全媒體時代事業單位檔案信息資源的開發利用

段穎群

全媒體時代的到來在很大程度上推動了事業單位檔案信息資源的開發和利用。全媒體為事業單位檔案信息資源的開發和利用提供了平臺支持。現針對全媒體時代事業單位檔案信息資源的開發和利用及這一過程中產生的問題，提出建立檔案信息資源開發和利用管理體系，根據用戶需求實現交互管理，形成多元化的開發和利用模式等有效路徑。

在2021年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，深入推進檔案資源體系建設，充分利用檔案開展國家記憶工程被列為現階段檔案工作的主要任務之一。這意味著檔案資源的開發和利用工作受到越來越多的重視。現階段，中國媒體已經進入了一個全新的時期，信息化、智能化的發展態勢明顯，不同媒介之間不斷進行深度融合。在此契機下，事業單位檔案信息資源的開發和利用既迎來了新的機遇，也面臨著新的挑戰。

全媒體時代開發和利用事業單位檔案信息資源的重要性

全媒體的概念

全媒體就是以媒介為載體，在廣播、電視、報紙、手機等既有共同點又有互補性的媒介中，采用文字、聲音、影像等多種表現手段，進行信息傳播的一種運作模式。

全媒體對檔案信息資源開發的影響

檔案資源是一種信息資源。為了保障檔案信息資源的真實性、完整性和有效性，促進社會的全面發展，需要合理應用新興技術，提高檔案信息查找的便捷性、即時性和聯動性，將檔案信息由靜態化轉為動態化，充分挖掘檔案信息資源的內在價值，對其進行反復提取和利用，如此才能達到提高事業單位社會效益和經濟效益的作用。事業單位利用全媒體技術開發和利用檔案信息資源，符合現代用戶獲取信息的習慣。全媒體時代背景下，檔案信息資源的開發和利用需要利用相關的信息處理技術和管理系統，使檔案資源的生產、集成、管理和利用環節緊密聯系起來[1]，盤活現有檔案信息資源，創新檔案信息資源的開發和利用模式，以最大限度地發揮檔案信息資源的作用。

檔案信息資源開發和利用的客觀要求

有效利用全媒體對檔案信息資源進行開發和利用是事業單位檔案信息資源全面發展的基礎，可以保障檔案信息資源的作用最大限度地發揮出來，這也是全媒體時代檔案信息資源融合發展的必然結果。隨著時代的發展，用戶對檔案信息資源的需求也發生了變化，他們不再滿足于單向地接收檔案信息。在這種變化趨勢下，檔案信息資源的開發和利用需要運用全媒體技術、大數據技術和數字通信技術等新興技術。這不僅可以快速提高檔案管理工作人員的工作效率，還能降低用人成本，對推進檔案管理信息化建設具有重要意義。

全媒體時代，檔案信息資源的開發和利用需要摒棄保守、陳舊的落后觀念，樹立開拓創新、包容開放、注重效率的先進理念，以檔案管理信息化建設為抓手，轉變管理與服務模式、工作機制和體系，不斷提高檔案信息資源開發和利用的現代化水平。

在傳統檔案開發和利用過程中，檔案大多依靠工作人員手動收集，以紙質形式進行保存和管理，這就導致檔案查找難度大，檔案安全性低，給檔案信息資源的開發和利用造成了一定的阻礙。但是事業單位的工作相互關聯，往往需要跨區域查找檔案，由于缺乏檔案信息資源共享平臺，檔案信息資源的開發和利用受到嚴重制約。全媒體的快速發展使這些問題得到了解決。利用全媒體技術和平臺，查找和調配檔案信息資源變得方便快捷，同行業跨區域查詢和利用檔案信息資源的速度得到了有效提高。借助全媒體平臺和技術，檔案信息資源的開發和利用可以真正做到以用戶為中心，根據用戶的多樣化需求管理、開發和利用檔案信息資源，事業單位的檔案工作將實現有序、高效運行。

