現代化檔案管理轉型方向與實踐研究

段竹瑩

摘 要：在大力發展數字經濟，推動產業信息化發展背景下，檔案信息價值被進一步放大，社會信息化對檔案管理提出了新的要求。此時，促進現代檔案管理轉型勢在必行，打造“以信息為核心”的檔案管理新模式迫在眉睫。基于此，本文聚焦現代化檔案管理轉型之路，從實際出發，分析檔案管理轉型的必要性，并對檔案管理轉型的主要方向、要求及其實踐要點加以論述，以期為加速轉型提供幫助。

關鍵詞：檔案管理；現代化轉型；數字化；信息化；轉型方向

檔案是信息的集合，屬于社會生產重要記錄和發展依據；檔案管理是發揮信息價值，向社會提供檔案信息這一特殊性服務的工作。在實踐中，檔案管理扮演著極為重要的角色，是生產生活中不可或缺的基礎性工作。社會信息化發展速度不斷加快，檔案管理需求增多，導致檔案管理難度加大，在此背景下，現代化檔案管理轉型逐漸提上日程。

一、現代化檔案管理轉型的必要性

大數據時代社會信息化發展已成必然，在這種環境中，社會工作需要提高適應性才能保證實效性，所以，基于社會發展潮流做出必要的轉型升級十分必要。對于檔案管理工作來說，提高工作適應性，保證工作實效性的關鍵在于轉型，只有始終保持現代化檔案管理工作模式的先進性，才能從根本上確保該項工作具有服務社會發展的價值。因此，現代化企業檔案管理轉型十分必要。

當前，各行各業都在進行數字化轉型，優化升級成為規避風險、提質增效、可持續發展的有效措施，這種情況下，作為社會發展基礎性工作的檔案管理自然不能免俗。事實上，檔案管理轉型是新時代國家信息化發展戰略實施的必然要求，是實現現代檔案管理創新，促進檔案管理提質增效的必要前提，更是適應社會信息化發展、發揮檔案管理服務社會發展功能的根本方法。總之，現代化檔案管理轉型有著必然性，更具有緊迫性。

二、現代化檔案管理轉型的主要方向

從當前情況來看，現代化檔案管理轉型勢在必行，這一過程必須堅定實施可持續發展戰略，以提高檔案管理質量效率、有效發揮檔案管理服務價值為根本目標。大數據時代，檔案管理轉型的本質是從傳統的檔案管理逐漸走向檔案數據管理，讓傳統的紙質圖文檔案轉變成以文字、圖片和音視頻數字化檔案管理由“檔案”變成“檔案信息”。而且，轉型過程中必須突出數據作為國家基礎性戰略資源的重要作用，基于檔案管理進一步深挖和展示數據價值。基于此，現代化檔案管理轉型應朝著以下方向推進：

1.數字化轉型

提高檔案信息管理安全性和便捷性，延長檔案儲存年限與使用壽命是檔案管理優化的基本要求，現代化檔案管理轉型應該以此為切入點，利用數字化轉型改變檔案信息載體，基于電子檔案實現現代化檔案管理。社會信息化發展加速，為電子檔案應用提供了有利環境，各級檔案館中數字檔案資源的比例均有所提升，這種新型檔案資源的使用率持續提高，已經與傳統紙質檔案齊平。為滿足數字檔案管理要求，現代化檔案管理必須實現數字化轉型，否則，檔案管理工作質效將會大打折扣。總之，現代化檔案管理數字化轉型是數字經濟時代高質量開展檔案管理的必然要求，朝著這一方向轉型能讓檔案管理找到更具可持續發展性的優化道路。

2.信息化轉型

根據中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》可知，檔案事業發展需要適應國家治理體系的現代化要求，實踐工作應該以檔案強國戰略為導向，逐步邁出檔案資源建設新步伐，走上檔案信息化建設新臺階。由此可見，現代化檔案管理轉型需要朝著信息化方向推進，實現檔案管理信息化是工作轉型的基本要求。實踐中，加快推進檔案信息化建設在檔案管理現代化發展中發揮出引領作用。朝著信息化方向轉型，可以真正實現信息技術與檔案管理的有機結合，從根本上滿足電子檔案管理需求。作為檔案管理現代化的動力引擎和必然選擇，檔案管理信息化轉型使得檔案服務能力全面提升。

3.數據化轉型

前文提到，現代化檔案管理重點正逐漸轉向檔案數據管理。此時，要求檔案管理深度挖掘檔案數據價值，發揮優質檔案數據服務供給功能。所以，在檔案管理工作轉型環節，應該朝著數據化方向轉型，真正以檔案信息的有效利用為目標優化實踐。在檔案管理數據化轉型過程中，管理人員需要高度重視數值型數據、二進制數據、原料型數據以及結構化數據的綜合管理，保障數據豐富性、真實性、完整性和安全性。而且，檔案管理數據化轉型還必須立足檔案內容開發和利用，打造更符合現實需求的檔案數據服務體系。

