大數據背景下事業單位檔案管理效率提升策略研究

林峰屹

（乳山市老年大學）

事業單位的檔案管理工作是保證自身職能履行、業務發展的重要基礎，而積極借助信息化技術來促進檔案信息化建設，對于今后的單位發展也會帶來巨大作用。不僅可以促進單位內部的檔案資料長期保存，還能更加高效、精確化地對內部信息數據進行管理，為事業單位今后的穩定發展打好基礎。隨著大數據、云計算等技術的成熟，為事業單位檔案管理工作提供良好保障，也為其發展提供了新的路徑。事業單位在改革發展中還需要積極革新觀念、技術，引入現代化的管理思維和技術手段來不斷完善檔案管理工作。

一、事業單位檔案管理信息化現狀

越來越多的單位都在建立內部的信息化管理平臺，通過信息化、數字化的方式來提升信息資料的管理使用效率。事業單位雖然也在根據需求不斷提升內部的信息化管理建設工作，希望通過新技術設備、網絡系統來提升管理效率，不斷完善檔案編目、資料管理查詢以及審核等多項工作，但是由于信息系統的建設不完善、技術利用不到位，導致檔案管理工作的形式效率提升并不明顯。事業單位是穩定社會秩序的基礎力量，但自身也存在優勢和缺陷[1]。目前，由于市場環境、科學技術日新月異，事業單位以往的發展理念和管理模式已經逐漸與市場形勢脫軌，尤其在檔案資料管理方面，普遍滯后于市場水平。很多事業單位由于自身資金運營壓力大、技術手段有限，同時傳統的管理思維和制度影響太深，短時間無法適應新環境下的信息化轉型。長期使用的傳統檔案管理模式，讓資料錄入、傳輸、調取等陷入了遲緩、困難的局面，落后的模式和系統無法應對當今海量的信息，增加了檔案管理的難度，給單位發展也造成了阻礙[2]。同時由于部分工作人員因循守舊、不思進取，管理方面不懂得變通和革新，依舊運用傳統管理模式，讓檔案管理費時費力，且容易出錯。

所以面對當前的困境，就需要積極順應時代變化，轉變觀念和方法。要明白不適應時代需求的管理制度和方法遲早會被淘汰，所以事業單位需要積極引入新的理念、技術、設備來全面革新檔案管理的工作。

二、大數據技術對檔案管理服務工作的影響

推動檔案管理工作多元化發展，是順應時代要求和社會形勢。信息的傳輸、保存已經有了網絡、電子檔案等更加高效化的技術方式。因此要推動檔案服務多元發展還需要積極依托信息技術和現代化工具。

大數據技術的出現推動了檔案管理朝著數字化方向發展。通過將傳統紙質文件資料，利用數字化技術轉變處理，可以快速形成電子檔案，并且建立并行數據庫，可以集合檔案目錄、全文、非結構化文件等多種類型[3]。而且在不斷優化系統功能的情況下，可以做到與辦公系統互通，方便管理人員實現信息協同管理；

2021 年新檔案法正式執行之后，其中也提出了行政事業單位要重視信息化建設，積極引入信息化管理理念和技術，要大力推動檔案管理工作改革升級。其中就很明確地提到了檔案管理服務工作信息化、智能化的建設，這也是新時代檔案服務工作的新要求。政府鼓勵檔案館、企事業單位積極推動檔案數字化建設，而依托于大數據等前沿信息技術，檔案管理、服務智能化發展也必然成為今后的發展方向。主要是以人員需求為導向，檔案工作人員應該化被動為主動，結合信息技術提供更加人性化、智慧型的檔案服務。

檔案的管理服務模式也轉變到集合信息應用、管理、安全、實體資源等多種內容，總體上呈現了多元化發展的趨勢。檔案工作也需要從原來的被動化，轉向為主動式，也就是將“死”檔案變為“活”檔案，提高檔案資料的利用效率[4]。借助檔案信息平臺來實現檔案資料遠距離，高速上傳、下載、檢索應用等，這些內容都是大數據時代下，檔案管理部門需要轉變革新的內容。

在新時期，結合大數據、云計算等前沿技術，結合檔案管理政策發展需要。新一代檔案管理服務工作轉型升級的關鍵，就是數字化檔案發展轉型。要積極從傳統的管理服務模式，朝向主動搜集和分析模式過渡，服務模式從資源依賴型朝向智能化、自動化和信息服務方向轉變，建立新的信息化管理服務體系。

