高校提升內部控制有效性的路徑探究

劉亞

［摘 要］隨著社會經濟的高速發展，國家對于人才發展戰略的重視程度不斷提升，高等院校教育經費額度不斷提升，經濟業務日趨復雜和多樣，新形勢對高校運營管理水平提出了更高的要求。高等院校內部控制體系的構建和應用，對財務風險的防控和資金使用的安全具有非常重要的作用，需要有關人員高度重視。本文闡述高等院校開展內部控制的積極作用，結合高等院校的實際情況提出強化內控有效性的路徑。

［關鍵詞］高校；內部控制；資金

［中圖分類號］G47文獻標志碼：A

近年來，國家對于高等院校的扶持力度不斷加強，資源投入不斷增多，高等院校獲得了更大的辦學自主權，規模快速擴張，組織結構日趨復雜，風險問題不斷增多，這對高等院校內部控制水平提出了更高的要求。為了有效防范財務風險，提高內部運行效率，高等院校要加強對內控體系建設的重視，提高數據信息的真實性和完整性，使各項資金得到高效利用，從而提高高校的可持續發展能力。

1 高校提升內部控制有效性的意義

1.1 加強內部管理，提高競爭實力

當前高等院校辦學規模的不斷擴大，隨著其運營資金的不斷增加以及信息技術的發展和普遍應用，傳統的內控制度已經無法滿足高校的發展需求，所以高等院校要對內部控制體系進行優化，提高日常管理水平，科學防范和處理財務風險問題，保證財務數據的真實性和完整性，使各類資源得到高效安全的利用，從而使高校的整體運營水平得到顯著提升，為競爭實力的提高奠定基礎，為科研和教學工作的順利進行提供保障。

1.2 有效防范內部風險，提高資金使用效益

隨著高校運營規模的不斷擴大，其資金來源更加多樣，基礎建設項目和后勤維修工程持續增多，高等院校面臨的風險類型日趨復雜。通過內部控制體系的完善，高校可以在內部構建良性健康的治理環境、穩定合理的組織結構、科學規范的審批制度、合理高效的溝通機制，從而對各種風險問題進行有效的防范和及時的處理，提高各項資金的使用效率，保證運營管理活動的合規性，為高校創造更多的經濟和社會效益。

1.3 維護單位財產和資源安全完整

長期以來，資產管理通常是高等院校運營管理中的短板環節，許多高校存在著嚴重的資產流失或者閑置問題。通過內部控制體系的強化，高等院校可以建立科學完善的采購和招標機制，對資產驗收、入庫、盤點、清查等環節進行優化，不但可以提高資產管理工作的整體質量，保證資產的安全和完整，而且可以使管理人員及時了解資產的使用和倉儲信息，更加高效地對資源進行調配，提高資產的使用效率。

1.4 優化監督工作

高等院校在對內控體系進行優化的過程中，可以通過信息化系統的應用將業務系統與監督機制進行有效結合，將會計核算系統、物資采購系統、資產管理系統、預算管理系統等集中到內部控制管理系統當中，實現與監督系統的高效對接，便于有關人員對經濟活動中的關鍵節點進行動態監控，構建互相監督和制約的監督管理模式，更加快速地識別和處理風險問題，從而有效防范違規違法問題的出現。

2 高校提升內部控制有效性的路徑

2.1 單位層面

2.1.1 全面落實不相容崗位分離制度

高等院校要對內部控制體系進行優化，首要任務就是建立不相容崗位分離制度。高校要對業務流程進行全面梳理和科學分析，以內控制度的實際要求為基礎，結合業務流程在不同的業務環節中建立不相容崗位，在各個崗位之間形成權責清晰、互相監督、相互制衡的模式，保證監督權、決策權、執行權的互相分離。在項目立項階段，要將可行性分析和立項決策分離；在執行過程中，要將決策審批和項目執行進行分離，將合同訂立和審批進行分離；在采購業務中，要將驗收和采購崗位進行分離；在招投標業務中，要將項目執行和標書編制進行分離；在維修項目中，要至少安排兩名人員參與［1］。高校要對各個業務流程中核心崗位的工作任務進行全面梳理，對崗位責任進行描述和規范，明確其應當承擔的責任和持有的權力，編制崗位責任規范文本和權限清單，為內控制度的落實奠定基礎。

