信息化背景下圖書資料管理的優化與創新方法分析

柴緒鋒

(菏澤家政職業學院 山東菏澤 274300)

實施圖書資料管理信息化建設策略，可以有效改善以往圖書資料管理效率低、質量差等問題，使圖書館運行有序，更好地滿足讀者多種圖書借閱需求。同時，它能有效地實現閱讀形式的創新與改進，突破時空限制，為人們提供閱讀的機會，節約閱讀時間，使閱讀更加方便，符合新時代人們的閱讀需求。

1 信息化背景下圖書資料管理研究現狀

澳大利亞昆士蘭國家圖書館將智能技術運用到社區圖書館，構建一個線上和線下的共享平臺，為讀者提供全方位的服務。新加坡圖書館于2002 年首次在全球圖書館中應用射頻技術技術（Radio Frequency Identification，RFID），利用身份證和其他有效證件即可隨意借閱，大大提高了圖書館的利用效率。后來，很多圖書館都把RFID技術引入了進來，如洛克菲勒大學的圖書館就購買了RFID設備，給學生和學生之間提供了方便。北美有超過130個圖書館建立了RFID技術，芬蘭奧盧大學采用無線網絡系統，牛津大學和杜倫大學采用全球定位系統技術（Global Positioning System，GPS），哈德茲菲爾德大學采用了二維碼技術，邁阿密大學采用了二維碼技術。馬來西亞國立圖書館于2014 年與三星電子聯合成立了兩間三星智能圖書館，提供平板電腦、電子雜志、電子報紙等，并由專業人士及義工提供全方位的輔導。

國內對圖書館開展智慧服務的研究是基于智慧圖書館的角度展開的。近年來，我國信息技術快速發展，智能手機、平板電腦等移動終端產品廣泛應用于人們的生活，極大地方便了人們的學習、工作和生活。同時，也對圖書館的管理工作提出了新的挑戰。信息化時代帶來的信息爆炸和技術的快速發展對圖書館內管理模式提出了全新的要求。圖書館作為重要信息資源的載體，其內部資源的合理配置、有效管理以及維護服務能力直接影響館藏資源水平和資源利用效率。目前，圖書資料數字化工作已逐步走進人們的生活中，圖書館也開始成為研究的焦點，學術界對圖書館文獻信息、資源管理方法以及相關技術的研究和應用也正逐步深入[2]。

2 信息化背景下圖書資料管理改革原則

2.1 從圖書資料來源上優化

過去，圖書館和書店是讀者獲取信息的主要場所和途徑，但隨著時間的推移，圖書館的滯后效應越來越嚴重，讀者獲取信息的能力也隨之下降，信息技術越來越廣泛地應用于圖書館文獻管理，其優越性日益顯現。借助于現代信息技術，圖書館員可以對圖書進行分類、綜合整理，使讀者能夠通過開放的網絡平臺找到自己需要的資料。同時，它能夠突破時間與空間的限制，獲得更高的時效性。無論是圖書管理員還是讀者，都可以在最短時間內，從海量信息中獲得優質服務。

2.2 在圖書資料存儲上優化

傳統的圖書資料管理是將大量的閱讀資料存放在書架內，讀者可按順序進行檢索，圖書資料管理員則根據具體需求進行分類整理。網絡的廣泛應用為圖書資料的存儲、歸集、管理提供了較好的技術支持，圖書資料可以通過書柜儲存，也可以將需要存儲的資料通過電腦或者網絡進行數字化存儲。這樣讀者就可以在登錄網站時進行查閱，從而提高信息的獲取效率。另外，這一優化還能大大減少圖書管理人員的工作量，降低后期維護管理費用，確保圖書資料管理的安全性和準確性得到優化提升。

2.3 圖書資料處理上優化

傳統的圖書資料管理方式主要是依靠人力來處理信息，不僅效率低下，而且大大增加了人力成本。同時，由于難以保證信息的準確性，使服務的針對性難以優化和提升。隨著信息技術的迅速發展，網絡技術的成熟與完善，為電子文獻的處理提供了新的技術支持。在此期間，利用專業軟件進行圖書資料的收集、整理、歸類等工作。

