水利人事檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐探究

文/福建省福州市水利工程技術(shù)中心 李盼妮

水利人事檔案是水利部門人事檔案信息管理的簡稱，這些檔案信息通常涉及水利部門員工的工作情況、晉升狀況以及榮譽(yù)獲得狀況等，是對員工發(fā)展歷程的記錄，是否能夠?qū)@些檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理，直接關(guān)系到員工的長遠(yuǎn)發(fā)展，影響著員工的日常工作。信息化時代背景下，對水利人事檔案管理工作進(jìn)行改革和完善，能有效消除過去手工檔案管理弊端，增強(qiáng)水利檔案信息的可查性、實(shí)用性，發(fā)揮檔案資源效用。與此同時，在對水利人事檔案開展信息化建設(shè)的過程中，還可以實(shí)現(xiàn)各類信息的互通，幫助企業(yè)管理者清晰了解每一位員工的情況，并合理開展人力資源調(diào)配活動。

一、水利人事檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢作用

（一）拓展水利人事檔案服務(wù)的內(nèi)容。在新時代，以信息化技術(shù)開展水利檔案管理活動，可以有效拓展手工管理檔案的范圍及檔案服務(wù)內(nèi)容，而且管理者通過高科技的運(yùn)用，可以精準(zhǔn)識別各類人員的檔案需求，并根據(jù)其需求自動對檔案信息進(jìn)行分類，形成對應(yīng)的標(biāo)簽，從而推動水利人事檔案管理工作高效開展。在信息化作用下，檔案管理者還能夠通過互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息進(jìn)行動態(tài)化更新，及時將員工的情況記錄到檔案中，避免出現(xiàn)檔案信息滯后的問題，使檔案服務(wù)的質(zhì)量和效果得以提升。

（二）加快水利人事檔案流轉(zhuǎn)的速度。水利人事檔案管理信息化，能夠?qū)⑦^去各部門之間的信息屏障打破，實(shí)現(xiàn)水利事業(yè)單位各個部門之間的有機(jī)互通，促進(jìn)各類水利信息的快速流轉(zhuǎn)。而且還能夠使水利事業(yè)單位業(yè)務(wù)科室與人事部門實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對點(diǎn)的快速溝通，促進(jìn)人事檔案的全單位、全平臺管理，這就可以將過去人事檔案資源利用率低下的問題消除掉?？傮w來看，水利人事檔案管理信息化建設(shè)可以促進(jìn)檔案信息流轉(zhuǎn)速度提升，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的實(shí)時傳送，降低紙質(zhì)檔案背景下人為交接面臨的信息不準(zhǔn)確、不完整等問題，還能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案等待時間過長的問題消除掉。此外，在水利人事檔案交接方面，通過合理運(yùn)用信息化技術(shù)，還可以確保交接內(nèi)容的全面和準(zhǔn)確，確保職工享受單位福利待遇，使工作滿意度得到提升。

（三）延長水利人事檔案保管的年限。水利人事檔案是水利事業(yè)單位發(fā)展中不可或缺的一部分，對于單位的長遠(yuǎn)發(fā)展意義重大，但在紙質(zhì)化管理下，整體管理工作效率較低，且容易受到環(huán)境、期限、手段等多方面的限制。例如，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案保存時間過長容易出現(xiàn)泛黃或者毀損的現(xiàn)象，從而不利于檔案信息的利用。而在信息化時代，通過對水利人事檔案管理工作進(jìn)行健全和完善，則可以消除紙質(zhì)檔案管理期限短、信息資源毀損的困境，使水利人事檔案管理工作得到有效開展。從整體上來看，水利人事檔案資料內(nèi)容包含員工從求學(xué)到工作、再到退休的全部信息，在日常檔案管理中，一些單位因?yàn)椴蛔⒅貙π畔⒒夹g(shù)進(jìn)行運(yùn)用，所以部分紙張?jiān)陬l繁翻閱中已經(jīng)出現(xiàn)了字跡模糊、缺失等現(xiàn)象，為員工后續(xù)退休手續(xù)的辦理帶來了較大的麻煩。且紙質(zhì)檔案管理對外部環(huán)境提出了較高要求，還需要對檔案室的溫度、濕度等進(jìn)行管控，這就需要花費(fèi)較多的資金。而一些偏遠(yuǎn)地區(qū)面臨檔案管理經(jīng)費(fèi)匱乏的問題，未能在檔案室配備除塵設(shè)備，所以導(dǎo)致人事檔案管理工作的開展受到限制。通過引入信息化技術(shù)，降低了對紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)，使之保管年限得到了延長，解決了很多問題。

