人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理研究

何宗哲

摘 要：本文結合人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理工作現狀，分析存在的主要問題，并從制度建設、人事檔案數字化管理系統和試點單位三個方面，構建科技興檔時代人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理的新模式。

關鍵詞：人事檔案；電子文件歸檔；電子檔案管理

根據《干部人事檔案工作條例》及有關的人事檔案管理文件，人事檔案材料分為10類，移交的形式是紙質版檔案材料。數字化時代，《干部人事檔案數字化技術規范》對人事檔案10類材料的掃描有了明確的規定和要求。但隨著時代的進步和社會的發展，以及干部人事檔案專審全覆蓋工作的開展，“三齡兩歷一身份”的核實認定，出現一些需要電子文件同時佐證的人事檔案材料。本文研究的主要是這部分電子文件的歸檔和管理問題。

一、人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理工作現狀

1.我國人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理基本情況

國家市場監督管理總局、國家標準化管理委員會于2017年發布《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，該規范的適用范圍主要是各機關和企事業單位等“在處理公務過程中產生的電子文件歸檔與電子檔案管理”，該規范歸檔的電子文件門類包括文書、科技、專業、聲像、電子郵件、網頁和社交媒體。在檔案信息化背景下，該標準使各個單位檔案數據化管理有理可依、有據可循，并促進我國檔案工作向信息化建設縱深發展。

人事檔案作為專門檔案的一種，一般情況下，人事檔案材料的移交均為紙質檔案。近年來，隨著兩次大型人事檔案專項審核工作的開展，以及人事檔案數字化工作的開展，移交的人事檔案材料出現電子文件以及需要電子文件佐證的情況。這些人事檔案電子文件如何收和如何管的問題，也開始逐漸凸顯。由于人事檔案的涉密性較強，并有其特殊性，因此，《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》可以作為人事檔案電子文件管理的一個參考，但有些內容并不適用于人事檔案電子文件的管理。

2017年，國家市場監督管理總局和國家標準化管理委員會發布《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T 33870-2017），從范圍、目錄建庫、檔案掃描、數據存儲、數據備份和安全管理等12個方面，對干部人事檔案數字化工作進行規范要求。該標準的出臺，為人事檔案數字化工作指明了方向，明確了工作原則和工作要求，對人事檔案數據的備份范圍和備份方式提出了具體規定。同時，采取有效的安全管理辦法，從環境安全、設備安全、訪問控制以及安全審計等方面進行嚴格管理。特別值得注意的是，在資質選擇方面，由于人事檔案數字化是一個非常大的工程，大部分單位會選擇以外包的方式開展此項工作。在這種情況下，該規范明確指出，人事檔案數字化工作需選擇“具有國家秘密載體印制資質的單位”，而且，“管理系統使用之前應委托有資質的第三方信息安全測評機構開展風險評估和檢測”。至此，我國人事檔案數字化建設工作得到質的突破。

2.我國人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理存在的主要問題

盡管國家已經出臺《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T 33870-2017）和《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，但都沒有規范人事檔案電子文件歸檔和管理的內容。人事檔案材料主要移交人事檔案材料的形成部門，并且，移交的材料是紙質版的。但是，在工作實際中我們發現，有些材料只能通過檔案相對人本人移交，如學歷和學位證書復印件等。此外，很多高校都有幾個校區，并且校區之間距離較遠，在向檔案相對人催交學歷和學位等復印件時，由于種種原因，檔案相對人更希望采用的移交方式是將證件掃描件發給人事檔案工作人員。因為學歷和學位信息都可以在中國高等教育學生信息網查詢，只要核對畢業證書和學位證書上面的編號即可。

因此，人事檔案電子文件的移交程序需要同步進行增加和修改。《干部人事檔案數字化技術規范》明確了紙質版人事檔案10類材料的掃描要求、糾偏方法和存儲方式，但缺少對移交的電子文件的約束與規定。人事檔案管理的電子文件如何歸檔與如何管理是時代提出的一個新問題。

二、科技興檔時代人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理新模式

1.將移交的電子文件融入人事檔案制度建設

（1）立足檔案工作重點，以制度為抓手，構建人事檔案數字化轉型發展新格局

2023年2月16日，在國家檔案局局長館長會議上，明確了當前和今后一段時間全國檔案的工作重點，積極推進科技興檔工程。同時，加快檔案工作的數字化轉型也被提上日程。會議指出，全國將形成“東部引領、中部崛起、西部跨越”的檔案數字化轉型發展的新格局?？梢灶A見，檔案的智慧管理、智慧利用和智慧發展成為檔案今后工作開展的主旋律。人事檔案作為檔案的重要組成部分，如何與時俱進地做好這些新增人事檔案電子文件的歸檔和管理工作，是目前迫切要解決的問題。從人事檔案基層工作人員的視角來看，要使電子文件管理工作得以順利開展，最核心與關鍵的是國家能在頂層設計上制定有關的工作標準和工作要求，這是開展一切人事檔案工作的根本和保障。因此，結合當前全國檔案工作重點，以制度為抓手，將移交的人事檔案電子文件的歸檔和管理工作納入國家層面的人事檔案制度建設，自上而下地構建人事檔案數字化轉型發展新格局，成效會更顯著，工作也更容易開展。在國家制度的保障下，各單位有針對性地開展單位的人事檔案電子文件歸檔和管理工作，可以達到事半功倍的效果。

