利用“清單模式”提升航天產品技術文件審簽質量

王一晴 王拓 劉翠云

（北京航天自動控制研究所， 北京， 100854）

航天產品技術文件是航天產品設計、 生產、試驗、 使用和管理的基本依據， 它不僅指導著正在進行中的研制和生產工作， 同時也以檔案記錄的形式成為航天事業的知識寶庫。 技術文件的審簽是保障技術文件質量最重要的制度， 但由于高強度的科研任務、 嚴格的計劃管理制度和設計人員意識不足等原因導致審簽人員在審簽過程中難以正常履職， 審簽過程流于形式。 所以一直以來， 如何切實提高技術文件的審簽質量成為航天管理者需要深入研究的問題之一[1]。

在審簽過程中， 大部分問題的出現并不是因為未知的理論知識， 而是因為沒有正確使用已存在、 已掌握的知識而導致的低層次問題， 通過一些便捷有效的管理模式降低此類問題的發生就可以提升技術文件的審簽質量[2]。 將廣泛應用于醫療、 建筑、 投資等行業的清單管理模式引入技術文件審簽工作， 利用看似簡單的列舉清單、 打鉤完成的方式幫助每個審簽人員克服固有的記憶力和注意力問題[3]。 使清單模式持續發揮效果，則要從制作清單到推廣實施， 乃至持續改進的過程中配合科學的管理方式， 使清單簡潔高效且便于利用、 使清單模式融入電子簽署流程、 使簽署人員在審查文件時可以有意識的尋求清單， 從而達到利用清單模式提升技術文件審簽質量的目的。

1 航天產品技術文件審簽現狀

1.1 航天產品技術文件審簽特點

1.1.1 審簽流程及要求明確

基于航天產品嚴格的質量要求和完整的標準體系， 其技術文件在貫徹國軍標中三級審簽制度的同時， 配合質量體系中要求的工藝、 質量會簽制度及標準化審查制度， 技術文件按照編寫、 校對、 審核、 工藝、 會簽、 標審、 批準的順序進行簽署， 其中除了必須進行的編寫、 校對、 審核、批準簽署外， 工藝、 會簽、 標審要按照不同類別技術文件的具體要求進行簽署[4]。 同時航天行業標準明確了各層次產品的簽署人員的資格權限及各級簽署人員的技術職責。

從國軍標、 航天工業行業強制性標準到各級企業標準對各類別技術文件的簽署人員資質、 簽署流程和完整性、 簽署方法及簽署職責都進行了詳細的規定， 使得技術文件的審簽質量有了制度層面的基礎保障。

1.1.2 審簽過程信息化程度高

隨著各級單位的信息化程度不斷提高， 技術文件從設計軟件中產生最終至數字檔案館或電子檔案庫歸檔， 其流轉形式均為電子文件。 與此同時技術文件的簽署也以電子簽署的方式在各信息系統開展完成， 隨著設計協同平臺的完善升級和互聯互通， 電子簽署同時支持外單位的跨域電子會簽。 少部分不能完成互通的單位則以簽署頁確認等形式實現電子代簽署。

1.2 技術文件審簽問題案例分析

標準化審查作為全部簽署流程中批準簽署前的倒數第2 個環節， 其審查內容范圍較廣， 同時涵蓋了校對、 審核、 會簽等上游環節未發現的問題， 且標準化審查人員為專人專崗， 有利于開展數據統計和分析。 所以本案例把標準化審查環節中統計出的數據作為切入點， 對當前簽署情況進行分析。

在一個季度時間內， 經某研究所標準化審查人員統計， 共計產生標審未通過設計文件305份， 涉及問題338 項 （部分文件存在涉及多項問題不符合標準規范的情況， 每個問題項單獨計算）。 去除17 項非典型問題， 將剩余321 項問題按照問題內容進行分類， 按問題產生數量由多至少分類排序后形成表1。

表1 標準化審查問題列表

對表1 進行進一步分析， 序號2、 5、 8 項問題涉及簽署完整性、 配套完整性、 標準選用問題， 屬于標準化審查應負責的專業性問題， 共計118 項。 其余203 項問題多為基礎性問題， 占63.2%。 也就是說， 技術文件經過校對、 審核、會簽等多環節把關， 仍存在著大量的基礎性問題， 其中還包含著如頁碼、 空白頁、 顯示不完整等低層次問題。 在審查過程中甚至還出現了空白文檔、 空白更改單等極端情況。

2 技術文件審簽中存在的問題類型與分析

2.1 存在的問題

2.1.1 “無知之錯”

如果技術文件審簽問題來自于我們尚未得到明確結論的知識內容， 那么這部分問題屬于 “無知之錯”。 “無知之錯” 作為未知內容很難在簽署過程中暴露出來， 一般會在生產、 試驗等后續研制環節被發現， 其解決或減少需要一個長時間的經驗及知識累積。

要解決 “無知之錯”， 降低其發生幾率需要在長期研究中通過行業的進步、 技術的創新等方式不斷積累經驗而實現。 在經驗累積充足且管理體系完整的航天產品設計文件管理模式中， “無知之錯” 的數量少、 占比小， 同時難以通過短期的管理模式改變得到改善。

