論學校檔案損毀的因素與檔案保管方法

陳曉芳

［摘 要］檔案管理是學校管理工作的主要內容之一，對學校各項工作的開展具有重要作用，在學校建設發展過程中，存在各種類型的檔案信息，受檔案本身問題和外部環境的影響，部分檔案內容可能出現損毀，為有效解決該問題，需要采取有效的保管方式。基于此，本文重點分析導致學校檔案損毀的主要因素以及保管方法，希望可以為學校檔案的保管工作提供一些參考建議。

［關鍵詞］學校檔案；損毀；檔案管理；保管方法

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

檔案損毀問題一直是學校檔案管理工作的重點，學校在長期建設過程中，檔案種類和載體形式多種多樣，包括大量的紙質檔案內容、膠片磁帶檔案。隨著信息技術的發展，電子檔案成為檔案保管的主要形式。不同類型的檔案在保管方式上存在較大的差異，部分檔案在存儲過程中可能出現破損、丟失等問題，嚴重影響檔案信息的完整性和可靠性。為此，需要明確檔案出現損毀的原因，積極探索保管方法，充分發揮檔案信息的應用價值。

1 學校檔案損毀的因素

學校檔案損毀的因素包括人為因素和自然因素，其中人為損毀的現象相對較少，而由于自然因素出現損毀就需要選擇合適的保管方式，減少損毀因素的影響。

1.1 內在因素

導致檔案出現損毀的內在因素主要是指檔案本身存在的質量問題，包括制作的原材料、字跡材料等。例如，對于紙質檔案來說，耐久性是紙質材料的基本性能，如果紙張中非纖維素的成分較高，存在較多的有害化學雜質，紙質在長期存儲的過程中就會發黃變脆，出現損毀問題。

1.2 外在因素

外在因素是指檔案保管的外在條件以及在環境中導致檔案出現損毀的影響因素。第一，儲存環境的溫度和濕度。對于非電子檔案而言，尤其是紙質檔案，溫度和濕度過高過低會導致紙張出現膨脹或收縮的問題，使紙張的機械強度降低，同時紙張本身含有酸性或堿性物質，在不適宜的環境中會產生反應，導致紙張受到破壞，也會為微生物的生存提供空間，這也是紙質檔案出現蟲害和霉變的主要原因。第二，光線。主要是指太陽光線，會破壞紙張和字跡。例如，光可以使得紙張中的纖維素與氧氣發生氧化反應，導致纖維素變質。第三，灰塵。在一些靠近污染源的區域，灰塵中往往會攜帶具有腐蝕性和毒性的物質，導致檔案出現損毀。第四，空氣中的有害氣體。例如，二氧化碳等，可能會導致紙張出現腐蝕問題。第五，使用過程中的損毀問題，檔案信息在使用過程中，可能出現揉折、撕裂等問題，尤其是在檔案的移動過程中，嚴重影響檔案信息的完整性。

2 學校檔案保管工作要點

在開展學校檔案保管工作的過程中，需要根據《中華人民共和國檔案法》及相關文件的要求，針對管理人員的工作內容和工作流程進行規范，明確保管工作的要點。

2.1 科學進行組織管理

在檔案保管過程中，要嚴格執行相關法律制度和管理規定，建立合理的檔案保管體系，通過建立責任制的方式，確保保管工作的有效落實，以此保證學校可以順利開展檔案的保管工作。

2.2 完善設備設施

雖然電子檔案已經成為學校檔案建設的主要趨勢，但是紙質檔案以及其他形式的檔案信息仍然占有較大比重。在設備設施的建設方面，需要具備滿足未來三十年的檔案用房，同時存儲環境也需要符合檔案存儲的要求，盡可能保證檔案信息的永久保管［1］。

2.3 規范工作流程

部分學校針對檔案的保管還存在粗放的問題，在保管細節方面工作不到位，導致檔案出現損毀。為此，需要根據不同類型的檔案形式制定針對性的保管措施和工作流程，開展規范化的管理模式。

2.4 加強信息化建設

學校檔案需要借助信息技術手段，加強學校檔案的信息化建設，應大力應用電子檔案信息，通過信息化的管理模式，實現部分檔案的數字化管理。

3 學校檔案保管的方法

結合目前學校檔案管理中存在的問題以及導致檔案出現損毀的主要因素，本文認為可以從樹立保管意識、建立保管機制、完善設施建設以及加強信息化管理等多個方面入手，提升檔案保管工作水平。

