做好城鄉環衛檔案管理的有效途徑探析

摘 要：本文簡要分析城鄉環衛檔案管理的重要意義，并圍繞思想認知、人員隊伍、管理制度、檔案管理監督以及信息化管理等方面，就環衛檔案管理中存在的不足以及相應優化改善措施進行探討，希望能起到一定的參考作用。

關鍵詞：城鄉環衛檔案管理；管理制度；信息化管理

城鄉環衛事業的發展直接關系到城鄉建設質量和居住環境水平。新時期背景下，城鄉環衛事業發展離不開檔案管理的支持，只有保障檔案管理質量符合要求，才能充分發揮檔案本身的價值與作用，通過必要的資料、數據為環衛工作的開展提供各方面依據。

一、城鄉環衛檔案管理概述

環衛檔案是環衛工作開展中形成的檔案，其往往是記錄和反映相關工作開展情況與結果的文件和資料。對城鄉環衛工作的開展而言，加強相應的檔案管理十分有必要，主要具有以下幾點重要意義。其一，記錄環衛事業信息。在環衛事業發展進程中，需要通過檔案來對其實踐情況、成果、不足等加以記錄和反映，為日后回溯與管理提供依據。其二，支持環衛工作科學決策。新時期背景下，環衛工作的開展需要強調科學性、合理性、可行性與高效性。而要實現環衛工作的科學決策，自然需要大量的數據和信息作為支撐，環衛檔案管理正是為其提供決策依據的關鍵所在，有利于環衛工作水平的持續提升。一方面，針對環境衛生監督決策提供依據，通過有價值的信息保障監督目的、方向和結果等均能達到預期；另一方面，通過檔案管理發現現有工作中的缺陷與不足，有針對性地優化，將大幅提升環衛工作科學決策水平。其三，為環衛事業發展創造效益。檔案本身具有重大價值，其凝聚了環衛事業發展過程中的各項成果，并能帶來巨大的生態效益、經濟效益與社會效益等。做好環衛檔案管理工作，能切實保障環衛監督結果的真實性與可靠性，從而發現生態環境存在的問題并加以處理與改善，促進環保水平提升，發揮良好生態效益的同時，為人類創造更為宜居的環境，發揮社會效益。環衛檔案能支持環衛資金的高效利用，持續推動資金利用效率提升，真正做到將有限的資金用到關鍵處，減少不必要的資金損失與浪費，從而獲得良好經濟效益。

二、城鄉環衛檔案管理存在的問題

1.重視不足

目前，城鄉環衛工作的重心往往聚焦于環境建設、衛生清掃等較為具體的業務，而環衛檔案管理的受重視程度則有所不足。不少人員對環衛檔案管理的認知存在不足，沒有意識到其價值與重要性，自然不會在思想上對其加以重視。尤其是部分領導人員缺乏正確認知，沒有將檔案管理放在環衛工作的重要地位，會直接影響其他人員的思想意識，最終導致全員忽視環衛檔案管理的價值。而且環衛檔案管理本身較為復雜，不僅涉及數據本身，還涉及多個領域與專業知識，如果沒有從思想上對工作開展加以重視，必然會導致檔案管理出現諸多紕漏和失誤等，嚴重影響工作質量。

2.人員素質不高

環衛檔案管理對工作人員的綜合素養有著極高要求，廣泛體現于思想認知、檔案專業知識與技能、環衛基本知識、信息技術素養、創新意識、學習能力和解決問題能力等各個方面。但是，目前環衛檔案管理人員整體素養并不高，大部分人員的綜合素質都無法完全滿足新時期的崗位要求，導致檔案管理水平無法得到有效提升，在很大程度上阻礙了環衛事業的良好發展。

3.檔案管理制度不健全

健全的制度是支持環衛檔案管理工作有序化、規范化以及高效化開展的基礎。目前，環衛檔案制度并不健全，一方面表現為制度本身存在一定的漏洞與不足，不能很好地支持相關工作開展；另一方面則表現為制度較為滯后，沒有基于工作發展需要、環衛事業發展需求進行合理創新與優化，并不利于新時期檔案管理水平的切實提升。

4.檔案真實性與準確性有待提升

環衛檔案對信息、數據等的真實性與可靠性有著極高要求，這是保障環衛事業高質量和可持續發展的關鍵，也是構建宜居環境與協調人與自然關系的要點。但是，目前，環衛檔案的真實性與準確性并不能得到充分保障，需要在實踐中進一步提升。導致這一問題的原因較多，廣泛體現于檔案文件的生成、保管和利用過程中。部分企業與組織等為了利益，不惜編造虛假信息，另外，還存在檔案文件監督與審核不到位、檔案保存過程中人為失誤多以及檔案利用時信息處理不當等問題，導致環衛檔案的真實性與準確性大受影響，相應的檔案管理質量自然很難得到有效保障。

