高校財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報銷平臺的構(gòu)建
——以河北科技工程職業(yè)技術(shù)大學(xué)為例

馬 丹，來臣軍，趙 莉，李路洋

（河北科技工程職業(yè)技術(shù)大學(xué)，河北 邢臺 054035）

近年來，我國公共財政改革取得了快速發(fā)展，新的《高等學(xué)校財務(wù)制度》等一系列政策文件陸續(xù)頒布，對高校的資金管理提出了更嚴(yán)格的要求。財務(wù)報銷是高校財務(wù)工作中最基礎(chǔ)的一環(huán)，隨著我校的財政撥款、科研到款等各種經(jīng)費快速增長，財務(wù)部門在預(yù)算、結(jié)算、報銷等管理能力上面臨新的挑戰(zhàn)[1,2]。

在網(wǎng)絡(luò)信息化時代下，陳舊的財務(wù)報銷模式和報銷方式，是阻礙財務(wù)報銷效率提高的主要原因，成為高校財務(wù)改革的重要內(nèi)容。一直以來，學(xué)者們針對“報銷難”這個高校財務(wù)工作中的頑疾，進(jìn)行了深入分析研究。為提高報賬速度，牛星等[3]分析了窗口式報銷、投遞式報銷和網(wǎng)上報銷的利弊，并對財務(wù)報銷流程進(jìn)行了再設(shè)計；基于“互聯(lián)網(wǎng)”系統(tǒng)，邱均成等[4]提出高校網(wǎng)上預(yù)約報銷體系；陳建凱等[5]為了簡化業(yè)務(wù)流程，將網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)與審簽系統(tǒng)結(jié)合起來，形成一個體化報賬系統(tǒng)；付耀珍等[6]將微信平臺引入高校經(jīng)費報銷環(huán)節(jié)，提出了基于微信的排隊模式。針對我校財務(wù)報銷現(xiàn)狀，構(gòu)建高校財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報銷平臺，有利于提高財務(wù)工作效率和質(zhì)量，支持高校財務(wù)信息系統(tǒng)一體化和數(shù)字化。

一、報銷流程現(xiàn)狀與問題分析

河北科技工程職業(yè)技術(shù)大學(xué)，是一所以工科為主的河北省全日制本科高校，是新時期國家設(shè)立的本科職教試點學(xué)?！，F(xiàn)階段，我校財務(wù)系統(tǒng)信息化建設(shè)迅速，經(jīng)過近幾年的快速發(fā)展，現(xiàn)已基本完成了財務(wù)部門內(nèi)部的日常核算管理體系，但工作主要集中在預(yù)算編制、內(nèi)部管控等財務(wù)部門本身層面，而在面向全校教職工的財務(wù)信息化層面，尤其是財務(wù)報銷方面，仍以人工為主。如圖1 所示，報銷流程可概括為5 個步驟：

圖1 報銷流程現(xiàn)狀

（1）票據(jù)準(zhǔn)備。報銷人員完成經(jīng)濟(jì)活動后，按規(guī)定準(zhǔn)備所需票據(jù)。

（2）各級負(fù)責(zé)人簽章審批，包括經(jīng)費負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門主管、校級主管等。

（3）由報銷人將紙質(zhì)票據(jù)送至財務(wù)部門進(jìn)行會計核算，編制記賬憑證，包括單據(jù)審核、憑證打印和憑證復(fù)核等3 個主要步驟。其中，單據(jù)審核包括：審核經(jīng)費審批手續(xù)的合規(guī)性，審核經(jīng)費來源及收入的合理性，審核經(jīng)費開支范圍和開支標(biāo)準(zhǔn)，審核原始票據(jù)的真實合法性等。若在審核過程中發(fā)現(xiàn)不符內(nèi)容，需退回報銷人，修改后重新從第一步開始走流程。