（2）人事檔案制度建設與實踐工作相結合

2018年，中央組織部在全國施行《干部人事檔案工作條例》，并在第二十三條中首次提出了“干部人事數字檔案”的概念。同時，對掃描的數字檔案要求保證其真實性、完整性、可用性和安全性。數字檔案是紙質檔案的完整再現，二者要保持一致。

《條例》提及了移交的紙質人事檔案材料的數字掃描和存檔，但沒有涉及人事檔案個人移交的電子文件，如在人事檔案專審全覆蓋工作中，有部分檔案相對人由于缺少以前單位的勞動合同和解除勞動關系材料，而原單位已經不存在，或者時間久遠，材料無法找尋。碰到這樣的情況，我們可以通過當地社保機構查詢當年繳納的社保情況，判斷檔案相對人在原單位的工作時間。目前，很多省份的社保繳納情況已經聯網，檔案相對人只需登錄相關網站即可查詢，網頁打印出來的材料也有社保局的公章。因此，很多檔案相對人申請提交打印件，并附上網絡查詢網址給人事檔案工作人員進行核實。這種情況就類似于在學信網查詢學歷、學位證書的真實性。特別是涉及異地查詢社保的情況，如果在網絡就能查詢，便可省下很多人力和時間。諸如此類的材料和電子文件，建議將移交的電子文件要求和移交的注意事項融入《干部人事檔案工作條例》，使該類工作的開展有章可循。檔案相對人移交的電子文件，人事檔案工作人員在核實該電子文件的真實、有效性后，可按照《干部人事檔案數字化技術規范》中對數字檔案的要求進行規范調整、保存。因此，將移交的電子文件融入人事檔案制度建設是非常有必要的。

2.移交的人事檔案電子文件歸入檔案數字化管理系統進行統一管理

（1）優化檔案數字化管理系統業務板塊

由于一些單位所管理的人事檔案卷數較多，如果開展干部人事檔案數字化工作，一般情況下會選擇采用外包的形式。在人事檔案數字化建設過程中，每一卷人事檔案都要進行掃描，形成新的圖像信息，而這些圖像信息則需要經過一定的程序進行安全的信息存儲。根據《干部人事檔案數字化技術規范》的要求，數字檔案必須存儲在具有加密技術的管理系統，確保存儲數據的安全。結合人事數字檔案系統本身的優點及移交的人事檔案電子文件的特點，可以調整數字檔案管理系統的業務模塊，增加人事檔案電子文件接收、利用等業務板塊（具體見圖1），使人事檔案管理系統得到優化，電子文件各項管理工作得以有序開展。

（2）在人事檔案電子文件移交過程中引入電子簽名技術

根據《中華人民共和國電子簽名法》第十四條規定，“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。因此，在人事檔案電子文件移交的過程中，除了要對其真實性核實外，還要運用電子信息技術手段，引用電子簽名技術，讓移交人進行電子簽名，確保責任落實到位，保證所送交的電子文件是真實可信的。同時，還要在紙質版《人事檔案材料移交登記簿》上填好移交的材料內容。移交手續辦完后，人事檔案工作人員整理好人事檔案電子文件，并將其保存至人事檔案管理系統中個人對應文件夾，存儲于“檔案接收”里的“電子文件”中。

通過電子簽名技術進行移交的電子文件，提升工作人員人事檔案材料移交的責任意識，從源頭上杜絕虛假檔案材料進入人事檔案。同時，使用電子簽名技術，也提升了人事檔案材料移交的工作效率，避免發生工作斷層現象。

