基于數字化經濟的檔案信息化轉型策略探究

許秀凌　王寧

摘 要：檔案信息化轉型從數字化起步，逐步推動電子文件歸檔與電子檔案管理一體化建設。尤其是在當前數字化經濟快速發展的背景下，信息化逐步成為行政單位關鍵性工作的制高點，對檔案信息化建設的要求也在不斷提高。基于數字化經濟，通過強化檔案信息化建設，堅持戰略思維與管理技術內涵創新，統籌整合單位內部優勢資源，以此助力檔案信息化轉型。本文通過闡述基于數字化經濟的檔案信息化轉型的重要性，深入分析當前行政單位檔案信息化轉型存在的問題，并根據實際情況提出檔案信息化轉型策略，有效提升檔案管理的實效性。

關鍵詞：數字化經濟；檔案；信息化轉型

信息化時代背景下，各行各業均在信息技術的帶動下呈現出極其迅猛的發展趨勢。行政單位檔案記錄著各項活動、各類會議記錄等，檔案信息化轉型是行政單位檔案管理工作創新的關鍵點。尤其是在數字化經濟背景下，推動檔案信息化轉型能夠更好地實現檔案信息數據共享，讓檔案管理更好地服務于單位發展，充分凸顯檔案資料的作用。

一、基于數字化經濟的檔案信息化轉型的重要性

1.有利于檔案信息數據共享

為了促進檔案管理信息化，實現檔案信息數據的無障礙交換與傳輸，需要對信息技術的使用給予高度重視，只有將現代信息技術的作用發揮到極致，方能將檔案資料的作用凸顯出來，在彰顯檔案資料重要地位的同時，提升其利用效率。

政務服務中心涉及的工作繁多，尤其是在當前新經濟常態的發展背景下，工作人員每天都將面對海量的檔案管理工作，若能借助信息化手段幫助完成檔案資料的收集、整理、存儲、利用，勢必能更好地實現檔案信息數據共享和網絡查詢，讓數據多跑路，群眾少跑腿，充分發揮檔案資料的利用價值，為信息化檔案資料更好地服務于社會、服務于單位工作奠定堅實的基礎。

2.有利于提升檔案管理工作效率

通常，政務服務中心檔案資料涉及的內容繁多，需要規范檔案資料的調用和管理過程。尤其是在當前數字化經濟背景下，政務服務中心的審批事項也越來越多，檔案內容種類繁多，檔案管理也呈現出多樣化的特點。檔案管理人員的工作量較大，工作壓力較高，在一定程度上導致檔案管理效率偏低。通過推動行政單位檔案管理向信息化方向轉型，借助信息化軟件，能有效提升檔案資料管理的實效性，更好地將檔案的價值發揮出來。

3.有利于提升檔案資料的使用年限

首先，檔案管理向信息化轉型是要將信息管理系統引進檔案資源管理工作中，利用電子數據的形式來儲存并管理檔案資料，一來可確保行政單位檔案資料的完整性，二來能為后續的使用提供便利。其次，電子形式的行政檔案不同于傳統的紙質檔案，在一定程度上節約了檔案管理的成本，還可以提升檔案處理的速度，相對于傳統的檔案管理工作來說，電子檔案更加便捷，而且處理問題的速度更快。此外，促進檔案管理信息化建設，還應避免因管理疏忽而導致的紙質檔案流失，或因蟲咬、潮濕等因素導致的檔案損壞，影響檔案的壽命。

二、基于數字化經濟的檔案信息化轉型存在的問題

1.檔案資源分散，影響后期檔案利用

在當前政務服務中心日常工作的開展過程中，不同崗位負責不同的工作，審批事項差異也很大，本著“誰審批、誰負責，誰形成和誰歸檔”的原則，由經辦人負責審批業務的立卷歸檔工作，將整理好的紙質版和電子版移交檔案管理部門，由檔案管理部門負責檔案的保管利用等。由于業務事項多而形成的檔案材料也多，產生的業務檔案也較分散，故在文件傳輸過程中很容易遇到檔案信息被篡改、檔案丟失、備份密封不完整和文件頁面損壞等問題，嚴重影響后續檔案資料的質量和利用。

2.檔案管理體系建設落后，制約檔案信息化轉型

目前，雖然部分單位在檔案管理過程中引入數字化設備設施，但由于受到辦公空間和資金的限制，讓行政單位電子化服務與全流程網絡辦事出現脫節的現象。同時，行政單位檔案管理部門人員的配置不足，使得檔案中心往往只來得及處理部分檔案事項，嚴重阻礙了檔案資料的信息化轉型。政務服務中心在日常工作中主要開展的是一些便民類的服務，不同部門的管控職責范圍和辦事流程各不相同，因此，需要明確各部門在檔案管理中應當履行的職責和義務，制定統一的規范標準，有效避免行政檔案資料混亂的現象。

