響應新時代呼喚?尋求高校人事信息管理突破點

于鳳仙

高校人事檔案應該反映大學在人才培養、科學研究、社會服務、傳承文化等方面的獨特功能，改變其主要服務于人事和組織工作的傳統。現圍繞高校人事檔案反映大學功能這一主題，從豐富人事檔案內容，建立科學的人事檔案管理體制機制，加快人事檔案信息化三個方面討論我國高校人事檔案管理改革方向。

高校人事檔案是教職工個人身份、學歷、資歷等信息的儲存庫，具有法律效力。因此，人事檔案管理能夠在人才選用、職務職稱晉升以及人員工作調動等方面提供重要依據，服務于大學的人才選拔和培養工作。但傳統的高校人事檔案工作主要服務于組織和人事部門，對科研、教學以及管理等各項工作的支持不夠。大學具有人才培養、科學研究、社會服務、傳承文化等功能，高校人事檔案是由個體參與和完成直接形成有價值的各種形式的原始記錄。因此，檔案作為集體記憶的一部分，能夠反映大學的重要功能，體現大學文化特色。本文站在大學功能角度，從豐富人事檔案內容，建立科學的人事檔案管理體制機制，加快人事檔案信息化三個方面討論我國高校人事檔案改革方向。

豐富高校人事檔案內容

高校人事檔案能夠綜合反映教職工個人政治素養、業務能力。目前大部分高校的人事檔案內容不夠豐富，在很大程度上無法體現出檔案的利用價值。因此，高校人事檔案應該豐富教師教學素養、教學內容、教學方法、教學效果等方面的內容，還有重大科研工作以及科研轉化為科技服務于社會等各種形式的內容，進而服務于教學科研工作，提升檔案的利用價值。

教職工教書育人的突出事跡

高等教育的任務是培養有創新實踐能力的高級專門人才。因此，大學最基本的功能是人才培養，為社會主義建設培養德智體美勞全面發展的專業人才和接班人，這也是大學最根本的任務。教職工作為教書育人的主體，貫穿于教育教學的全過程，能夠營造良好的教書育人氛圍。因此，教職工在人才培養方面的突出事跡以及特殊貢獻應該被納入人事檔案，使其人事檔案的內容更加生動鮮活，具體包括專業的人才培養方案與培養計劃、教學改革方案與計劃、課程思政教學、研究生培養以及可以反映教學特色的教學活動等。

教職工重大科研成果和獎勵

大學的一個重要功能就是進行科學研究，發現問題并找到解決問題的方法，進而了解問題的本質和規律，為發明新技術和創造新產品提供可靠的理論依據?？茖W技術是人類社會進步的重要標志，實施科教興國戰略是實現中華民族偉大復興的必然選擇和根本要求。國家要充分重視大學在國家創新體系中的地位，充分發揮大學作為基礎研究主力軍和重大科技突破策源地的作用，將更多國家實驗室和重大科研項目放在大學或委托大學?？茖W研究可以建立健全教學課程體系，也可以提高教育教學的質量；教學質量的提高離不開科學研究的引領。因此，科學研究和教學相輔相成，互相促進。只會教學而不會搞科研的教師已經無法適應新時代的發展。只有教學能力與科研能力齊頭并進的教師，才是符合新時代發展要求的合格教師。為此，應該把能夠反映教職工科研水平的重大科研成果以及科研獎勵納入人事檔案，突出教職工的價值，為大學的發展提供更真實的選人用人依據。

教職工參與的社會服務

社會服務是與人才培養、科學研究并列的大學“第三使命”，重視、引導和促進大學在經濟、公共政策、社會、文化、創新能力、公共衛生、就業服務及環境等方面的社會服務能力，已經成為一種國際性的政策取向?；谶@一趨勢，教職工的科研成果轉化、咨詢服務、講座、表演、展覽等活動應該被納入人事檔案。大學教師參與社會服務是對教育教學和科學研究的拓展，是擴大大學社會影響力的重要途徑；而科研成果轉化為實際生產力，服務于社會大眾，實現產學研融合發展，是教師科學研究的重要動力，是教師科學研究價值的直接體現，同時也是教師科學研究的最終目標。