三、現代化檔案管理轉型的實踐要求

正如前文所言，現代化企業檔案管理轉型升級勢在必行，此番操作不僅能夠提高檔案的應用效率，更可以促進企業高質量可持續發展。實踐中，想要切實發揮現代化檔案管理實效性，企業必須在檔案信息化管理的過程中打造個性化工作機制，確保使檔案管理觀念、模式、方法符合知識經濟時代需求，保證檔案管理與企業治理深度融合、有效銜接是開展實踐的必然要求。

為達到這一目標，企業應在檔案管理轉型環節做好以下工作：第一，打造“大檔案”管理格局；企業應基于電子文件的整合以及檔案信息的統一化處理，消除業務系統“各自為政”對檔案管理造成的阻礙；通過立足整體的信息資源綜合管理解決信息孤島問題。第二，保證檔案管理與管理適配；根據企業管理體系特征，靈活選用檔案管理形態，基于實體、檔案信息以及檔案信息資源等不同的檔案管理形態提升檔案管理與企業管理協同性和互動性，依托于檔案信息化管理實現知識增值、促進企業發展。第三，強調檔案管理與企業技術管理相適應；企業應該合理運用人工管理手段以及信息化管理手段，使檔案管理與企業發展保持步調一致，立足企業技術管理形態更新、調整檔案管理手段。

四、現代化檔案管理轉型的實踐要點

現代化檔案管理朝著數字化、信息化和數據化方向轉型勢在必行，這不僅是“互聯網+”時代檔案管理提質增效的根本方法，也是促進檔案事業高質量發展的必然要求。為達到轉型目標，檔案管理工作需要以數字驅動、以技術賦能。此外，日常工作必須保證戰略與實踐并行，強調技術與業務并肩。目前，各級各類檔案管理機構紛紛開啟轉型之路，但不同機構的檔案管理轉型成效相差甚遠。從當前情況來看，陷入認知、協同、管理和人才困境是導致檔案管理轉型不力的根本原因，因此，在現代化檔案管理轉型環節必須以突破實踐困境為切入點探索優化路徑。

1.轉變新時代檔案管理認知

現代化檔案管理轉型十分容易走入認知困境，這與轉型意識薄弱有直接關系。許多檔案管理人員并未真正認識到檔案管理數字化、信息化和數據化轉型的必要性，導致這一工作遲遲未能提上日程，檔案管理優化升級之路障礙重重。實踐中，檔案管理轉型認知不足主要表現在檔案管理人員對新興技術認識不足，以及對現代化檔案數據管理要求了解不多，部分檔案管理人員甚至沒有真正認識到檔案信息重要性以及服務功能，其檔案管理觀念相對陳舊、檔案管理方法也并不高效，無法真正滿足新時代的檔案管理需求。

基于此，現代化檔案管理轉型必須從改變認知開始。只有真正轉換視角，讓檔案管理人員能夠從數字化、信息化和數據化角度出發，審視、開展檔案管理工作，才能從根本上保證現代化檔案管理轉型質量。在此環節，必須夯實檔案管理轉型的環境基礎，通過改善宏觀環境與微觀環境，增強檔案管理轉型驅動力，讓檔案管理轉型的緊迫感和正確性進一步提升。比如，加強電子政務、數字經濟“互聯網+”等內容宣導，為檔案管理數字化、信息化轉型營造良好的宏觀輿論環境，加大檔案管理轉型資金和資源支持，改善檔案管理機構內部環境，優化檔案管理轉型的頂層設計，為檔案管理轉型提供針對性輔助。

2.打造現代化檔案資源體系

如今，我們身處于信息大爆炸的環境中，信息資源的應用價值大大提高。在這樣的背景下，人們越來越重視數據信息綜合管理，進一步提高了信息數據總量的增長速度，也對其管理質量提出了更高要求。對于檔案管理人員來說，每天都有海量電子文件產生，對其進行妥善管理是歸納管理的重中之重。除此之外，現代化檔案管理具有資源豐富性特征，檔案管理還需兼顧存量檔案。

為做好現代化檔案管理工作，相關工作人員要立足豐富多樣的檔案信息資源，打造現代化檔案資源體系，從資源綜合管理角度出發推動檔案管理轉型。第一，促進存量檔案數字化轉型，利用數字化加工將傳統紙質檔案轉化為電子檔案，讓檔案的安全性和實用性提升，進一步滿足檔案利用需求。第二，增量檔案的電子化轉型。檔案管理員需要從加強電子文件的全過程管理角度出發，運用自動化、智能化手段，提高電子檔案采集使用質效。第三，數據資源整合化轉型。檔案管理人員應該強化多源檔案數據的規范化處理與集成化管理，利用現代信息技術整合檔案資源，優化其內部結構，深挖信息價值，從而進一步發揮檔案管理的決策支持效用。