3.檔案信息共享率不高，降低了檔案資料利用效率

在行政審批檔案向信息化轉型的過程中，要想真正實現政務服務中心業務檔案數據在行政審批各系統中無障礙傳遞、查詢和共享，必須借助于信息化管理系統來完成。由于各部門的行政審批事項分別在不同的業務系統中辦理，歸檔范圍、審批流程、材料規范各有差異，不同業務系統的數據標準不盡一致，因此，所有業務系統與檔案管理系統對接到一起存在很大困難，影響系統數據的整合利用，降低了檔案共享利用率。

4.檔案信息安全性保障低，制約檔案資料作用發揮

檔案信息化是時代發展的趨勢，利用信息化管理檔案具有數據傳輸、保存和整理快的優點，但是，行政檔案管理信息系統的數據監測、恢復等技術有待加強，尚未實現檔案信息的權限和加密管理，很容易造成檔案信息出現被泄露、丟失或者是遭受黑客、病毒的入侵，從而嚴重影響單位檔案的安全性，制約檔案作用的發揮。

三、基于數字化經濟的檔案信息化轉型策略

1.明確檔案信息化轉型目標，做好檔案信息化定位

在當前數字化經濟背景下，為了推動行政審批檔案管理朝著信息化轉型，檔案管理人員必須掌握檔案法律法規、政務服務事項電子文件歸檔規范、紙質檔案數字化規范等標準，制定檔案信息化方案，根據業務需求確定歸檔范圍、數據采集、業務流程等信息，制定統一的電子檔案規范標準。搭建檔案信息化管理平臺，明確歸檔配置信息、基本信息、辦理流程、電子文件組件等元數據標準，確定檔案目錄包含的基本信息字段，優化檢索功能，積極做好檔案信息化轉型定位，為提升數字化經濟背景下檔案信息化管理的實效性奠定堅實的基礎。

2.完善檔案信息化轉型制度，健全行政檔案管理機制

基于數字經濟時代背景，檔案管理部門要想真正構建完善的檔案信息化管理模式，除了要依托于先進的檔案信息管理系統外，還要建立一個統一的業務平臺，將各業務部門的業務系統統籌到一起，以便于檔案管理系統和業務系統的對接，方能對檔案信息化轉型起到有力的推動作用。在此過程中，各業務系統不僅要遵循協同運作模式，還要對傳統條塊分割式的檔案管理模式予以革新，在互聯網的連接作用下形成統一的檔案管理工作憑條，讓無紙化的檔案管理得到全方位推行，建立出一套契合時代發展要求的電子文件單套制歸檔與電子檔案單套管理流程，在提升檔案管理效率的同時，最大限度地確保檔案安全。

在行政單位檔案數字化轉型的過程中，一方面，需要借助信息技術一體化的檔案管理服務平臺，大力研究電子文件單套制歸檔方法，以打通系統間的數據通道，實現電子文件無紙化閉環管理。按照電子文件單套制歸檔技術規范，整合開發電子文件預歸檔功能組件，建設涵蓋電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理的檔案管理服務一體化平臺；另一方面，可以將紙質檔案采取高速掃描、數據庫等技術生成電子檔案，并將其存儲到檔案信息庫中，實現電子檔案的長久保存、共享利用，讓其成為重要的公共信息資源。在數字化經濟的背景下，為了讓電子政務信息公開，需要根據檔案保密等級的要求分級公開檔案信息，讓檔案資料更好地服務于政務服務中心的工作。

在統籌整理行政單位檔案信息化轉型的過程中，健全管理機制是保障檔案整理的關鍵，構建完善的管控體系是推動行政檔案信息化轉型的重要保障。同時，通過嚴格按照相關規定做好行政檔案信息化轉型工作，嚴格要求各個工作流程遵循相關國家規范標準，能夠有效推動行政檔案順利實現信息化轉型。

3.樹立檔案信息化發展戰略思維，助力檔案信息化轉型

在數字經濟的基礎上，為了有效促進檔案數字化轉型，必須有超前的檔案信息化戰略眼光，為檔案數字化轉型提供科學指導，推進檔案信息化轉型，加快檔案的數字化。同時，檔案管理人員要具備過硬的綜合素質，提高檔案信息化戰略思維，才能成為推動檔案信息化的動力和重要保障。通過打造檔案信息化系統工程，讓部門形成協同合力，對推動行政檔案信息化轉型具有重要的作用。