（4）復(fù)核記賬憑證和原始憑證。

（5）現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)賬支付。

我校為了推動學(xué)校報銷工作的發(fā)展不斷努力，報銷工作有了很大進(jìn)步，但仍舊存在如下問題：

（1）人工報銷為主，報銷工作量大。學(xué)校沒有網(wǎng)上報銷、無現(xiàn)金支付以及報銷信息查詢一體化系統(tǒng)，財務(wù)人員靠人工報賬，工作量大，報銷排隊時間過于漫長。隨著我校各類業(yè)務(wù)量逐年增大，報銷數(shù)量呈快速增長趨勢。

（2）審批流程復(fù)雜，耗時長。報賬流程中，審批簽字采用線下操作，報賬人員需申請多個級別簽字權(quán)，存在簽字人員出差、開會等多種情況，導(dǎo)致跑空趟次數(shù)較多。

（3）信息不對稱，報銷重復(fù)次數(shù)多。一般教師對報賬流程了解不夠，對報銷制度規(guī)范認(rèn)知度不高，原始憑證保存不規(guī)范、不完整；同時由于教職工缺乏對財務(wù)報銷的知識學(xué)習(xí)，造成經(jīng)費使用有誤，單據(jù)填錯被退回、多次更正等問題頻繁發(fā)生，報銷時存在反復(fù)跑腿、重新走流程等“報賬難”問題。

（4）報銷明細(xì)和進(jìn)度不透明。只有財務(wù)處內(nèi)部人員才可以了解報銷信息，財務(wù)數(shù)據(jù)不對外發(fā)布，教師不能實時跟緊報銷進(jìn)度，需要主動打電話或者本人到場詢問具體進(jìn)度細(xì)節(jié)，影響本人或?qū)ν赓Y金周轉(zhuǎn)的效率。

這一系列矛盾與問題既導(dǎo)致了財務(wù)工作效率不高，又影響了教學(xué)和科研業(yè)務(wù)的正常開展，致使財務(wù)信息質(zhì)量對提高學(xué)校管理效率所起到的作用有限。隨著我校升本后的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，服務(wù)對象以及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)日趨多樣，經(jīng)費量不斷增加，以上問題更加突出。

二、財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報銷平臺的構(gòu)建

1.高校財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報銷系統(tǒng)總體架構(gòu)

為了解決高校財務(wù)報賬過程中的各種問題，特別是從根本上解決“報賬難”問題，本文構(gòu)建了財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報銷平臺的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，如圖2 所示。報賬用戶和審批用戶在登錄后，以Client/Server 方式訪問財務(wù)系統(tǒng)的Web 服務(wù)器，分別完成網(wǎng)上填報和網(wǎng)上審簽等業(yè)務(wù)；財務(wù)系統(tǒng)服務(wù)器獲取用戶操作數(shù)據(jù)，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入財務(wù)內(nèi)網(wǎng)中，供財務(wù)人員完成報賬工作；財務(wù)系統(tǒng)通過銀行業(yè)務(wù)與銀行連接，實現(xiàn)轉(zhuǎn)賬、查詢等工作。

圖2 財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報銷平臺結(jié)構(gòu)

2.網(wǎng)絡(luò)化報賬系統(tǒng)使用流程

在財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報銷平臺下，通過網(wǎng)上報銷（賬）、審批、無現(xiàn)金報賬的管理，實現(xiàn)全校網(wǎng)上報銷，審簽人員和財務(wù)人員可高效地完成財務(wù)報銷工作，提升報銷人員的報銷速度和質(zhì)量?！傲憬佑|”式高校財務(wù)報銷系統(tǒng)流程。

（1）報銷單填寫：報賬人員首先登錄學(xué)校網(wǎng)上報銷平臺，在網(wǎng)上報銷界面下找到對應(yīng)的報銷單據(jù)，如經(jīng)費報銷單，點擊“新單”，部門、人員信息自動帶出，報銷人填寫項目信息、選擇相關(guān)項目、指標(biāo)、結(jié)算方式及本次報銷金額，通過“附件”功能，上傳本報銷單的相關(guān)電子附件，包括發(fā)票、合同等。