（3）擴建檔案數字化管理系統功能

人事檔案管理系統功能強大，綜合了人事檔案安全存儲、保密、數據提取、數據分析、數據采集、檔案信息利用等多方面的功能。隨著人事檔案數字化工作的開展，對系統的要求會愈加全面、專業、具體化，對其安全性能要求也更高。對于新增加的人事電子文件，要擴建人事檔案數字化管理系統功能，強化對移交電子文件的管理。首先，在利用方面，因為有些人事檔案材料要結合電子文件內容綜合研究，需要在審批程序里增加查閱電子文件內容。其次，在數據分析一欄，可加入對電子文件的研究，如有些電子文件涉及社保繳納年限、工齡計算等，有些涉及獎勵和榮譽類等，通過對這些電子文件的分析，了解當前一些職能部門的管理要求和管理方向，有助于今后檔案材料的收集和整理。最后，在數據備份方面，要加強對電子文件的安全管理，除了對數字檔案要進行備份外，新存儲的電子文件也要進行同步備份，可采用離線形式存儲于涉密硬盤、光盤中。通過對人事檔案數字化管理系統功能擴建，使移交的人事檔案電子文件得到有效的存儲和保管、利用，并最終服務于組織工作的開展，服務于單位的發展。

3.依托制度和系統，在部分單位開展試點工作

（1）全過程、全方位對人事檔案電子文件進行管理

目前，由于人事檔案歸檔的是紙質檔案，人事檔案電子文件是信息化時代各行業逐漸出現的用以佐證紙質檔案的材料。我們可以依托修改的人事檔案電子文件和電子檔案管理制度，以及人事檔案數字化管理系統，先在部分有人事檔案管理權限的單位開展試點工作。試點單位從人事檔案電子文件的收集、整理系統著手，嚴格對標數字檔案掃描的標準，從圖像的色彩模式、圖像分辨率、圖像處理和優化等方面對人事檔案電子文件實行嚴格的系統管理。同時，對電子文件的管理、利用進行全過程跟蹤、研究，對每個階段出現的問題進行及時記錄和調整。

（2）以人事檔案電子文件安全為著力點，對其實行風險防控管理

人事檔案電子文件安全管理問題，要結合風險防控要求，對每一個風險點進行排查，做好每日電子追蹤記錄，及時發現電子檔案風險源并進行有效干預，從源頭杜絕人事檔案電子文件安全事故的發生，確保人事檔案數字化管理系統安全、電子文件信息安全。成立數字檔案和電子文件安全信息工作小組，對重大風險源要及時開會討論，研究解決的對策。試點單位從人力、物力、財力等方面給予人事檔案數字化管理的支持，使人事檔案電子文件各項工作得以有序開展。

（3）強化監管，促使人事檔案電子文件工作規范化運轉

在開展試點過程中，紀律檢查部門要介入監管，從人事檔案電子文件業務工作的開展，到人事檔案數字化系統的管理，要保證電子文件管理的整個流程合法、合規，符合人事檔案數字化管理規定，符合國家對檔案工作的安全要求，切實維護人事檔案工作權威，使電子文件各項管理工作規范化、科學化和有序化。

（4）重視隊伍建設，培養專業化檔案團隊

科技興檔時代，需要一支高素質與專業化的人事檔案管理團隊。人事檔案電子文件作為新生事物，有其特殊性，更需要專業化的人事檔案工作人員對其進行科學管理。在《干部人事檔案數字化技術規范》中，對系統進行管理的主要有“三員”：系統管理員、安全保密管理員和安全審計員。這三位員工的職責是分開的與獨立的，每個人都有其工作任務，互相監督，形成人事檔案電子文件工作管理的閉環機制，使人事檔案電子文件管理工作得到有效落實，電子文件存儲、利用工作得以有效開展，構建人事檔案電子文件良性循環的工作狀態。這種工作狀態從選人、用人角度考慮則是對人事檔案工作人員新的工作要求和能力要求。人事檔案員不僅要有過硬的檔案管理知識，還要有較強的計算機操作水平，能系統地掌握人事檔案掃描、存儲要求，并能對檔案圖像進行合理的糾偏處理。此外，人事檔案數字化工作是一項大工程，需要檔案員要有較強的組織、溝通能力，獲取單位對這項工作的支持，需要較強的學習能力去應對數字化過程中碰到的難題，需要較強的心理素質去平衡、化解檔案工作中的“疑難雜癥”。

人事檔案管理員除了完成每年90個課時的專業學習外，還可以通過中國知網、萬方等網站學習人事檔案最前沿的知識，豐富自身的檔案知識儲備，提高工作創新力和實際操作能力，不斷深化人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

參考文獻：

[1]蘇煥寧.電子文件歸檔中國特色研究的框架體系與內容構成[J].檔案學研究，2022（06）：18-24.

[2]林 靜，劉 璐.云南政務服務網電子文件歸檔試點工作綜述 [J].中國檔案，2022（10）：72-73.

[3]祝 敏.電子文件歸檔安全問題與保護對策探究[J].黑龍江檔案，2022（01）：90-92.

[4]孫軼群.電子文件歸檔和電子檔案管理研究[J].黑龍江檔案，2022（05）：92-94.

（作者單位：廣西交通職業技術學院）