電子票據在醫院財務核算中的應用探究

楊娜?張榮桓

一、前言

目前，我們生活在“互聯網+”高速發展的時代，無紙化的發展已經迫在眉睫。電子發票的快速推廣對公立醫院財務管理與“互聯網+”高效融合產生極大的推動作用，在醫院的正常運營過程中，電子發票基本有接收、報銷、歸檔等幾個用途。本文就電子發票在醫院方面的具體運用展開探究，分析電子發票給醫院財務方面帶來的便利以及存在的問題，有針對性的提出相關建議：正確使用電子發票、健全一體化電子發票報銷程序、設計全面性電子發票報銷規定等，以期發揮電子發票應有的應用價值。

二、政策背景

從2012年開始，財政部正式采用票據電算化。經過多年發展，當前票據電算化已經基本實現在我國財務領域的普及。票據電算化模式也已基本成熟。通過現代化的信息技術，基本實現開票、核銷等多項領域的電算化，提高財政票據管理水平。為進一步提升票據管理水平，節約票據倉儲管理成本，電子發票代替傳統的紙質發票已經是大勢所趨了。逐步建立科學規范的新型票據管理體系，按財政部、衛生部以及市財政局的相關要求，將醫療機構醫療收費票據納入市財政電子票據管理系統管理，逐步用財政電子票據取代傳統紙質票據，方便繳款人快捷獲取醫療收費票據，提升醫院服務效率。并且還可以解決和控制傳統紙質發票在財務管理上易偽造、監管難等的問題，從而更能順應“互聯網+”經濟的高速發展。

財政電子發票主要包括申請、入庫、開票、發票沖紅等四個流程。實際醫院業務中，在急診、普通門診、退號、退費、住院結算等多個領域，都已經淘汰了過去的紙質發票，開始采用財政電子發票作為票據憑證。現階段已經實現了全面的更新迭代。電子發票不需要紙質票據為載體，沒有印制、打印、存儲和郵寄以及人力資源管理等成本，使用者可以節約相關費用，大大降低實際成本，同時也符合國家推行的綠色環保要求。使用者在發生支付交易的同時可以獲取電子票，票據的真偽也可以在稅務相關網站查詢驗證。在需要電子發票報銷的時候，可以隨時下載查閱或者打印電子發票，這也從另一個方面解決了紙質發票查詢和保存不便的缺陷。并且紙質發票保留到一定年限還涉及到銷毀工作，也在一定程度上增加了工作內容。

三、目前電子發票的使用情況

（一）使用效率不高

醫院單位現階段電子發票以新型理念存在，尚未獲得人們廣泛認可，大多數資金往來時，醫院依舊采取紙質發票形式，電子發票在使用時，需完成人工核對程序，在核對完成基礎上方可落實賬目結算與報銷程序，由此降低了電子發票的應用性能。醫院業務種類繁多，不僅下層面對患者方面需要全面實現票據電算化，上層各種儀器、設備、藥品的供應商，也開始慢慢實現票據電算化。但也有少數企業只能提供紙質發票。就算是傳統的財務報賬，最終也需要人工打印出來，經過審核后報銷。現階段仍然有部分病人特別是老年患者不會使用掃碼功能甚至沒有智能機，由于不能獲得電子票，因此仍然要求窗口打印紙質票，增加窗口收費人員的工作量，導致電子票的使用效率和接受程度不高。

（二）電子發票存在重復報銷的弊端，安全系數有待加強

和傳統票據不同，電子票據可以通過下載后打印。會計對傳統票據的核驗工作駕輕就熟。而電子發票的審核方面仍存在缺失，因為電子發票內容篡改之后，肉眼根本難以區分。只有從正規渠道獲得的電子票據，其安全性才更高。因此，在電子發票實際運行期間，應優先開展電子發票內容篡改的校驗工作。電子票據容易被篡改這個特性會導致它的安全系數相對難以保障。很多時候，拿已經報銷過的電子票據，重新報銷的事情也會發生。這也無形中增加了工作人員的審核難度。此外，電子發票中的數據信息由于全都儲存在網絡設備里，醫院雖然能利用科學信息技術手段提升系統安全性，但若遇到系統出現崩潰或者數據存滿了導致開不出發票來，就會造成醫院門診堆積大量準備打印發票的患者，這些都是電子發票所帶來的安全隱患。最后，電子發票從開具、取得、沖紅、歸檔等流程管理都在網上進行，雖然發票系統都采用了各種安全措施，設置了保密鑰匙之類的保護措施。但很多電子發票系統在搭建時會采用某些開源軟件，開源軟件的開放特性，為系統安全帶來很多不確定因素，為系統使用者帶來安全隱患。

