通遠街道辦檔案管理信息化探究

文/西安市高陵區通遠街道辦事處 董靜

街道辦事處在基層政府事務管理中擔任著重要角色，同時承擔著服務居民的職責。在城市化建設進程不斷演進的現代社會，各街道社區的規模不斷擴大，這對基層街道辦事處的檔案管理工作提出了更高的效率要求，為進一步規范街道辦的檔案管理工作質量，基層街道辦要順應時代發展，深化落實基層檔案管理的信息化轉型需求，從而帶動基層街道辦事處檔案管理機制高效、有序、現代化發展。

一、信息化檔案管理的概念和定位

檔案信息化是檔案管理工作與現代化管理需求對接的必然選擇。從概念上來看，檔案信息化管理是以大數據、物聯網、互聯網、5G信息技術等結合的信息資源管理平臺，通過對轄區居民檔案的高度集中匯聚、管理及應用，最終實現智能、立體的精準化信息管理。可通過以下幾個視角認知檔案信息化：

（一）全新戰略。檔案信息化管理不僅僅是檔案管理工作的一項基本任務，更是基層檔案管理工作向智能化工作轉型，與現代化、信息化、數字化社會對接的策略性安排。

（二）全新模式。檔案信息化管理不僅是通過新技術對基層檔案管理工作的簡單復刻，也是基于網絡技術的數據化、智慧化特征對檔案管理工作重新組織改造，最終形成適合新時期檔案管理需求的新模式。

（三）全新階段。前文所述，檔案信息化工作本身除了工作模式轉型外，還有其更深層的內在價值，如新理念、新技術、新內容的融合帶動信息化工作模式與基層傳統工作的升級，帶動傳統工作領域的現代化發展，這也是繼“檔案目錄電子化和檔案數字化1.0版”“數字檔案館室建設信息化2.0版”之后“信息化工作的3.0版”。

（四）全新架構。檔案信息化建設是數字政府的智慧政務轉型落地，通過線上信息化業務拓展實現街道辦檔案管理電子信息化發展的智慧實踐，同時也是踐行中國特色社會主義現代化檔案管理工作架構的重要舉措。

二、通遠街道辦檔案信息化建設認識誤區

近年來，西安市高陵區高度重視基層管理信息化建設工作，通遠街道是高陵區十萬畝設施農業的核心區，應重視信息化檔案管理業務的升級，踐行新的發展工作理念，以“創新”帶“轉型”。但結合通遠街道辦的檔案管理工作實際，發現其依舊存在三個“一”問題，即“一掃了之”“一包了之”“一評了之”，在此過程中不可避免地出現了一些工作失誤。

（一）檔案資源一掃了之。通遠街道辦檔案室工作人員普遍認為檔案信息化即數字化，將檔案室資料以數字化形式轉存至信息化終端平臺，便完成了檔案管理工作的信息化轉型。這種思想意識便是典型的對檔案信息化管理工作理解不到位，錯誤地將信息化轉型理解為“數字化檔案室（館）”建設。實際上，西安市的相關文件中并沒有“數字化檔案室（館）”的概念。所以在此過程中要明確“信息化并非數字化，而數字化僅是信息化建設的基礎工作環節”。檔案信息化管理是一項復雜的系統性工作，其中包括了基礎設施、應用系統、信息資源、規范制度、保障機制等一系列工作，通遠街道辦要結合自身轄區的檔案管理工作實際，按計劃、循步驟、有重點地開展檔案管理信息化轉型。

（二）檔案信息化工作一包了之。目前，通遠街道辦的檔案信息化建設工作屬第三方單位外包形式。在此過程中，若是缺乏嚴格的檔案信息保障管控措施，就會存在較大的信息風險，外包單位盡管擅長技術設備，但并不懂檔案管理業務，若是沒有建立從檔案管理工作出發的工作認知，最終的需求、方案、監管、預期成效都會大打折扣。檔案信息化管理若是缺乏基于管理單位業務實際的技術規范，可能會在后續出現問題后面臨第三方無法及時響應，甚至維護企業倒閉致線上業務癱瘓的風險。與此同時，在檔案管理工作過程中，需要意識到檔案信息化是由多方面內容整合而成，特別是檔案資源的信息化整合工作是重中之重，這也是檔案信息化管理工作是否到位的重要標志。

