基于大數據環境下，退役軍人檔案管理的優化策略

摘 要：退役軍人檔案與其他檔案相比具有特殊性。在開展此類檔案管理工作時，需要特殊管理，尤其是在大數據時代，更加需要對此類檔案的管理模式及時變革創新，使退役軍人檔案能夠得到有效保管，確保此類檔案的價值實現最大化。現階段，退役軍人檔案管理問題仍較為明顯，檔案管理制度滯后，檔案管理方法落后，缺乏專業的退役軍人檔案管理團隊以及檔案管理的安全防護工作缺失。為了合理解決這些問題，首先，在大數據環境下，分析退役軍人檔案優化管理的必要性；其次，分析現階段退役軍人檔案管理出現的各種問題；最后，針對問題制定相應的優化策略，從而為有效開展退役軍人檔案管理提供支持。

關鍵詞：大數據環境；退役軍人；檔案管理；優化策略

退役軍人的管理和安置工作是社會普遍關注的問題，做好這些工作關系到社會的穩定。在此過程中，退役軍人檔案是實現該項工作有效和合理開展的重要依據和憑證。其中，就退役人員的個人信息、服役經歷、文化水平以及服役期間的獎懲情況等內容進行全面收集和有效管理，結合國家給予退役軍人的福利待遇，使退役軍人的切身利益得到有效保障。在大數據環境下，檔案信息的收集、整理和管理等方面采用的工作模式均發生變化，既往采取的傳統檔案管理模式，已無法適應大數據環境和退役軍人檔案管理要求，需要及時發現檔案管理工作存在的問題，從制度、方法和模式等方面優化革新，積極采取優化策略解決問題，從而提升檔案管理的水平，提升退役軍人檔案管理的效果，實現退役軍人檔案管理工作的預期目標。

一、大數據環境下，開展退役軍人檔案優化管理的必要性

1.可提升退役軍人檔案管理效率

根據民政部發布的消息，截至2017年末，我國退役軍人數量已經超過5700萬人，并且每年以幾十萬的速度增長。同時，由于退役軍人檔案的數量增多，導致當前退役軍人檔案信息收集和整理的工作壓力越來越大，若采取傳統模式開展退役軍人檔案管理工作，則在檔案信息收集、整理和存檔等工作環節上，會面臨巨大的工作壓力；且傳統模式主要是以紙質檔案保存和手工錄入計算機形成電子文檔的形式開展，無法提升退役軍人檔案管理的效率，甚至會因檔案管理工作存在疏漏而導致退役軍人檔案丟失。而在大數據環境下，開展退役軍人檔案優化管理，則能夠將檔案管理的傳統模式予以轉變，將大數據和云計算等先進的信息技術融入檔案管理工作中，借助大數據技術收集和整理退役軍人檔案信息，不僅能夠提升檔案管理的效率，還可以提升檔案管理的質量，保證檔案管理的準確性。

2.可提升檔案信息分析以及處理能力

退役軍人的檔案信息資源具有重要價值，在開展檔案管理時，需要對其深度挖掘和綜合分析，從而為退役軍人就業提供參考。若采取傳統模式，則只能對退役軍人檔案淺層信息分析和使用，對于退役軍人檔案包含的深層信息和隱含信息無法識別和分析，導致退役軍人檔案信息所具備的重要價值未得到充分利用，從而影響退役軍人的安置和管理工作。而采用大數據技術可以對退役軍人檔案信息進行智能分析，全面挖掘在檔案信息資源中包含的價值，從而可以為退役軍人的安置和管理提供支持，實現退役軍人檔案管理開展的目標。

3.可促使檔案管理更加安全

退役軍人檔案管理采取傳統模式，通常是紙質檔案管理和手工錄入式的電子檔案管理。對于紙質檔案而言，其本身便存在易丟失和易損壞等問題，并且，手寫紙質檔案更是存在易模糊的問題，一旦出現這些情況，將會導致退役軍人檔案無法使用；而對于手工錄入式的電子檔案也容易出現文件損壞、文件誤刪以及文件內容亂碼等問題，導致退役軍人檔案管理的安全性無法得到保障，一旦檔案出現問題，將會影響退役軍人的管理和安置。將大數據和云計算技術應用到檔案管理中，可對檔案進行備份，并且，采用云計算技術可以將電子檔案存儲于云空間，避免電子檔案出現問題，切實保證檔案的安全。

二、大數據環境下，退役軍人檔案管理出現的問題

在大數據環境下，采取傳統模式對退役軍人檔案管理的弊端日益顯露，加之檔案管理制度并未完善，專門從事退役軍人檔案管理的人才匱乏，導致退役軍人檔案管理容易出現各種問題，具體如下：

