大數據時代檔案工作面臨的機遇與挑戰

就大數據而言，其不僅是指海量的數據集合，更是指處理數據的一種專業化的技術手段，并以此為社會提供越來越多具有價值的信息，這也是推動社會發展進步的一個重要方式。在開展檔案工作的過程中，通過積極采用大數據技術手段，使傳統檔案工作方式得以有效改善的同時，檔案工作的質量和效率也得到進一步提升，只有這樣才能推動檔案管理實現持續穩定地發展，更好地服務于廣大使用者。

一、大數據時代檔案工作面臨的挑戰

（一）檔案管理能力略顯不足

就目前情況而言，還有一小部分單位沒有創建起數字檔案工作制度體系，在管理方面尚顯能力不足，而這對數字檔案資源效能的真正發揮來說影響非常大。

一方面，技術方面缺少明確的標準，而不同的檔案人員在進行立卷歸檔的過程中，所采用的標準、范式等也會存在一定的差異，這就為后期檔案資源的優化整合、檔案數據庫的創建等增加了難度。還有些單位由于沒有制定數字檔案技術性規范文件，所以檔案人員在開展工作時，勢必無法有效地指引他們的行為。另一方面，管理標準還不健全，這就使檔案管理流程精細化程度低，管理內容不夠規范化，那么檔案人員的規范及責任意識的樹立也會受到一定程度的影響，如果任其發展下去，則將不利于數字檔案管理進程向前推進。

（二）信息化技術手段應用不全面

隨著大數據時代的到來，檔案管理部門對先進信息化技術的應用能力，對檔案資源的管理、開發以及利用等會產生直接性的影響。而且就現階段來說，仍有大部分單位對數字檔案資源，無論是管理，還是開發、利用等方面發展程度都不高，其通常表現為對檔案管理系統只是進行簡單的應用，例如檔案資源的存儲、檢索以及查閱等，并沒有將大數據、云共享等先進信息化技術手段的真正作用發揮出來，這樣不僅檔案資源的利用率會受到影響，而且檔案資源實現數字化轉型升級的步伐也會非常緩慢。

（三）檔案安全管理能力有待加強

隨著互聯網技術的不斷發展，網絡病毒等也隨之大量地涌現出來，這就給數字檔案管理系統、硬盤以及U盤等載體帶來了不可預知的危害，并且也極易引起威脅信息安全的事件發生。當前對于數字檔案資源開發利用和信息資源安全管控兩者之間的關系，仍有些單位沒有厘清并處理好，這就導致安全隱患問題時有發生。

首先，對硬件、軟件等相關設施設備，在管理上并未進一步強化安全措施，這極易使病毒傳播開來，影響設備的正常運轉。其次，未能充分運用先進的安全防護技術手段，在抵御風險和應急能力上尚有不足，必須進行有效的提升才能夠更好地應對病毒等帶來的侵害。最后，檔案安全管理制度還需要不斷地完善，并且由于有些檔案人員或是技術人員缺乏足夠的安全意識，這也會給檔案工作的順利開展帶來不小的影響。

（四）檔案工作人員綜合素養有待提升

一方面，檔案工作人員在檔案理念上亟待改變，檔案的使用已經不再局限于相關部門，而是逐漸向社會大眾擴展，但是在檔案理念上仍然在沿用以往的。而隨著社會的迅猛發展，這勢必難以適應發展需求。身處大數據這一大的環境下，檔案工作應積極改變傳統的思想理念，緊跟時代發展步伐，立足于新的視角，不斷拓寬思路，以此使檔案工作能夠真正地朝著創新的方向發展，從而更好地服務于廣大受眾。另一方面，檔案工作人員無論是在知識結構還是專業技能方面都迎來了新的改變，他們只有通過積極學習掌握與之相關的專業理論知識，在增加自身知識儲備的同時，能夠熟練運用大數據、云計算等先進信息化技術，這樣受眾對檔案信息的多樣化需求才能得到有效滿足，檔案工作也才能在發展上更加穩定。另外，檔案工作人員在工作形式上也應有所轉變，隨著大數據時代的到來，檔案在歸納、劃分等工作內容方面已經不再是由人工手動來完成，而且如今采用大數據等先進技術，還必須對檔案的收集、管理進一步加強規范性。

