基于院史館建設的醫院檔案規范化管理研究
——以曲靖市某醫院為例

文/云南省曲靖市第一人民醫院 狄亞霞 申思

根據公立醫院高質量發展的相關要求，院史館已成為推動公立醫院高質量文化發展的重要抓手和傳承醫院精神的重要載體。基于院史館建設研究醫院檔案規范化管理，對推進醫院檔案建設工作具有重要的作用和意義。

一、院史館建設的基本情況

（一）院史館建設的目的和意義。國務院辦公廳印發的《關于推動公立醫院高質量發展的意見》（國辦發〔2021〕18號）指出，要建設特色鮮明的醫院文化，挖掘整理醫院歷史、文化特色和名醫大家學術思想、高尚醫德，提煉醫院院訓、愿景、使命，凝聚支撐高質量發展的精神力量。醫院文化是推動醫院發展的主要動力，也是一所醫院區別于其他醫院最核心的部分。院史館在展現醫院文化、快速宣傳醫院文化中的作用越來越明顯，是留住醫院記憶，凝聚發展動力，激發工作活力的“主陣地”和“主戰場”。隨著信息技術和展陳布局的專業化發展，院史館不僅僅局限在采用展板、實物展示等單一的圖文展示方式上，而更多采用智能化、交互式的展廳設計形式，運用數字多媒體互動等手段吸引了更多的參觀者，帶來更大的文化沖擊，得到越來越多醫院的“青睞”。

（二）院史館與醫院檔案的關系。院史館建設是使得醫院靜態檔案“活起來”“動起來”的主要方式之一。院史館建設需要收集大量的檔案資料，包括文件、圖片、聲像、獎牌獎狀證書，以及能反映醫院發展歷程和發展成果的醫療設備設施、器材或職業服裝等實物。這些資料主要來源于醫院檔案室。因此，醫院檔案規范化管理的程度直接影響院史館的建設工作，院史館建設也是檢驗醫院檔案規范化管理程度的一把重要標尺。桂莉、彭雪琴等學者對院史館和檔案的規范管理、日常管理進行了研究，認為建設院史館是對檔案資料的全面梳理、編研、利用的過程，提出加強檔案資料的修復保護、開發利用、信息化建設等相關建議。

（三）云南省曲靖市某醫院院史館建設的基本情況。云南省曲靖市某醫院始建于1938年6月，是滇東地區首家西醫醫療機構。目前已發展成為一所集醫療、教學、科研、康復、預防為一體的三級甲等綜合醫院，創造了獨特的“惠民澤世、仁德濟滇”惠滇文化。2022年，醫院決定籌建院史館，筆者全程負責收集整理檔案資料，參與院史館設計等相關工作。

二、云南省曲靖市某醫院基于院史館建設下的檔案管理存在的問題

（一）醫院檔案室歸檔資料難以滿足院史館建設多樣化需求。醫院作為事業單位，需要收集整理的檔案資料主要有文書、人事、會計、科研教學、基建、醫療等，資料門類多、范圍廣。醫院檔案一般采取綜合檔案和專題檔案管理的形式，綜合檔案管理負責對全院專題檔案工作進行指導。綜合檔案管理主要是負責文書檔案的歸檔和利用工作。醫院一般都按照國家檔案局印發的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》進行檔案收集和歸檔管理。內容主要包括醫院出臺的相關制度，重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等。而院史館需要的史料資料更多的是圖片、音像和實物等資料，相對文書檔案，這些資料在收集過程中沒有引起醫院足夠的重視。圖片資料、音像視頻每年由宣傳科提交，主要是根據醫院的大事記提供幾張有參考價值的圖片和音頻，數量非常有限。部分聲像檔案由于儲存在當時使用的設備上，如CD、VCD、磁帶、軟盤等，目前已沒有相關的設備可以播放。實物檔案主要收集醫院獲得的榮譽牌匾等，對有價值的老物件，如醫院有特色的醫療設備，反映醫院大事記的重要文書、圖片等寥寥無幾。因此，醫院檔案歸檔資料對滿足院史館建設需求還有一定的差距。