總的來講，高校人事檔案急需創新內容，反映大學功能，彰顯大學文化，體現大學價值，成為大學集體記憶的一部分。隨著社會的不斷發展，人才建設成為事關大學發展的重要因素，因此豐富人事檔案內容，讓人事檔案更具參考價值，讓大學能夠在選人用人時更準確、更全面地了解人才信息，有利于大學的可持續發展。

建立科學的高校人事檔案管理體制機制

高校人事檔案內容涉及其他相關職能部門，但是人事檔案管理部門與其他相關部門之間相對獨立，各部門之間團結協作明顯不足，交流也不夠順暢，再加上人事檔案的保密性要求以及人事檔案管理部門對其他部門的影響力不足，嚴重影響了檔案信息的有效傳遞，在一定程度上阻礙了高校人事檔案資源的收集、利用與開發工作的開展，人事檔案的作用和價值也得不到充分體現。

完善人事檔案管理體制

高校人事檔案工作需要建立以組織部門為主導，人事部門為主體，檔案部門為宏觀管理和協調的領導管理體制。2008年9月1日起施行的《高等學校檔案管理辦法》第四章第三十二條指出“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構”。據此，高校檔案機構在高校人事檔案管理中應承擔宏觀管理和協調職能。人事檔案管理部門應該充分發揮主觀能動性，在組織人事部門的指導下，積極與教務處、研究生處、科研處、就業處、二級教學院系等相關部門協同配合，形成協同聯動體系，提供教師先進事跡、科研創新、教育貢獻等信息的檔案原始材料，使檔案信息資源完整、全面。因此，完善的人事檔案管理體制能夠保證檔案資源真實有效，是完整記錄和發揮大學功能的原始憑證，是人事檔案工作快速發展的基石。

提高教師對人事檔案工作的參與度

目前，高校人事檔案主體——教師的主動參與程度遠遠不夠。因此，一是要提高教職工檔案意識。教職工要重視自己的人事檔案，及時將材料上交給學校檔案部門，并保證所提供材料的準確性。二是要確立高校人事檔案知情權。高校人事檔案管理工作要在不違背保密原則的前提下，把握好開放的標準，明確人事檔案知情權的內容，對本人應當知曉的檔案給予知情權，允許本人查閱。三是要建立檔案主體參與檔案管理工作的管理模式。創建規范的人事檔案重建與修補程序，鼓勵教職工保管好自己的檔案資料，避免檔案主體與檔案信息分離的情況。此外，還有必要對教職工進行必要的檔案培訓，讓每個教職工熟悉自己的人事檔案需要哪些材料，什么材料需要定期更新補充以及可以獲得哪些檔案服務。

注重對人事檔案實行動態管理

當前高校人事檔案管理的一個很大問題就是其靜態管理模式。但是人事檔案的特點之一就是檔案內容一直處于一個動態變化的過程，這個動態變化不僅包括每位教職工的年度考核情況、工資變動情況等基礎信息，還包括能夠反映出教職工特點及優勢的特殊內容，比如教職工參加的教學大賽、發表的高質量論文、參與的重大科研課題項目、進修培訓經歷、職稱職務晉升情況、學生及同行的教學評價、獲得的省級國家級獎勵情況等內容。因此，必須注重人事檔案的動態管理，保證人事檔案的完整性與真實性，使人事檔案全面、系統地體現出教職工在校期間的狀態。

轉變服務理念，更好地服務大學建設

高校人事檔案工作應從傳統的服務組織人事工作轉變為服務大學建設，要緊緊圍繞學校的中心工作，致力于體現人才培養、科學研究、社會服務、傳承文化等大學功能，為領導決策提供多維度的信息服務。作為人才信息服務的重要支撐，人事檔案是重要的原始憑證。只有合理利用檔案資源，才能最終實現“物盡其用，才盡其用”的人事檔案建設目標。要轉變服務理念，首先要有創新檔案服務的意識，樹立“一切為了利用者”的服務理念，提高主動服務的意識；其次要創新檔案服務機制，靈活使用服務方式，簡化服務手續，達到為大學建設服務的目標。