四、電子發票對醫院財務核算的影響及應用

（一）電子發票為財務報銷管理工作帶來的影響

在電子發票實際使用期間，由于是全新的工作模式，在一定程度上增加了醫院財務工作的難度。在初期開展電子發票報銷工作時，部分醫院財務部門會采取人工記錄形式來完成發票報銷狀態核對，比如 Excel 表格，完成電子發票相關內容記錄，如發票號，公司名稱以及金額。在后續報銷期間，借助表格查詢功能，核對電子發票報銷狀態，減少重復報銷問題發生。在此過程中，表格錄入、表格搜索等工作，與傳統審核紙質發票相比加重了會計核對工作負擔。并且，有部分單位仍然只認傳統發票，這給患者報銷帶來了極大的不便，也引起了患者對醫院的不滿，從而引發矛盾糾紛；并且打印電子發票也比較的浪費紙張資源，這也一定程度上違背了電子發票推行的基本環保理念。

（二）電子發票在醫院HIS系統里的應用

電子發票的改革涉及到醫院門急診、住院業務以及醫院財務報銷等工作。為保障醫院各方面業務正常運行，經過分析，電子發票申請、入庫、開具和沖紅四個業務中申請和入庫對開具和沖紅實效性要求并不高，申請和入庫可以由財務部門老師來完成，只需保證在收費員用完之前發放一定數量的電子票據即可。對收費員的庫存量可以設置一定數量的預警，例如還剩1000張票據時可以給財務老師發個庫存預警消息，或者是收費員票據不足1000張時可以設置自動發放票據。只要票據充足就不會對HIS業務造成影響，當患者來窗口交費或者是退費時，收費員只需進行相應的開具和沖紅業務即可。當收費成功后HIS系統會生成一張電子發票替換傳統紙質發票，并向電子票據開具系統發送電子發票開具申請，隨后HIS業務結束。病人可以根據導診單上的二維碼掃碼查看自己的電子票據，也可以在醫院的公眾號上查看電子票據的推送消息以獲取電子發票。退費沖紅同理可得。

（三）電子票據的檔案歸集工作

醫院檔案系統，會將已經審核過的電子發票歸檔、入賬，并且永久性的保存起來。這些發票類型上到大型采購醫療器械、藥品的大型金額票據，小到醫院零星業務的小金額票據。電子檔案報銷系統會設置開發權限，對于報銷上來的票據，也會實時更新其報銷狀態，對于已經報銷過的票據，會自動更新其報銷狀態。從票據的相關狀態，就可以看到那一筆款項是否進行了兌付，那一筆款項還沒有兌付。醫院方面，對于票據的分類匯總，應當予以多方位的全面支持。同時根據發票管理要求，將電子發票數據存貯在文件服務器進行歸檔保管。將已開具的發票信息上報上級財政進行發票審驗。若醫院沒有開發檔案管理系統，電子發票的審核以及檔案歸集工作只能由傳統的人工來完成審核。

五、如何解決電子發票報銷的問題

（一）正確使用電子發票

醫院財務部門應正確看待電子發票的功能和作用，在推廣和應用電子發票的過程中，要盡可能消除電子發票存在的缺陷和不足，盡量減少使用電子發票造成的錯誤，通過使用電子發票來提高財務部門的辦事效率。因此，醫院各部門應配合財務部門推廣和使用電子發票，具體措施為以下兩個方面：1.在全醫院范圍內開展宣傳電子發票使用方法的活動，提高醫院職工對電子發票的理解和認識，為推廣和使用電子發票打下一定的群眾基礎。2.醫院各部門科室要積極安裝電子發票應用程序，盡可能的用電子發票開票據，提高醫院使用電子發票的普及率。推行微信公眾號或者微信小程序報銷程序，讓電子報銷流程更加的方便快捷。