2.1.2 優化內部控制信息系統

積極進行內控信息化系統的建設和應用是提高內控有效性的主要路徑，所以高等院校要以內控數據為基礎，構建與自身實際情況相匹配的內控信息化管理系統。一方面，高校要對內部控制管理制度進行不斷優化，將信息技術、大數據技術、云計算技術等應用到內控管理工作當中，結合各項業務的實際需求進行信息系統的搭建和完善，將內控管理系統與預算管理系統、會計核算系統、財務報銷系統、資產管理系統、招投標管理系統、合同管理系統等進行有效對接，從而實現對各項經濟業務的動態管控。另一方面，高等院校要強化各個部門之間的溝通和交流，降低不同部門的溝通成本。高校要以內控思想為指導，實現財務系統、學生信息系統、教師信息學習通、財務管理系統的有效對接，實現數據資源的共享，便于學生和教師在自身權限內獲取所需的數據，實現繳費情況、項目審批結果、經費預算詳情的動態查詢。在建設數據交換平臺的過程中，高校各個部門要對信息系統內的數據進行整理和分析，將具有價值的實用數據上傳到交互平臺上，便于各個部門進行數據的調用和分享［2］。同時，財務部門要結合工作流程搭建信息模塊，將財務信息導入數據交換平臺上，便于其他部門進行數據的查詢和利用。通過數據交換平臺可以解決各個系統之間存在的信息壁壘問題，將業務審批、財務審簽、內控跟蹤等流程都引入信息化系統，有效提高數據的利用效率，從而實現內部控制的全面信息化。

2.2 業務層面

2.2.1 優化預算業務控制

首先，預算編制。高校要結合自身實際情況進行項目庫的設置，推行績效目標管理制度，積極采用滾動預算編制方法，對預算管理信息化系統進行完善，并將其與各個部門的信息管理系統進行有效對接，實現各類數據信息的分享和調用，使各個部門可以通過信息化管理平臺進行預算的申報，從而構建真實完整的基礎項目數據庫，提高預算數據資料的可靠性。高校要將人事系統、教師和學生信息系統與預算管理系統進行有效對接，使財政部門可以快速確定人事和教務系統對接模塊中的字段內容，通過有關模塊的對接，實現數據資料的及時更新，便于有關人員對預算基礎支出進行檢驗。其次，預算的執行和分析。高校要將財政撥款、上級補助、經營性收入等納入預算管理范圍，在完成預算編制以后，有關部門要以預算報告為基礎進行預算的撥付，職能部門要嚴格按照使用額度進行資金支出，不可對預算金額進行隨意調整，保證資金的安全和高效利用。預算管理人員要對財務系統中的數據進行動態查詢，及時了解項目的具體進度，并對預算執行情況進行結構性分析，對部門預算的落實情況進行動態監督，及時對出現的偏差進行調整，督促有關部門進行改進，提高各個部門的預算執行意識。最后，預算的績效評價。高校要建立預算數據公開制度，將預算編制、調整、落實、反饋等信息進行公開，使員工認識到預算編制的可靠性，使所有員工可以及時了解預算項目的執行情況［3］。高校要建立預算責任制度，使所有員工明確自己在預算管理中的角色和定位，從而更加高效地履行職責。

2.2.2 規范收支業務控制

首先，收入核算。財務部門負責開展各項收入的歸口管理和會計核算，保證會計憑證的準確性。監察審計部門要對收入情況進行核查，對檢查報告的真實性進行審核。其次，費用審批。高校應嚴格按年初預算安排，遵循“無預算不開支”的原則，明確費用審批權限，避免因多方審批導致費用開支混亂；對于需要事前審批的費用，應嚴格執行事前審批程序；財務部門應按規定對申請人填報的報銷單進行審核，確保原始單據的完整性和真實性。再次，票據管理。高校要建立科學規范的票據管理制度，財務部門根據學校業務需求進行票據的申領。經辦人在進行開立申請時，要認真填寫票據的用途并簽字，并在兩個月內辦理存根聯和款項清繳手續。財務管理人員要定期對票據進行清查和盤點，并編制差異報告，提交給有關領導進行審核。

2.2.3 加大采購業務控制力度

首先，采購計劃申報和審批。項目單位每年要進行采購計劃和項目預算的上報，財務處負責匯總和整理，由學校領導進行審查，上報給上級部門進行審批，由招投標辦負責落實。其次，采購申請。采購預算內項目，由各個部門根據審批完成的計劃，提交采購申請，在獲得部門負責人、分管領導的審批后落實。采購預算外的項目，有關部門進行采購申請的填寫，部門負責人審核以后提交給招投標辦負責人對必要性進行判斷，按照采購金額審批權限進行上報，批準完成從預備金中列支。再次，供應商管理。招投標辦根據采購項目實際情況結合預算額度、采購數量等確定采購方式。對于符合公開招標的項目，通過公開招標方式選擇合適的供應商；對于未公開招標的項目，通過對供應商的供貨能力、信用資質、產品質量、售后服務等情況進行分析調查后，通過合規的方式選擇最終的供應商，并與其簽訂合同，明確雙方的權利和義務。最后，對采購進行驗收。招投標辦成立專門的驗收小組，結合合同條款進行驗收，如有不合格的產品，要及時進行清點并做好書面記錄，反饋給供應商進行退換貨處理，并將這一事項列入供應商評估報告。驗收完成后，要及時辦理入庫手續。招投標辦負責對采購預算和方案、招投標文件、合同文本、驗收報告等資料進行收集和整理，并入檔保存。