3.加強信息化管理技術應用

現代化檔案管理轉型必須以先進技術為支撐，在這一過程中要求檔案管理人員加強信息化管理技術應用。明確檔案管理信息化建設的技術要求是強化科學技術支撐的關鍵，要求檔案管理人員充分了解先進科技應用的必要性，掌握檔案管理轉型的個性化技術引進和應用需求，進而以全面提升檔案管理技術性和實效性為目標，夯實技術基礎。檔案管理轉型環節，必須加強數字化、自動化、信息化技術應用，積極構建檔案管理信息平臺。通常來說，基于技術引進的檔案管理轉型，需要確保先進技術為自動收集檔案、安全訪問檔案數據庫、便捷利用檔案資源和綜合處理檔案內容提供支持，也需要保證先進技術應用可起到優化檔案數據服務的作用。而且，加強信息化管理技術應用需要實現全文檢索、OCR技術和雙層PDF技術的有效集成，更必須重視物聯網、人工智能和大數據等技術的綜合應用。此外，加速現代化檔案管理轉型還應該推動管理系統對接，基于先進技術聯通檔案管理系統與業務財務辦公系統，為進一步提高檔案數字化、信息化、數據化管理質量提供保障。

4.夯實數字化檔案管理基礎

（1）構建精細化制度體系

正如前文所言，現代化檔案管理轉型常常走入協同管理困境，其根本原因是檔案信息化管理缺乏完善的制度支撐，不能依靠精細化制度體系為轉型保駕護航。因此，檔案管理轉型優化環節應該構建精細化制度體系，明確檔案管理規章制度，夯實檔案管理信息化建設基礎。夯實檔案信息化管理制度基礎，需要基于現代化檔案管理轉型需求量身定制精細化制度體系，使制度的保障約束作用得以切實發揮。比如，建立健全檔案利用管理制度，完善檔案數字化加工技術規范，改進檔案信息歸檔制度，為高質量實施全過程管理提供保障。此外，還要完善檔案信息化建設相關制度，構建個性化檔案信息化建設規章制度，制定明確的檔案管理規范。同時，檔案管理人員也需要加強監管機制建設，以便進一步夯實檔案管理數字化、信息化和數據化轉型的制度基礎。比如，優化檔案歸檔流程，建設數字化線上歸檔機制，建立檔案管理動態監管機制與責任追蹤機制。

（2）開展長效化人才培養

從現實角度來看，檔案管理數字化、信息化和數據化轉型進一步提高了檔案管理的專業性和技術性，也對檔案管理人員的能力提出更高要求。因此，培養復合型人才，提高檔案管理人員的適應力和專業性至關重要。為此，檔案管理轉型需要以加強內部人才梯隊建設、構建高質量培訓體系并深化內外協同管理為重點，積極夯實人才基礎，提升檔案管理轉型升級的源動力。

實踐中，檔案管理機構需要先做好內部組織架構調整，使其更符合現代化檔案管理實施要求。檔案管理部門需要保持獨立性，但也不能超脫事外，在組織架構調整方面還需要考量內外協同問題。為此，應打造一個由高管直接領導和專業人才組成的檔案管理部門。該部門可在工作中基于自動化程序與數字化技術實現內外協同。為做好人才培養，檔案管理機構需要先優化檔案管理人員結構，提高檔案管理隊伍的整體水平以及發展潛力。

此時，可引進兼具檔案管理、信息技術以及專業知識的優秀人才，打造復合型工作隊伍，提高檔案管理實效性。若無法直接聘請到復合型人才，則需要從實際出發“查缺補漏”，面向在職檔案管理人員開展針對性培訓，定期組織專項業務培訓，持續提高檔案管理人員的綜合實力。為豐富人才儲備，檔案管理部門需要加強校企合作，以訂單式人才培養模式提前鎖定優秀人才，還應該加強校招與社招，不斷網羅優秀人才。此外，新員工入職后，需先經歷輪崗培訓，以便熟悉各部門工作內容與檔案管理需求，讓他們能更快地適應本職工作。

五、結束語

綜上所述，數字化、信息化和數據化是現代化檔案管理轉型的主要方向，在社會信息化發展中，檔案管理應該以打造智慧檔案模式為最終目標。為滿足檔案管理轉型升級需求，必須從思想和行動兩個層面著手推動檔案管理轉型，真正做到全方位升級。現代化檔案管理轉型需要明確新的工作重點，并依靠先進的科學技術賦能，還應該從多維度著手改善檔案管理轉型環境，夯實檔案管理轉型基礎。

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（作者單位：中國科學院上海技術物理研究所）