（二）完善電子報銷流程，健全電子發票體系

針對電子發票管理首先從國家層面上看，需要優化升級相應的法律法規和規章制度。國家首先要承認電子發票的合法性，然后在廣大群眾中宣傳電子發票的法律地位，鼓勵群眾在法律框架內推廣和使用電子發票，相關管理部門應有優化完善電子發票的管理制度，制度明確的使用標準和規范，確保各單位部門能正常使用電子發票。目前，電子發票已經在全國實行普及化了，不只是醫院，方方面面的單位都在涉及電子發票的應用。政府相關管理部門應不定期的開展專項執法活動，在協同合作貢獻信息的基礎上明確各部門崗位職責，提高部門打擊電子發票違法犯罪行為的能力，提高管理和懲治電子發票的透明度，防止不法分子利用電子發票在各領域開展違法犯罪行為，為國家和民眾正常使用電子發票肅清環境。

對于醫院管理部門來說，要正確看待電子發票的作用，要采取有效措施防止出現違規使用電子發票的現象，公立醫院更需要加強對電子發票的報銷管理工作，通過優化電子發票管理程序的方式，防止出現有人惡意造假和重復報銷電子發票等行為。若有員工用修圖過后的電子發票來報銷，達到三次則將人拉入黑名單若有供應商開出有問題的電子發票，則可以與其終止業務合作。此外，還要建立一體化的電子發票報銷管理機制，明確崗位職責，提高職工對使用電子發票的風險意識。一旦發現造假的電子發票，應對報銷者做出最嚴厲的處罰。電子發票與國家的稅收有非常緊密的聯系，所以需要優化完善電子發票識別能力，比如代碼檢驗系統和真偽識別檢測系統等。此外，還應建立電子發票數據管理庫，統一管理已報銷的電子發票登記入冊。在數據庫中錄入已報銷的電子發票信息，避免出現重復報銷的行為。

（三）加強票據管理人才的培訓投入力度，打造一支高質量的管理票據人才團隊

醫院對于我國組織機構來說是非常重要的存在，其發展情況受到國家和社會民眾的廣泛關注，尤其是在人才資源儲備方面。目前有些醫院的財務部門沒有儲備高素質的票據管理人才，或者從事票據管理工作的人員沒有經過正規的培訓。簡單來說，目前醫院財務部門的工作人員都沒有經過正規的財務培訓，管理票據的能力非常有限，很難勝任票據管理工作。醫院管理部門應針對這一情況，采取有效措施對財務人員進行系統性的培訓，進一步提高他們管理票據的能力和綜合素質。目前，醫院財務部門管理票據的技術比較落后，缺乏創新能力，需要添加新的信息化管理技術，建立信息化的票據管理體系，這些都需要長期的正規培訓才能實現的。對于財務管理工作者來說，要從思想上不斷提高自己的學習意識，積極主動的提高自己的綜合素質能力，努力學習和適應新鮮事物，時刻保持職業敏感性，跟隨時代發展潮流去提高自己處理和管理電子發票的能力，掌握高效快速識別電子發票真偽的技術，進一步提高自己管理財務信息的工作效率。此外，公立醫院應加大對財務管理技術的創新投入，鼓勵財務人員優化完善現有的電子發票管理體系，借助數據信息技術提高自身管理和使用票據的能力。例如可以外派員工到信息系統發達的公立醫院進行培訓，目前公立醫院中票據管理系統做的好的醫院并不少，只要領導重視，獲得相關資源并不難。

六、結語

電子發票是信息化不斷更新迭代下的必然產物，電子發票的推行已是大勢所趨。隨著信息化時代的不斷推進，電子發票也在不斷普及到千家萬戶。醫療是關乎到民生的重要領域，其更需要緊跟上時代的步伐，積極推行改革，將傳統的票據，逐步向著電子票據推行。并且，政府方面需要予以極大力度的支持，為電子票據的不斷運用清掃障礙，讓票據能夠輕松實現從傳統到電子的平穩過渡。現目前，為了適應信息化時代的不斷向前推進和發展，醫院的財務核算工作也變得更為細致，財務工作者應將該技術與電子發票結合在一起使用，從而進行財務分析、數據分類和指標考核等多項工作。此外，電子發票的應用涉及到許多大數據，不僅關系到數據的真實性和時效性，還關系到未來經濟業務的發展方向和趨勢。在財務核算過程中應使用科學的方法，進一步有優化完善醫院的財務管理工作，進一步提高財務部門的服務水平和管理能力。電子票據實施階段也會出現這樣那樣的諸多問題。相關從業者只有從內部，不斷優化系統，不斷改良手段，才能夠更精準的運用好電子票據。才能夠進一步完善醫院財務系統，提升財務管理水準。

引用

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作者單位：重慶市中醫院