數(shù)字“心跳”讓高校圖書館檔案管理更“智慧”

劉小溪

在大數(shù)據(jù)和人工智能時代背景下，圖書館檔案信息資源的利用率越來越高，對高校圖書館檔案資源服務的要求也越來越高。基于此，現(xiàn)主要闡述高校圖書館檔案的特點，分析在數(shù)智化背景下高校圖書館檔案管理工作的意義、價值以及目前高校圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀，并對提高高校圖書館檔案管理工作質(zhì)量的措施進行初步探討，以期為相關領域的研究人員提供借鑒。

高校圖書館涵蓋了多樣化的學習資料以及與學校教學、科研成果等相關的重要統(tǒng)計數(shù)據(jù)。高校領導人員可以通過檔案信息，例如在各項工作活動中留存下來的原始記錄——文字、實物、圖表、視頻等，根據(jù)學校的實際情況開展高效的管理工作。如果促進數(shù)字化和人工智能技術在高校圖書館的融合應用，就可以更加高效地制定相應的解決策略，提升服務質(zhì)量，讓檔案管理和檔案服務均產(chǎn)生變革性影響。在這種融合應用的過程中，工作人員不僅能解決高校圖書館檔案管理體系中存在的不足，還能推動檔案管理實現(xiàn)數(shù)智化轉型升級。

高校圖書館檔案的特性

從屬性

高校圖書館檔案是該高校檔案的二級管理單位，從屬于該高校檔案館（室），服從高校檔案館（室）的統(tǒng)一管理，并接受其工作的指導。例如，上級如果發(fā)放相關圖書館的文件材料至高校圖書館，高校圖書館檔案工作就要同步推進。除此之外，圖書館檔案部分工作需要移交給學校檔案館歸檔。例如，圖書館的年度工作計劃總結以及相關的會議記錄等，這些材料都要統(tǒng)一交給高校的檔案館（室）進行歸檔管理，以供后續(xù)使用。

非全宗性

所謂全宗性是指獨立的團體、企事業(yè)單位或個人在社會生活中所形成的檔案有機整體。一個全宗就是一個機關在工作活動中所形成的全部檔案資料。要想成為獨立檔案單位，首先必須獨立從事活動。高校圖書館在人事、財務以及行政上均不能算作獨立的活動機構，其財務由學校統(tǒng)一管理，人事檔案則由學校的人事部門管理，因此高校圖書館收集整理出來的相關檔案具備非全宗性。

針對性

高校圖書館在開展檔案材料收集工作的過程中，相關工作人員需要仔細研讀上級所下發(fā)的文件，將與圖書館相關的文件進行整理，尤其是經(jīng)常使用的政策性文件。如果文件具有一定的時效性，但是并沒有涉及圖書館的相關工作，在以后的使用中也沒有一定的檢索意義，那么將其歸入圖書館檔案中，勢必會出現(xiàn)圖書館檔案內(nèi)容龐雜、針對性不突出以及不方便查找等問題。因此，工作人員在圖書館檔案分類管理中一定要慎重留存，使圖書館檔案更具針對性，反映出圖書館的個性特征。

高校圖書館檔案管理工作的意義及價值

為領導決策提供科學依據(jù)

一般來說，高校圖書館的書籍和文獻資料都在不斷更新。高校圖書館應做好分類管理工作，為學校領導提供準確的信息，幫助領導更好地開展下一階段的工作。圖書館日常的分類管理工作涉及內(nèi)容眾多，圖書館檔案管理只是其中一項。而相關工作人員在開展圖書館的檔案管理工作時涉及的內(nèi)容也較多，例如文獻資料的管理、信息的獲取等。這些工作往往具有系統(tǒng)性強、覆蓋面廣的特點，因此相關工作人員要不斷提高檔案管理工作效率，對現(xiàn)有的工作進行適當?shù)膬?yōu)化，提高整體管理水平。

為圖書館的業(yè)務研究提供參考

圖書館分類管理工作會涉及大部分的日常管理業(yè)務，而這些日常管理業(yè)務包括收集和整理報表和數(shù)據(jù)。因此，相關工作人員可以根據(jù)不同歷史階段的圖書館組織結構和業(yè)務開展情況，對相關數(shù)據(jù)和報表進行分析，將這些資料分門別類進行歸檔。整理后的資料在一定程度上能為圖書館的業(yè)務研究提供參考，同時還可以幫助圖書館更好地開展其他工作。

