醫院固定資產檔案管理的常見問題及優化措施

吳德

（重慶市豐都縣中醫院，重慶 408200）

0 引言

固定資產是醫院資產的重要組成部分是醫院進行業務活動的重要物質基礎，對人們的健康保障和醫院的發展有十分重要的意義。隨著我國科學技術的逐步發展，醫療行業的信息化管理趨勢也也逐漸凸顯出來，醫院固定資產檔案管理工作也要積極打造集中管理，統籌使用的工作格局。以往傳統檔案管理方式多是電子與紙質并存，由單一部門和人工進行管理，不僅無法適應現代化管理的要求，也難以實現醫院固定資產精細化管理。在此背景下，本文將著重介紹醫院固定資產檔案管理的常見問題及優化措施，為今后固定資產檔案管理工作奠定基礎。

1 醫院固定資產檔案管理的要求及意義

1.1 醫院固定資產檔案管理要求

醫院要控制好開展固定資產與檔案管理工作的成本，保證開展工作的成本最低化。遵循檔案整理工作合理性，加快醫院固定資產檔案信息化管理的趨勢，統籌規劃檔案資料，保證管理工作的與可行性[1]，保證在獲得較多效益的同時，盡量投入較少的人力成本，使得開展工作的成本達到最低化，并將此作為其他工作的重要基礎。落實各部門的工作和職責[2]，積極使用現有的信息技術手段，控制成本投入同時也要對固定資產和檔案管理中各個影響因素和問題進行全面考慮，并將其融入成本管理與控制工作中，實現檔案管理的目標[3]。除了保證成本最低化以外，醫院也要落實好各部門的工作與職責，實現權責統一化[4]，通過權責分配機制確保所有工作人員都能承擔自己的職責和義務，使得各部門的醫務人員積極承擔自身義務，保證在醫院能夠正常開展日常檔案管理工作，這樣也能夠幫助相關數據統計管理工作進行完善，減少工作上的失誤。最后，由于醫院固定資產中包含較多的醫療器械及房屋建筑等相關資料的信息，資料整理與歸類的工作量較大，醫院應將管理工作積極落實到醫院內部，保證工作中涉及的醫療設備狀況、資料統籌、計算等方面的內容能夠全面考慮，實現控制全面化。

1.2 醫院固定資產檔案管理的意義

隨著當前經濟的蓬勃發展，市場競爭也漸漸朝著國際化的方向發展[5]。在這種背景下，醫院固定資產檔案管理工作的重要性也逐漸凸顯出來。固定資產的相關檔案記載了醫院各類固定資產的使用記錄，是醫院進行科學研究、醫療以及教學服務等工作的基礎性物質[6]。通過這些記錄進行研究可以對醫院內設施及設備進行全面評估和研究[7]。通過對相關的檔案資料進行分析可以掌握相關信息，對人們的健康保障和醫院的發展有十分重要的意義，能夠幫助醫院開展更好的業務，提高醫院經營水平和發展速度；并且對醫院固定資產檔案進行管理，還有利于完善醫院內部的監督工作[8]。醫院固定資產檔案除了有形資產價值，也有無形資產價值，做好資產管理工作，能夠保障國有資產的增值，也能全面反映工作人員的工作情況以及工作內容，在業務指導和監督管理方面有積極意義，能夠及時發現醫院固定資產運行中所存在的不合理行為，通過對設施以及各類設備進行全面評估研究，也能更好利用固定資產，為自身發展提供支持[9]。通過對醫院固定資產的采購，使用，轉移，報廢等環節進行全過程監督，也能實現對醫院固定資產的動態管理工作，避免了醫院固定資產的丟失情況，使得醫院固定資產逐漸多樣化，在充分發揮醫院作用的同時，也能夠促進醫療事業穩定發展。

2 現階段醫院固定資產檔案管理中存在的問題

2.1 缺乏科學完善的固定資產檔案管理機制

《全國檔案事業發展十三五規劃綱要》[10]中國家對單位檔案管理工作提出了新的要求，但現階段多數醫院缺少新型的管理模式管理制度不健全，責任不能明確到位[11]，導致醫院的固定資產管理工作權責范圍不明晰，工作難以落到實處；部分醫院對固定資產管理工作的重視程度不足，醫院資產管理沒有統一的部門，相關部門之間權限不明確，無法全面發揮出固定資產的管理效果；醫院各部門之間資源信息無法及時的匯總共享，分部門分開管理的工作方式，也使得管理信息較為雜亂[12]；財務部門的管理明細未能及時與總分類賬對賬，對丟失，損壞，報廢的固定資產不能及時核銷，長期以往，固定資產的真實性無法全面確保[13]，導致醫院固定資產管理工作狀態混亂。

