精細化管理在職業鑒定中心檔案工作中的應用

文/延安市職業技能鑒定指導中心 劉娜

職業鑒定中心按照國家職業標準相關要求，對勞動者的職業技能進行科學規范、客觀、公正地考核。在職業技能鑒定過程中會形成一系列的檔案資料，這些檔案資料是保證職業技能鑒定的客觀性、真實性、原始性的重要依據。在檔案高質量發展的背景下，職業鑒定中心檔案工作應更新管理方式，提高檔案管理質量。精細化管理是指通過優化檔案管理程序、細化檔案管理責任、借助信息技術手段提高檔案管理效率，是符合新時期職業鑒定中心檔案工作質量提升的有效方法。

一、職業鑒定中心檔案工作現狀

職業鑒定中心在職業鑒定工作過程中會形成職業技能鑒定考務檔案、職業技能鑒定計劃安排、職業技能鑒定人員名冊、職業技能鑒定試卷、職業技能人員存檔表等各類需要保存的檔案資料。鑒于檔案內容種類繁多以及新形勢下對職業鑒定認證工作的新要求和新挑戰，傳統的檔案管理工作方法顯然已經不能適用，或亟須改善。

（一）新的要求。延安市職業技能鑒定指導中心每年承擔著大量的職業鑒定工作，所形成的檔案規模越來越大。為此，延安市職業技能鑒定指導中心在推動檔案管理工作過程中將信息化、智能化、數字化作為主導方向。但在實際推進過程中，由于技術更新迭代速度越來越快，相應地對延安市職業技能鑒定指導中心檔案管理人員的信息素養和職業技能提出更高要求。由于部分檔案管理人員還沒能在思想上和態度上有所轉變，在推進職業鑒定中心檔案工作信息化過程中主動意識不強，沒有充分認識到檔案管理工作信息化、智能化建設的必要性，在工作過程中面對新系統、新技術往往手足無措。

（二）新的挑戰。職業鑒定中心檔案管理工作覆蓋職業技能鑒定整個工作流程。2022年評價機構備案新增4家，其中高技能人才評價基地新增2家。截至2022年底，共完成評價機構備案10家，包含用人單位1家，社會組織8家；可開展高技能人才評價工作的有3家，其中國有企業1家，為延安市公共交通有限責任公司；公辦類院校2家，分別為延安大學、延安職業技術學院。隨著工作任務的不斷增加，職業鑒定中心檔案類型越來越多，需要檔案管理人員針對不同檔案類型進行分類管理。但目前在具體工作落實過程中距離精細化、精準化管理還存在一定差距。

二、職業鑒定中心檔案工作存在的主要問題

延安市職業技能鑒定指導中心在檔案管理工作過程中既要樹立“以人為本”的理念，積極推進檔案開放，同時還要完善檔案開放鑒定制度機制，更好地服務廣大勞動者和社會大眾。目前，職業鑒定中心檔案管理工作還存在著檔案開放鑒定實踐推進乏力，相應制度機制建設落后，檔案精細化管理推進緩慢等現實問題。

（一）檔案開放鑒定實踐推進乏力。從理論研究層面看，職業技能鑒定中心應將檔案開放作為提升檔案管理工作的重要方面，部分職業技能鑒定中心認為檔案信息涉及勞動者個人隱私，導致檔案管理“保密過度而開放不足”。原因如下：一方面，當前國家針對職業技能鑒定中心檔案開放還缺少宏觀層面的法律規制，在具體實踐過程中還缺少統一的工作標準和具體落實環節，一些模糊的法律條款難以為職業技能鑒定中心檔案開放提供依據，相關工作開展推進緩慢；另一方面，職業技能鑒定中心經過多年發展，擁有龐大的檔案信息，要想完成檔案開放鑒定目標，工作量巨大，以現有的人力、物力、財力推進緩慢，加之新《檔案法》對檔案開放期限縮短，進一步加大了開放鑒定檔案的難度。