3 信息化背景下圖書資料管理的優化與創新方法

3.1 強化圖書館信息化建設的思想

第一，通過強化圖書館的信息化理念，將信息技術與圖書資源的管理相結合，形成一種全新的網上借閱模式，使讀者在借閱過程中可以打破時空的局限，查閱、填寫借閱表格，減少了讀者的借閱次數，為讀者提供了更多的便利。第二，圖書信息系統的信息化建設，使圖書管理員的工作過程更加簡單易行，僅需在電腦終端上查閱圖書的相關信息，并根據實際的數據，對圖書的采購、存儲、更新等方面進行操作，極大地提高了圖書管理的工作效率和質量。第三，借閱圖書對大多數時間較短的讀者而言，仍存在著不便，所以，圖書管理應采取“跑腿服務”，及時更新借閱方式，減少紙質書籍的借閱，增加讀者的使用便捷性，從而達到圖書館管理信息化的效果[3]。

3.2 開發功能完善的管理數字化服務系統

新時期圖書資料管理創新應著重研究信息化和數字化管理方式，高職院校也應該積極推進數字化校園建設，提高管理效能。首先，要加大經費投入，建立網絡管理資源庫，實現資源共享，利用互聯網強大的信息存儲功能妥善保存信息，這樣管理人員在借閱圖書時，只需要輸入關鍵字就能得到完整的信息。其次，在信息化管理體系中，要細化分類，不僅要區分教師和學生，還要把行政人員、業務人員和教師分開，把同類的教職工分開，便于管理。在信息化管理中也要及時控制，檢查每個時期是否保存完好，是否及時歸檔，反復檢查是否可以查閱到每一位教職工的信息，避免使用過程中出現問題。最后，信息化管理的先決條件就是要實現所有信息的電子化，這是基本的數字化管理工作，因此，管理人員應主動學習電子輸入法，做好信息化管理的前期工作，把紙質信息全部錄入電腦，紙質備份，出現問題時仔細對照改正，逐步完善職業院校圖書電子管理系統。

在大數據時代，從海量數據資源中獲取、篩選、整合可操作的信息，是圖書館智慧數據服務的重要組成部分，也是實現決策與執行的有效支撐。首先，智慧數據服務突出智慧化，切實使數據挖掘能夠與服務智慧化體系銜接起來。其次，智慧數據服務是一種技術手段與流程。例如：在用戶的科研活動中，可以通過智慧裝備、軟件等手段，把科學數據融入智慧數據服務的整個過程中，在此過程中，數據監控、指標評價、業務決策、用戶需求等具有高度的一致性。再次，智慧數據資源是一種可更新的資源，它包含文獻、文化資源以及使用者實時數據資源以及圖書館運行過程中的數據資源。其基于圖書館所蘊含的大量信息對智慧系統的依賴性，構建以智慧化為核心的智慧圖書館服務體系，有利于為推動圖書館業務改革，并為其提供良好的技術基礎[4]。

3.3 實現對圖書資源的智能調用

圖書館的主要功能是儲存圖書，根據讀者的需要提供圖書，圖書管理員每天的工作就是記錄與整理圖書有關的信息，并根據某種規則將圖書歸類。但由于各大圖書館都是獨立的，而且與外界的聯系也比較少，導致一些圖書館的冷門圖書長時間處于閑置狀態，而一些地方的讀者在這一方面的需要并沒有得到充分利用，從而導致了圖書資源的浪費。因此，在“智能圖書館”的建設中，應主動突破這一限制，以信息化的方式將各區域的圖書館管理系統進行互聯，逐步完善信息網絡，根據讀者的需要，對圖書資源進行有效利用，滿足讀者多樣化的需要，使圖書管理獲得廣泛的認同，從而獲得持續發展的可能[5]。另外，圖書館應進一步完善管理體系，通過各方的認同，將圖書的內容輸入到信息化的系統中，從而更好地滿足不同學科學生的需求，同時也能有效減少查閱圖書的費用，保證信息的傳遞更加可靠，從而保證圖書館在新時期的平穩發展。

