協(xié)同與智能盤點系統(tǒng)在醫(yī)療設備盤點中的應用價值*

葉淑華,石 鑫,張 璐,王曉燕,洪千人,金 梅

(1.云南省腫瘤醫(yī)院/昆明醫(yī)科大學第三附屬醫(yī)院資產(chǎn)管理部,云南 昆明 650118;2.昆明醫(yī)科大學第二附屬醫(yī)院泌尿外科三病區(qū),云南 昆明 650000;3.昆明理工大學附屬醫(yī)院泌尿外科,云南 昆明 650031)

醫(yī)療設備是醫(yī)院提供臨床診療服務重要的物質(zhì)基礎,也是醫(yī)院高速發(fā)展的重要保障。醫(yī)療設備的質(zhì)量及先進程度對疾病的正確診斷、提高疾病的治愈、提升醫(yī)院的競爭水平均有舉足輕重的作用[1,2]。醫(yī)療設備的管理水平關系到醫(yī)院的發(fā)展[3]。醫(yī)療設備資產(chǎn)盤點是醫(yī)院資產(chǎn)基礎管理的主要方面,定期或者不定期盤點,可對使用效率不高的設備進行調(diào)配[4]。目前很多公立醫(yī)院的醫(yī)療設備盤點工作卻無法有效實施,還面臨醫(yī)院內(nèi)部物理空間結(jié)構(gòu)及組織架構(gòu)不斷調(diào)整等新問題[5]。本文以云南省腫瘤醫(yī)院資產(chǎn)管理部實現(xiàn)協(xié)同和智能盤點機制應用于醫(yī)療設備的應用價值分析,闡明實現(xiàn)醫(yī)療設備盤點達到提高管理和使用效率,改善滿意度,提高盤點工作效率?，F(xiàn)報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

云南省腫瘤醫(yī)院是一所集醫(yī)療、教學、科研等職能于一體的一所綜合性三級甲等專科醫(yī)院,近年來隨著醫(yī)院的快速發(fā)展,醫(yī)院規(guī)模不斷擴大,醫(yī)院的醫(yī)療設備資產(chǎn)從 2011年 3億增長到2022年的9億。本文選取醫(yī)院的醫(yī)療設備資產(chǎn),從全院30個使用醫(yī)療設備的中的16個臨床業(yè)務使用科室,對其醫(yī)療設備進行盤點。

1.2 研究方法

本研究組采用到的協(xié)同和智能盤點機制,首先包括建立設備管理委員會、管理部門、使用科室三級管理制度,達到“統(tǒng)一管理、分級負責、責任到人”。加強設備管理部門、財務部門、監(jiān)察審計部門的協(xié)作,共同制定完善的設備管理制度和內(nèi)控制度,涵蓋從設備預算開始到報廢全過程,包括設備損壞丟失賠償制度,實現(xiàn)設備生命周期的有效管理和監(jiān)督。將資產(chǎn)日常管理包括盤點情況納入科室年終責任目標考核。建立良好的資產(chǎn)管理團隊,各科室設兼職資產(chǎn)管理員,并明確資產(chǎn)管理的職責和義務,通過日常管理、法律法規(guī)和制度的培訓和教育;其次,通過信息化的聯(lián)系加強日常的溝通與協(xié)助,采取由設備管理部門主導,組織兼職資產(chǎn)管理員、財務部門和監(jiān)察審計相關人員共同參與;最后建立科室交叉盤點的機制,實現(xiàn)有效監(jiān)督,保障盤點結(jié)果可靠和準確。對全院的醫(yī)療設備資產(chǎn)進行射頻識別(Radio Frequency Identification,RFID)編碼,構(gòu)建全院醫(yī)療設備射頻盤點系統(tǒng)。采用如下程序步驟實現(xiàn),見圖1,在射頻盤點的基礎上進行功能定制達到:按需求制定盤點設備計劃、按盤點順序進行智能排序、設備使用狀態(tài)即時修改(閑置、待報廢和損壞等)、非本科室設備提醒和識別、待報廢設備統(tǒng)計等。

對照組:抽取的16個臨床業(yè)務使用科室,2020年醫(yī)療設備盤點,未采取協(xié)同與智能盤點系統(tǒng)的途徑進行醫(yī)療設備的盤點,其余方法同研究組。

1.3 觀察指標

(1)全院抽取的16個醫(yī)療設備使用的臨床業(yè)務科室對醫(yī)療設備管理和使用的滿意度:分滿意、基本滿意、不滿意三個等級,總滿意度為滿意和基本滿意兩個等級的使用科室占總科室的比例;(2)比較不同盤點方法實施前、后,盤點醫(yī)療設備的所用時間(d)。

1.4 統(tǒng)計學方法

2 結(jié)果

2.1 對比 2 組盤點方法后的醫(yī)療設備管理員的滿意度:

對2組資產(chǎn)管理員進行盤點滿意度的調(diào)查問卷顯示,研究組的滿意度(87.5%)明顯高于對照組(56.3%),有統(tǒng)計學差異,P<0.05,見表1。

表1 對比2組滿意度的比較

2.2 實施協(xié)同與智能盤點系統(tǒng)臨床業(yè)務使用科室前后盤點所需的時間比較,見表2。

表2 對比2組盤點所需的時間(d)