二、水利人事檔案管理信息化建設(shè)中面臨的困境

（一）信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不完善。要想促進(jìn)水利人事檔案管理信息化工作有效開展，需要做好基礎(chǔ)建設(shè)，配備全面的信息化硬軟件設(shè)施。但在實(shí)踐工作中，很多水利單位都將發(fā)展的資金投入生產(chǎn)建設(shè)中，對檔案管理工作往往較為輕視，不注重資金分配，導(dǎo)致檔案部門面臨資金匱乏的問題，無法完善和優(yōu)化配套設(shè)施，計(jì)算機(jī)很容易出現(xiàn)卡頓的現(xiàn)象，影響檔案管理者順利開展工作。還有一些單位掃描儀陳舊，難以提升掃描效率、互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)速較慢，影響檔案信息的上傳等，這些問題都導(dǎo)致水利人事檔案管理工作面臨較大的困境。從水利單位的實(shí)際情況來看，因?yàn)槠渖婕暗胶芏嗨Y源信息，人事檔案與水利信息緊密關(guān)聯(lián)，所以更需要做好基礎(chǔ)建設(shè)。雖然在新時代，越來越多的企事業(yè)單位開始注重對人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，但硬軟件設(shè)施更新不及時，導(dǎo)致人事檔案資料管理依靠人工手段，不利于人事檔案資料的整理與利用，無法促進(jìn)水利部門的規(guī)范化、高效化發(fā)展。

（二）檔案管理手段滯后，信息化開發(fā)力度欠缺。水利人事檔案管理信息化建設(shè)，是在科學(xué)技術(shù)的引導(dǎo)下將傳統(tǒng)手工檔案管理的局面轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽啃畔⒓夹g(shù)，高效精準(zhǔn)化對檔案信息進(jìn)行管理。因?yàn)樾畔⒒瘷n案管理是一項(xiàng)綜合性的說法，又涉及很多細(xì)化的內(nèi)容、方法等，所以水利單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際情況對信息化手段進(jìn)行選擇，加大對信息技術(shù)的開發(fā)力度，提升人事檔案管理的效果與質(zhì)量。但受到重視度、專業(yè)技能等各種因素的影響，我國很多水利單位都存在檔案信息化管理手段滯后的問題，在實(shí)際檔案管理工作中難以提升開發(fā)力度，往往是將過去手工管理檔案的模式機(jī)械性地移到了計(jì)算機(jī)中，無法將計(jì)算機(jī)的大數(shù)據(jù)搜集功能、數(shù)據(jù)信息篩選或者分析功能等運(yùn)用到工作中，這導(dǎo)致信息化管理效率不高。而且部分檔案管理者存在思想滯后的問題，不能主動提供服務(wù)，僅在相關(guān)人員需要檔案信息的時候才會進(jìn)行查詢，且查詢的內(nèi)容也僅僅是基礎(chǔ)性內(nèi)容，例如個人簡歷、黨團(tuán)信息等，無法為使用者提供深層次的檔案信息，如員工的工作情況總結(jié)、榮譽(yù)獲取總結(jié)以及深度分析等。

（三）信息化檔案管理的制度體系不完善。制度體系會影響檔案管理工作的規(guī)范化開展，無規(guī)矩不成方圓，水利單位應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的信息化檔案管理體系，針對檔案管理的每一個環(huán)節(jié)制訂有效的工作流程，明確工作內(nèi)容，確保每一項(xiàng)檔案管理工作的開展都有章可循。但通過相關(guān)了解發(fā)現(xiàn)，實(shí)踐中水利單位在開展人事檔案管理工作的過程中，往往是根據(jù)原有的制度體系，很多單位并沒有結(jié)合信息化時代下人事檔案管理工作的實(shí)際情況制訂新的管理制度體系，導(dǎo)致檔案管理者開展工作的過程中無法參考制度規(guī)范，從而使之工作不夠標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，難以提升檔案管理的實(shí)效性。還有一些水利單位雖然制訂了信息化人事檔案管理制度體系，但是因?yàn)椴蛔⒅貙χ贫润w系的調(diào)整和完善，所以導(dǎo)致這些制度體系不符合單位現(xiàn)有的發(fā)展?fàn)顩r，也不利于信息化人事檔案管理工作的開展。

