為紀念館文獻整理工作“添磚加瓦”

智宇

在社會經濟持續(xù)發(fā)展的同時，紀念館面臨著新的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。檔案是紀念館日常工作的重要組成部分，其是一種無形的資產，對整個紀念館的發(fā)展發(fā)揮著巨大的作用，肩負著文化傳承的重要使命。目前，很多單位都沒有充分認識到檔案管理的重要性。這就需要相關單位提高對其的重視程度，積極引進優(yōu)秀的檔案管理人員，在主觀上認識到檔案管理的重要性，以達到傳承文化的目的。現(xiàn)以遼沈戰(zhàn)役紀念館為例，探討如何改善檔案管理工作。

檔案管理是紀念館日常管理工作的一個重要組成部分，它對紀念館日常工作行為的規(guī)范，提高紀念館檔案管理工作的質量和效率，傳承優(yōu)秀傳統(tǒng)文化都有積極的促進作用。因此，加強對紀念館檔案的管理非常重要。改革開放以來，經濟水平的提高和各種資源的開發(fā)、利用，共同促進了科學技術的發(fā)展。社會在發(fā)展的同時，也對紀念館的檔案管理工作提出了相應的要求。隨著目前遼沈戰(zhàn)役紀念館的檔案資料管理工作量不斷增大，其日常事務和檔案數(shù)據(jù)管理工作也越來越煩瑣。要想提高遼沈戰(zhàn)役紀念館的檔案管理水平，首先要做的就是優(yōu)化檔案管理機制，創(chuàng)新檔案管理方式，以保證檔案管理的效率。

檔案管理科學化概論及其必要性

在檔案管理工作中，應采取各種方法實現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學化。在引進新技術和新管理觀念的同時，提升檔案管理人員的文化傳承意識，持續(xù)改進檔案管理工作，構建一套完整的檔案管理體系。另外，近年來，網絡用戶越來越多，信息化水平穩(wěn)步提升，檔案管理工作也有了更多途徑與載體，檔案的存儲、搜集等工作在某種程度上發(fā)生了變化。因此，科學化、信息化是檔案管理的必然趨勢，其不僅提高了檔案管理的科學性，也為相關政策的制定奠定了堅實基礎，為相關政策的實施提供了有力支撐。

檔案管理工作就是對重要的信息數(shù)據(jù)、保密的文件內容等實行科學化管理。在經濟和社會飛速發(fā)展的今天，市場競爭越來越大，社會對人才和信息資源的要求也越來越高，而后者與檔案管理工作密切相關。在檔案材料中，有些文件材料涉及紀念館的重要信息，與國家的機密事項有關，與軍事發(fā)展戰(zhàn)略有關，一旦遭到泄露，會給各個行業(yè)的發(fā)展造成巨大沖擊，因此，相關工作人員必須給予檔案管理工作足夠的重視，及時管理和保存文件。在網絡時代，網絡技術得到了廣泛運用，可以將網絡技術和檔案管理工作結合起來，為檔案管理工作提供便利，但同時也要意識到其帶來的潛在安全風險。所以，在對檔案進行管理時，必須要有專門的管理人員，同時嚴格遵循保密管理制度，以保證檔案的完整性，使其充分發(fā)揮作用。

新時期遼沈戰(zhàn)役紀念館檔案管理工作中存在的主要問題

重視程度仍有不足

檔案管理與經營管理相比，很難有顯性的價值產出。人們對檔案管理缺乏足夠的關注，在實際操作中，檔案管理會被有意或無意地邊緣化。這導致遼沈戰(zhàn)役紀念館在進行戰(zhàn)略規(guī)劃時，難以將檔案管理作為核心決策范圍，進而影響檔案管理改革創(chuàng)新的進程。

檔案管理并未實現(xiàn)信息化

紀念館在迅速發(fā)展的過程中，并未對檔案管理進行深入的探討和改進，故而造成了很多問題。在檔案管理工作中，常常會遇到一些檔案被隨意保存的問題，由于檔案管理制度不健全，在檔案管理過程中，紀念館工作人員無從下手。而要想有效解決這一問題，就要與時俱進，不斷改進，對一些重要文件進行深度剖析，如果文件中有不完整的地方，應及時加以改進，盡快保存好有價值的資料，以免遺失重要的資料。在當前的檔案管理工作過程中，遼沈戰(zhàn)役紀念館還存在很大問題，其沒有跟上時代發(fā)展的步伐，沒有制定出一套合理的檔案管理制度，導致檔案管理制度比較落后，進而導致當出現(xiàn)與檔案相關的問題時，不能得到及時有效的解決。這嚴重影響了遼沈戰(zhàn)役紀念館的長遠發(fā)展，長此以往，會導致遼沈戰(zhàn)役紀念館檔案管理工作效率低下。