（三）數字檔案館（室）一評了之。2016年，我國正式推行數字檔案館建設工作，這為我國檔案管理的信息化發展指明了方向，使我國檔案管理工作向著更為科學、有序、安全的方向發展。但通遠街道辦在檔案管理信息化建設工作過程中，出現了政策理解不到位、各類信息化工作與頂層建設工作指標相違背的現象，如檔案信息的數字化建設開展多是為完成上級信息化指標，這便不可避免地出現了一些應付的現象。例如，臨時借鑒其他市縣檔案管理制度，實際工作中并未針對自身管理實際設計相關管理條例，信息化建設依賴第三方技術單位；日志、評價工作等多是臨時組織突擊完成等。完成評價檢查后又放緩建設步伐或止步不前，久而久之，就會導致建設目標不明確，信息化工作成效大打折扣，很難有效帶動檔案管理工作徹底轉型。

三、強基·賦能·助力：檔案管理信息化實現路徑

（一）強基：推動數據與業務深度融合。1.推進檔案數據安全保障體系建設。（1）完善檔案數據安全保護工作。首先，在檔案數據信息化整合的過程中，應重視檔案數據的來源甄別、數據質量保障工作等。數據目錄要隨著轄區流動人口的變化進行動態更新，并根據檔案信息的類別不同進行分層、分級管理，確保檔案數據的“可見可證”，從而做到“一案一源一標準”，堅決杜絕虛假劣質檔案數據入庫。其次，通遠街道辦的數據存儲環節要重視檔案數據存儲載體的安全性、是否支持備份與恢復等。通過信息化技術對檔案數據進行加密，從而實現檔案數據的多層保護；通過構建動態的實時備份機制，對檔案室各類檔案進行“異地”“異質”備份，最大限度確保檔案信息的安全性。最后，在檔案信息的日常調取、篩查過程中，應注重檔案信息的脫敏、數據泄露以及正當使用等。通過信息化技術屏蔽不適合業務需求的敏感信息，僅顯示反映實際業務要求的篩選數據，從而確保不必要的信息泄露。（2）打造數據安全合規管控平臺。首先，檔案信息化管理建設除了實現檔案信息的線上管理外，還需要完善安全管控平臺，保障檔案管理工作的持續有效開展。即以數據安全為核心，通過服務化、組件化的平臺機制完成敏感檔案信息甄別、數據分類、數據脫敏、分布式信息加密、集中式管控等工作，進而實現靜態數據可知、可控、可溯。其次，搭建由通遠街道辦檔案室獨立管理的監控管理平臺，下屬單位的檔案工作實現“一室監管”。最后，需針對檔案室工作人員進行監督與管控，避免因個人原因隨意在設備上導入導出檔案數據，甚至篡改檔案數據等非法行為發生，引進訪問監控、訪問人員身份甄別、數字水印溯源等技術對檔案室管理人員進行限制，保障檔案信息的安全可控。2.實現業務數字化。首先，帶動檔案管理的數字化轉型，前文已知數字化建設是檔案信息化管理工作的一項重要工作環節。根據“加快檔案資源數字轉型”的實際工作要求，通遠街道辦檔案室應重視檔案信息的“存量數字化”和“增量電子化”，逐步建立起以數字資源為主導的檔案管理機制。其次，積極開展檔案室數據歸檔工作。重點帶動檔案管理業務的全程電子化。核心特征是“非信息化檔案資源實現數字化譯轉，數字化文件及時納入業務管理的全流程。”同時，把歸檔工作過程中產生的高價值數據同步備份。最后，制訂相關管理流程。通過系統數據對檔案信息進行分類管理，根據檔案室業務的特征確定現有檔案數據的歸檔流程、范圍、編碼、層級等細項工作，從而實現檔案數據的攝入、分類、封裝、生成檔號、確定保管期限、入庫等一系列歸檔行為。

（二）賦能：聚焦科技創新。1.加快通遠街道辦數據檔案室建設。在建成數字檔案室的基礎上，進一步帶動檔案信息化管理轉型。（1）落實數字技術賦能。通遠街道辦檔案室本身積存著大量的檔案數據，為此，檔案室管理人員可在數字化技術加持的基礎上建立知識圖譜、進而實現檔案信息的條理化，人工智能以及機器學習技術的加持也能優化用戶體驗。（2）通遠街道辦檔案室要樹立智慧檔案室建設目標，以全程智慧化運行為導向，開展一系列工作建設。如擴大檔案大數據、物聯網、人工智能、云技術、區塊鏈等技術的業務支撐占比，從而使業務開展更趨智慧化。2.積極開展電子檔案管理信息平臺建設。平臺作為支撐檔案管理事務信息化發展的重要“推手”，電子平臺是否合理建設落實，是決定檔案信息化最終落地成效的關鍵。一方面，搭建支持檔案信息化管理的系統平臺。電子檔案管理平臺所涵蓋業務應覆蓋檔案室所有工作流程，實現檔案管理相關工作、業務信息與電子檔案管理相銜接，并支持離線數據轉化功能，支持舊系統數據向新檔案系統轉存。另一方面，建設檔案一體化管理系統，檔案室可通過線上方式指導下屬單位的電子檔案使用業務，實現轄區檔案工作的數字化、集成化。