（二）專題檔案收集整理不夠全面。院史館展陳布局是對醫院發展歷史的濃縮，主要凸顯醫院發展中的重大歷史事件、重要人物、重大成就。這些“三重”一般以專題檔案的形式呈現。醫院檔案受到長期以來醫院檔案征集方式單一，缺乏主動收集檔案的創新意識和工作態度的影響，期間主要是收集相關重要文書、部分圖片等，對其他相關內容收集不完善。如醫院2005年“5·17”隧道坍塌救援，這次救援被稱為“中國鐵道史上的奇跡”，是醫院在履行社會公益性上的一件大事、要事。而醫院收集的資料非常有限，只有“大事記”記載和幾張圖片，具體的救援工作開展情況并沒有收集齊全。人物檔案也是院史館收集的重點內容，然而醫院對人物檔案的收集工作基本處于空白狀態。人事檔案中有個人的基本情況，綜合檔案只收集了人物檔案獲得的相關榮譽文件，相關證書等。個人的相關事跡和有證明價值的相關物品，醫院并沒有注重收集。

（三）檔案資料開發利用程度有待加強。檔案管理部門對開發檔案的意識不強、積極性不夠、專業能力不足。利用檔案挖掘醫院典型事例、典型人物，發揮激勵醫院員工作用的成功案例非常缺乏。檔案管理日常工作主要是收集、歸檔資料并按照相關要求進行保管。在利用檔案方面，主要是通過查找相關文件、編撰院志等提供相關服務。

（四）實物檔案的收集和評估機制不健全。實物檔案是院史館展陳物品中非常重要的內容。醫院建院時間長，珍貴的實物檔案非常多，但是在實際工作中由于實物檔案不是醫院檔案管理中的重要內容，醫院并沒有重視實物檔案的收集整理工作。檔案館里能使用的實物檔案非常稀少，大部分實物檔案散落在檔案室之外。部分有價值的醫療設備被保管在醫院的倉庫里，沒有進行規范管理。有些有價值的實物資料由于科室搬家或者清理等，被丟棄或者遺失。醫院實物檔案征集管理的相關制度不健全，部分實物檔案持有者不清楚檔案上交的相關流程和要求。在院史館建設中，工作人員通過多種途徑收集和征集了一部分有價值的實物資料，包括醫院建院的相關照片、醫院早期使用的病歷診斷書、出生證明、注射器，不同時代使用的醫療設備等等。但是，由于沒有明確檔案價值評價標準，在對實物進行歸檔入館的時候帶有較強的主觀傾向性。

三、意見和建議

（一）轉變工作理念。為推進檔案工作與醫院高質量發展相協調。首先，從院領導到具體檔案管理部門，要轉變工作理念，深刻認識檔案工作在醫院高質量發展、依法治院中發揮的基礎性作用。要挑選工作責任心與工作能力強，富有開拓創新思維的人進行檔案的日常管理，不斷提高服務意識，創新工作方式方法。其次，要建立健全檔案管理相關制度。建立健全相關管理制度，強化檔案全面管理，是促進檔案事業高質量發展的重要基礎。目前，檔案工作存在的一些問題，與檔案管理相關制度不完善、操作不標準、不規范有一定的關系。要進一步完善相關制度和標準流程，如明確歸檔的范圍和內容，包括專題檔案、人物檔案、突發事件檔案、院務公開檔案等；制定檔案開發管理的激勵考核機制，完善實物檔案價值鑒定的相關標準等。再次，及時更新檔案管理載體和平臺。針對在院史館籌建中，檔案室的部分音頻、視頻檔案資料無法使用的情況，及時更新存儲載體至關重要。積極籌集數字檔案館，加快檔案管理的信息化建設，是不斷提升檔案管理質量的有效手段。最后，重視檔案學專業高層次人才的引進，為檔案管理工作注入新鮮血液，并結合行業特點、時代發展相關要求進行精細化、智慧化的拓展管理。