（四）信息化檔案管理的安全問題層出不窮。安全問題是信息化時代水利人事檔案管理工作面臨的一個重要問題。在互聯(lián)網(wǎng)時代，各類信息能夠快速流通，所以水利人事檔案管理也面臨安全威脅，如何提升安全管理的效果，成為亟待探索的問題。一些水利人事檔案管理者因?yàn)椴蛔⒅匕踩芾砉ぷ?，未能在?jì)算機(jī)中構(gòu)建防火墻軟件，所以信息被盜取，威脅到員工的利益。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，水利人事檔案信息呈現(xiàn)出數(shù)量化、多元化發(fā)展的趨勢，工作者可以通過計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)對各類檔案信息進(jìn)行隨時查閱和翻看。但因?yàn)楹芏嗨麊挝辉谌藛T管理、制度設(shè)置、檔案使用規(guī)范等多層面存在缺陷，因此很容易導(dǎo)致人事檔案信息的外流，甚至出現(xiàn)系統(tǒng)癱瘓或者信息失真的問題，導(dǎo)致安全管理的系數(shù)較高。

三、水利人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐策略

（一）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。水利人事檔案管理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要水利單位加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為人事檔案管理者開展檔案管理工作提供充足的軟硬件支撐。第一，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提升網(wǎng)絡(luò)的通暢性。水利單位要重視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在單位中構(gòu)建局域網(wǎng)，為每一位員工有效開展工作提供網(wǎng)絡(luò)支撐，使人事檔案信息化建設(shè)在互聯(lián)網(wǎng)的作用下得到高效開展。第二，引入充足的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備。人事檔案管理信息化需要將各類人事檔案掃描到計(jì)算機(jī)中，通過計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行分類、整理、保存等，所以水利單位應(yīng)當(dāng)引入充足的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備。應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位的人事檔案規(guī)模和檔案管理工作的要求等對這些硬件設(shè)備進(jìn)行引入，避免出現(xiàn)設(shè)備老化或者設(shè)備不夠的問題。第三，構(gòu)建檔案信息管理的軟件系統(tǒng)。水利人事檔案管理工作的信息化開展，還需要加強(qiáng)軟件系統(tǒng)建設(shè)，通過有效的軟件系統(tǒng)促進(jìn)檔案信息的科學(xué)化保存。具體而言，水利單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合單位的實(shí)際情況引入對應(yīng)的軟件系統(tǒng)，在系統(tǒng)中對人事檔案管理工作進(jìn)行設(shè)置，根據(jù)實(shí)際工作需要設(shè)置對應(yīng)的管理窗口，使各位檔案管理人員都可以運(yùn)用系統(tǒng)開展工作，確保人事檔案管理有效推進(jìn)。

（二）創(chuàng)新檔案管理手段，提升對信息化技術(shù)的開發(fā)力度。水利人事檔案管理者要想方設(shè)法創(chuàng)新檔案管理的手段，對互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)進(jìn)行深入運(yùn)用，加大開發(fā)力度，使信息技術(shù)真正成為人事檔案管理工作創(chuàng)新的引擎。一方面，要充分運(yùn)用信息化技術(shù)對單位內(nèi)部的各類人事檔案信息進(jìn)行搜集、分類與整合，提升人事檔案管理的全面性；另一方面，還要充分運(yùn)用信息技術(shù)對人事檔案信息進(jìn)行動態(tài)化革新，確保人事檔案管理工作的超前。這就需要人事檔案管理者加強(qiáng)新技術(shù)的學(xué)習(xí)，注重對大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)以及其他有關(guān)技術(shù)的學(xué)習(xí)，在開展人事檔案管理工作的過程中，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對信息進(jìn)行篩選、整合，借助云計(jì)算技術(shù)對各類信息進(jìn)行計(jì)算、匯總等，并通過實(shí)時跟蹤技術(shù)對員工的人事信息變化狀況進(jìn)行跟蹤，及時根據(jù)變化狀況調(diào)整檔案資料。此外，要結(jié)合單位的情況對人事檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，避免長期采用某一種單一的人事檔案管理手段方法，通過對多種形式的靈活運(yùn)用，使人事檔案管理工作的彈性得到提升，為信息使用者提供更大的方便。