（二）職業鑒定中心檔案精細化管理推進緩慢。職業鑒定中心檔案管理精細化，能夠為業務工作提供強有力支撐，有助于發揮職業鑒定中心檔案信息資料的原始憑證功能。但目前在具體工作開展過程中，組織領導不到位。一是職業鑒定中心檔案管理工作仍然處于邊緣位置，并沒有圍繞職業鑒定中心檔案精細化管理工作全面統籌各類資源，也沒有研究精細化管理的各項問題，在工作中還沒有形成“領導抓、專人管”的工作格局。二是制度機制建設落后。職業技能鑒定中心檔案精細化管理需要扎實的制度作為保障。但目前關于職業鑒定中心檔案管理的相關制度機制精細化內容相對較少，對各個崗位工作職責和任務劃分不夠明確，對于如何推進職業技能中心檔案精細化管理還缺少可靠的制度保障。三是保障設施建設相對落后。在職業技能鑒定中心檔案精細化管理過程中還缺少必要的硬件設施，弱化了職業鑒定中心檔案管理質量。

三、職業鑒定中心檔案精細化管理的優化建議

職業技能鑒定中心檔案精細化管理是一項復雜的系統工程，必須在理念上主動轉變傳統工作思路，以理念帶動行動，推進職業技能中心檔案精細化管理。同時要在流程上嚴格把關，實現職業技能鑒定中心檔案精細化管理各個流程的有效銜接。同時還要在人才隊伍、方式方法創新和技術引進方面“做文章”，為職業技能鑒定中心檔案信息化管理奠定扎實基礎。

（一）以理念更新推動精細化。職業鑒定中心檔案精細化管理是未來發展的重要趨向，只有在精細化管理過程中自上而下形成精細化管理理念，才能夠在思想上認識到精細化管理的應然性和必然性，才會在行動上有所作為。因此，在推進職業鑒定中心檔案精細化管理進程中，首先要從領導層做起，主動學習中辦、國辦《關于加強新時代高技能人才隊伍建設的意見》，省委、省政府《關于印發陜西省“十四五”人才發展規范的通知》（陜發2022〔14〕號）和市委人才辦《關于征求延安市“十四五”人才發展規劃（征求意見稿）意見的函》（市委人才辦函2022〔550〕號）文件精神，充分認識到職業鑒定工作的重要性，充分認識到職業鑒定中心所形成的檔案的價值，進而圍繞職業鑒定中心檔案管理的具體特點，以精細化管理理念為指引，積極推進職業鑒定中心檔案工作的開展。目前，延安市在高技能人才培育方面還難以滿足“十四五”期間城市發展需求，更需要職業鑒定中心主動發力、積極作為，既要在業務工作上有所建樹，也要在檔案管理方面有所貢獻。同時，職業鑒定中心主要領導還要對精細化管理理念進行宣傳，形成以上帶下的良性工作局面，要求檔案管理人員認真學習上述文件精神，在思想理念上有所轉變，將精細化理念與實際工作相結合，進一步提升職業鑒定中心檔案管理質量。

（二）以流程優化推動精細化。通過優化職業鑒定中心檔案管理流程，有助于縮短檔案的收集時間，實現職業鑒定中心檔案信息資源的快速整合。為進一步提升職業鑒定中心檔案管理精細化水平，必須對當前職業鑒定中心檔案管理的具體流程進行全面梳理。2023年，延安市職業技能鑒定指導中心明確提出：要優化服務，提升服務效能，主動做好無縫銜接，對有意向申報備案的機構主動對接，防止事項落空，避免辦事機構“來回跑”。檔案管理工作要按照上述要求對現有的流程進行優化，加強與相關部門聯系互動，建立起緊密聯系，避免出現疏漏。同時要重視職業鑒定中心檔案社會化開放。新時期，無論是勞動者，還是社會公眾對職業技能鑒定中心檔案開放都提出了新的要求。為此，應有步驟、分批次地向社會公布一批開放檔案，這樣既有利于提升延安市職業鑒定指導中心的社會影響力，也能夠更好地滿足社會公眾對于檔案信息資源利用的迫切心情。

