工程監(jiān)理檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化實(shí)踐探索

文/河南天池抽水蓄能有限公司 鞠陽 張永剛 董海靈

工程建設(shè)過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的工程資料文件，這些資料文件是工程建設(shè)情況的真實(shí)記錄，對于后續(xù)工程活動(dòng)的開展以及單位發(fā)展具有重要意義。但在具體實(shí)踐中，絕大多數(shù)工程單位的檔案管理方式依然延續(xù)傳統(tǒng)手工檔案管理的模式，目前尚未建立高效、科學(xué)的電子文件歸檔和電子檔案管理體系，大量的電子文件無法直接歸檔，仍然需要人工對紙質(zhì)文件重新掃描成電子文件后歸檔保存，投入大量額外重復(fù)性勞動(dòng)，加之紙質(zhì)檔案文件不能及時(shí)移交歸檔，最終影響工程竣工驗(yàn)收工作。為此，在全面推進(jìn)能源互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期，伴隨無紙化辦公的大勢所趨，更加突顯了電子歸檔和電子檔案文件管理理論、實(shí)踐探索的重要性和緊迫性。

一、工程監(jiān)理文件資料管理的現(xiàn)狀

（一）工程監(jiān)理文件資料及時(shí)性差。當(dāng)前我國很多工程單位監(jiān)理文件、檔案資料存在歸檔不及時(shí)的問題，所保存的資料信息難以與工程進(jìn)展保持同步，無法準(zhǔn)確對工程狀況進(jìn)行反映。例如，很多單位仍然存在后補(bǔ)監(jiān)理文件資料的現(xiàn)象，或者依靠寫回憶錄的方式對監(jiān)理文件資料進(jìn)行補(bǔ)充，甚至一些單位在工程竣工之后杜撰監(jiān)理文件資料。種種因由直接導(dǎo)致了監(jiān)理文件資料信息缺乏真實(shí)性、系統(tǒng)性和連續(xù)性，差錯(cuò)率高，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用和開發(fā)。

（二）工程監(jiān)理文件資料準(zhǔn)確性低。準(zhǔn)確性是文件資料的靈魂，也是相關(guān)工作人員實(shí)際工作的落腳點(diǎn)。這就需要監(jiān)理文件人員認(rèn)真做好文件資料的保存、收集和管理等每一個(gè)環(huán)節(jié)工作，確保所收集到的每一份資料都真實(shí)可靠，不弄虛作假。與此同時(shí)，還要保證監(jiān)理文件資料與施工現(xiàn)場情況相符合，與設(shè)計(jì)文件、合同文件以及規(guī)程規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)相符合，與有關(guān)的施工記錄資料信息等相匹配。但具體實(shí)踐中，很多工程監(jiān)理單位的文件資料不夠準(zhǔn)確、不夠真實(shí)，產(chǎn)生這一情況的原因主要有：文件資料用語不準(zhǔn)確，容易使人產(chǎn)生歧義；引用的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不準(zhǔn)確，容易產(chǎn)生誤差；用語不夠規(guī)范，不注重對專業(yè)術(shù)語的運(yùn)用；表格信息填寫不規(guī)范、不科學(xué)，等等。

（三）工程監(jiān)理文件資料完整性差。工程監(jiān)理文件資料的完整性，將直接影響工程項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度及實(shí)施效果。當(dāng)前，我國很多監(jiān)理單位在運(yùn)行中對文件資料的管理不夠嚴(yán)格、文件資料完整性差，難以真實(shí)、清晰、充分反映工程原貌、現(xiàn)狀等諸多情況。本質(zhì)而言，監(jiān)理文件資料管理是一項(xiàng)較為系統(tǒng)復(fù)雜的工作，不僅信息來源較廣，包括施工單位、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位等，而且內(nèi)容牽扯面廣、信息量大，涉及安全生產(chǎn)管理、投資控制管理、質(zhì)量控制管理、進(jìn)度控制管理、合同管理等多方面內(nèi)容。此外，隨著工程施工的持續(xù)推進(jìn)，監(jiān)理文件資料信息量也會(huì)不斷增加，對這些信息進(jìn)行加工、收集、傳遞、反饋等都需要花費(fèi)較長的時(shí)間，這樣一個(gè)動(dòng)態(tài)、延續(xù)、變化的過程，加劇了工作的難度和復(fù)雜性，導(dǎo)致監(jiān)理單位工程文件資料管理的完整性較差。具體來看，當(dāng)前各單位監(jiān)理文件資料管理不完整主要體現(xiàn)在資料日期與項(xiàng)目進(jìn)展不協(xié)調(diào)、資料分類不準(zhǔn)確、資料缺項(xiàng)、各工序之間存在沖突等方面，急需改進(jìn)和進(jìn)一步提升。