（三）加強(qiáng)信息化檔案管理制度體系的建設(shè)。水利單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息化時代的發(fā)展變化開展檔案管理工作，構(gòu)建完善的制度體系。第一，要加強(qiáng)人事檔案工作內(nèi)容制度的建設(shè)。由于水利單位員工較多，且不同的員工有不同的工作年限、工作崗位、晉升層級等，所以在開展人事檔案管理工作的過程中，要明確具體的管理內(nèi)容，使檔案管理者嚴(yán)格依據(jù)這些制度規(guī)定，對每一位員工開展檔案信息管理，不斷提升內(nèi)容的全面性。具體而言，在構(gòu)建人事檔案工作內(nèi)容制度的過程中，要盡量將人事檔案管理每一個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容都納入進(jìn)來，包括人事晉升、人事崗位變動、人事榮譽(yù)獲取等。第二，加強(qiáng)人事檔案工作流程制度建設(shè)。流程是某一工作開展的順序，也是工作者開展某一工作需要遵循的步驟，水利單位應(yīng)當(dāng)明確信息時代人事檔案管理的工作流程，使人事檔案管理者依據(jù)這些規(guī)范的流程開展每一個環(huán)節(jié)的檔案管理工作。第三，加強(qiáng)交接制度建設(shè)。交接制度是水利人事檔案管理工作制度中的重要部分，因?yàn)槿魏螁挝欢疾豢杀苊鈺霈F(xiàn)人員流動的現(xiàn)象，所以水利單位要構(gòu)建完善的交接制度，便于檔案管理者對工作進(jìn)行交接，確保人事檔案管理工作具有較高的連續(xù)性。在構(gòu)建交接制度的過程中，要明確具體的交接內(nèi)容、交接時間、監(jiān)交人等。

（四）注重信息化檔案管理安全問題的解決。第一，在員工的計(jì)算機(jī)中安裝防火墻軟件，并在公司局域網(wǎng)中定期或不定期開展安全檢測活動，及時發(fā)現(xiàn)安全威脅，及時進(jìn)行消除。第二，針對人事檔案管理崗位以及其他各個崗位等構(gòu)建安全管理工作規(guī)范。結(jié)合不同崗位的實(shí)際工作內(nèi)容、工作流程等對安全管理工作進(jìn)行滲透。如就檔案管理相關(guān)的崗位而言，由于其涉及員工人事信息的保存，關(guān)系員工的長遠(yuǎn)發(fā)展，所以在開展安全管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)崗位規(guī)章制度建設(shè)，在其中融入互聯(lián)網(wǎng)人事信息管理流程有關(guān)的內(nèi)容，使人事檔案管理者嚴(yán)格依據(jù)制度規(guī)定開展工作。第三，加強(qiáng)對人事檔案管理者的安全教育與培訓(xùn)。定期對人事檔案管理者開展安全培訓(xùn)活動，使之將安全管理牢記于心，并在工作中時刻注意安全問題，提升安全管理的意識。

四、結(jié)語

水利人事檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)今時代水利單位檔案管理工作創(chuàng)新的重要方向之一，對于水利單位及員工的長遠(yuǎn)發(fā)展都有重要價(jià)值意義。不過因?yàn)槎喾N因素的影響，當(dāng)前我國水利單位人事檔案信息化管理工作并不完善，文章從基礎(chǔ)建設(shè)、管理手段、制度體系、安全問題四個層面提出了實(shí)踐策略，以期為更多水利人事檔案管理者提供參考與借鑒。