本步驟是網(wǎng)絡(luò)化報賬的第一步，也是最關(guān)鍵的一步，與傳統(tǒng)手工報銷相比，變化也是最大的。在本步驟的界面上設(shè)計有多種不同類型的報銷門類，使報銷人能夠在報銷界面上快速準(zhǔn)確地找到相應(yīng)類別，極大地降低了報銷類型錯誤的發(fā)生概率，充分發(fā)揮了事前預(yù)防的作用。

（2）報銷單初審：本步驟由若干個審核流程組成，主要審核單據(jù)所述業(yè)務(wù)內(nèi)容的合理性合規(guī)性。報銷單據(jù)保存后，系統(tǒng)按照流程設(shè)置將該單據(jù)傳送到下一節(jié)點，由下一節(jié)點審核通過或退回。下一節(jié)點未審核的情況下，報銷單發(fā)起人可以提請收回，對單據(jù)進(jìn)行修改。各級審核人員均可在自己權(quán)限范圍內(nèi)處理。若審核不通過，則須寫明退回原因及修改意見。退回的過程中，報賬人員可以在任意時間查看審核意見和退回理由，便于發(fā)起人進(jìn)行修改。

（3）會計單據(jù)復(fù)審：財務(wù)人員從財務(wù)角度對報銷單進(jìn)行再次審查，重點關(guān)注所選報銷科目的正確性，對應(yīng)報銷材料的完整性、發(fā)票的真實性等內(nèi)容。

（4）審核日志及審核流程：審核日志詳細(xì)記錄各節(jié)點對該單據(jù)的審核、退回等內(nèi)容，便于報銷單發(fā)起人對該單據(jù)進(jìn)行追蹤；審核流程能夠清晰看到該單據(jù)上一審核節(jié)點及下一審核節(jié)點，便于發(fā)起人催單。

（5）制證：財務(wù)制單人員可以對流轉(zhuǎn)到本節(jié)點的單據(jù)操作后生成記賬憑證，系統(tǒng)預(yù)置了生成財務(wù)會計及預(yù)算會計的對應(yīng)模板，一鍵生成相關(guān)憑證。

（6）付款：按照業(yè)務(wù)處理流程，生成憑證后系統(tǒng)將完成發(fā)放工作。目前系統(tǒng)可與河北省財政支付一體化平臺對接，導(dǎo)出相關(guān)額度報表，導(dǎo)入財政一體化平臺，即可完成額度申請工作。

網(wǎng)絡(luò)化報賬系統(tǒng)對整個報銷流程上的各環(huán)節(jié)人員的分工進(jìn)一步細(xì)化，即不同身份人員完成不同工作：報銷人負(fù)責(zé)填寫初始信息，各級審核人員負(fù)責(zé)發(fā)生業(yè)務(wù)的內(nèi)容審核，財務(wù)人員則將精力集中在財務(wù)規(guī)范的審核上，各角色各司其職，各有側(cè)重。通過網(wǎng)上報銷業(yè)務(wù)流程管理，實現(xiàn)了報銷流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，既規(guī)范了報銷單據(jù)的填寫格式，又降低了原始單據(jù)的數(shù)據(jù)出錯率，在減輕財務(wù)人員重復(fù)性勞動的同時，又提高了報銷人員的報銷速度。

另外，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)支持報銷單據(jù)、報銷流程、住宿標(biāo)準(zhǔn)、報銷標(biāo)準(zhǔn)等多種功能，可滿足學(xué)校的日常報銷業(yè)務(wù)。報銷系統(tǒng)還支持各類報銷單據(jù)、報銷流程的定義和自定義，通過報銷系統(tǒng)用戶可以將單位的財務(wù)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)置進(jìn)去自動執(zhí)行，如差旅費標(biāo)準(zhǔn)、補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)、乘車標(biāo)準(zhǔn)等等。報銷支付信息數(shù)據(jù)可以對接到財政廳一體化平臺，形成授權(quán)支付申請單據(jù)。