二、工程監(jiān)理資料管理標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的路徑

（一）明確監(jiān)理文件資料分類。1.明確歸檔范圍。明確歸檔范圍，是檔案管理工作的基本職責(zé)，也是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的客觀需求。因此，工程監(jiān)理檔案資料的管理，要對歸檔信息進(jìn)行詳細(xì)分析，根據(jù)不同工程項(xiàng)目的分類號、類目名稱、歸檔內(nèi)容、主要?dú)w檔文件、責(zé)任單位（監(jiān)理類型、監(jiān)理單位、監(jiān)理資質(zhì)、保管期限、監(jiān)理機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員工作范圍、責(zé)任劃分、分工）等情況予以列表分類。同時(shí)，還要設(shè)定詳細(xì)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，明確具體的歸檔條件、依據(jù)等，為檔案管理者落實(shí)歸檔流程、做好歸檔工作提供準(zhǔn)確的參考。2.梳理檔案分類和監(jiān)理文件資料對應(yīng)關(guān)系。對檔案分類進(jìn)行梳理，并明確其與監(jiān)理文件資料的對應(yīng)關(guān)系，是工程監(jiān)理資料管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的又一個(gè)重要步驟。為了提升監(jiān)理文件資料分類管理的效果，要結(jié)合實(shí)際情況對各類信息進(jìn)行存放，并做好這些信息的篩選，將屬于同一類的資料信息存放于一起，必要的話還可以對這些資料劃分小類，進(jìn)一步明確歸檔具體事項(xiàng)。同時(shí)，還要詳細(xì)分析不同類型檔案信息與監(jiān)理文件資料之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)好各文件資料的歸檔信息匹配，為后續(xù)的文件資料歸檔及后期檔案管理做好基礎(chǔ)而重要的鋪墊。3.做好監(jiān)理過程記錄。在對監(jiān)理過程進(jìn)行記錄的過程中，主要涉及監(jiān)理旁站記錄、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理施工管理等要素，每一項(xiàng)均會(huì)與全過程監(jiān)理工作密切相關(guān)，因而要對其進(jìn)行科學(xué)記錄和保存。這就需要構(gòu)建完善的監(jiān)理過程記錄管理規(guī)范。同時(shí)，還要結(jié)合實(shí)際情況對有關(guān)資料信息進(jìn)行適時(shí)和必要的補(bǔ)充，對詳細(xì)信息進(jìn)行及時(shí)記錄，避免出現(xiàn)信息不清或者內(nèi)容混亂等問題。在記錄完成之后，還要對記錄結(jié)果進(jìn)行反復(fù)檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題或者漏洞要及時(shí)進(jìn)行彌補(bǔ)。

（二）規(guī)范歸檔流程。只有使歸檔流程規(guī)范和科學(xué)，才能夠?qū)ΡO(jiān)理資料進(jìn)行科學(xué)化保存和管理，這就需要制訂規(guī)范、統(tǒng)一、科學(xué)的過程控制表格，并建立系統(tǒng)的工作流程。一是擬定科學(xué)、合理的管理流程，明確界定總監(jiān)理工程師、監(jiān)理員、監(jiān)理工程師、專職文檔資料管理員等相關(guān)人員職責(zé)，并依據(jù)對應(yīng)的工程特點(diǎn)科學(xué)劃分監(jiān)理文件資料信息，使各位人員能夠各司其職、相互協(xié)調(diào)與配合；二是確保監(jiān)理文件資料與施工資料在表格形式、資料要求等有關(guān)方面保持協(xié)調(diào)一致，為強(qiáng)化文件資料信息標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)提供有力支撐；三是清晰設(shè)定歸檔流程，明確不同監(jiān)理文件信息的詳細(xì)歸檔步驟，進(jìn)一步提升歸檔的科學(xué)性；四是重視監(jiān)理文件收集整理工作，精準(zhǔn)實(shí)施各類文件的收集和存放，避免出現(xiàn)遺漏或空缺。