有助于提高圖書館的服務質(zhì)量和效率

高校圖書館檔案分類管理工作包括整理文件、資料、多媒體信息以及歷史文獻等，因此建立健全分類管理體系尤為重要。對于其中有價值的信息，相關工作人員需要對其重點保存，方便學校領導人進行查閱，進一步提升獲取信息的時效性及獲取信息的效率。此外，相關工作人員應對各項資料進行分類管理，提升管理效率和辦事效率，提升圖書館管理工作水平。

在大數(shù)據(jù)時代，文本分析、語音識別、圖像識別、視覺系統(tǒng)等技術都有利于提高檔案信息服務水平。2018年4月，國家檔案局檔案科學技術研究所與科大訊飛簽署全面戰(zhàn)略合作協(xié)議，雙方將利用人工智能打造智慧檔案并成立聯(lián)合實驗室，共同構建新型人工智能智慧檔案行業(yè)標準，攜手探索“人工智能檔案”的更多可能。陳會明、史愛麗等提出將自然語言處理、模式識別、專家系統(tǒng)等人工智能技術應用在檔案工作中，并將北京市市場監(jiān)督管理局作為實踐應用案例進行研究分析。Rolan G、Humphries G和Jeffrey L等介紹了AI技術及其與檔案保存工作有關的特征——針對已經(jīng)開展AI計劃的澳大利亞檔案館和政府機構的四個案例進行了分析，并研究討論了應用AI保存檔案的經(jīng)驗，值得我們借鑒。

高校圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀

在信息技術快速發(fā)展的背景下，高校圖書館檔案分類管理工作雖然取得了一定進展，但由于業(yè)務開展不夠規(guī)范化和系統(tǒng)化，往往會受到其他因素的影響。

檔案管理機構不健全

目前，盡管高校圖書館檔案分類管理工作已經(jīng)取得了一定成果，但是大部分高校圖書館并沒有設立專門的檔案管理機構，因此在管理工作中依舊存在一些問題，導致大部分管理工作流于形式。此外，也沒有聘請具備專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員，導致圖書館檔案分類管理工作不斷出現(xiàn)問題，最終影響整個高校圖書館檔案分類管理的質(zhì)量和水平。

檔案管理制度不完善

大部分圖書館都建立了相應的檔案管理機構，也聘請了專門的工作人員進行管理。但是檔案管理工作還沒有明確的規(guī)章制度，這導致圖書館檔案管理工作容易出現(xiàn)問題。相關工作人員需要對這一問題進行優(yōu)化和完善，確保檔案管理工作的順利開展。以往的圖書館檔案分類管理體系已經(jīng)無法滿足新時代的檔案管理需求，因此相關工作人員要改變傳統(tǒng)的圖書館檔案分類管理細則，建立適合新時代的高校圖書館檔案分類管理體系。

檔案管理服務不夠深入

新時代背景下，“人工智能+”被廣泛運用于各大領域，檔案管理工作也是如此?！叭斯ぶ悄?檔案”是通過對檔案資源的深度挖掘以及服務方式的多元化研究，將人工智能融入檔案管理服務的方方面面。其是順應數(shù)智時代發(fā)展的產(chǎn)物，是促進傳統(tǒng)檔案管理轉型升級的服務新方式。目前，我國對“人工智能+檔案”的研究還處于初級階段，各方面的研究還不夠深入，也不夠全面。