1.檔案管理制度滯后

檔案管理制度是開展檔案管理的前提條件，是確保檔案管理有效開展的重要基礎。伴隨大數據環境的發展，信息技術已經滲透退役軍人檔案管理中，檔案管理工作從內到外出現翻天覆地的變化，檔案管理原有制度也發生了變化。各項規制條款需要結合大數據環境而更新發展，從而使檔案管理制度融入大數據技術應用相關規制細則中，實現當前檔案管理規范化和有效化開展。但在原有制度內容中，并不包含上述內容，并且，各管理環節對應的通信協議和數據形式等根本未能形成統一標準，導致檔案管理的整體難度增加。

同時，在當前退役軍人檔案管理開展時，相應的監管機制并未健全，無法將檔案管理中出現的問題及時解決，無法開展檔案信息資料的有效審核，從而導致退役軍人檔案缺乏真實性。

2.檔案管理方法落后

當前，退役軍人檔案管理采取的方法仍比較傳統，雖然在檔案管理開展時能將計算機技術和網絡技術應用其中，但是，這種檔案管理的方法無論是從檔案信息分析處理方面還是從檔案安全管理方面，均存在明顯不足，甚至會引發檔案管理問題。在大數據環境下，信息技術在檔案管理中發揮的作用越來越重要，通過信息技術可實現檔案管理的信息化，確保檔案管理開展的效果和效率。目前，很多單位并未將信息技術有效應用到檔案管理中，管理觀念也非常落后，對信息技術的引入不積極。退役軍人檔案資源缺乏有效利用，僅支持檔案查詢以及檔案調用功能，導致此類檔案的使用率不高，無法對檔案使用的各類需求予以滿足，無法實現檔案價值。此外，在檔案管理開展時，各管理環節存在獨立化特點，未能對退役軍人檔案信息資源實施全面和高效的整合，導致檔案管理體系的構建未能實現科學規劃，造成檔案管理漏洞百出，無法實現檔案管理流程的全覆蓋，從而致使檔案管理的開展存在問題。

3.缺乏專業的退役軍人檔案管理團隊

獨木不成林。即便檔案管理人員的素質水平再高，若其他管理人員缺乏專業素質能力，也無法實現檔案管理工作效果的提升，所以，檔案管理的開展需要一支專業化、高素質和高能力的管理團隊。管理團隊中的成員均具有較高的專業素質能力，并且，各成員的能力比較平均化，不存在短板，通過相互協作可使退役軍人檔案管理得以高效開展。在大數據環境下，檔案管理團隊通過利用大數據技術構建信息管理平臺，借助該平臺可以加強團隊各成員之間的溝通，還能夠開展檔案信息的傳遞與分享，提升整體管理效率。但從當前實際情況來看，很多檔案管理單位并未組建專業的退役軍人檔案管理團隊，個別檔案管理人員素質能力較強，但整體專業素質水平偏低，且這些檔案管理人員在日常工作中缺乏溝通。尤其是在大數據環境下，這些管理人員的信息素養并不高，造成信息技術的應用不理想，甚至未應用信息技術開展檔案管理工作，無法為檔案使用者提供優質服務。

4.檔案管理的安全防護工作缺失

目前，在檔案管理的傳統模式下，部分檔案已經形成電子檔案，在開展電子檔案管理時，不得不使用網絡，通過網絡傳遞電子檔案文件，成為退役軍人檔案服務的一種方式。雖然利用網絡傳輸檔案文件可以使檔案服務不受地域限制，但是，網絡安全已經成為檔案信息安全的威脅因素。在網絡環境越來越復雜的情況下，新型木馬病毒一開始就惡意入侵退役軍人檔案管理單位使用的計算機系統，導致重要的檔案信息資料被盜取、泄露和篡改，嚴重影響檔案管理的安全性。這也說明當前檔案管理的開展缺乏對檔案信息資料安全防護的重視，同時，受檔案管理人員缺乏規范化操作所影響，導致人為因素成為安全漏洞的主要因素，一旦退役軍人檔案信息資料被破壞和泄露，退役軍人的權益將會無法得到保障。

三、退役軍人檔案管理在大數據環境下的優化策略

從上述出現的問題可知，在大數據環境下，退役軍人檔案管理問題集中體現在管理制度、管理方法、管理團隊以及安全防護四方面，因此，可以從這四方面制定相應的優化策略，具體策略內容如下：

