單套制趨勢下長航局系統電子會計憑證報銷入賬歸檔研究

彭菁

（長江航務管理局檔案中心，湖北 武漢 430014）

隨著我國電子商務的發展和推進，電子發票、財政電子票據、電子客票、海關專用電子繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證的應用逐漸普及。逐步推行電子會計憑證單套制歸檔，對于規范基礎會計工作和檔案工作、適應電子商務、電子政務發展和“數字政府”發展的需要具有重要意義。

為了深入研究和更好地助力長航局系統電子會計憑證報銷入賬歸檔管理，筆者對各個單位檔案機構（部門）基本情況、紙質會計檔案管理現狀、電子會計檔案管理現狀、電子會計憑證管理現狀進行深入調查，對未實行和不愿實行單套制單位的阻礙因素和存在的問題進行分析，透過現象看本質，總結目前在系統推行電子會計憑證單套制存在的普遍問題，提出可行性建議。

1 現狀說明

1.1 會計檔案人員及責任機構情況

目前長航局系統各單位會計檔案的管理模式主要有“檔案部門統一管理和保管”、“財務部門負責管理，檔案部門負責保管”、“財務部門統一管理和保管”三種模式，也有極少數單位的辦公室參與了會計檔案的管理工作。管理模式較為多樣，說明在管理過程中，各責任主體需要承擔的責任并沒有清晰的指出和劃分，尤其是檔案部門和財務部門之間承擔的職責出現重疊、模糊等現象。此外，辦公室與檔案部門之間的主體職責亦處于模糊的狀態，辦公室實質上主要承擔政策、規章制度的頒布以及發展方向的指引，但是在某些時候也承擔了對電子檔案的管理工作。

各單位一般配備會計檔案管理人員1-2 人，由檔案部門或財務部門專職負責，這說明各單位對于會計檔案管理工作比較重視，由專人負責管理，但從數量上也反映出各單位可投入人力資源有限；同時，各單位人員對各項標準制度和規范的了解程度也存在一定差異，對于必要的相關辦法、標準制度均已掌握，人員的基礎業務知識均較為扎實。

1.2 紙質會計檔案管理現狀

系統各單位紙質會計檔案均保管在本單位，絕大數單位設置了專門的檔案室單獨保管，但在存儲方式上存在一定程度上的差異，少數單位未使用檔案密集架，保管在普通文件柜。會計檔案的歸檔周期也存在不同，歸檔頻率以跨年度、年度歸檔和月末結賬后歸檔三種為主，少數單位按照季度進行歸檔。產生的會計檔案數量與單位的性質和規模有著緊密的關系，其中長江航運總醫院作為醫療服務性質的單位，其每年所產生的紙質會計檔案超過1000本，大部分單位的會計檔案量在500本左右，存在較大差異。

從打印紙質歸檔情況來看，會計檔案的紙質歸檔范圍未能完全覆蓋全部的電子會計檔案。各單位的記賬憑證均會打印成紙質進行歸檔，報銷單、結算單、會計報告、會計賬簿、銀行回執等會計檔案，少數單位不再進行紙質打印歸檔，出庫單和電子訂單的紙質歸檔率均為60%左右。

1.3 電子會計檔案管理現狀

目前，長航局系統超過70%的單位已完成發票、記賬憑證、銀行回執單和報銷單的電子化，合同和財政票據類依然有半數單位產生紙質原件，同時絕大部分單位的電子會計憑證在總會計憑證中的占比均不到50%。總體來看會計憑證的電子化目前整體進程過半，但依然有待加強。

電子會計憑證收集方面，80%的單位由財務部門對電子憑證進行審核，但只有60%的單位對電子憑證進行了“防偽”、“查重”、“防篡改”等校驗，同時只有40%的單位在進行電子會計憑證原件歸檔時會連同報銷審批、會計核算系統入賬電子文件一起歸檔。由此看來，收集整理時對于電子會計憑證的有效性驗證和審核依然需要完善，電子會計憑證及其組件文件大部分單位依然為零散歸檔，未進行歸檔組件。

電子會計憑證整理歸檔方面，不到20%的單位采用電子會計憑證報銷入賬，大部分單位依然將全部電子會計憑證打印成紙質進行歸檔，采用雙套制歸檔方式，財務部門保留原始電子財務憑證的不到40%。75%的單位在進行電子會計憑證歸檔時開展了電子會計憑證的四性校驗。電子會計憑證歸檔后與關聯的會計檔案建立關聯檢索關系的只有約40%。

1.4 信息系統建設現狀

財務系統建設方面，目前各家單位均建有相應的會計核算系統，但不盡相同、不盡完備。80%以上的單位只具備單獨內網或外網的財務系統，只有65%的單位的會計核算系統可同時滿足按照國家要求進行統一核算、電子會計憑證及其元數據的接收和管理功能。

電子檔案管理系統方面，只有一半左右的單位具備電子檔案管理系統，且只有極少數單位具備電子會計檔案管理系統和有意愿建立電子會計檔案管理系統。

2 存在的問題

推行單套制可適應當下檔案信息化的趨勢，雖然具有很多優勢，但推行初期也會面臨很多挑戰。

2.1 管理難點

系統各單位在電子會計憑證的管理上均面臨一定的困難，如信息部門基本未能參與，應當建立檔案部門、財務部門和信息部門協同機制；人員更偏向于傳統會計檔案歸檔模式，對電子會計檔案相關制度了解有所欠缺；各單位對于電子會計憑證的有效性和法律效力整體認識不夠，依然習慣打印紙質采用雙套制歸檔，且財務部門保留原始電子財務憑證的總占比不高，將產生額外的數字化費用。