（三）助力：發展平臺生態。1.智慧感知：精準感知用戶需求。檔案管理信息化轉型的最終目標是為大眾提供更為便捷的檔案業務服務，因此精準感知大眾需求是通遠街道辦檔案室信息化建設的重要指標。首先，為工作人員提供精準的管理服務。檔案管理信息化本身便是新技術，需要依據地方語言、地域信息、系統平臺、業務頻率對相關工作與用戶進行細分和智慧建檔管理。其次，實時把控檔案管理工作的熱點業務。通過對平臺業務關鍵詞檢索記錄、業務動態變化等資源整理，感知未來可能存在的檔案服務熱點，提醒工作人員提前做好相關檔案管理業務培訓與準備工作。最后，主動滿足檔案需求。通過對檔案室業務群眾的細分，將公眾的個性化業務需求熱點實時記錄，整理業務辦理信息、歸納、發現、預測業務規律，提前制訂應急處置辦法，提高決策水平和治理能力。2.智慧服務：優化平臺響應能力。結合線上平臺本身的傳播特性，通遠街道辦檔案室定位公眾檔案業務需求后針對性推送服務信息，保障公眾能夠更為直觀地獲取檔案辦理資源，通過這類智能化推送功能，能夠有效提升檔案室的業務響應能力。（1）優化平臺搜索引擎的可見性。現階段，搜索引擎已成為檔案業務信息與服務信息識別推送的主要工具。用戶能夠通過搜索引擎精準查找自身所需辦理的業務模塊，從而及時滿足用戶可能存在的線上服務需求。通過以平臺搜索引擎為基礎優化對用戶的業務指導、辦理業務體驗，在滿足用戶快捷辦理檔案業務需求的同時，也能強化政務網站、平臺的影響力。（2）強化不同用戶業務終端的可見性。檔案線上業務辦理應當支持多終端平臺，不同的網絡終端設備，其業務界面呈現的方式也會存在差異。因此，要針對不同終端用戶群集中開展可見性差異設計，以最大范圍滿足群眾的業務辦理需求。通遠街道辦曾在2020年做過一次業務調查，轄區公眾在使用移動終端訪問檔案業務平臺時，手機、iPad等移動終端設備訪問量巨大。根據服務器的用戶訪問信息監控數據，如此大量的信息在訪問過程中會出現一定的信息不兼容問題。所以，若要完善用戶的業務體驗，就要適配不同的業務終端系統。（3）互聯網優勢資源的充分利用。通遠街道辦檔案室本身除了業務辦理及檔案資源管理工作外，附屬的資訊、門戶網站經營能力較差。因此檔案室需要與各大主流資訊平臺合作，利用外部資源擴大對公眾的輻射范圍，強化檔案資源的管理及應用效率。3.智慧體驗：可視化場景化服務。現階段，通遠街道辦檔案室線上門戶建設未形成集中管理效應，網站的運行以及業務數據管理缺乏實時數據規劃。通過建立可視化云平臺，則能有效解決上述問題，通過數據整理，實現用戶體驗以及服務改進。配合大屏幕、智能機器人增強群眾的業務辦理體驗。與此同時，立足多方面需求，分析用戶的業務訪問訴求，掌握業務行為，強化服務能力，通過建立檔案管理云平臺，從而把控用戶訪問數據，為檔案管理業務的開展提供決策咨詢依據，從而使檔案室管理者對業務的發展實現更深更廣的認知，促進行業和地區整體網站群的智慧轉型。

四、結語

綜上所述，通遠街道辦檔案管理信息化建設的重要性、迫切性不言而喻。檔案管理信息化發展必然是未來的主流趨勢，在實際工作開展過程中，檔案室工作者不僅要延續傳統，遵循客觀規律辦事，也要適應信息化轉型帶來的工作環境、氛圍的轉變，檔案室管理者要針對新業務趨勢發掘每個人的業務特點與主觀能動性。通遠街道辦檔案管理信息化工作不僅是街道辦自身的發展職責，更是向轄區群眾展現政府服務能力、質量的一面鏡子。