2.1.2 “無能之錯”

各級人員在簽署過程中產生的 “無能之錯”指在已知知識的范圍內出現的錯誤， 其數量多、占比大， 方便統計且容易改正。

根據表1 統計， 在審簽過程中統計出的所有問題都在我們已知的知識體系中， 屬于沒有正確使用相關知識產生的錯誤。 其中有203 項不屬于標準化審查專業的問題， 而是應該在前期簽署流程 （設計、 校對、 審核、 會簽環節） 可以檢查出來的問題， 這些問題就是設計、 校對、 審核、 會簽人員在審簽過程中犯下的 “無能之錯”。

2.2 原因解析

2.2.1 審簽人員意識不到位

高密度發射、 快速的研制節奏形成了當前周期緊、 任務重的高強度研制工作現狀， 簽署人員要在完成自己主管的設計任務的前提下再審簽其他設計的技術文件， 投入的精力明顯不足。 同時嚴肅的計劃考核方式往往使人們更加關注主管設計時間， 而無法保障后續的審簽時間。 精力和時間的雙重制約下導致審簽過程常常流于形式。

2.2.2 審簽知識點繁雜， 掌握及應用難度大

審簽知識來源于各級標準、 各類質量要求和技術要求， 僅標準一項就包括了國軍標、 行業標準、院標、 企標等各級要求， 從中產生出大量的審簽要點。 部分技術文件缺乏對審簽要點的梳理， 即使是經過梳理的要點也存在顆粒度不一致、 內容不夠系統、 難以執行等問題。 審簽要點的分散使審簽人員難以一一知曉， 而審簽要點的數量繁多使審簽人員難以一一落實， 其數量和復雜程度都超過了審簽人員個體能夠正確使用或全面落實的能力范圍。

2.2.3 人員個體的客觀局限性

設想一個能夠掌握所有審簽知識且能熟練運用這些知識的超級專家， 在面對日復一日數量眾多的文件審查工作時， 由于客觀局限性， 或多或少也可能有一些審簽要點被忽略， 從而導致難以避免的錯誤， 進而可能會產生設計文件的質量問題。

3 清單模式與技術文件審簽研究

3.1 清單模式概述

清單模式是對已知的知識進行整合， 將要完成這項復雜工作所要進行的所有項目列于一張清單之上， 執行人只要按照清單上的內容一一執行即可完成該項工作。 這種傻瓜模式操作可以很大程度上防止低層次錯誤的發生， 使工作者在充分利用我們所掌握的知識的同時， 還可以彌補個體人員不可避免的缺陷和不足。

3.2 清單模式對技術文件審簽工作的適用性

3.2.1 適用于要點繁雜的審簽工作

據統計， 一份某專業系統級電路圖在審查過程中共有20 項技術文件圖樣共性審查內容、 20項電路圖審查內容、 28 項專業審查內容， 可能會涉及29 項標準和制度要求， 可見技術文件審查的復雜程度。 這些內容已經是經專業人員從各級標準和制度中梳理而成的要點。 而當設計人員面對數量眾多、 內容繁雜的標準和制度原文時，技術文件審查就變成一件復雜到難以優質完成的工作。 如果將梳理出的要點按照各級審簽的不同分工制作成一份份審簽清單， 它就可以提醒各級簽署人員應該完成的工作。 這時清單不僅是一種檢查方法， 還是一種高質量工作的保障。

3.2.2 有規可循、 有標可依

航天行業發展至今， 航天產品的設計工作積累并形成了大量的設計經驗和標準依據， 設計文件其實就是設計人員把這些內容一一實現的載體。 審簽人員對技術文件進行審查同樣也是檢查各級標準依據和要求是否落實的過程。 也就是說， 審查要點清單完全可以根據標準要求被制作出來， 這也正是清單模式的實施基礎。

3.3 清單模式在審簽過程中的作用

3.3.1 有效減少低級錯誤的發生

當我們所掌握知識的復雜程度超過了以個人能力難以使其穩定地發揮功效時， 我們就會面對兩大問題： 忘記知識和忽略知識。 設計人員在技術文件的審簽過程中同樣面對這2 個問題， 在繁重的科研壓力下， 記憶力和注意力不足會讓我們忘記應該審查的知識點或者明明記得但因為麻痹大意而跳過了應該審查的知識點。 審簽要點清單提供了一種認知防護網， 它可以提醒各級簽署人員 “應該審查什么” 和 “不要忘記什么”， 保障每一個簽署人員不遺漏任何簡單的問題， 不跳過任何簡單的步驟。 運用得當將會大大減少審簽環節中低級錯誤的發生概率。

3.3.2 用集體智慧降低個人認知缺陷

在設計文件審簽的過程中， 每個環節的簽署人員都是獨立完成工作， 無紙化辦公及網絡簽署的應用在提高效率的同時也增強了簽署工作的獨立性。 清單的出現可以改善這一狀況， 經過專家團隊討論和研究制作出來的審簽清單結合了集體的智慧， 從而降低個人認知缺陷。