檔案人員不穩(wěn)定，素質有待提高

遼沈戰(zhàn)役紀念館檔案管理工作人員變動比較大，這不利于檔案管理工作的進一步發(fā)展。在遼沈戰(zhàn)役紀念館人事變動的過程中，由于工作交接不規(guī)范，文化傳承思想存在偏差，其對檔案的完整性和系統(tǒng)性造成了不同程度的影響。除此之外，大部分遼沈戰(zhàn)役紀念館的檔案管理工作人員并非檔案管理的專業(yè)人士，因此，他們必須參與到對檔案管理相關知識的培訓和學習中去，從而逐步提升檔案管理專業(yè)技能和文化傳承理念。但是，遼沈戰(zhàn)役紀念館并沒有給予他們足夠的培訓和學習支持，這導致其綜合素質和專業(yè)能力有待提高。

檔案管理制度不完善

目前，雖然國家加強了檔案管理工作，但在具體實施的過程中，由于各方面原因，檔案管理工作仍存在一定的局限性，比如存在檔案資料內容不完備、保密性較差等問題。由于目前已有的檔案管理制度并不健全，所以在檔案管理工作中容易產生一些安全問題，例如檔案借閱的問題，出現(xiàn)了隨意借閱，不按時歸還，歸還的檔案內容被損壞、缺失等現(xiàn)象。

提升遼沈戰(zhàn)役紀念館檔案管理工作水平的措施

改變傳統(tǒng)觀念，提高重視程度

目前，遼沈戰(zhàn)役紀念館管理者對檔案管理工作的認識不足，文化傳承意識落后，其主觀上認為紀念館檔案管理工作、文化傳承與紀念館的經濟效益和發(fā)展沒有太大的關系。由此可知，轉變其傳統(tǒng)觀念是非常有必要的。首先，紀念館要加強對相關檔案管理人員的培訓，使其對檔案管理工作有一個深入的認識，了解其與遼沈戰(zhàn)役紀念館的關系。同時，要定期開展文化傳承相關活動，培養(yǎng)檔案管理工作人員文化傳承意識，讓工作人員認識到文化傳承與檔案管理工作之間的重要關系。其次，要強化對從業(yè)人員的指導，增強其對檔案管理工作的責任感和使命感，進而提升遼沈戰(zhàn)役紀念館檔案管理工作的工作效率。目前，檔案信息資源普遍由單位的檔案管理人員進行保存，并沒有建立專門的檔案管理部門。與此同時，檔案管理工作的開展也無法與其他部門的工作進行很好的配合，這就導致檔案管理的功能無法充分發(fā)揮出來。因此，在實踐中，遼沈戰(zhàn)役紀念館相關工作人員必須加大對檔案管理相關基礎建設的投資力度，積極推進檔案管理部門與遼沈戰(zhàn)役紀念館其他工作部門的互動與合作，確保檔案管理工作順利進行，從而有效利用信息檔案資源，提高其利用率。

根據(jù)遼沈戰(zhàn)役紀念館檔案管理工作制定合理的規(guī)劃

在檔案管理信息化建設的過程中，遼沈戰(zhàn)役紀念館首先應做一個科學的計劃，對其所涉及的領域、所包含的文件內容等進行全面分析，并以其所需的管理系統(tǒng)為基礎，確立一個長期發(fā)展方向。在發(fā)展的過程中，要想使紀念館的檔案管理工作得到全面提升，就必須對其進行科學管理。在信息化建設過程中，要加強各部門間的協(xié)作，使軟件和硬件都達到最佳狀態(tài)，在管理過程中，當發(fā)現(xiàn)文件出現(xiàn)差錯時，要立即采取有效措施。在紀念館的日常管理過程中，首先要對所存儲的數(shù)據(jù)進行數(shù)字化存儲，將各類紙質數(shù)據(jù)轉換成數(shù)字數(shù)據(jù)；其次，對于一些比較重要的文檔，可以通過設置密碼的方式進行存儲，以免其遺失。

優(yōu)化檔案機構建設，加強對檔案管理人員專業(yè)技能的培訓

遼沈戰(zhàn)役紀念館應加大對檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)的扶持，采用“引進來”與“走出去”相結合的方法，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理工作人員，對其進行定期培訓。另外，還可以通過項目培養(yǎng)人、鍛煉人，提升檔案管理工作人員的項目管理水平和綜合素質，大力開展檔案管理工作，促進遼沈戰(zhàn)役紀念館檔案管理工作的全面發(fā)展。