三、大數據背景下優化事業單位檔案管理工作對策

（一）規范梳理，健全檔案管理機制

要提升事業單位檔案管理工作效率質量，還需要從管理體系方面加以優化。需要通過提升檔案管理水平，健全相關制度和措施，保證檔案管理人員有效落實對信息資料的監管，同時需要為檔案管理工作提供必要的軟硬件設備，通過完善前期的準備工作才能不斷為后續健全管理制度打下基礎。事業單位的需要在檔案管理工作方面不斷引入新的思路、理念、技術，重視相關制度的優化調整，要提升檔案管理工作的獨立性、可靠性[5]。要構建以信息化管控為發展主體的檔案信息系統，以此來改變傳統的檔案信息管理模式，提升信息資料的傳輸、檢索、查看的便利性以及可靠性。日常中進行檔案管理工作時，要做好有的資料整理、歸檔，及時對紙質檔案文件進行數字化轉換。

為了確保重要檔案信息不會遺失、損壞，就需要定期對相關的重要檔案文件進行備份管理，并且還需要建立安全保密制度；事業單位的檔案管理工作制度要始終遵循不相容職務相互分離原則，檔案資料要落實好審批查閱的權限，規范好檔案管理工作中的秩序，防止出現管理漏洞。由于檔案管理工作是系統性、長期性的工程，所以為了保證檔案資料管理的全面性，還需要不斷優化雙軌制管理模式，也就是在使用紙質文檔的同時，還需要重視電子檔案的信息化建設。紙質檔案保密性、安全性較高，而電子檔案則擁有更高的管理效率，而事業單位的檔案管理工作則需要充分融合二者的優勢，彌補其中的缺陷來達到更好的管理效果。

（二）改進觀念，推動數字化轉變

在持續完善檔案管理制度的基礎上，更加需要重視信息化建設。檔案屬于信息資源領域，為此要順應社會環境變化和市場發展要求，利用現代化技術手段、管理理念來推動檔案管理進步。首先從優化檔案工作流程、改善檔案管理方式開始，融入信息化技術模式，適當降低紙質和人工為基礎的檔案管理方式和信息傳輸方式，利用數字化方式來提升檔案管理的時效性、準確性。要順應新《檔案法》發展要求，引入市場中成熟的檔案管理系統，或者是單位內部自主研發檔案管理系統，并建立數據庫，強化電子檔案和信息安全管控。通過搭建內部數據庫可以極大節約檔案資料管理成本。紙質、照片等傳統檔案資料占據空間較大，而利用數據庫可以有效提升信息儲存量，降低占用空間。同時也可以快速對檔案資料進行備份，避免意外原因導致資料遺失、損壞。數字化檔案管理可以引入AOS 數據訪問模式，內部增加了信息檢索、比較、分析等快捷功能，更加方便檔案管理服務工作。

同時，事業單位檔案管理人員還需要重視信息化轉型后，檔案管理工作的資料和網絡安全問題。要提升網絡安全防護意識，避免單位內部檔案數據庫遭受病毒影響，同時還需要不斷強化安全防控技術，以免被黑客竊取檔案資料，影響到信息安全。技術人員要定期對單位內部聯網的電子設備進行病毒查殺，做好病毒隔離措施；保存機密檔案資料的數據庫嚴禁聯網，且硬盤、磁盤等儲存設備應該保證在檔案室嚴格管控，進行物理隔離，確保檔案資料安全。

（三）建設人才隊伍，強化溝通交流

在網絡化時代，通過建立“大數據+檔案管理”的模式，是實現快速分析一堆混亂資料、數據，重新有序匯總的重要手段，可以有效解決傳統文件管理，或者是舊信息系統的資料儲存和共享的問題。事業單位可以在原有信息系統的基礎上來重新構建或者是優化數據新系統，構建完善數據中心來達到可以及時儲存、傳輸、共享的目的，而這也是未來檔案資料信息化建設的方向，當然這也對檔案管理工作提出了較高的要求。所以，在檔案管理工作改進的過程中，還需要重視人員配置的優化，培養懂信息技術、懂管理的復合型人才。檔案管理人員需要結合日常的工作管理經驗、管理需求、流程等內容，積極投身到單位的數據中心建設工作當中，協同IT 技術人員來共同完善功能模塊。對現有的檔案信息化模塊進行回顧總結，然后對相關的數據特點進行分類匯總，結合單位的具體管理需求，來確定數據中心建設中的功能模塊構建和運行交互邏輯，確保數據中心可以協同銜接到單位的各個部門崗位，降低信息的采集、匯總成本，提升整體的管理效率。需要單位各個部門、成員都協同配合，才能全面提升數據中心的功能優化，強化即時動態管控。