加快高校人事檔案信息化建設

信息化是人事檔案發展的必然趨勢。受多種因素影響，當前很多高校人事檔案信息化建設滯后，信息化水平較低，基本上都是采用傳統手工管理模式，工作效率低下，同時檔案的載體主要是紙張，無法記錄聲像內容，限制了檔案內容的多樣性。在大數據時代，大學要想順應時代的發展，就必須加快人事檔案的信息化建設，只有建立完備的信息系統，才能加強高校人事檔案信息管理，更好地發揮大學功能。

加強高校人事檔案信息化建設頂層設計

按照國家相關標準和要求，建立健全高校人事檔案信息化管理體系和人事管理信息化平臺，加強檔案信息資源的規劃、建設、開發和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力。新修訂的《中華人民共和國檔案法》為檔案信息化提供了有力的法律依據。高校人事檔案信息化的頂層設計必須從全局出發，對信息化建設涉及的各部門、各方面、各環節統籌規劃全方面考慮，力爭做到全覆蓋，實現思想統一、功能完備、資源共享，同時還要保障檔案信息化及利用過程中數字資源的安全性。具體做法是將人事檔案信息化建設融入學校智慧化校園建設中，納入學校的中心工作中，同各職能部門及二級院系統一部署、統一設計、同步實施、同步推進。

規范人事檔案信息化制度

高校人事檔案信息化采用統一的標準是實現人事檔案現代化管理的重要保證。一是要統一高校人事檔案信息數據存儲的格式、大小以及各個數據之間轉換的規則。二是管理方面要具體化，小至歸檔數據如何管理，中至系統端口如何對接等，只有制度明確才能確保信息化工作的有效推進。根據《檔案信息化標準體系建設指南》《檔案信息系統安全保護基本要求》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《干部人事檔案數字化技術規范》等，指導高校人事檔案信息化建設，符合大學發展的電子檔案歸檔具體要求，加強學校各級檔案管理部門統籌協調，做到歸檔立卷工作責任清晰，滿足人事檔案發展的需求。

夯實人事檔案信息化基礎設施建設

信息化基礎設施建設主要包括硬件設施和軟件設施兩個方面。檔案信息化的硬件設施指檔案機房及信息化用房、檔案信息化加工和存儲設備、檔案網絡建設等；軟件設施則包括檔案數據庫系統和電子檔案管理系統。夯實人事檔案信息化基礎設施，確保檔案數字化的安全，是提供高質量服務的基本保證，也是推動人事檔案管理高質量發展的必然要求。

重視公共服務平臺的建設

以人事檔案信息化數據為依據，打破信息壁壘，破除“數據孤島”，建成一體化人力資源管理系統，將涉及人事檔案的管理、教學、科研等部門放在同一平臺，打造人力資源管理新平臺，形成大學人力資源動態全景圖，為大學各項重大決策提供科學依據。檔案信息化的最終目標是實現檔案信息數據的資源共享，因此，打造人事檔案公共服務平臺，推動人事檔案工作與互聯網的深度融合，創新人事檔案信息利用與服務方式以及利用微博、微信公眾號等新媒體平臺改變原有的人事檔案工作服務模式，提供個性化的檔案服務，創造優質、高效的人事檔案信息服務效益，是人事檔案發展的必然趨勢。

隨著社會經濟的快速發展和社會需求的不斷變化，高校人事檔案的發展也迎來了新的機遇與挑戰。大學應順應時代發展，不斷完善人事檔案管理制度，更新人事檔案管理的模式，提高人事檔案服務水平。人事檔案的形成、利用服務與價值體現離不開大學主體，是大學功能完美體現的載體；大學功能為高校人事檔案的發展提供源源不斷的資源支撐，推動人事檔案的管理向著規范化、科學化的方向發展。因此，人事檔案與大學功能是相互滲透、共同發展的關系?？傊?，高校人事檔案在大學中扮演著重要角色，體現了大學文化的精神價值，在推動大學發展乃至全社會進步的過程中發揮著不可替代的作用。

中國高等教育學會檔案工作分會2020年基金重點研究項目“高校檔案文化記憶與大學文化建設研究”（編號：ZGD-ZD-2020-15）；河南省教育廳2021年人文社科基金項目“高校檔案館文化記憶功能與大學文化記憶長效機制研究”（編號：2021-ZZJH-030）。

（作者單位：河南財經政法大學）