1.加強檔案管理制度的改進和完善

在大數據環境下，檔案管理工作開始逐漸向信息化方向發展。退役軍人檔案管理單位必須正視檔案管理信息化建設，將信息化檔案管理的制度建設作為前提，改進或廢止當前無法適用的舊規制，并在將信息技術充分應用到檔案管理的基礎上，對原有規制進行針對性調整。落實責任制，使權責劃分得以明確，將責任落實到具體崗位和個人，從而督促管理人員提升自身的責任意識。同時，還要完善監管制度，將信息技術所具備的優勢充分發揮出來，全面記錄檔案管理的整個過程，及時解決退役軍人檔案管理出現的問題。此外，還要構建和完善評價制度，對檔案管理信息化建設的效果做出有效評價，將反饋信息及時提供給檔案管理人員，從而使管理人員能夠及時對工作中出現的問題做出整改，提升檔案管理的科學性。

2.更新檔案管理方法

在退役軍人檔案管理開展時，結合大數據環境，改革創新檔案管理的傳統模式和方法，同時，開展退役軍人檔案信息化建設，將當前主流的信息技術應用到檔案管理中，充分發揮信息技術的優勢和作用，實現檔案管理的高效性。重視利用信息技術開展檔案管理工作，通過信息技術對退役軍人檔案信息資料的科學分析，掌握此類檔案包含的價值，從而將這些價值有效地應用到實際服務管理工作中。因此，為了提升檔案管理的效果，檔案管理單位還應該重視先進的軟件和硬件設備設施的投入和應用，構建退役軍人檔案管理大數據平臺，借助大數據平臺開展此類檔案的資料收集、整理以及存儲歸檔等一系列檔案管理工作，通過更新檔案管理方法使管理質效得以全面提升。

3.構建專業化檔案管理團隊

在大數據環境下，若要提升退役軍人檔案管理的整體水平，還需要借助信息技術的優勢，由專業的管理人員對信息技術給予有效應用，不斷提升管理人員的專業水平和信息素養，組建高水平和高能力的專業化檔案管理團隊。首先，加強管理人員的培訓工作，提升檔案管理工作人員的專業能力和信息素養，通過培養高素質管理人才，使單位的檔案管理大數據平臺得以有效地運維；其次，組建專業化檔案管理團隊，完成人才培訓之后，通過檔案管理項目開展任務規劃，將每名檔案管理人員納入任務規劃中，并在完成任務過程中，使團隊整體協作能力得以提升。例如，在開展退役軍人檔案管理時，可將檔案資料收集、整理、歸檔以及提供服務作為流程項目，安排相應的工作人員負責，并要求通過檔案管理大數據平臺完成該項目任務。在這種情況下，負責收集檔案資料的工作人員可以做到全面收集，同時，可以與負責提供檔案服務的人員溝通，了解檔案使用者對檔案信息的要求，有針對性地開展檔案資料收集工作。檔案整理和歸檔則可盡量做到精細歸檔，為檔案做好標簽，便于檔案服務人員根據標簽快速檢索檔案信息，從而提升檔案服務質效；最后，需要完善考評機制，發揮考評機制的激勵作用，使檔案管理團隊能夠全員參與實際工作，并提升工作的積極性。

4.加強檔案的安全管理

在大數據環境下，退役軍人檔案管理的安全受到的挑戰與威脅更大，一方面，需要對網絡木馬病毒加強防控；另一方面，還需要檔案管理人員能夠準確分辨退役軍人檔案信息的真偽，從而確保檔案信息的真實性和安全性，保證退役軍人檔案可以正常使用。針對第一方面，可以利用權限管理、網絡安全技術以及身份識別技術等開展檔案安全防護工作，確保檔案不會出現丟失和損壞等問題，確保退役軍人檔案的安全性；針對第二方面，要求檔案管理人員加強信息調查，并與退役軍人管理部門加強聯系溝通，核對所掌握的退役軍人信息真實性，從而確保檔案管理的安全性。此外，在檔案管理開展時，還需要重視檔案存儲安全，可以將退役軍人檔案存儲到計算機云空間中，通過云空間賬號登錄，從而有效避免電子檔案出現的安全風險。

四、結束語

綜合上述內容，在大數據環境下，優化退役軍人檔案管理工作為當前形勢所趨，要求檔案管理單位應改進傳統管理模式，科學利用大數據和云計算等信息技術開展檔案管理，使檔案信息得到高效利用，并保證檔案管理更加安全可靠，使退役軍人的就業工作和管理獲得有效支持。

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作者簡介：蘇景云（1972—），女，漢族，山東鄆城人，省委黨校大專，館員，研究方向：檔案管理。