優(yōu)化高校圖書館檔案分類管理的建議

第一，從事高校圖書館檔案分類管理工作的工作人員需要具備一定的責任意識和專業(yè)知識素養(yǎng)，才能對圖書館檔案分類管理起到積極的推動作用?？萍嫉娘w速發(fā)展大大提高了檔案管理工作的效率，但是具有創(chuàng)造性的檔案服務是人工智能無法取代的?！缎乱淮斯ぶ悄馨l(fā)展規(guī)劃》中提出要把培養(yǎng)人工智能方面的高端人才作為發(fā)展人工智能的重中之重，采用培養(yǎng)和引進相結合的方式，打造我國人工智能行業(yè)的人才高地。在培養(yǎng)館員方面，2019年英國國家檔案館發(fā)起了一項面向檔案專業(yè)人員的數(shù)字能力建設項目“Plugged In， Powered Up”。該項目是為了提升檔案專業(yè)人員的數(shù)字技術能力與水平，具體包括工作規(guī)劃、培訓課程、資源建設等方面的內(nèi)容。英國國家檔案館還會通過制定相關指南，開展培訓活動，建立網(wǎng)絡交互平臺在線分享數(shù)字技能和最佳實踐等方式，提升檔案專業(yè)人員的專業(yè)水平和技能。

第二，高校圖書館檔案分類管理工作還需要積極優(yōu)化整合館藏資源，進一步提升讀者的閱讀質(zhì)量，為讀者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。工作人員要保持認真的工作態(tài)度，嚴格遵守圖書館的各項規(guī)章制度。圖書館檔案分類管理工作人員要對不同類型的圖書進行復核，層層把關，保證圖書館檔案分類管理工作的質(zhì)量和效率。圖書館檔案分類管理工作中，如果分類的類目比較模糊，相關工作人員需要結合學校的學科特點，在方便讀者查詢的基礎上，以實際用途為依據(jù)，對類目注釋模糊的圖書進行分類。此外，為了更好地滿足高校圖書館讀者的需求，特別是重點學科科研骨干的特殊需求，應建立重點讀者檔案。

第三，不同的高校圖書館需要建立健全相應的圖書館檔案規(guī)章管理制度。由于檔案具有分散性，因此檔案的準確性和完整性尤為重要。通過宣傳檔案工作的重要性，提高領導對其的重視程度，聘請專人管理，明確職責劃分，加強工作中的熟練度和配合度，可以保證高校圖書館檔案分類的統(tǒng)一性、科學合理性，進而提升讀者的服務體驗。

第四，制定評價與反饋機制。綜合運用“三微一端”等新媒體，收集讀者的服務反饋，掌握讀者信息，了解讀者需求，找出工作中存在的不足，以便能更加準確和高效地為讀者提供服務。西北大學公共管理學院教授楊九龍認為，由于圖書館管理理念不完善，人工智能可能會放大現(xiàn)有的不平等體系，產(chǎn)生一系列問題，導致圖書館服務失范，并舉例近年來由微軟開放的聊天機器人Tay在推特上線，然而該項目在24小時后便被緊急關閉。Tay是由人工智能算法支持的虛擬機器人，這些算法的設計初衷是讓機器人在社交網(wǎng)絡平臺上模仿人類的交流方式。但是由于疏于管理，其發(fā)表了很多不當言論。所以，運用人工智能技術確實可以提高工作效率，但是如果缺乏相應的制度和管理機制，就會出現(xiàn)更多問題。在未來社會，隨著人工智能機器的増加，人工智能將會有越來越多的機會接觸個人隱私，這就給個人隱私的保護提出了新的難題。因此，合理的制度是規(guī)范圖書館人工智能技術合理應用的準繩，也是遏制數(shù)據(jù)非法利用的法網(wǎng)。

高校圖書館檔案管理分類工作對高校的可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。相關領導人要高度重視高校圖書館檔案分類管理工作，根據(jù)具體實際，建立健全相應的分類體系?？茖W規(guī)范的檔案管理分類工作為圖書館業(yè)務提供了相關參考，提升了高校圖書館檔案工作效率，在為廣大讀者提供便利的同時，提升高校圖書館館藏文獻的利用率。為了滿足檔案用戶的高需求，推動檔案事業(yè)的快速發(fā)展，檔案與人工智能的融合是檔案管理轉型升級的必經(jīng)之路。但是，目前“人工智能+檔案”的理論和服務體系都處于初級階段，還面臨諸多現(xiàn)實困境，如相關法律法規(guī)不完善、數(shù)據(jù)問題、技術屏障、個人隱私泄露、人才培養(yǎng)以及平臺發(fā)展存在不足等。但隨著時代的發(fā)展和技術的進步，檔案智慧服務將成為高校圖書館檔案管理的重要方式。

（作者單位：吉林大學圖書館）