3.1 形成學校檔案保管意識

學校檔案在科研、教學以及管理等多方面都具有重要意義，因此需要提高對檔案保管的重視程度。學校負責行政管理的部門需要定期對檔案的保管情況進行檢查，組織管理人員開展培訓活動，在學校內部形成檔案保管工作意識。此外，學校需要對檔案保管工作提供有力的支持，適當加大資金投入。例如，加快信息化建設、完善基礎保管設施等，形成良好的保管工作氛圍，從而保證保管工作的有效開展［2］。

3.2 建立學校檔案保管機制

3.2.1 完善管理制度

學校需要結合檔案信息管理的實際情況，明確保管過程中各個環節的規章制度，包括檔案修訂、收集歸檔、借閱管理、安全、庫房管理等制度內容，并對保管人員的工作職責進行細化，制定明確的工作標準和工作內容，使保管工作的開展有章可循，保證檔案保管工作的科學性、規范性，充分發揮檔案信息的

價值。

3.2.2 制定考核機制

為提升檔案保管的工作質量，需要組建專業化的保管工作隊伍，不僅需要強化保管工作水平，還需要采取考核的方式，提高工作人員對保管工作的重視程度。通常情況下，負責檔案管理的工作人員隸屬于檔案管理部門，為提升工作人員的積極性，需要相應部門制定獎懲制度，定期對工作人員的管理行為和檔案保管工作的成效進行分析，可以每半年進行一次大考核，重點考查保管人員的日常工作完成情況、檔案保管的效果、是否存在工作失誤等；每個月需要組織檔案保管人員進行一次工作總結匯報，重點分析目前保管工作開展存在的問題，并對接下來的工作內容進行適當的調整。在考核過程中，必須堅持公平公正的基本原則，對于認真履行職責，業績突出的工作人員給予績效獎勵，同時將考核結果作為職稱評定、職位晉升的參考依據，對于無法按時完成工作任務，在檔案保管過程中存在失職、工作失誤等問題的保管人員，需要追究其責任，嚴重時可調離原崗位。考核機制以及獎懲制度，可以有效激發保管人員的工作熱情，保證檔案保管工作的順利開展［3］。

3.2.3 做好分類管理

學校檔案的種類較多，包括黨政管理檔案、教學檔案、科研檔案、財務檔案等，內容豐富，檔案載體的形式也有所不同，因此可以按照載體材料的類型將檔案內容進行分類，并采取針對性的保管方法。第一，關于底圖檔案的管理。底圖是指人工繪制或打印到硫酸紙上形成的圖紙，屬于紙質檔案的一種，學校的底圖檔案包括教學建筑設計圖等，在應用過程中可隨時進行復制，以滿足工作需求。底圖檔案的制作材料比較特殊，其紙張是經過油、蠟浸透的，耐久性和機械強度較差，目前長時間的保管方式包括平放和卷放。其中，平放主要是按照學校的分類方案，將檔案依次平放在底圖柜中，并使用標簽標注底圖的名稱和編號，該種保管方式便于后續的查找使用，但是占地面積較大。卷放保管是按照一定的分類標準將底圖檔案卷起來，該種保管方式會導致圖紙受到磨損，通常適用于特大底圖的保管。第二，關于膠片、磁帶的檔案內容的保管，該類型檔案的保管要求相對較高，需要將環境溫度控制在13～15℃，相對濕度為35 %～45 %，需要將同類檔案保管在有空調的專用庫房，并保證庫房內部處于恒溫恒濕的狀態中，其中膠片和膠卷需要使用專用的金屬保管盒，磁帶的保管需要做好防磁工作，避免對磁帶造成損傷。第三，關于藍圖檔案以及其他檔案信息的保管工作，其中藍圖的紙張材料質量較好、機械強度高，可以通過折疊的方式進行裝訂并統一保管，針對一些具有特殊保管要求和經常使用的藍圖檔案，需要做好備份［4］。

3.2.4 做好日常維護

在檔案進行保管的過程中，需要做好日常的維護管理工作，根據學校檔案管理的工作要求，制訂常規的維護管理方案。第一，保管人員需要加強對檔案庫房的溫濕度監控，將溫度和濕度控制在合理的范圍內，還需要保證庫房內部的衛生，檔案柜和檔案架應避免靠墻，禁止在庫房中堆放雜物。第二，需要做好蟲害、霉菌的預防，可以在庫房中放置殺蟲劑，在條件允許的情況下，可以使用氮氣進行熏蒸，使用微波技術實現殺蟲，同時庫房需要定期通風，但要避免長期開窗，庫房要經常用吸塵器除塵，以此減少灰塵對檔案的破壞。第三，在日常維護過程中，需要做好防水防火工作，定期檢查相關設備設施，并通過安裝預警設備，及時發現庫房中存在的安全隱患［5］。