（二）專題檔案管理是醫院檔案精細化管理水平的具體體現。專題檔案是規范醫院檔案管理的重要內容之一。由于專題檔案相對一般檔案的復雜性、系統性、關聯性和周期不確定性等原因，建議從以下幾個方面進一步加強。一是要重視專題檔案資料的收集工作。醫院中產生的歷史記錄資料，如等級醫療評審、公立醫院績效考核等等，在這些工作中產生了大量的圖片、會議記錄、上級部門的督導檢查、工作推進報告、工作筆記、工作總結、治療方案、防控措施等相關文書、圖片、數據、實物等資料。要按照統一的標準分類收集整合，爭取做到事前參與、提前干預。二是要加強專題檔案的開發和利用工作。通過加強宣傳報道、人物傳記、主題展覽、視頻拍攝等多種形式，盡量全面系統反映事情的真實情況，為以后檔案工作留下更多可以使用的素材。

（三）重視人物檔案的開發工作。檔案收集、整理、開發、利用是檔案管理工作的主要職能職責。其中檔案開發是將“靜態檔案”通過多種渠道和方式轉換為“動態信息”，是發揮檔案價值的有效手段。尤其是人物檔案對激勵員工、營造良好的社會聲譽具有重要的作用。當前，人物檔案建設內容主要包括常規人物檔案編撰、查閱、展覽、雜志出版等。人物檔案在醫院檔案管理中一直處于空白的領域，由于人物檔案受政治環境、時代背景等多方面的影響，醫院在人物入檔條件、相關事跡等方面比較謹慎。目前，只存檔了人物檔案的獲獎、獲評等相關文件，對獲獎事跡沒有太多詳細的歸檔資料。部分醫院有名人檔案，普通人物事跡沒有入檔的“準入證”。醫院要高度重視人物檔案的開發工作，制定相關人物報道、宣傳的工作標準，既要注重對名人檔案的論文、手稿、筆記、編著等收集整理，也要通過多種途徑、多種方式加強對臨床一線人物的挖掘，不斷完善人物檔案。

（四）重視實物檔案的收集整理工作。實物檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中制作或獲取的，以特定有形物品存在的具有保存價值的實物。包括獎狀、獎杯、錦旗、證書、印章、印模、產品、標本、工具設備等。實物檔案是醫院檔案中的重要組成部分。醫院要加強對實物檔案的收集管理工作，建立健全實物檔案收集整理工作機制，明確收集范圍，特別是要注重收集能代表醫院核心技術更新迭代淘汰的醫療設備設施，能反映醫院一定時期所使用的工作服、院徽、辦公用品、宣傳通信設備，醫院職工出版的專著等，這些都是實物檔案收集的重點內容，可視情況進行留存。同時，要注重加強對實物檔案價值鑒定工作。目前，我國檔案鑒定的法律體系尚不健全，缺乏規范的管理制度，更多的檔案價值鑒定研究還是針對文書檔案方面，對實物檔案價值鑒定研究較少。因此，建議根據醫院工作特點和實際，完善制訂實物檔案價值評判的標準，并根據檔案價值的大小，劃分保管期限、判定其存、毀的具體業務工作，更好地強化實物檔案管理。

四、結語

醫院檔案是醫院發展的重要記錄和記憶，院史館是留住醫院記憶、傳承醫院文化的重要載體，醫院檔案和院史館對推進醫院高質量發展的重要性不言而喻。利用醫院檔案籌建院史館，通過院史館傳承弘揚醫院精神，具有一脈相承、相得益彰、相互促進的重要作用。通過院史館建設，對醫院檔案管理存在的問題進行不斷的完善和規范管理，助力檔案管理工作再上新臺階，成為醫院高質量發展的有效引擎。