發(fā)展精細化、個性化創(chuàng)新模式

對檔案進行全面、細化的分類，不僅可以簡化收集歸檔過程，還可以使檔案的歸屬方向變得更加清晰。更重要的是，精細化的檔案更有利于對檔案信息的充分利用，這可以讓用戶以更少的時間成本找到自己需要的內容。與此同時，由于不同的行業(yè)在檔案形式以及后續(xù)的管理過程中有著不同的目的和需求，因此，在對檔案管理工作進行創(chuàng)新性改革時，不能一味照搬其他公司的成功做法，而是需要積極尋求個性化的解決辦法。例如，很多紙質文件不僅是遼沈戰(zhàn)役紀念館生產管理過程中的經驗總結，而且在某種意義上也具有保存價值。這就要求遼沈戰(zhàn)役紀念館要在探索數(shù)字化文件的平臺管理時，考慮到對文化遺產的保護和管理。這也是在新的時代背景下，對遼沈戰(zhàn)役紀念館的檔案管理工作進行創(chuàng)新改革，提高其管理質量和效率的首要任務。

健全管理體制

要建立完善的獎懲機制。在開展檔案管理工作的過程中，要有良好的耐心和責任心，做好檔案管理工作。然而，檔案管理工作具有一定的復雜性，在開展檔案管理工作時，要建立完善的檔案管理獎懲制度，以此規(guī)范檔案管理工作人員的行為。只有在對其行為進行嚴格規(guī)范的基礎上，適當?shù)亟o予其相應的獎勵，才能在一定程度上激發(fā)檔案管理工作人員的工作熱情，減少其違規(guī)操作和管理不當?shù)那闆r。管理部門還可以通過對檔案管理工作人員綜合工作能力的分析，給予表現(xiàn)突出的人員物質獎勵、精神獎勵等。在實際的工作過程中，可以將持有消極工作態(tài)度和在工作上有問題的人員剔除出去，從而提高檔案管理工作的工作質量。

加強信息化建設

在檔案管理工作中，必須加強對信息技術的應用，以提升檔案管理工作的信息化水平。在信息時代，紀念館的工作方法有了很大改變。隨著時代的發(fā)展，其對檔案管理工作提出了新的要求，因此在檔案管理工作中，要適應時代的發(fā)展，運用信息化技術。首先，要加強基層建設，使基層組織能夠適應基層組織建設的需要。其次，建設計算機管理體系，運用信息技術對檔案信息資料進行有效管理，以最大程度地發(fā)揮信息資料的作用。最后，將檔案信息資料傳輸?shù)骄W絡中，以實現(xiàn)資源的共享和利用。要想提升檔案資源的利用率，就必須確保檔案材料應用安全，實現(xiàn)檔案資源的共享，以免檔案被篡改或丟失。

推進檔案管理工作多元化發(fā)展

推動檔案編輯與研究工作多樣化，是提升檔案管理工作整體水平的重要路徑，也是檔案部門為檔案管理工作提供更多信息的一條有效途徑。檔案管理人員要適應新形勢下檔案編輯與研究工作的發(fā)展趨勢，做好各項基礎工作，全面收集檔案信息資料，實現(xiàn)檔案管理科學，檔案鑒定合理，檔案保管安全，檔案統(tǒng)計準確，檔案檢索系統(tǒng)完善，檔案管理工作科學有效。同時，也要使檔案管理工作與社會發(fā)展需要相適應。檔案編研工作主要包括以下兩個方面：檔案史料的編纂與整理；檔案文獻的整理。在對檔案進行編研的過程中，要突破對文件的單一使用，善于從各種類型、各種形式的文件和有關材料中提煉出有價值的信息，綜合管理檔案，開拓出一條新的發(fā)展道路。簡而言之，文件就是歷史。如何更好地發(fā)揮其當代價值，是紀念館檔案管理部門編制、研究和供應使用工作中的需要注意的一個重要環(huán)節(jié)。要做好對文件的搜集和保存，學會辨別可用資料的真實性，盡可能好地利用文件資源，更好地發(fā)揮其作用，做好檔案管理工作。

綜上所述，相關部門要提高對遼沈戰(zhàn)役紀念館檔案管理工作的重視程度，其檔案管理質量將直接關系到遼沈戰(zhàn)役紀念館的興衰和其文化的傳承。在當今社會，遼沈戰(zhàn)役紀念館的管理工作必須緊跟時代的步伐。在應用現(xiàn)代信息技術的基礎上，檔案管理信息化進程越來越快，但在此過程中，檔案管理工作仍然存在很多問題。因此，檔案管理人員需要轉變傳統(tǒng)觀念，將信息化管理模式“引進來”，強化對精細化、個性化管理模式的運用，提升遼沈戰(zhàn)役紀念館檔案管理工作的管理質量和效率。

（作者單位：遼沈戰(zhàn)役紀念館）