3.2.5 制定安全制度

第一，需要建立檔案信息保密制度，檔案保管人員需要樹立信息保密意識，嚴格落實保密制度，避免出現信息泄露問題。第二，需要針對檔案資料的接收和統計進行嚴格管理。在檔案交接的過程中，雙方必須針對檔案的數量和內容進行核對，詳細填寫交接清單并簽字，入庫的同時做好除塵工作。在統計檔案信息內容時，需要采取統一的格式，針對檔案的收進、移出、整體以及保管利用等環節進行記錄。第三，需要進一步完善檔案的借閱制度。借閱人需要完整填寫借閱登記表，在規定時間內歸還，如果時間臨近，保管人員需要及時督促，避免出現檔案丟失的問題。對于涉密檔案，在借閱、移出和銷毀的過程中，需要按照流程辦理相關手續，提交上級部門進行審批，針對出現的泄密和失密情況，需要按照保密規定對相關人員進行嚴肅處理［6］。

3.3 完善檔案庫房設施建設

為提升檔案保管的質量水平，需要針對檔案庫房的基礎設施進行完善。第一，檔案庫房的位置應避開校園中人員流動密集的區域，可以設置在學校辦公區域中，庫房應處于半封閉狀態，同時庫房的門窗需要做好防盜措施，檔案庫房的鑰匙等物品需要由專人負責管理。第二，需要充分考慮檔案庫房的防光問題，可以通過內部結構的調整減少紫外線的進入，避免對紙質檔案和圖片等造成負面影響，可以選擇南北方向的房間作為庫房，將保存檔案箱柜設計成與門窗垂直的形式，從而有效減少紫外線的照射。第三，關于庫房內部照明設備，可以使用白熾燈。第四，需要做好庫房內部的溫度和濕度控制，尤其是存放特殊載體檔案的庫房，可以配置恒溫、恒濕等設備。第五，做好消防設施建設，增設檔案庫房消防安全出入口，并按照消防自動報警系統，完善庫房內部的消防設施，全面降低庫房的消防安全隱患，為檔案管理工作提供有利條件。

3.4 應用信息化的管理模式

3.4.1 搭建信息化保管平臺

利用大數據等信息化技術手段，搭建檔案管理服務平臺，有效提升檔案管理的工作質量，提升檔案保管的工作水平。第一，對學校檔案信息進行全面整理，由專業的技術人員根據學校的要求在現有管理系統技術的基礎上進行優化和完善，構建信息化數據平臺，為檔案管理工作提供支持，同時該平臺需要具備服務功能，可以利用服務系統實現檔案借閱等內容的記錄和管理，從而保證檔案管理的規范性。第二，需要利用信息化保管平臺實現檔案信息的分類，按照檔案類型進行歸納，可以設置目錄索引，便于檔案的使用和管理［7］。

3.4.2 做好檔案信息收集

學校應當積極推動檔案保管工作的信息化建設，一方面，需要將檔案信息內容進行電子化的備份，形成電子檔案數據系統。相比于傳統紙質檔案的保管形式，電子檔案在存儲、保管、信息保護等方面更具優勢，保管人員可以利用電子檔案數據庫搜索需要的檔案信息內容，紙質檔案在保管過程中可能受環境因素的影響出現損壞，無法有效保證檔案信息的完整性，而電子檔案是利用信息系統進行存儲的，儲存空間更大，不受環境的影響，在檔案信息內容的質量和使用便利性方面更具優勢，也可以借助信息共享系統，及時獲取所需要的檔案信息。另一方面，信息化技術可以實現檔案內容的快速收集，學校需要根據檔案文件的內容逐漸豐富電子檔案系統，不僅需要實現紙質文件的數字化轉換，還需要對影像圖片檔案等進行全面收集，實現紙質檔案和電子檔案的互補［8］。

4 結語

檔案保管工作應成為學校管理工作的重點內容之一，工作中需要明確導致檔案出現損毀的主要因素，落實檔案保管工作要點，樹立正確的檔案保管意識，結合目前檔案管理中存在的問題，完善管理體系，落實管理制度，優化保管工作流程，保證保管工作的順利開展，同時完善檔案庫房等基礎設施的建設，為保管工作提供有力的環境支持，推動檔案保管工作的信息化建設，利用電子檔案的形式，提升保管工作的質量和效率，進而充分發揮學校檔案的價值。

參考文獻

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［3］嚴淑玲. 檔案數字化建設的探究——以中職學校為例［J］. 數字通信世界，2021（7）：273-274.

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［8］方惠潔. 信息技術在中職學校檔案管理中的實踐研究［J］. 內蒙古煤炭經濟，2020（10）：95-96.