事業單位檔案信息資源開發利用的現狀和存在的問題

檔案信息資源的開發理念相對落后

當前，部分事業單位對檔案的重要性缺乏足夠的認識，其檔案管理工作更多是為了服務于行政工作和學術研究，真正面向社會大眾的檔案信息資源比較少。很多事業單位的檔案信息資源開發和利用理念落后，在一定程度上阻礙了本單位對檔案信息資源的開發和利用。傳統的事業單位檔案信息資源開發和利用以檔案匯編為主，工作內容多是零散化和低密度的檔案借閱查詢、匯編匯總，這種比較簡單和單一的工作內容使得檔案信息資源的開發和利用存在一些比較突出的問題，比如服務作用沒有顯現，檔案利用率較低，無法實現檔案實時共享等。檔案工作無法適應信息化時代的發展需求，就難以滿足事業單位業務發展的需求。

檔案信息資源開發方式比較單一

全媒體背景下，事業單位檔案信息資源的形態發生了變化，之前提供檔案原件或基礎檔案信息的傳統檔案開發和利用方式發生了改變。在此背景下，檔案工作人員應該首先了解不同用戶對檔案的具體需求，對檔案信息資源進行深度加工，變被動為主動，為用戶提供更高質量的檔案信息資源以及優質的服務，讓用戶悅聽、悅讀、悅覽，促進事業單位檔案工作的信息化轉型。

從目前來看，事業單位檔案信息資源的開發和利用方法仍較為落后，還是集中在檔案展覽、專題匯編和文獻編纂等方面，對檔案內容和載體的開發缺乏重視[2]。如何對檔案信息資源的廣度和深度進行挖掘，需要相關人員進一步關注。

檔案信息資源利用的智能化程度不高

現階段，檔案信息資源利用的智能化程度較低，這也在一定程度上阻礙了檔案信息資源的利用。一是檔案信息資源共享平臺建設緩慢。各事業單位檔案系統處在“各自為政”的狀態，沒有全面對接業務系統、財務系統，這對檔案信息資源的整合、共享產生了較大的影響。二是檔案數據分析和管理程度不夠。全媒體時代，事業單位檔案管理部門要積極運用新技術，對檔案信息數據進行分析，深入挖掘用戶的隱性需求，助力供給服務模式向需求服務模式轉變[3]。當前，事業單位檔案工作信息化轉型整體處于起步或發展階段，檔案信息的智能化開發和利用主要處于數字化平臺準備階段，推進過程相對緩慢。正因如此，檔案數字化建設并沒有使檔案管理工作出現根本性的變革，檔案數據之間也沒有密切的聯系，檔案信息資源的利用仍然依賴傳統的人工檢索和查閱[4]。三是部分事業單位在檔案信息資源開發和利用上的技術、資金和人力投入嚴重不足，嚴重阻礙了檔案工作的發展。

全媒體時代事業單位檔案信息資源的開發路徑

事業單位檔案管理部門應堅持以人為本的原則，從用戶的需求出發，進一步優化檔案信息資源的開發路徑和方向，主動運用現代信息技術，在全媒體時代搭建多元的傳播渠道，對檔案信息資源進行全方位的開發，進一步提升檔案信息資源的利用效果。

建立全媒體檔案信息資源管理體系

傳統檔案存在和展現的方式主要是紙張、照片、膠片等。全媒體時代，檔案信息資源更多以文本、音頻、視頻、圖片等形式展現，并依靠全媒體平臺實現快速傳輸和多維度使用。因此，事業單位在開發檔案信息資源的過程中，應該主動使用全媒體技術，將其應用到檔案信息資源開發和利用的各個環節，通過信息化管理，進一步挖掘檔案信息資源的潛能。

在全媒體背景下，事業單位要想推動檔案信息資源的開發和利用，必須建立一個全新的檔案信息資源管理工作模式，積極推動不同部門的檔案管理系統實現兼容。首先，構建完善的檔案信息資源管理系統，加強對檔案的整理分類、安全管理、便捷存取和高效利用；構建統一的全媒體平臺，促進電子檔案、音像檔案等不同形式的檔案通過全媒體平臺發揮本身的作用，實現內容整合、資源共享、傳播互通，有力推動檔案信息資源的開發和利用。其次，在檔案信息資源管理系統與業務管理系統協同建設的過程中，需要對檔案管理系統、業務管理系統、財務管理系統進行重新設計，使檔案信息資源管理系統更加科學化、一體化，便于檔案信息資源的檢索和利用。最后，拓寬檔案信息資源開發和利用的廣度和深度。全媒體平臺不僅是融合多種媒介的立體宣傳矩陣，還是突破檔案信息單向傳播局限性的有效手段。工作人員可以利用VR、3D等技術，多維度地展示檔案利用開發情況和實體場景環境，為用戶提供沉浸式體驗和全方位感受。