3.網(wǎng)上報銷流程優(yōu)化設(shè)計

流程優(yōu)化（Business Process Improvement）是對現(xiàn)有流程進(jìn)行改進(jìn)，使之符合變革目標(biāo)的需要。高校財務(wù)流程優(yōu)化的基礎(chǔ)是財務(wù)信息化平臺的建設(shè)，可實現(xiàn)組織不同部門之間的財務(wù)信息與共享，更好地服務(wù)高校教師。

在實行網(wǎng)上報銷（賬）過程中，雖然各級審批和財務(wù)審核均在網(wǎng)上完成，但依舊存在如下問題，即：各級審批人對財務(wù)知識掌握不充分、審批不嚴(yán)格等，導(dǎo)致在最后階段的財務(wù)審核階段發(fā)現(xiàn)錯誤，退回報銷人重新走流程。隨著學(xué)校報銷業(yè)務(wù)量快速增加，以上情況發(fā)生頻次呈快速上升趨勢。因此，本文基于財務(wù)流程優(yōu)化的思想，對報銷流程進(jìn)一步優(yōu)化，如圖4 所示，將“會計單據(jù)核算”調(diào)整至“報銷人填寫報銷單”之后，“審簽人審核報銷單簽批”之前，在報銷人送審之后立刻從財務(wù)角度審查單據(jù)的合理合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問題及時退回。以上改進(jìn)可大幅度降低重復(fù)報銷、簽批的人力資源和時間消耗，節(jié)省參與人員精力。

三、實例分析

各類報銷業(yè)務(wù)包括差旅費、一般費用、資產(chǎn)費用、借款、質(zhì)保金等類型，各類報銷業(yè)務(wù)的填報、審簽流程不完全相同?，F(xiàn)以差旅費報銷為例，該類型報銷流程可分為以下4 個階段。

（1）填寫階段：報銷人在系統(tǒng)中選擇“差旅費報銷單”，在彈出的對應(yīng)窗口內(nèi)，填寫差旅明細(xì)，包括出發(fā)日期、返程日期、起訖出差地點、補(bǔ)助等，并選擇結(jié)算方式和預(yù)算指標(biāo)。此外，還需上傳所發(fā)生的交通費、住宿費等發(fā)票圖片。網(wǎng)上填報示例如圖3 所示。

圖3 差旅費網(wǎng)上填寫示例

（2）財務(wù)審核階段：首先有財務(wù)人員審核報銷單的規(guī)范性，如圖4 所示，若無誤，則將差旅費報銷單、佐證資料一并推送至各級業(yè)務(wù)審批人員。

圖4 差旅費網(wǎng)上財務(wù)審核示例

（3）審簽階段：各級審批人員檢查財務(wù)推送的差旅費報銷單的合理性等內(nèi)容并審簽。

（4）制證付款階段：會計人員重新接單，系統(tǒng)自動生成記賬憑證。復(fù)核人員對記賬憑證進(jìn)行復(fù)核，無誤后完成財務(wù)系統(tǒng)的轉(zhuǎn)賬支付。

從上述差旅費報銷例子可知，報銷人員、審簽人員及財務(wù)人員在整個報銷流程中實現(xiàn)了報、審、核的分離，各人員均可利用各自的“適當(dāng)”時間，完成報銷業(yè)務(wù)流程，提升了報賬效率和報銷體驗。

四、結(jié)論

隨著本?？蒲薪?jīng)費的持續(xù)增加，傳統(tǒng)報銷模式下的“報賬難”的問題越來越明顯。本文構(gòu)建的高校財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化報銷平臺實現(xiàn)了報賬過程中的報、審、核三個環(huán)節(jié)的分離，實現(xiàn)了報銷人員、審批人員、財務(wù)人員之間高效溝通，減少了報賬人員現(xiàn)場報銷排隊等待時間和跑空趟次數(shù)，同時降低了工作量財務(wù)人員的工作強(qiáng)度和勞動量，解決了“報賬難”的問題。下一階段的工作重點應(yīng)為，增加報銷單智能化預(yù)檢預(yù)審功能，提前發(fā)現(xiàn)并告知報賬人員錯誤，降低財務(wù)人員重復(fù)性工作量。