2.2.4 加強資產管理業務控制

首先，資產配置。高校要建立資產定額配置制度，對于國家法律和學校制度明確設置配置標準的要嚴格按照標準進行配置，沒有設置標準的要從嚴管理、合理配置。資產驗收后，管理部門要將資產資料錄入信息化系統，建立管理臺賬，經辦人要到財務部門進行賬目申報，財務部門要做好資產變動的會計核算。其次，資產使用。各個部門要科學保管和使用資產，負責人承擔資產的日常管理職責，各個部門要安排專門的員工負責資產管理，在出現變動時要及時進行交接手續，并提交給管理處備案。如果出現損壞，要及時提交維修申請，由部門負責人審核批準以后反饋給資產管理員聯系有關人員進行維修，并將按照規范化流程進行費用報銷［4］。若出現人員變動或者機構調整，則由資產管理員到有關部門進行資產轉移手續的辦理。再次，資產清查。由資產管理處牽頭進行資產的定期盤點，并對偏差結果進行內部核查，將盤點報告提交給有關領導進行審批。最后，資產處置。資產使用部門將資產處置申請提交給資產管理處，由專門的人員對資產進行評估和鑒定，將處理意見反饋給校長辦公室進行審定。

2.2.5 重視建設項目控制

首先，立項管理。項目單位結合實際情況提交工程需求，由基建處審核申請，分管領導給出審核意見，上報給黨委會進行審批，由基建處編制可行性報告和工程設計，提交給黨委會進行審議，由基建處負責落實。其次，項目實施。招投標辦選擇具有相關資質的代理公司進行招標，并起草合同文本，由法律顧問和財務部門負責審批，提交給分管領導進行審批。基建處要派駐甲方代表進入現場對工程進度進行監督，并安排人員到現場巡檢。再次，工程變更。基建處要對項目單位提交的項目變更申請進行審核，由設計單位重新設計方案，提交給分管領導進行簽字確認，由基建處負責具體執行。最后，工程決算和驗收。基建處收到竣工報告以后，要組織有關單位進行竣工驗收，報請監督部門對驗收過程進行監督，要求施工單位出具質量保修書，將項目手續進行入檔。

2.2.6 創新合同業務控制

高校要建立合同管理信息化系統，將信息技術、大數據技術等引入合同管理工作，快速高效地完成合同的歸檔，在經濟合同的簽訂、預算、落實、管理等方面建立全過程的閉環管理系統，通過信息化系統對合同格式進行規范，將合同內容都上傳到系統當中，實現對經濟合同的規范化保存。對合同中的數據進行共享，提高經濟合同管理的效率。高校要將合同管理信息化系統與采購系統、資產管理系統、會計核算系統、預算管理系統等進行有效對接，使所有經濟合同的履行都在信息系統的管理范圍內。高校經濟合同管理的各個方面都要體現在信息化系統上，便于高校管理人員對每年經濟合同的簽訂量、預算落實情況等數據進行查詢和分析，各個部門可以利用這些數據有效提高工作效率。

3 結語

隨著教育體制改革的不斷推進，高等教育事業獲得了高速發展，財政部和教育部出臺了一系列的內部控制規范和文件，為高校進行內控體系的建設提供了指引。高等院校管理人員要樹立正確的內控意識，從單位和業務層面對預算管理、收支管理、采購管理、合同管理、資產管理等方面進行規范，提高高校整體的工作效率，防范財務風險問題，從而為科研和教學工作的順利開展提供保障。

參考文獻

［1］孫劉平，唐穎. 新時代高質量發展背景下高校內部控制有效性探析［J］. 辦公室業務，2023（10）：85-86，126.

［2］張洋洋，李浩，李鐵松，等. 高校內部控制運行評價體系建設的研究［J］. 中國林業經濟，2023（3）：57-60.

［3］王彩云. 高校內部控制建設存在的問題及優化策略［J］. 投資與創業，2023，34（8）：157-159.

［4］于佳明. 大數據背景下高校內部控制一體化研究［J］. 財會學習，2023（10）：167-169.