定位用戶需求，實現交互管理

全媒體技術為檔案信息資源的開發和利用帶來了新的發展契機，社交媒體的交互性功能在檔案信息資源傳播中體現出了極大的優勢。因此以用戶需求為導向，挖掘檔案內容，主動為事業單位的發展和管理提供信息支撐，成為檔案管理工作新的發展方向。在對事業單位檔案信息資源進行開發和利用的過程中，工作人員要著重了解用戶的實際情況，可以對用戶進行劃分，如將其劃分為機關人員、研究人員、一般公眾等，根據用戶的不同需求設置檔案信息全媒體平臺的接入口和模塊，提供特色服務，提高用戶的體驗感。通過開發留言、投票、分享功能，工作人員可以在推動檔案信息資源二次傳播的同時，在全媒體平臺上及時了解用戶的意見，加強檔案工作人員和用戶的交互。檔案工作人員可以根據用戶反饋的信息，對檔案信息資源進行更有針對性和目的性的開發和利用，精準定位用戶的需求，注重提高用戶的參與感、獲得感、滿意度，并在此基礎上開展編研工作，提高事業單位檔案編研成果的質量。

采取多樣化的檔案信息資源開發方式

全媒體時代，檔案信息資源的開發方式正由傳統單一、封閉的方式變得具有多元性和開放性。這種新的檔案信息資源開發方式既能滿足全媒體時代用戶對檔案信息資源的多樣化需求，又能豐富檔案信息資源的種類。首先，拓寬事業單位檔案信息資源的傳播渠道。通過廣播、電視、報紙、手機等多種媒介，拓寬檔案信息資源的傳播渠道。其次，構建自媒體平臺。工作人員轉變檔案資源的開發和利用方向，從原來的注重“編”轉變為注重“研”，積極利用全媒體技術，在對事業單位的檔案信息資源進行編研的同時，還要對檔案的內容進行深度挖掘和分析，提煉精華，撰寫專題檔案資料，生成電子檔案展品，根據“一次開發，多次產出”的原則，通過微信、微博等平臺，把具有更高思想高度和研究價值的檔案提供給用戶。最后，加強與相關機構的合作，進一步擴大檔案信息資源的服務范圍。通過構建線上線下多種服務模式，形成以用戶為中心的跨媒介、個性化服務模式，積極與新聞媒體、檔案館、科技博物館等相關單位合作，學習這些文化機構在檔案編研、展覽舉辦、文創開發等方面的經驗，對事業單位的專業性、特色性檔案信息資源進行梳理，運用音、視、像方面的技術，豐富檔案信息資源的開發形式，編研出具有本單位、本行業特色的專題檔案成果，并通過全媒體平臺進行有效展示和傳播，讓檔案“活起來，走出去”，更好地滿足用戶對不同檔案信息資源的需求，使用戶更全面透徹地了解某個事業單位在某一時期的歷史文化、經營狀況、科研成果等信息。這樣既彰顯了檔案信息資源的開發價值，又提高了事業單位的影響力。

促進檔案管理高素質人才隊伍建設

全媒體時代，提高檔案工作人員的專業水平和綜合素質，加強檔案工作人才隊伍建設，對事業單位的檔案管理工作將起到極大的推動作用。通過業務知識培訓、建立高校聯合培養機制、設立人才基金等方式，可以激勵檔案管理人員在不斷學習現代檔案管理理論和新媒體技術的基礎上，樹立先進的檔案工作理念，加快創新開展高質量、深層次的檔案開發工作，挖掘檔案中蘊含的重大價值。這對提升事業單位檔案管理部門的工作能力具有積極的作用。

事業單位檔案信息資源作為事業單位的知識庫和信息庫，在推動事業單位的生產經營和管理活動中發揮著不可替代的作用。在全媒體不斷發展的趨勢下，事業單位應該深刻認識檔案信息資源開發和利用的重要意義，逐步建立起完善的檔案信息資源管理體系，更精準地定位用戶，滿足用戶需求，為發揮檔案資源的作用作出更大貢獻。

（作者單位：湖南省遙感地質調查監測所）