（三）以方法優化推動精細化。對標《陜西省人力資源和社會保障廳關于全面實施職業技能等級認定的通知》（陜人社發〔2020〕30號）文件精神，延安市職業技能鑒定指導中心在檔案精細化管理方面還存在著陣地建設薄弱、檔案管理粗放等問題。為進一步提升延安市職業技能鑒定指導中心檔案管理精細化水平，必須以問題為導向，在優化流程的基礎上，對延安市職業技能鑒定指導中心檔案管理方式方法進行創新。例如，在具體檔案劃分方面可以從認定職業（工種）入手。2022年，延安市職業技能鑒定指導中心已從養老護理員、中式烹調、電工等幾個職業（工種）擴展到汽車修理、企業人力資源管理師、人工智能訓練師、勞動關系協調員、健康管理師等110個職業124個工種，相應地在檔案分類方面也可以依據110個職業或124個工種形成檔案分類，這樣既可以快速地查詢相關資料，也有助于提升檔案精細化管理水平。從鑒定的層級看，延安市職業技能鑒定指導中心共組織認定2891人，獲證人數1874人，初級（五級）1151人、中級（四級）404人、高級（三級）268人、技師（二級）24人、高級技師（一級）27人。可以按照初級、中級、高級、技師和高級技師進行檔案劃分，進一步提升檔案管理的針對性，更好地發揮檔案信息資源的特殊價值。

（四）以技術手段優化推動精細化。信息時代為職業鑒定中心檔案精細化管理提供了可靠的技術支持。因此，有必要在職業鑒定中心檔案精細化管理過程中主動融入現代信息技術，進一步提升職業鑒定中心檔案管理的精細化、智慧化、信息化、數字化水平。一方面，要充分利用電子信息技術優勢，實現傳統紙質鑒定檔案向數字化鑒定檔案轉型，進一步提升職業鑒定中心檔案信息資源的查詢效率，同時也有助于節省職業鑒定中心檔案物理空間，防止因紙質檔案發霉變質影響檔案信息資源管理和后續開發利用；另一方面，積極利用網絡信息技術搭建職業鑒定中心檔案數據庫，對職業鑒定中心檔案信息資源進行合理利用和開發。目前，無論是職業鑒定中心自身發展，還是社會公眾對于檔案信息資源的多元化訴求，都要按照精細化管理的相關要求進行，借助技術手段進一步提升服務的多元性。在形成檔案數據庫的基礎之上，隨時調用相關數據為不同主體提供有針對性的職業鑒定檔案信息服務。

四、職業鑒定中心檔案精細化管理的保障措施

職業鑒定中心要將檔案管理工作放在突出位置，更新精細化管理理念，持續提升職業鑒定中心檔案工作質量。職業鑒定中心檔案精細化管理既需要扎實的管理系統作為保障，也需要完善相應的保密制度，切實保障職業鑒定中心檔案信息資源的安全。

（一）建立健全檔案管理體系。通過檔案管理體系建設為職業鑒定中心檔案精細化管理提供扎實的體系保障。一方面，引導檔案管理人員充分認識到精細化管理對于提升職業技能鑒定中心檔案管理質量的現實意義，強化檔案管理人員的管理意識，使檔案管理人員知道自身工作的重要性，進而對自身行為進行規范，以更為負責的態度參與職業鑒定中心檔案精細化管理工作之中；另一方面，重視檔案管理系統內容規則與單位實際發展需求之間的聯系，找到當前職業鑒定中心檔案精細化管理存在的不足，結合職業鑒定中心檔案管理現有資源，建立相對應的管理系統，實現檔案管理體系與單位需求的有機匹配，進一步發揮單位內部的管理效能。

（二）建立檔案管理保密制度。職業鑒定中心檔案與廣大勞動者的切身利益息息相關，對推進延安市人才隊伍建設，促進延安市經濟社會發展都起著關鍵性作用。因此，職業鑒定中心在檔案精細化管理過程中應對檔案信息安全保密工作給予足夠重視，充分認識到職業鑒定中心檔案的特殊價值。一方面，要確保職業鑒定中心檔案管理有專人負責，建立相對應的保密制度機制，并堅持動態化原則，結合職業鑒定中心檔案管理的實際要求和現代信息技術的發展變化，對檔案管理保密制度機制進行優化和完善；另一方面，要為職業鑒定中心檔案提供必要的安全防護措施，做好防火、防盜、防蟲、防鼠、防霉、防潮、防靜電等工作。

五、結語

職業鑒定中心在檔案管理過程中應以精細化理念為指導，結合上級關于職業鑒定中心檔案管理的相關要求，細化職業鑒定中心檔案管理工作，始終堅持問題導向，分析職業鑒定中心檔案管理工作存在的問題和不足，從制度機制、人才保障、技術引進等多方面入手，提升職業鑒定中心檔案精細化管理水平。