3 討論

國家為了加強行政事業(yè)性國有資產(chǎn)管理與監(jiān)督,于2021年2月出臺了《行政事業(yè)性國有資產(chǎn)管理條例》,對資產(chǎn)配置、使用和處置、預算管理、基礎管理、資產(chǎn)報告、監(jiān)督及法律責任等都提出了明確的要求。設備盤點存在的普遍問題主要有:(1)醫(yī)院各相關管理職能部門缺乏有效的溝通合作;(2)盤點僅僅是進行賬物核對,沒有全面掌握資產(chǎn)的使用情況;(3)對待報廢設備的確定主要以使用科室的主管意愿為主,沒有執(zhí)行嚴格的報廢標準;(4)各醫(yī)院都普遍存在設備管理人員緊缺,盤點方式落后。

云南省腫瘤醫(yī)院根據(jù)行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理要求,建立完善的固定資產(chǎn)管理標準體系[6],結(jié)合筆者目前從事的資產(chǎn)管理工作,總結(jié)出以下對策:(1)醫(yī)院在建立有完善的醫(yī)學裝備管理委員會、資產(chǎn)管理部、使用科室三級管理制度機構(gòu)的基礎上,結(jié)合不斷更新的國家和地方法律法規(guī),不斷完善資產(chǎn)生命周期的管理制度,加強資產(chǎn)管理部們、職能部門、臨床醫(yī)技科室之間的溝通和協(xié)同,同時通過年終責任目標考核、評優(yōu)評先和績效獎勵等方式建立有效的激勵機制,提高清查工作人員的職業(yè)觀念與職業(yè)道德,樹立職業(yè)意識與職能意識[7]。不同部分人員按制度組建盤點團隊實現(xiàn)盤點協(xié)同,進行預盤和交叉盤點(每組人員含資產(chǎn)管理部人員、監(jiān)察審計人員、財務部人員、被盤點科室管理員及交叉盤點科室管理員),在資產(chǎn)監(jiān)管人員緊缺的條件下實現(xiàn)有效的盤點內(nèi)控監(jiān)督。(2)通過盤點人員的日常培訓教育,強化醫(yī)療設備日常管理的法律法規(guī)和制度培訓,明確盤點人員的管理職責和管理責任,讓其提高思想認識到盤點工作的重要性和嚴肅性,完全掌握盤點要求和盤點方法。(3)運用信息技術(shù),信息條件下固化醫(yī)療設備管理[8],在醫(yī)療設備的盤點管理方面。不同的醫(yī)院醫(yī)療設備管理使用醫(yī)院運營系統(tǒng)模塊多樣化,許多模塊使用近十年,存在系統(tǒng)架構(gòu)陳舊,可塑性差,改進困難,開發(fā)成本較高的缺點。通過引進定制化的協(xié)同與智能盤點系統(tǒng)打印并全面更換射頻標簽,加上移動端的優(yōu)化手段,使得原資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息與射頻盤點系統(tǒng)信息全面對接[9,10]。在射頻盤點系統(tǒng)制定盤點計劃,通過手持端實現(xiàn)迅速的射頻盤點,實現(xiàn)已盤資產(chǎn)、未盤資產(chǎn)、盤贏資產(chǎn)的迅速反饋。同時可實現(xiàn)資產(chǎn)重要信息如位置變更、管理人員變更、資產(chǎn)狀態(tài)等信息的修改。通過上述方法,一方面盤點系統(tǒng)通過導入資產(chǎn),實現(xiàn)了盈虧資產(chǎn)的統(tǒng)計,另一方面也實現(xiàn)重要盤點信息的反寫。協(xié)同與智能盤點系統(tǒng)可引導同類醫(yī)療設備管理系統(tǒng)對接,實現(xiàn)資產(chǎn)狀態(tài)信息更新。提高了盤點的效率。通過協(xié)同與智能盤點系統(tǒng),管理人員完成資產(chǎn)移交、主管、監(jiān)管部門審查抽查所要求的即時盤點,對資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行及時的收集和處理,對資產(chǎn)的狀態(tài)和使用情況進行及時監(jiān)督,實現(xiàn)對資產(chǎn)的動態(tài)化管理[11]。提高醫(yī)療設備的管理,對醫(yī)療設備的管理改善在手術(shù)室醫(yī)療設備安全管理中應用能夠降低醫(yī)療設備故障率,提高設備消毒合格率[12]。當然,協(xié)同與智能盤點系統(tǒng)也存在不足之處,隨著科技的發(fā)展,需要對盤點系統(tǒng)不斷的改進,通過制度系統(tǒng)化,建立有效的監(jiān)控考評機制強化資產(chǎn)管理[13]。

綜上所述,協(xié)同與智能盤點系統(tǒng)對于醫(yī)療設備管理而言是一種創(chuàng)新的的科技信息工具,和傳統(tǒng)管理模式有明顯的應用價值,能夠提高醫(yī)療設備的管理和使用效率,改善工作滿意度,提高盤點工作效率。借助于協(xié)同與智能盤點系統(tǒng)對醫(yī)療設備盤點工作,利用了科技進步的手段不斷提高醫(yī)療設備資產(chǎn)管理水平,推動盤點人員對醫(yī)療設備資產(chǎn)管理工作的科技和信息化,相信今后也會為使用者提供了醫(yī)療設備的管理決策依據(jù),間接更好的服務于廣大患者,值得推廣應用。