（三）引入可視化技術(shù)。在監(jiān)理行業(yè)中，隨著國家相關(guān)政策規(guī)范的不斷完善，工程監(jiān)理人員所面臨的工作壓力愈來愈重，且很多問題難以得到可視化查看分析，導(dǎo)致難以界定職責(zé)，影響績效考評等結(jié)果。通過在監(jiān)理工作中引入可視化技術(shù)，可以有效解決以上問題。目前，我國很多行業(yè)開始引入可視化技術(shù)，例如建筑企業(yè)通過運(yùn)用BIM技術(shù)開展可視化建設(shè)，并將其運(yùn)用到性能分析、設(shè)計(jì)成果模型分析、建筑功能模擬等方面，還可以對施工工藝進(jìn)行模擬、對施工組織進(jìn)行模擬、對進(jìn)度進(jìn)行可視化管控等。在工程監(jiān)理檔案管理中對可視化技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，能夠提升檔案管理的準(zhǔn)確性和完整性，從而規(guī)避諸多麻煩。因此，各監(jiān)理單位可以結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況對可視化技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，通過各種先進(jìn)的技術(shù)使監(jiān)理資料得到可視化查看，高效推動(dòng)監(jiān)理工作。

（四）開發(fā)監(jiān)理文件管理系統(tǒng)。通過開發(fā)監(jiān)理文件管理系統(tǒng)，能夠?qū)⒈O(jiān)理文件從紙質(zhì)流轉(zhuǎn)流程轉(zhuǎn)變成電子文件在線流轉(zhuǎn)流程，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化保存。筆者所參與的河南天池抽水蓄能電站工程數(shù)字檔案一體化管控監(jiān)理文件子系統(tǒng)項(xiàng)目（以下簡稱“天池工程檔案監(jiān)理子系統(tǒng)”）在研究中旨在開發(fā)一套完善有效的電站工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，目標(biāo)在于通過數(shù)字化和智能化技術(shù)的運(yùn)用，進(jìn)一步完善電站施工管理，實(shí)現(xiàn)電站工程數(shù)字檔案全過程管控，并對建設(shè)項(xiàng)目文件進(jìn)行全面歸檔和收集。即通過構(gòu)建監(jiān)理文件一體化管控體系實(shí)現(xiàn)監(jiān)理檔案從生產(chǎn)、生效、審批、歸集、組件、組卷、移交、歸檔、利用等全信息全過程系統(tǒng)管控，達(dá)到工程建設(shè)檔案的無紙化管理，最終促進(jìn)工程檔案業(yè)務(wù)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代管理的轉(zhuǎn)型。其中，構(gòu)建了業(yè)務(wù)系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的融合，實(shí)現(xiàn)監(jiān)理文件從施工單位到監(jiān)理單位，再到業(yè)主單位的全流程管控，在審批過程中集成電子簽章技術(shù)，最終形成符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的工程監(jiān)理檔案。改變了目前松散的管理方式，提高了工作效率。

三、工程監(jiān)理資料管理標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的應(yīng)用

2020年3月，國家電網(wǎng)有限公司（以下簡稱“國網(wǎng)公司”）確立了“具有中國特色國際領(lǐng)先的能源互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)”的戰(zhàn)略目標(biāo)。計(jì)劃于2020年至2025年，基本建成“具有中國特色國際領(lǐng)先的能源互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)”，國網(wǎng)公司部分領(lǐng)域、關(guān)鍵環(huán)節(jié)和主要指標(biāo)達(dá)到國際領(lǐng)先，中國特色優(yōu)勢鮮明，電網(wǎng)智能化、數(shù)字化水平顯著提升，能源互聯(lián)網(wǎng)功能形態(tài)作用彰顯。