5.信息化水平低

進入信息化時代，城鄉環衛檔案管理需要實現信息化，借助計算機技術與互聯網技術等推動管理創新與優化、提升管理質量、強化管理作用的發揮。但是，當前城鄉環衛檔案管理信息化水平普遍偏低，并不能很好地適應時代發展以及利用信息技術優勢。軟硬件建設不到位。信息化管理需要相應的軟件和硬件作為支撐，目前，城鄉環衛檔案管理的軟硬件建設存在諸如資金不足、硬件落后、軟件不完善等問題，難以有效構建高水平的信息化管理系統。信息化管理機制不完善。環衛檔案信息化管理與傳統管理模式在各個方面均有著不小的差異，傳統管理機制自然不再適用，同時，新的機制并未得到有效構建，導致信息化管理流程、程序等往往不夠規范，無法很好地發揮信息技術在檔案管理中的優勢與作用。

三、城鄉環衛檔案管理的有效途徑

1.加強思想建設

做好思想建設工作，全面提高城鄉環衛檔案管理相關人員的思想認知水平，能有效提升環衛檔案管理的受重視程度。領導人員應當牽頭落實思想建設工作，加強宣傳和引導，準確理解城鄉環衛檔案管理的價值與意義，積極推動相關工作開展，為環衛檔案管理工作的有效開展提供基礎支持。尤其要加強對檔案管理人員的引導和培養，強化他們的職業責任感，要求他們認真并嚴謹對待本職工作，確保環衛檔案管理工作得以有效開展和落實，從根本上避免各種不必要的問題，確保環衛檔案發揮其價值并推動環衛事業良好建設與發展。

2.重視檔案人員隊伍建設

全面提高檔案管理人員隊伍整體素質，是支持環衛檔案管理工作高質量開展的關鍵。根據實際工作需要，對環衛檔案管理人員綜合素養提出明確要求，盡量以可定量、可量化以及易考核的指標作為規范，并基于此開展相應的人員培訓和管理工作。跟隨時代發展以及環衛工作變化的需求，及時對環衛檔案管理人員綜合素養指標調整與優化，并推動相應的人員培訓及管理工作實現優化，能有效保障人員整體素質符合要求。新時期背景下，環衛檔案管理人員應當具備良好的職業道德、環衛專業基本知識與檔案管理能力，同時還需要掌握信息技術，具備創新意識，能解決各種問題，可深度挖掘檔案數據中的價值，按照業務規范開展工作，方能很好地保障環衛檔案管理質量。

3.健全檔案管理制度

（1）文件材料收集管理。城鄉環衛檔案文件材料的收集工作應當由各部門或經辦人員負責，并將收集后的材料傳遞給檔案人員，而檔案管理人員則要負責文件材料的整理、歸檔與管理。如果一項業務或工作涉及多個部門或崗位，應當由主辦部門負責對文件材料的收集與整理，一并交由檔案員進行歸檔處理。

（2）歸檔范圍。城鄉環衛檔案歸檔的資料文件覆蓋各個領域，需要全面落實歸檔工作。各種環衛工作的原始記錄本、表、圖、照片，以及由原始記錄整理而來的各種報表，均需歸檔處理，不得遺漏。環境監測站定期編寫的監測報告，也需納入環衛檔案歸檔范圍。環境保護在線監測數據，也是環衛檔案中不可或缺的重要資料。污水處理站加藥及污水處理記錄、各種危險固廢產生及處置臺賬，也是需要定期進行歸檔的部分。另外，環境保護新增的規章制度及作業指導書、環保行政管理部門下發的各種文件、重要的會議材料、環衛工作計劃、環衛工作總結、環衛工作請示、環衛工作相關合同與協議等，均需要歸檔和管理。

（3）歸檔要求。對環衛檔案進行歸檔處理，應當根據文件資料本身的形成規律及特點區分、保管與利用，從而保障檔案管理的科學性、合理性、規范性與便捷性，真正做到井井有條，避免檔案管理過于混亂。所有歸檔的文件材料均須符合相應要求和標準，確保其種數、份數以及頁數等均齊全完整，文件的證件和附件、印件和定稿、請示和批復等不得分開，而且紙質文件與數字文件應當合一歸檔。技術檔案的原件必須歸檔，不能只對復印件等實行歸檔，科室負責人需要對文件資料檢查并開列清單和簽署意見。對檔案封面規范化填寫，字跡必須工整、清晰，將所有檔案文件封裝好后依序排列管理。文件資料歸檔后如果需要補充或修改，應及時送交補充材料或提出申請。

（4）歸檔期限。城鄉環衛檔案文件材料必須及時歸檔，不得超出期限。不同文件材料的歸檔期限有所不同，需按照規定操作。其中，城鄉環衛工作的原始記錄表圖、報表等均應于規定的日期統一送交檔案室；環衛工作的各種報告需在完成后一個月內送交檔案室；科研資料等需于鑒定后一個月內送交檔案室；環衛工作相關的技術文件以及會議資料、培訓資料等，需在完成后及時送交檔案室；文書檔案需在規定日期前立卷存檔。

（5）檔案保管與借閱。城鄉環衛檔案保管需要以保障檔案材料的完整與安全為基礎，做好基本的防火、防盜、防蛀、防潮、防腐等工作。加強對檔案室的管理，閑雜人等不得隨意進出。如需借閱檔案，需編寫申請并通過審批后，借閱者才可借閱檔案。借閱者在規定時間內應當歸還檔案資料，如需延長借閱時間應提前申請，并在獲得批準后方可延時歸還。借閱者必須妥善保管檔案資料，不得損壞、涂改以及轉借等。