一是注重全局性。在數字化經濟下，為了推動檔案管理信息化轉型，需要頂層設計和高層推動，并置身于信息化的宏觀發展戰略中，明確行政檔案信息化建設的方向性和目的性，有效破解行政單位檔案信息化與信息設備無法呼應的“信息沙灘”現象。在行政檔案的管理上，一些單位對檔案工作不夠重視，存在“重業務、輕檔案”的現象，檔案管理方面沒有更多的標準和要求，導致行政檔案信息化建設工作擱淺。基于此，在行政單位檔案信息化轉型的過程中，還應該建設更加系統且全面的信息化檔案管理體系，重視檔案信息化建設工作的開展，指定專門人員開展檔案信息化建設工作，逐步實現檔案信息的共享與應用，為單位各項工作的開展、管理水平的提升奠定良好的基礎。

二是強調協調性。通過構建良好的溝通協調機制，有效避免行政檔案信息化建設陷入“單兵作戰”和“信息鴻溝”的被動境地，以便能夠更好地順應數字化經濟發展的情形。

三是重視科學性。科學性是數字化經濟下推動檔案信息化轉型的重要戰略內容。因此，需要緊密結合行政單位檔案管理的實際特點，優化資源配置，建立科學的評價體系，立足于科學的角度克服“信息孤島”的難題，堅持做到先進性和適用性統一的目標，推動檔案信息化轉型。

四是保障前瞻性。在行政檔案信息化轉型的過程中需要加強檔案信息化建設，始終著眼于長遠謀劃，準確把握行政檔案信息化轉型的趨勢，堅持不囿于一時一事。只有這樣才能夠避免重規模效應、輕風險防范的現象，統籌考慮技術協調與單位檔案信息化建設的可持續性，從而有效提升檔案信息化建設的實效性。

4.構建良好的檔案管理系統，提升檔案信息化管理水平

在數字經濟快速發展的背景下，為了能夠更好地開展檔案數字化轉型工作，必須建立良好的檔案管理系統，確保檔案與政府服務中心電子處理系統的兼容性，以此促進檔案管理信息化水平的有效提升。與此同時，檔案信息管理在堅持高效、智能化的發展同時，也要保證工作開展的規范性，尤其是電子檔案歸檔與移交更是要嚴格按照相關要求來執行，并盡可能減少手動操作，從而確保管理中心檔案資料歸檔的準確性。

同時，適當加大信息化建設中的資金投入量，在行政審批業務系統中開發歸檔模塊，通過檔案管理系統與業務系統對接，統一歸檔規范和標準，實現業務數據“一鍵歸檔”，全面推動各項業務專網系統數據整合共享。另外，通過積極引入計算機、掃描儀等現代設備設施，以便為檔案信息化轉型提供重要的基礎設備設施支持。尤其是通過建立功能齊全的信息化檔案管理系統，制訂科學、合理的計劃，能夠讓單位檔案信息化管理的實效性得到全面提升。此外，還應該制定統一的數據規范標準，在各個業務系統對接的過程中實現數據整合，能夠讓行政單位檔案管理的過程真正實現透明化、規范化，從而更好地滿足社會各界對檔案資料的需求，服務于社會，營造良好的營商環境。

5.重視檔案信息化管理人才培養，助力檔案信息化轉型

在當前政務服務中心檔案管理的過程中，管理人員的思想和經驗直接關系到檔案信息化轉型。然而，當前行政服務中心檔案管理人員的信息化素養有待提升，所掌握的檔案管理技術不夠先進，缺乏豐富的管理經驗與方法，不利于數字經濟下檔案信息化轉型。因此，在面對數字化經濟的宏觀要求時，為了有效推動檔案信息化轉型，需要注重檔案管理人員的選拔和聘用，并需要組織檔案管理人員積極參與專業的信息化知識培訓。同時，通過采取線上與線下相結合的培訓模式，讓檔案管理人員系統地學習檔案信息化管理的方法和技能，以此增強檔案管理人員的信息化管理水平。

檔案管理人員還需要不斷解放思想，始終秉承“活到老、學到老”的精神，統籌結合數字經濟時代的發展趨勢，合理分配時間學習檔案信息化轉型的內容與方法，切實增強自身檔案的信息化管理能力，為推動檔案信息化轉型建言獻策，從而逐步建立起全面、系統和高效的檔案管理信息化體系，更好地凸顯出行政檔案信息化建設的效果，讓檔案資料能夠更好地服務于行政單位發展。

四、結論

總之，基于數字化經濟背景，推動檔案信息化轉型是一個持續性的過程。通常，這個過程是動態的，且在這個轉型的過程中需要得到上級部門的關注與支持，并需要制定完善的制度來規范檔案信息化管理。只有當檔案信息化轉型成為一種必然，不斷推動檔案信息化轉型，積極探索檔案管理的新路徑，才能推動行政單位檔案管理工作更好地發展。

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作者簡介：許秀凌（1971—），女，漢族，山東日照人，本科，高級經濟師，研究方向：經濟管理、檔案管理；王寧（1974—），女，漢族，山東日照人，本科，高級經濟師，研究方向：經濟管理。