本項(xiàng)目結(jié)合國網(wǎng)新源公司抽水蓄能電站工程檔案單軌制建設(shè)規(guī)劃與天池電站工程建設(shè)檔案管控目標(biāo)，通過開發(fā)工程數(shù)字檔案一體化管控監(jiān)理文件子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)檔案無紙化管理，促進(jìn)工程建設(shè)檔案業(yè)務(wù)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)檔案的全過程管控，最終使工程檔案管理達(dá)到規(guī)范化和高效化。該子系統(tǒng)具有電子文件自動(dòng)整理、自動(dòng)組卷、自動(dòng)編目、預(yù)歸檔、案卷審核等業(yè)務(wù)，與國網(wǎng)新源公司基建智能管控系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了融合共享，突破了業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間信息不流通的問題，實(shí)現(xiàn)了檔案管理全過程閉環(huán)。其功能有如下幾個(gè)：第一，系統(tǒng)配置功能。具有機(jī)構(gòu)人員權(quán)限配置審核、模板文件配置、賬號審核、歸檔文件目錄體系預(yù)設(shè)、審批流程配置、施工監(jiān)理單位歸檔文件目錄定制等功能。第二，行文簽批管理功能。能夠?qū)π形暮炁M(jìn)行管理，對所有施工監(jiān)理文件開展全過程管控，且具有文件模板引用、行文編輯、目錄引用、電子簽名簽章、歷史文件聯(lián)動(dòng)指引等功能。第三，文件歸檔管理功能。具有施工監(jiān)理文件自動(dòng)預(yù)立卷管理功能，能夠?qū)Ω黝愂┕けO(jiān)理文件進(jìn)行在線自動(dòng)組件、采集、組卷等。且能夠?qū)κ┕けO(jiān)理文件進(jìn)行自動(dòng)歸檔，并做好文件的自動(dòng)編目、自動(dòng)整理、案卷分類、案卷審核等。還可以開發(fā)檔案案卷目錄及文件系統(tǒng)內(nèi)外數(shù)據(jù)交換功能，及時(shí)對案卷文件整體導(dǎo)入導(dǎo)出等，確保檔案文件具有較高的安全性。第四，檔案文件利用管理功能。可以對檔案信息進(jìn)行借閱，實(shí)現(xiàn)借閱登記、文件拷貝禁止、借閱簽審簽批等，為檔案文件利用提供專門渠道。第五，檔案文件備份管理。對系統(tǒng)文件實(shí)現(xiàn)線上和線下備份功能。第六，系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步對接功能。與國網(wǎng)新源公司電子檔案管理系統(tǒng)和基建智能管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步，促進(jìn)工程檔案同步轉(zhuǎn)移、無縫對接。第七，教學(xué)功能。在系統(tǒng)中嵌入教學(xué)功能，納入教學(xué)視頻或者教學(xué)文件，使系統(tǒng)有更高的易用性，為更多人員提供便利。

在單位運(yùn)行中引入該系統(tǒng)，為相關(guān)人員開展工作提供了極大的便利，各位人員能夠各司其職，共同協(xié)調(diào)，工作效率大大提升。同時(shí)，工程監(jiān)理人員還可以通過系統(tǒng)對有關(guān)監(jiān)理資料信息進(jìn)行查看和保存，促進(jìn)了監(jiān)理信息的完善，也提升了監(jiān)理工作效果，節(jié)省了很多人力資源。在以往狀況下，監(jiān)理資料信息十分零碎，對資料信息進(jìn)行整理面臨較大的困難，而隨著系統(tǒng)的投入運(yùn)用，各類信息匯總變得十分簡單，且可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)對信息進(jìn)行篩選和分析，為監(jiān)理工作的開展明確重點(diǎn)。總之，在該系統(tǒng)作用下，河南天池抽水蓄能電站檔案管理及監(jiān)理資料信息管理取得了顯著效果。

四、結(jié)語

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的新時(shí)代，工程監(jiān)理資料信息管理迎來了新的機(jī)遇，充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升工程監(jiān)理資料管理的效果，促進(jìn)工程監(jiān)理檔案資源管理現(xiàn)代化，是順應(yīng)時(shí)代大趨勢的有效方法，同時(shí)也是提升工程項(xiàng)目效率的重要途徑。不過工程監(jiān)理資料管理標(biāo)準(zhǔn)化與現(xiàn)代化不是一蹴而就的，需要一個(gè)適應(yīng)期，還需要硬軟件建設(shè)及充裕資金等方面的有力保障。本文針對以上內(nèi)容進(jìn)行分析的同時(shí)，結(jié)合河南天池抽水蓄能電站的實(shí)際情況提出一些具體策略，希望通過理論探究、案例分析等為相關(guān)研究及有關(guān)單位提供參考和借鑒，讓珍貴的檔案資源能更好地服務(wù)人民、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)發(fā)展。