2.2 醫院固定資產檔案歸檔資料不規范

目前大多數醫院在對固定資產檔案歸檔過程中仍采用傳統方式進行工作，一個科室對應多個分散的物理空間[14]，不僅工作效率低下，在實驗記錄的數據方面也容易出現較多失誤；在購買設備時沒有專人的驗收，基礎資料不能及時歸檔，對設備儀器附件的歸檔工作不全面；在對檔案資料的管理上采用傳統的方式，忽視了互聯網以及相關設備在此過程中發揮的重要作用，導致“事前做資料，事后補資料”的現象時有發生[15]。除此以外，部分醫院的信息技術手段較為落后，在固定資產檔案管理工作時仍采用手工收集整理管理的方式為主，導致醫院對固定資產的各個種類收集不及時，不詳細，部分醫院在此方面投入資金不足，沒有配備相應的檔案管理信息軟件和平臺，固定資產檔案資料管理工作水平落后。

2.3 檔案管理團隊工作水平偏低

大多數醫院的固定資產檔案管理隊伍水平相對滯后，無法滿足醫院現代化的發展要求，工作人員學習知識技術的效率較低，年齡結構普遍偏大[16]，甚至存在兼職人員，導致醫院固定資產檔案的處理水平參差不齊，需要進行填補，拆卷，返工等工作，大大影響了醫院的良性發展；醫院內部沒有平衡價值與實體的管理，缺乏嚴格的檔案管理制度，沒有建立專門的管理機構和部門和考核機制[17]；部分醫院缺乏相應的監督作用，在日常使用時，使用人員或維修人員不注重日常維護，醫院的固定資產被隨意處置，有的尚未達到報廢標準就人為報廢；相關單位對醫院固定資產的把關不嚴，造成資產流失，造成醫院固定資產實體管理和價值管理一分為二，使得醫院固定資產造成嚴重的資源浪費。

3 醫院固定資產檔案管理的優化措施

（1）構建完善固定資產檔案的管理制度。為了使得醫院固定資產管理有章可循，就要增強管理意識，構建完善的醫院固定資產管理制度，切實保護醫院的利益。對建立的完整檔案保存制度執行過程進行嚴格監督，將固定資產檔案信息平臺建設納入管理制度中，建設崗位責任制，保證固定資產檔案管理的全面性，連續性和完整性。積極推進醫院固定資產檔案管理制度和數據庫的結合，定時在醫院內部網站上公布出固定資產的審批，維護，保養，折舊，處置，轉移等工作內容，通過管理系統實現固定資產檔案信息一體化管理，不僅能夠實現檔案信息共享，也提高了固定資產檔案管理水平，在檔案保存領域實施嚴格的監控和管理，固定資產管理流程如圖1 所示。

圖1 固定資產管理流程

（2）實現數據管理統一化和系統化。醫院的固定資產檔案管理人員應構建全過程管理模型，實現固定資產管理及業務流程的有機融合，圖2 為固定資產管理系統。通過計算機網絡管理系統與各部門之間進行有效連接實現資料收集和管理的統一化，分析醫院目前的病人量以及需要的設備總數，在購置設備時將左右相關資料收集齊全，統一單位各各類型檔案的整理標準；及時對醫院固有資產的占有和使用情況進行強化調查，實現實時的核驗管理工作，建立重大項目資料驗收制度，同時加大自查力度，優化技術方法，確保每一份檔案都精確無誤，有據可查。

圖2 固定資產管理系統

（3）控制成本，建立信息平臺。積極利用信息化的溝通方式考察醫院固定資產、設備設施的運營情況。在完成檔案信息數據采集之后，系統可以對資產信息自動歸檔，為檔案管理人員提供智能化的檔案操作，減輕黨管理人員的工作負擔，也進一步提升了清資核檔的力度。通過建立相關的檔案，監管對象以及信息化的管理平臺，實現對國有資產全方位的管理，當使用者可根據自身權限對檔案資料進行查閱，申購，使得固定資產的動態管理工作有更大的提高。

（4）提高醫院固定資產檔案管理人員的水平。對醫院固定資產檔案收集管理工作人員加大考核力度，并將考核內容和結果納入監督體系中，及時對醫院固定資產的整理上交使用的環節進行查驗，用信息數據庫為檔案管理部門的資料系統化提供保障，注重提升利用和管理的效率；建立相應的懲罰獎勵機制，讓管理工作能夠變得更加輕松，便捷；積極開展對檔案管理工作人員的教育培訓和人才引進工作，積極促進檔案管理工作人員和管理人才、一線工作人員的交流學習，及時補進信息化人才，使得其在具體的檔案檢索工具編制過程中積極采用信息技術，做到檔案全數字化管理，提升檔案資料的傳遞速度和使用效率，拓展團管理人員的晉升渠道，以增強工作人員的積極性和主動性，為醫院固定資產檔案管理提供人才支持，進而推動醫院的發展。

4 結語

固定資產檔案管理工作在醫院經營管理工作中占據相當重要的位置。在目前的新形勢下，計算機網絡進一步發展，負責管理信息化逐漸成為越來越多醫院發展的方向。在醫院固定資產檔案管理工作中，應積極創造新的檔案管理模式，加強醫院固定資產管理工作，根據時代的特征以及相關政策落實管理工作。人員是檔案管理的主體，也要強化管理人員的管理意識及管理技能，重視信息化建設，保障人力資源，進一步提升醫院固定資產檔案資料的利用率，助力醫院的可持續發展。