（五）檔案工作合作性與規范性面臨嚴峻的考驗

大數據時代在開展檔案工作的過程中，還應注重館際合作，也就是說，要推動檔案館實現國際化的合作交流。大數據并不單純地指容量大，還包括時間維度以及其他多個方向，并且隨著大數據時代發展進程的加快，各類檔案館和檔案室必須建立起密切合作，以此將檔案信息的作用更好地發揮出來。然而部分檔案存在權限方面的限制，這也就使館際合作存在一定的局限性，并對檔案工作發展產生了不利的影響。除此之外，在檔案工作發展過程中，檔案工作的規范性也是一個重要問題。在新時代，知識化是檔案服務發展的必然趨勢，而在提供服務的同時，勢必要對一些個人的信息進行收集，但這也就增加了個人信息泄露的風險，容易引發相關的問題。同時，檔案工作要想實現更好的發展，就必須加大力度開展宣傳工作。檔案宣傳主要由檔案資源服務、相關法律普及等部分組成。在開展宣傳工作時，應面向一定的媒體進行全面的宣傳，并且宣傳也應由群眾傳播轉變為分眾傳播。但是檔案工作自身所存在的保密性這一特點，勢必會給宣傳工作增加難度，導致檔案宣傳達不到預期效果。

（六）檔案數據的存儲、挖掘等存在難度

當前在檔案數據庫運行過程中，會出現一定的問題，例如，無法增加新的數據，檔案庫發生脹庫的情況，這就說明檔案庫容量已經呈現飽和，沒有辦法再將新的檔案存儲進來。所以，對于檔案數據存儲而言，檔案庫的儲存空間是一個亟須解決的問題，而如何才能使其得到妥善解決，那就要從擴大檔案庫存儲空間、數據備份等方面著手。檔案數據通常被分為結構化和非結構化兩種，并且它們在儲存方式上也存在著一定的差異性，結構化數據主要是借助數據記錄來進行存儲，而非結構化數據則是通過文件系統進行存儲。結構化數據主要包含文本、圖像以及音頻等信息形式，并且隨著檔案數據的不斷發展，其已經逐漸成為數據的主要構成部分和信息的主體，這類數據具有體積大、種類多樣以及增長快速等特點。而在開展挖掘和分析非結構化數據工作的過程中，由于存儲技術等應用能力還不成熟，則難以滿足非結構化檔案數據的發展需求，無法達到應有的標準。

二、大數據時代檔案工作應采取的發展策略

（一）不斷完善數字檔案資源管理機制

檔案工作要想實現順利開展，首先就要制定行之有效的規章制度，只有如此，檔案人員的管理流程才能變得更加規范化，并對管理內容進行精細劃分，劃分清楚檔案人員各自的職責范圍，將責任落實到位。

首先，必須制定出相關技術的應用標準，充分結合國家和行業的相關標準，制定符合自身發展情況的規章制度，針對電子文件、音頻以及視頻等形式的數據，對其歸檔技術的相關要求和標準規范進行系統化的介紹，這樣才能從根源上使數字檔案資源的質量得到有效的控制，進而為電子檔案實現長效化的管理給予技術上的有力支持。其次，制定檔案管理規章制度，對數字檔案資源管理的職責劃分、查閱權限以及績效考核等工作內容進行充分明確，確保檔案人員在工作中有據可依，從而確保各項工作能夠順利開展。由此可見，只有立足于收集、管理以及利用等多個層面進行綜合考慮，才能使數字檔案資源管理各個環節更加規范，進而推動檔案工作數字化發展進程得以進一步加快。

（二）大力推進檔案數字化轉型的步伐

為了使檔案資源能夠更好地實現數字化發展，就必須充分運用大數據、云計算以及云存儲等信息化技術手段，并使它們能夠與檔案管理工作進行有效的融合，以此創建一個在操作、檢索以及存儲等方面都有著突出表現的檔案數據庫。

首先，將檔案管理與業務兩個系統間的數據界限打破，充分利用智能算法技術，創建起電子文件預歸檔系統。在開展檔案工作的過程中，應結合檔案資源各自不同的類型和特點，創建起相對應的歸檔板塊，并使之與業務系統關聯在一起，這樣電子文件、元數據就可以直接傳送到檔案管理系統當中。比如，文書檔案必須在0A辦公系統與檔案管理系統之間建立起關聯性，相關工作人員只要按動一下上傳鍵，就可以將檔案資料自動傳輸到預歸檔系統中，之后再由檔案人員經過仔細地校驗之后再立卷歸檔。其次，廣泛應用大數據技術，創建具有深度的檢索模型，針對電子文件、圖片要采取字節檢索模式，以此使檔案編研的需求得到進一步滿足，立足于多個視角，充分開發和利用檔案資源，以此使檔案資源的參考決策、憑證等價值更好地發揮出來。最后，加大力度運用云存儲技術，創建數據共享中心。要與當地的政務中心、檔案館等建立密切的合作關系，推動數字檔案資源盡快實現共享，以此使檔案資源在管理、傳輸上面的成本得以有效縮減。在這一過程中應特別注意對于一些保密檔案，應確保其安全性，不將其作為共享內容。