2.2 業務難點

在整理方面，整理起來繁瑣，文件查重困難；在存儲方面，對上級檔案部門要求的存儲格式、目錄格式不太清楚；在查找方面，目前的存儲不方便檢索；在合規性方面，對目前的電子會計資料保管是否符合檔案管理要求不明確。部分會計檔案類別已不再進行紙質打印歸檔，只保留電子原件進行歸檔，但總體的覆蓋率不高，有待提高；部分電子檔案未被納入到歸檔范圍，應當將此部分內容納入到歸檔范圍；部分類型的會計憑證電子化程度較高，但依然有部分類型的會計憑證的電子化有待提高，且產生的電子會計憑證在總會計憑證的總占比相對都較低。

2.3 技術難點

系統整體信息化水平有待提高，會計系統不適應電子檔案管理要求，系統沒有與檔案對接。只有少數單位已建或計劃建設電子會計檔案管理系統，整體的期待值不高。系統完備性、功能和合規性均未能達到，問題如下：電子會計憑證報銷核算環節的校驗有待完善，應當在歸檔前對電子會計憑證防偽、查重和真實性進行校驗，以此保證所歸電子會計憑證與實際業務行為一致且真實有效；會計系統中的報銷審批單和系統產生的其他電子單據，在進行歸檔時未與電子會計憑證進行組件歸檔，無法保證電子會計憑證的完整性；各單位的會計系統完備程度不一、整體差異較大，開展電子會計憑證單套制歸檔試點工作時，需根據不同單位的會計系統建設情況進行規劃設計，無法進行單套制歸檔試點的經驗復制，只能提供參考意見。

3 當前需求

目前長航局系統實行單套制歸檔的現狀并不樂觀，但通過調查發現，近半數單位對于實行單套制歸檔的接受態度還是很樂觀的。通過更深入的調查，對調研單位是否信任單套制歸檔制度下電子文件的四性進行調查，可更具說服力。

在政策管理及制度規范方面，希望上級單位加強對電子會計憑證業務規范的指導，各兄弟單位間互相交流好的經驗做法，專人設崗；同時，上級統一完善制度規范，制定電子會計憑證歸檔的具體要求和參數規范。

在收集整理歸檔方面，建議加強電子會計憑證內外核查，當前單套制推行不成熟的情況下，憑證掃描具有難度量大，建議紙質和電子同時存檔。電子發票等電子會計憑證是否將其下載后統一歸檔仍然有待商榷，電子發票報銷時，建議附上在電子稅務系統中的查驗單，同時按照相關法律法規對進行備份、歸檔整理。

在系統建設層面，希望上級統一解決會計憑證電子歸檔接口連接，統一更換適用的電子會計系統和電子檔案管理系統，確保系統具有文件查重等功能，安全合規，以滿足電子檔案單套制管理的要求。目前浪潮系統正處于試點階段，電子會計憑證業務規范正在逐步完善，可重點考慮加強軟件的應用。

4 推行建議

4.1 推行單套制要建立多元主體協同機制

在現有的檔案管理模式中，我們對于不同部門之間的責任劃分不明確，管理效率較低。電子會計憑證單套制歸檔與管理需要多個部門協同完成，為了保證該模式的正常運行和推廣，應該為其提供管理保障，建立多元主體協同機制，明確權責劃分。

4.2 推行單套制要強化法律法規學習

目前單套制管理的規范體系之所以不夠健全，在一定程度上與重視程度息息相關，所以推行單套制管理的前提是提高相關部門和領導的重視程度以及管理規范化的意識。

首先，組織各部門相關負責人進行單套制管理的學習，幫助他們正確認識“單套制”管理和“雙套制”管理的區別，以及“單套制”管理的優越性，意識到“單套制”管理是大勢所趨，進而對“單套制”管理的落實予以重視和支持。其次，組織學習相關法律、規范，正確認識配套法律法規體系對單套制管理的推動作用和意義，從而意識到建立健全法律法規、規范體系迫在眉睫。

4.3 推行單套制要提高技術支撐能力

推行單套制需要成立專門的技術部門或者組建專門的技術團隊，為電子檔案管理系統提供針對性的服務，對于電子檔案管理系統中出現的問題給予及時解決，維護該管理系統的正常運行，保證管理系統的穩定性和安全性。

通過技術手段為電子會計憑證的接收和管理提供安全的保障境，確保電子會計憑證在歸檔、傳遞、管理等流程中的原始性、完整性以及可靠性。及時掌握技術的更新和升級情況，適時地進行系統的升級研發和更新，保障管理系統的穩定和安全以及與會計系統的兼容性。

5 結語

數字時代，電子文件大量產生，對現代檔案管理帶來了深刻影響。提高重視并不斷加強電子文件歸檔和電子檔案管理，不僅是時代發展的需要，也是提高檔案工作效率和檔案服務質量的重要保障。結合信息化發展態勢來看，電子會計憑證檔案單套制管理已成為未來發展的主要趨勢。此次，通過對電子會計憑證歸檔關鍵環節的深入研究，提出了電子會計憑證檔案單套制管理思路，對后期實現電子會計憑證檔案單套制管理、提高管理效率具有重要意義。