洋材料進行歸檔，能夠按照對應的體例對各類信息進行分類歸檔，結合海洋事業的發展規律對資料進行梳理存放，能夠避免各類信息的混亂，提升海洋材料的完整性和歸檔管理的規范性。

（二）提升海洋材料利用服務的效果。我國政府近年來對海洋強國建設十分重視，在黨的十九大報告中，習近平總書記明確要求：“堅持陸海統籌，加快建設海洋強國?！苯ㄔO海洋強國是提升我國綜合國力、壯大經濟實力的重要途徑，也是提升我國國際地位的迫切需要。海洋強國建設的重點是海洋科技先進、海洋安全穩定、海洋經濟發達、海洋生態健康，而這些環節的建設與推進不可避免會產生較多資料信息，也會用到多種建設材料。以檔案編研方法對這些海洋材料信息進行保存和歸檔，能夠使各類信息得到精細化分類加工，并在加工的過程中對這些信息進行數字化保存，從而為后續相關人員做海洋決策、開展海洋考證研究等提供便利，促進海洋材料利用服務效果的提升。總之，在傳統狀況下，材料信息管理者通常是將各類海洋材料集中進行歸檔整理，在遇到突發事件或者危機的時候，才組織檔案編研人員挖掘材料信息，并進行匯總編輯，如此難以在第一時間內為相關人員提供材料運用服務，導致海洋材料的利用效果變差，而檔案編研方法則能夠規避這些問題。

（三）消除跨地區跨部門的信息孤島效應。海洋事業是我國的重要事業，為了推動我國海洋事業發展，我國政府在各個地區設立了海洋事業單位，這些單位在發展中形成了多種多樣的海洋信息，但受到思想觀念、管理方式等因素的影響，海洋檔案信息往往不能相互流通，存在信息孤島效應。用檔案編研方法對海洋資源信息進行歸檔，能夠將分散在各地的海洋材料依據統一標準進行梳理，構建海洋材料信息專題數據庫，在需要運用海洋材料信息資源時可以及時運用現代化信息技術進行異地精準檢索，破除地區限制和信息孤島，從而使海洋材料信息資源有更高的利用率。

二、措施路徑探討

（一）搜集編研歸檔內容。用檔案編研方法開展海洋材料歸檔工作，首先需要對編研歸檔的內容進行明確，這是基礎和前提，只有明確歸檔內容，才能夠使海洋材料編研工作的開展有依據和重點海洋事業具有較強的專業屬性，因涉及多環節的內容，所以應當組織編研力量，鼓勵各個海洋事業單位、主管部門聯合參加編研工作，圍繞海洋事業發展搜集全面的材料信息，包括海洋文化、海洋安全、海洋軍事、海洋生態等。在搜集好檔案內容之后，對號入座對各類海洋材料信息進行歸類，建立匯總檔案庫。新時代，我國社會經濟發展水平日益提升，海洋事業發展的水平也不斷提升，與海洋有關的材料信息更為多樣化，各地應當加大力度，以多種渠道對這些信息進行搜集和篩選，以更好地對其進行編研和管理。為了提升海洋材料信息搜集的完整性和全面性，各地區政府部門要不斷提升引導力度，鼓勵各有關主體參與其中，積極共享海洋材料。

（二）確定編研收集線索。確定編研搜集線索是海洋材料歸檔的重要步驟，通過對收集線索進行確定，能夠使整體編研工作的開展更為具體，有明確的編研整理方向。具體而言，在確定編研收集線索的過程中，要從海洋事業發展的全局出發，盡量使線索更為明確和清晰。第一，以海洋文化為線索進行編研搜集。我國海洋文化是國家民族文化的一部分，其指的是與海洋有關的文化，是人類對海洋本身的認識、利用或因海洋而創造的行為的、精神的、社會的文化內容。主要是人們在開發和利用海洋中形成的物質和精神成果，如人們的心態、觀念、意識等，和因此而生成的生活方式，包括衣食住行習俗、法規制度、經濟結構等，這些都是海洋文化的范疇。在以海洋文化為線索進行編研的過程中，要注重從多層面對這些信息進行搜集，盡量提升全面性；第二，以海洋安全為線索進行編研。海洋安全是國家安全的一部分，我國政府歷來對海洋安全十分重視，在維護海洋安全過程中形成了多種資料信息。在編研搜集過程中，要對這些信息進行精細化整理，按照時間線索或者內容線索對其進行歸類，并為信息編排目錄，以便于相關人員在運用這些信息的過程中能夠及時進行尋找；第三，以海洋生態為線索進行編研。海洋生態指的是與海洋生態保護有關的資料信息，海洋生態安全是國家生態安全的重要部分，我國政府近年來對海洋生態安全尤為重視，構建了一系列有關的政策規范，對海洋生態保護工作進行了完善，也取得了明顯的成效。不過因為各地區所面臨的海洋生態安全保護情況不同，在實際生態保護中的做法也不同，形成了諸多類型的資料信息，在編研資料信息的過程中要進行全面整合。