4 清單模式審簽應用

4.1 清單制作

4.1.1 成立清單制作組

在制作清單之前應成立清單制作組， 可以按照不同專業、 不同類型技術文件分別成立不同的清單制作小組。 但應注意的是制作小組成員應涵蓋某專業或某類技術文件的所有審簽專業和角色，同時應該是經驗豐富、 悉知知識點和風險點的專家和一線工作人員。 由小組制作出來的清單應進行廣泛的意見征集并在不同小組中交換討論， 確保清單要點的顆粒度保持一致且可執行性強。

4.1.2 清單制作原則

a） 以人為本。在審簽工作中， 清單內容應符合各個審簽角色的特點， 它只負責提醒簽署人員各環節中的要點和風險點， 幫助他們搞清楚最關鍵和最重要的內容。 只有審簽人員在使用過程中感覺方便便捷， 他們才能體會到清單的作用和價值， 清單模式才能持續發揮作用。

b） 抓取 “關鍵點”， 避免 “大而全”。清單從來都不是大而全的操作手冊， 而是理性選擇后的思維工具。 如果清單冗長就會不便于使用， 再全面的內容也會讓使用者感到麻煩、 甚至忽視。一份好的審簽清單應精確、 高效、 切中要害， 清晰地列出每一個審簽角色需要確認的必不可少的關鍵內容， 使審簽人員在簽署過程中能夠按照清單的提示頭腦清晰地完成工作。

c） 合理的呈現方式。當清單內容被確定出來后， 其呈現方式也決定了清單的好用程度。 首先， 清單的語言應做到簡練、 準確； 其次， 清單應進行合理的排版， 其內容最好不要超過1 頁，要排列整齊， 一目了然。 讓使用者一眼看過去產生 “完全可以輕松完成” 的心理狀態。

d） 清單的驗證測試。制作完成后的清單要在實際環境中進行測試驗證。 技術文件種類多樣， 航天產品研制涉及專業眾多， 清單在制作前期進行的意見征集并不能涵蓋實際工作中的各種情況， 所以審簽清單應在過程中進行完善和修改， 最終得以正式應用。

4.2 清單實施

審簽清單可以有2 種使用方式： 一是審簽人員憑借自己的知識儲備和工作經驗完成審簽工作， 然后對照清單進行一一確認； 二是審簽人員對照清單一邊查閱清單一邊確認文件內容。 這2 種方式都可以起到一定的效果， 同時都要依靠數字化手段實現。 前者的好處是實現更加快捷方便， 審簽人員完成審閱后在是否同意簽署的界面增加清單內容并配合打鉤欄和批注意見欄使用。 這種方式的缺點是審簽人員如需要重新確認某項內容則需要在文件和審簽頁來回切換， 且清單確認放在最后容易使人忽視， 產生習慣性勾選的情況。 第二種方式為簽署人員同時提供兩個界面， 即設計文件和審簽清單的同時瀏覽， 對照確認內容讓使用更為便利。 但這種方式基于當前已經形成體系的設計信息系統平臺來說改造量更大， 實現較為困難。

無論采用哪種方式， 審簽清單的最終實現者還是審簽人員。 當審簽人員打開一份設計文件時， 他們本能的第一反應肯定是憑借經驗完成審簽， 而不是查閱清單完成工作。 所以除了實用的清單、 方便使用方式外， 清單模式的實施還需要配合有效的宣貫培訓[5]。 將清單模式的理念植入設計人員的思想， 使他們在審簽過程中產生主動尋求清單幫助的意識。

4.3 持續改進

好的清單不是一成不變的。 審簽清單在應用中一定會收集到各類問題， 一方面是現有清單中讓審簽人員覺得不便利或不好用的內容， 比如： 清單過于冗長、 部分內容描述不清、 條目模糊難以操作、視覺感受差等等。 另一方面， 各型號在研制過程中還會不斷出現各類質量問題， 其中一部分問題與技術文件的編制有關。 責任部門應定期收集上述兩個方面問題， 并組織專家組討論修訂清單。 但要注意的是， 簡潔的清單可以確保執行力度但有可能影響清單的安全性， 冗長的清單雖然安全卻容易因不便于使用導致被應付了事。 在清單的持續改進中， 新的問題帶來的一定是清單內容的增加， 但更加困難的部分是刪減內容。 清單改進團隊要在保持合理篇幅的程度下對清單進行動態修訂， 既確保清單簡潔、 便于操作， 又確保其安全有效。

清單模式在實施過程中要堅持以人為本， 審簽清單應安全有效且便于使用， 用數字化手段實現清單與電子簽署流程的融合， 配合廣泛的培訓和宣貫， 使審簽人員在審簽過程形成“主動尋求清單幫助—感受清單帶來的效果—主動尋求清單幫助” 的良性循環。 同時， 管理者需要組織人員對清單進行動態管理， 通過持續改進讓清單在審簽工作中保持長效， 從而切實提升技術文件的審簽質量。