4.加強檔案管理監督

全面加強環衛檔案管理的監督，能有效保障檔案數據資料的完整性、真實性與可靠性，針對檔案管理中存在的種種問題與不足進行處理和改善，進而推動檔案管理水平的有效提升，更好地支持環衛工作開展。明確監督職責，實現檔案管理與監督分離，健全相應的監督機制，全方位加強監督，能切實保障環衛檔案管理符合規范與標準。全面覆蓋檔案生成、歸檔、保存、借閱的各個流程與方面，不遺漏任何一點。強化監督作用，加強對檔案文件資料的生成監管，確保原始數據真實可靠。對檔案的歸檔、保存與借閱工作，開展定期監督與不定期監督相結合的綜合性監管，及時發現其中的不合規之處并加以處理，同時，針對工作實踐中暴露出的程序缺陷以及制度缺陷等加以改進。

5.探索信息化管理發展路徑

隨著城鄉環衛事業的不斷發展，環衛垃圾運轉站和處理站覆蓋范圍不斷擴大，站點數量持續增加，相應的管理難度也在逐步提升。這一背景下，城鄉環衛檔案管理更加強調系統性、完整性、規范性與實時性，才能很好地滿足新時期環衛事業發展需要。加強環衛檔案信息化管理，正是新時期提高檔案管理水平、優化衛生建設服務的有效舉措，需要積極探索相應的可行實踐路徑。

（1）加強基礎軟硬件建設。環衛檔案信息化管理離不開軟硬件的支持，針對目前軟硬件水平偏低的現狀，需要積極落實相應建設工作。首先，合理規劃。軟硬件建設并非一朝一夕之事，需要投入大量資金、人力、物力加以支持，才能在長期、持續的建設中逐步取得良好成效。只有做好相應的規劃與設計，基于實際情況合理推進軟硬件建設工作，明確信息資源庫與服務管理系統的建設要點，才能穩步推動信息化建設水平的提升，進而為環衛檔案信息化管理帶來支持。其次，加強資金支持。軟硬件建設需要大量資金支持，需要做好相關工作以保障資金充足，防止因資金原因導致的信息化建設問題。建立專項資金，完善資金管理機制，拓展資金來源渠道，落實資金預算管理，加強資金使用監管，從各個方面保障資金支持力度能滿足信息化建設需要。做好資金使用效益分析工作，定期對資金使用情況進行分析與總結，及時發現其中存在的不足并加以改善，能有效提高資金使用效益并支持信息化建設水平提升，為環衛檔案信息化管理帶來支持。最后，持續更新軟硬件。隨著時代的快速發展，環衛檔案信息化管理要求也在不斷提升，相應的軟硬件支持也要跟著實現更新與優化。在構建基本的軟硬件支持體系的前提下，還需要對軟件以及硬件持續維護，及時加以更新，以確保軟硬件系統能長期滿足環衛檔案信息化管理需要。

（2）提高人員信息素養。全面提高相關人員信息素養，是支持環衛檔案信息化管理的關鍵。不僅是檔案管理人員，其他與檔案資料生成和收集管理等工作息息相關的人，均應當具備一定的信息素養，才能很好地保障檔案管理實現信息化。檔案管理人員尤其要具備良好的信息技術能力，掌握具體的業務方法，熟悉業務流程，熟練運用信息技術優化檔案管理，切實提高管理質量與效率，并積極嘗試運用云計算和大數據等先進技術深度挖掘檔案價值，進一步提升檔案利用水平。

（3）規范信息化管理機制。信息化檔案管理與傳統管理模式存在巨大差異，需要就相應的管理機制加以規范，從而保障管理實踐質量與效果。配備統一的管理設備，實現計算機在檔案部門的全覆蓋。明確檔案信息化管理責任，健全和完善檔案管理業務流程及技術規范，細化電子檔案工作環節與步驟，規范檔案整理標準、統計標準、服務標準以及各項技術標準等，規范紙質檔案數字化加工的檔案整理、檔案掃描、圖像處理、檔案裝訂、目錄建庫、數據掛接、數據驗收以及數據備份等環節，推動實體管理向信息管理轉變，構建紙質檔案與數字檔案共存的管理模式。加強信息安全管理，嚴格落實檔案管理權限機制，充分利用防火墻等技術保障信息安全，以免檔案重要和機密信息遭泄露或篡改。

四、結語

綜上，加強城鄉環衛檔案管理對環衛事業的發展有著重要的促進意義。針對目前環衛檔案管理中存在的種種問題，應當加以正視，積極采取可行的措施嘗試進行改善與優化，不斷推動檔案管理水平提升，深度挖掘和發揮檔案的作用與價值，全方位支持環衛工作的高質量開展，為宜居環境的構建以及生態文明建設奠定良好基礎。

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作者簡介：王芹（1978—），女，漢族，山東海陽人，本科，副研究館員，研究方向：重點研究住建系統環衛、城建檔案管理。