（三）創建科學合理的安全管理體系

隨著大數據時代的到來，檔案部門要對信息資源的安全管控予以高度重視，充分考慮硬件、軟件以及技術等綜合因素，創建起一個兼具全面化、精細化等特征的安全防護體系。

首先，針對硬件設施加強管理，定期安排人員查殺U盤、硬盤中潛藏的病毒，并將內外網分離，嚴格遵守隔離機制，這樣內網的檔案資源才能更加具有安全性。而且對U盤等移動硬件設備的使用范圍予以充分明確，使U盤得到專項的使用，以免產生病毒交互傳染的風險。其次，積極使用殺毒、防火墻等軟件，以此對非法程序、病毒以及黑客入侵等做到及時發現，并予以妥善處理，提前做好相關的防護措施和應急預案，切實提升數字檔案資源的安全等級。再次，加強對區塊鏈、云存儲等技術的應用，使其能夠為檔案安全管理提供技術支持，具有更強的應急能力，確保數據資料既精準又安全。一是充分借助區塊鏈技術，加密處理信息資源，一旦有人更改或是訪問都會留下痕跡，使數字檔案資源的真實、完整以及準確等特性得以保全。同時，特別要重點加密那些涉及保密和隱私的檔案資料，將風險系數降到最低。二是將云存儲終端和數字檔案資源管理系統當中的數據進行關聯，采用云存儲技術，備份處理線上終端的檔案資源，這樣不僅可以使數據備份還原更加便捷，還可以防止丟失重要數據。最后，對數字檔案資源的安全制度予以進一步完善，明確各管理環節的責任，細化訪問等級和權限，并進一步增強相關工作人員的安全防范意識。

（四）優化整合數字檔案資源

在大數據時代背景之下，對檔案數據無論是在質量還是在精準性方面都提出了嚴格的要求和標準，那么這就需要檔案工作人員樹立起正確的檔案理念，立足于多個層面對檔案資源的收集范圍進行劃定，圍繞受眾需求來打造數字檔案數據庫，讓檔案可以對社會的經濟、文化等進行真實準確地記錄。此外，應科學合理地挑選那些有價值的數據進行保存，以免數據庫中資源過于泛化，不過在提倡檔案工作智能化的同時，也要將傳統檔案工作模式的優勢延續下去，以此使檔案工作方式不斷優化，從而使檔案信息的利用率得到進一步提升。

（五）創新檔案工作服務方式

隨著社會的不斷發展進步，受眾對檔案信息的需求也越發多樣化，而就檔案數據來說，其要遠比那些網絡上所傳播的信息資源更具安全性和可靠性。隨著檔案特性的顯現和社會大眾需求的不斷增長，有越來越多的群眾開始使用檔案，因此，作為檔案管理部門應積極轉變工作思路，在服務上變被動為主動，主動收集整理受眾的真實需求，以此提供更加優質的檔案服務，注重開發檔案資源，采用先進技術手段優化檢索功能，提高檢索的效率，并合理地借助網絡平臺使檔案服務工作更加多元化。目前檔案工作的開展以數據為主，那么，就應全面分析比對各項數據，對其價值進行深入地挖掘，并予以專業化的處理達到數據增值的目的。

三、結語

隨著大數據時代的到來，檔案管理工作要積極面對時代發展所帶來的機遇和挑戰，與時俱進，不斷提升自身的信息化、智能化水平。還要結合自身檔案工作開展中存在的問題，采取科學合理的應對措施，從而使檔案信息的利用率得到有效的提升，并為檔案使用者提供更加便捷高效的檔案服務。

參考文獻：

[1]夏紅，王藝然.論現代企業檔案工作數字化轉型的路徑設計[J].機電兵船檔案，2022（05）：43-45.

[2]王劍，付賀.大數據時代檔案管理工作創新探析[J].辦公室業務，2022（15）：134-136.

[3]付琰.大數據時代檔案工作面臨的機遇與挑戰[J].黑龍江檔案，2022（03）：95-97.

[4]劉暢.檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新[J].蘭臺內外，2021（35）：16-18.

[5]陳瑾.基于大數據視角下高校檔案工作與治理體系建設研究[J].蘭臺內外，2021（31）：64-66.

[6]楊爽.淺談大數據時代檔案管理工作存在的問題與對策[J].蘭臺內外，2021（27）：64-65.

[7]謝鴻斌，高慧，王國軍.新形勢下事業單位檔案工作改革路徑研究[J].辦公室業務，2021（09）：100-101.

[8]王欣愷.大數據背景下文書檔案工作標準化建設的路徑研究[J].黑龍江檔案，2021（02）：102-103.

（作者簡介：康瑞，女，本科，駐馬店市中醫院，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）