除此之外，在傳統的圖書館管理中，利用人工登記借還書的方式，往往會受到開學季、期末考試與畢業季等各種時期的用書高峰的影響，使管理員的工作量大大增加，而且經常會出現排長隊的現象。而RFID技術中的自動借還器其效率極高，只要操作得當，就能達到15 s內借10本書的超高效行為。自助借還機的使用方法十分簡便，在借閱過程中無須借助人工，便可以實現借閱、還書等各種流程，既方便又快捷。通過RFID 技術，可以使圖書館的工作更方便、更快速地進行，從而可以有效地提高圖書的流通和利用效率，進而減輕圖書館的借閱壓力，提升圖書館的服務質量，并提供“全方位”的借閱服務。

RFID專用的標簽具有海量的數據存儲功能，可以在不觸碰的情況下完成信息的采集，所以RFID技術可以快速地對RFID 標簽進行掃描并登記。借閱區設有自助借還等設施，可實現藏、借、閱、查、還等綜合服務，使用過程簡便，不會給不同年齡層的讀者造成任何操作上的負擔，在讀者借書完畢后，系統會自動打印出借閱憑證，供讀者自行保管。在還書操作上，該設備不但可以穩定、快捷地進行書籍掃描，而且還可以對管理系統中的書籍進行及時更新。歸還的書籍將會通過RFID技術進行自動分類，然后在圖書管理員的檢查下將其放置在書架上。通過對RFID技術的分析，可以發現RFID技術能有效改善讀者的借閱和還書流程，同時還能夠增強圖書館的整體服務意識和服務方式，從而促進圖書館的服務質量。

3.4 強化圖書資源的利用效率

圖書館的基本功能是儲存圖書，根據讀者的需要提供相應的圖書。圖書資料管理人員日常管理工作是記錄圖書相關信息，并按照一定的規律將圖書分類。但由于各個圖書館都是獨立的，與外界交流的渠道相對較少，因此有些圖書館的冷門書籍長期處于無人借閱狀態，部分地區借閱者的需求不能滿足，造成圖書資源浪費。因此，圖書資料管理信息化建設應積極突破這一局限，以信息化的方式將各地區圖書資料管理系統連接起來，逐步完善信息網絡，根據人們的需要，實現圖書資源的最大化利用，滿足人們的各種需要，使圖書資料管理得到更多人的認可，獲得持續發展的機會[6]。此外，由于某些圖書存放地點與借閱地點之間的距離過遠，檢索成本過高且無法保證及時性，使兼容性圖書資料管理系統的功能價值降低。圖書館應進一步優化管理系統，經多方認可后，將圖書內容錄入信息化系統，以滿足不同地區讀者的需要，同時有效降低查閱成本，使信息交流更加可靠，運行良好，為新時期圖書館的持續穩定發展保駕護航。

3.5 智能化提供圖書資料管理服務

3.5.1 信息推送服務

現代社會中，信息化技術在人們的學習和生活中發揮著重要作用。基于此背景，將信息化技術融入圖書館管理過程中，將能夠實現及時的信息推送，還可以及時發布相關的新聞信息內容，基于推送的功能將優秀的文章原稿或者復印出來，既能豐富讀者的知識，又能拓寬讀者的閱讀范圍。另外，還可以將時政熱點、時政評論性等文章向廣大讀者推送，以便使人們更好地理解當前的社會發展狀況，從而提高人們的社會責任感。除此之外，還能基于讀者對專業講座與閱讀比賽等內容的關注程度，在各類信息平臺公共平臺上發布閱讀活動的相關資訊，使其能在查閱信息之后參與到講座與競賽中，進而使信息推送的針對性得到提升。不同圖書館在信息化技術上往往具有不同的推送方式。例如：上海交大圖書館通過閱讀“展覽：閱讀之美”和“認真讀書的女孩”的活動引發讀者的閱讀興趣，以此基于信息化技術的推送功能實現對圖書館理念的推廣宣傳。