（三）整理和完善編研搜集內容。在對海洋材料內容進行整理、搜集，并按照編研線索進行整合之后，還要定期對其進行完善。因為海洋事業是處于不斷發展和變動過程中的，與之有關的各類資料信息也在不斷變化，雖然當前確定的編研收集線索對現有狀況而言是較為符合的，但是在海洋事業發展中，這些編研搜集線索也會發生變化，相關的材料信息管理者要定期對這些線索進行分析，明確其是否較為科學準確，有無符合當前情況，并及時對不符合情況的內容進行調整和改進。此外，為了使海洋材料歸檔更為科學，還可以安排專門的人員負責定期對海洋材料信息進行梳理分析，例如在單位內部組建小組，及時對其進行維護管理等。

三、具體手段實施

（一）構建數字化電子檔案平臺。數字化電子檔案平臺是海洋材料歸檔整理中不可或缺的一部分，相關海洋事業單位要構建完善的數字化電子檔案平臺，充分利用平臺與各單位進行互通，推動海洋材料信息的完整與準確。新時代，檔案編研方法雖然得到了推廣和運用，但是其離不開互聯網技術，只有得到互聯網的助力，檔案編研方法才能夠發揮出有效的作用，這也要求海洋材料歸檔工作充分對互聯網平臺進行運用。并且，由于海洋事業屬于全國性事業，所以在對材料信息進行歸檔的過程中，要確保全國一盤棋，構建統一的海洋歸檔數據庫。這需要國家層面的海洋主管單位充分發揮自身帶頭作用，在全國構建統一的數據庫，并運用數據庫電子化平臺將各個地方海洋部門聯系起來。此外，在構建數字化電子檔案平臺的過程中，要盡量對平臺模塊進行劃分，設置海洋安全模塊、海洋生態模塊、海洋文化模塊等，并設置各個部門之間的互通渠道和入口，以使檔案編研方法得以運用。

（二）構建海洋特色檔案資源共享機制。用檔案編研方法開展海洋材料歸檔工作，還要構建完善的海洋特色檔案資源共享機制，通過共享機制對海洋材料信息進行共享，以使歸檔工作的開展更為便捷。在構建共享機制的過程中，要注重三項功能，即虛擬化展示功能、可視化功能、門戶化應用功能。其中材料管理的虛擬化與可視化建設，可以運用3D建模技術，在數字化管理系統中輸入建模結果數據信息，使用戶融入智慧庫房管理中，以更好地對材料信息進行搜集，促進海洋材料搜索速度與效率的提升；就實物材料虛擬化展示而言，可以通過建設虛擬展廳來實現，以此為用戶提供實景，使之在瀏覽時依據展廳對應的主題在線編輯和維護展示內容；就材料資源門戶應用而言，要盡量構建檔案利用中心用戶，對利用功能進行一站式應用，包括海洋檔案的專題瀏覽、虛擬陳展、一體化檢索等，構建實時的共享利用門戶。此外，為了促進資源共享機制的便捷和安全，還要充分對數據挖掘技術進行運用，并引入流程自定義技術，以在這些技術的作用下對材料借閱功能和檢索功能進行完善。如此能夠促進業務專題匯編和一體化檢索，用戶在對海洋材料信息進行查找的過程中，能夠得到高效的服務。

（三）培養專業化檔案編研人才。將檔案編研方法運用到海洋材料歸檔中是一項長期性工作，需要海洋材料歸檔管理人員加強學習與研究，多掌握專業的檔案編研技巧。當前，我國海洋材料歸檔人員通常面臨專業化技能不高的問題，在對檔案編研方法進行運用的過程中，無法把握重點和精髓，導致檔案編研方法運用效果不理想。對此，要不斷提升培養力度，加強對海洋材料歸檔人員的培訓，使之在系統的培訓中持續提升專業化技能，更好地對檔案編研方法進行運用。例如，可以每月對海洋材料歸檔人員開展一次培訓，將檔案編研方法作為培訓重點。為了使培訓專業性得以提升，可以從外部聘請經驗豐富的人員進行培訓，也可以從單位內部挑選專業水平較高的人員擔任培訓師。另外，還需要為海洋材料歸檔人員提供外出學習的機會，如鼓勵他們到優秀企事業單位開展材料歸檔學習活動，或者開展交流活動，通過不斷學習和交流實現專業化技能的快速提升。

（四）形成檔案編研的良好習慣。在海洋材料歸檔中運用檔案編研方法，還需要海洋材料歸檔人員形成良好的檔案編研習慣，加強對自我的要求。因為檔案編研方法屬于專業性方法，其中涉及編研體例的設定、檔案材料目錄的建設以及編研過程的完善等，倘若海洋材料歸檔管理者不能嚴格要求自己，依然采用原有的方法，那么就會導致材料歸檔不符合規范，無法提升整體歸檔的科學性。因而，海洋事業單位要加強對材料編研歸檔人員的引導，使之形成良好的檔案編研習慣。同時，海洋材料歸檔者自身也要提升思想認識，加強對自我的要求，在工作中嚴格依據制度規范，不可浮躁或者隨意。為了激勵海洋材料歸檔人員提升運用檔案編研方法的積極性，還可以設定獎懲措施，通過定期考核、實施獎懲，形成長效學習機制。

四、結語

隨著我國海洋強國戰略的不斷落實，我國政府對海洋事業發展提升了重視度，海洋材料歸檔管理工作也迎來了新的機遇。新時代的海洋材料歸檔工作，要積極引入檔案編研方法，并從搜集編研歸檔內容、確定編研收集線索、整理和完善編研搜集內容等方面入手，予以不斷規范和完善，從而切實落實海洋強國戰略，提升海洋事業發展成效。