（四）開發檔案管理功能，實現高效化管控

雖然很多部門已經引入了信息系統，但由于功能建設不全，無法發揮出信息化管理的優勢，檔案管理方法還停留在資料錄入、儲存的基礎階段，無法應用新的技術理念和功能模式來提升檔案管理的效率和質量。在以計算機、局域網、數據庫為載體的信息化功能中，還可以利用智能程序軟件來輔助管理。通過專業的管理軟件，可以有效提升工作人員整理、匯總資料的效率。可以通過加入AOS 應用基礎平臺，根據企業需求開發系統功能，構建通用模塊配置，可以為業務需求提供相應的技術解決方案，幫助企業打破技術和信息壁壘。利用AOS 平臺的基礎功能來將資料從接入網中分離，并快速將資料發送到指定網絡節點。管理人員可以隨時訪問資料，節省了搜集整理的時間；檔案管理人員開發功能還需要重視信息網絡、檔案資料安全問題，避免影響單位管理安全。通過制定標準化的業務流程，更方便進行管理，也能提升信息處理的速度和可靠性。

（五）優化檔案服務功能，促進多樣化轉變

大數據技術、云平臺等已經被廣泛應用到市場中。利用大數據的技術特點和優勢可以快速收集、整理、分析海量的信息數據，利用云計算來作為信息處理的支撐。在不斷完善新技術的同時，通過大數據、云技術可以不斷拓展信息儲存領域和處理空間。云技術的應用可以為檔案信息的儲存、管理、共享提供了良好的網絡后臺數據庫，可以提升檔案文件、信息資料的傳輸和快速處理。比如通過智能化算法引擎來加速資料搜集、整合。通過建設云平臺來將檔案資料納入到云平臺當中，人員可以根據自身的權限等級來隨時查看、下載相應的資料信息，方便單位內部的資源共享和管理。

在不斷完善基礎建設的過程中，最為重要的是構建一個可靠的數據庫，這樣可以最大化保證信息資源的使用效率。通過云平臺構建單位內部共享的檔案信息管理平臺，可以幫助持續處理、采集信息，并在此基礎上可以讓檔案管理體系更加完善。持續對檔案管理工作進行創新，依照單位的實際管理需求來更新數據庫模塊功能，更好的為單位業務開展提供服務支持，實現更加方便快捷的信息檢索、儲存服務。利用數據庫的功能，可以在信息錄入之初，就將檔案資料進行基本的目錄分類，劃分到相應的信息類別之中，提升后續信息的使用效率。然后通過數據庫搭建的搜索引擎來提升信息檢索效率。當然目前對于傳統紙質檔案資料的錄入，已經可以使用電子掃描的方式來自動識別信息文字，并錄入到數據庫系統之中。還可以利用識別系統來自動鑒別信息點中的文字錯誤等，改變了傳統的資料錄入模式，讓儲存機制更加便捷高效。

（六）引入技術工具，完善基礎硬件設施

檔案服務、檔案載體要向多元化、擴大化發展。儲存是檔案服務管理工作中的重點環節，在搜集、提取、傳輸了檔案資料之后，如何安全高效地儲存就顯得尤為重要。企事業單位的檔案管理顯然不能再僅僅依靠傳統的紙質、膠片、照片等實體檔案類型，保存方式需要轉變優化。隨著大數據技術的深入應用，檔案信息資源從傳統的紙質、照片等檔案類型，轉變成了更加高效、多樣化的方式，載體形式從原來的單一化轉變為多樣化，可以使用光盤、磁盤、無線射頻技術、電子文檔等[6]。同時再借助大數據挖掘技術、數據倉儲技術、物聯網、云儲存等技術，可以高效整合海量的數據資料，實現企業檔案服務平臺的統一化管理。在設計檔案服務平臺權限之后，實現檔案信息資源的整合共享，人員可以在權限范圍內檢索查詢相應的資料內容，管理人員也可以更加高效地整合檔案文件，落實服務共享等工作。借助技術工具，讓用戶更加快速自由的上傳獲取公共數據，獲取便捷化的檔案信息服務。

四、結語

事業單位肩負著社會管理、服務等重要職能，而檔案管理工作也是其中十分重要的內容，關乎國家和人民的信息資源安全。在面對快速發展轉變的信息化社會下，事業單位自身的發展也需要積極順應形勢需求，要積極轉變理念和自身滯后的管理方法，針對新環境來建設新的檔案管理模式，引入新技術、新設備。大數據技術的影響下，檔案管理工作的重點發展方向應該朝向數字化領域，這也符合信息發展的需求，同時檔案管理、服務工作也需要改善信息獲取、整合、分析、檢索等各個環節。通過分析加工來體現檔案資料的價值，而檔案館、企事業單位可以通過不斷優化制度、技術手段、工具等來建設新型智慧化檔案管理體系，促進檔案管理服務工作向著專業化、智能化轉變。