3.5.2 平移服務

（1）建立圖書檢索功能。在傳統的圖書館中，圖書的歸類主要以圖書的形式實現的。作為一個圖書管理員，其往往可以較快地分辨出這些書籍的擺放位置。而對于讀者而言，要想在浩如煙海的書籍中找到自己需要的書具有一定的難度，這種做法既浪費讀者的時間，也會降低讀者閱讀興趣。為實現這一目的，可以在信息化技術上設置圖書的查詢功能，由此使讀者在明確的書號標識下實現快速搜索，同時還能夠為讀者提供書目的位置，以便提升查找所學圖書的館藏位置。

（2）建立圖書借閱管理功能。一般情況下，讀者從圖書館借書是有歸還時限的。如果讀者不能及時還書或續借還需要繳納一定的滯納金。所以，圖書館管理人員要在各類信息公共平臺上設置圖書借閱管理功能，使用戶可以通過平臺實現續借手續的辦理，降低由于延期還書而導致的資金損失。同時，在圖書借閱管理系統中，讀者可以預先預定要借閱的書籍，由此提升圖書借閱的效率，進而為提升信息化技術的服務功能奠定良好的基礎。

3.5.3 移動圖書館服務

移動圖書館是一種能夠讓讀者通過電子設備直接閱讀的服務。在信息化時代，圖書館的服務受到越來越多的重視。隨著移動圖書館技術的不斷完善，人們對電子書的喜愛也與日俱增。基于信息化技術所構建的移動圖書館，其能夠更加智能地滿足用戶的需要。例如：在手機的應用程序中，用戶可以在功能分區中查找自己需要的圖書，還可以通過手機上的移動圖書館App，實現“掌上閱讀”。另外，基于信息化技術構建移動圖書館，也將能使讀者的碎片化時間充分利用起來，進而提升圖書借閱的效率。

在移動圖書館服務體系構建的過程中，還需要結合當前的社會熱點，合理選擇圖書供應商，并且需要積極與專業的圖書館系統開發人員合作，在讀者意見管理、讀者咨詢、網絡檢索等方面，實現對讀者的服務進行監督和反饋，以此通過優化改進服務方式有效地優化讀者的閱讀體驗，進而提高讀者的滿意度。

3.6 強化圖書資料管理信息化人才的作用

公眾圖書館用戶在獲取服務信息的過程中，可能由于自身的性格等原因而不愿意與實際服務人員進行溝通。為充分滿足這部分用戶的需求，圖書館需要向用戶提供網絡化的智能服務，一方面可以滿足部分用戶的特殊需求，另一方面也可以節省人力資源，提高服務供給的效率。智能服務系統能夠根據用戶提出的問題，以及用戶在圖書館系統中所做的一系列操作行為，將所需要的信息資源進行分類，并通過篩選、匹配等方法為用戶提供最適合用戶需求的信息資源，以最快、最準確的方式滿足用戶的需求。當圖書文獻轉化為電子資源時，讀者也可以通過移動設備進入圖書館數據庫查找相關資料，快速、及時地獲取相關資料，提高閱讀質量和效率，節省讀者查找時間。隨著網絡技術的全面應用，圖書館逐步向自動化、智能化管理轉變，圖書館員必須借助計算機技術為讀者提供相應的服務。因此，必須對圖書館館員進行計算機知識再教育，以保證讀者服務質量和服務效率。從圖書館的發展趨勢和服務的變化來看，網絡技術和計算機將會成為圖書資料管理和服務的重要工具，只有這樣館員才能跟上時代潮流，熟練運用現代計算機技術，不斷提高圖書館服務質量。

4 結語

綜上所述，圖書資料管理信息化是信息時代發展的必然趨勢，也是圖書館在新時期立足的重要途徑。利用大數據技術進行相關組織管理，是圖書館能夠有效地查找和調用資源的必然選擇。新時期學校信息化進程加快，管理問題日益突出，為實現職業院校圖書資料規范化管理，管理者必須樹立創新意識，認識管理的重要性，學習現代化、信息化的管理方式提高管理質量。