大數據時代，行政審批檔案管理信息系統建設分析

鐘莉芬

摘 要：近些年來，隨著信息技術不斷發展，推動檔案管理工作朝著信息化方向發展。行政審批工作是政府部門的重要工作內容之一，為了能夠更好地提升行政審批效率，優化審批方式與流程，以大數據信息技術為基礎來構建科學、高效的行政審批檔案管理信息系統，能夠有效提升行政機關的檔案管理效率與水平。因此，本文主要對大數據時代的行政審批檔案管理信息系統的建設策略與方法展開深入研究，旨在構建信息化、現代化與智能化的檔案管理系統，促進檔案管理流程更加高效化和管理思路更加先進化，簡化工作流程，提升工作效率。

關鍵詞：大數據時代；行政審批檔案；管理信息系統；建設方式

隨著政府部門機構調整，行政審批局的成立，改變以往窗口集中收件、各職能部門分別審批的現狀，其形成的審批檔案也由各職能部門分別保管變成由政務服務中心集中保管，因形成的行政審批檔案名目繁多，數量大，給行政審批檔案的管理提出新的要求。行政審批檔案是我國各級政府機關在公共服務、行政許可和行政處罰等日常工作中專門性的檔案資料，其具有較強的專業性與行業性。行政審批檔案與人們的日常生活息息相關，且具有很高的參考與利用價值，在公序良俗維持方面發揮著重要作用。與此同時，行政審批檔案的專業性很強，與公眾的權利也有著密切的關系，如在房屋確權、行政執法過程中利用行政審批檔案，能夠為解決矛盾提供有效的依據，對于企事業單位以及個人合法權益的維護也非常有利。在檔案管理過程中，由于行政審批的事項非常多，行政審批檔案的數量也非常多，如果沒有良好的方式或者媒介來優化檔案管理工作流程，就會大大增加檔案管理工作壓力，影響行政審批檔案管理的整體效率與水平。因此，在大數據時代與背景下，重視信息科技的合理應用，不斷構建更加信息化、智能化的行政審批檔案管理信息系統顯得尤為重要。

一、行政審批檔案管理的概述

1.行政審批檔案的概念

所謂行政審批檔案，主要指的是我國行政審批部門在各項行政許可工作過程中保存下來非常有價值的紙質資料、電子數據、聲像、圖表和載體等原始記錄，其能夠對行政審批的整個過程進行真實、客觀和全面的反映，具有很強的參考性、追隨性與不可替代性。行政審批檔案也是國家檔案管理中的重要內容與組成部分，其與企業、公民個人以及其他組織的切身利益密切相關。

2.行政審批檔案管理信息系統建設的重要性分析

行政審批檔案管理信息系統建設主要指的是運用數字化技術、網絡信息技術和物聯網技術等對行政審批的電子審批檔案、紙質檔案等進行全面管理。在大數據時代背景下，以信息技術為基礎的各類信息系統得以有效開發和利用。在行政審批檔案管理方面，重視對行政檔案管理信息化建設，能夠促進審批流程得到更好簡化，對于規范審批行為、集中審批事項、簡政放權以及提升政府服務管理水平非常重要。通過建設行政審批檔案管理信息系統，能夠更好地轉變行政審批檔案管理模式，進而有效地滿足廣大用戶共享信息的需求，促進政府各級行政部門的檔案管理工作更加高效和快捷。例如，當今在行政審批環節中應用“一網通辦”的信息化管理方式，大大簡化行政審批流程，為廣大企業和個人節約辦事成本和時間。隨著信息時代不斷發展，大數據技術的應用愈發普遍，強化行政審批檔案管理信息化建設是時代發展的必然和趨勢，是簡化繁雜行政審批檔案的重要途徑。同時，對于提升行政審批檔案信息化水平和共享效率更為有利。

二、行政審批檔案管理信息系統建設的局限性分析

1.缺乏先進的信息系統建設理念

在建設行政審批檔案管理信息系統過程中，審批檔案管理思路上一味沿用傳統的理念與思維，信息管理系統建設就會缺乏一定的時代性與先進性，在系統建設的思路與方案上就會缺乏創新性和全面性，這會直接影響行政審批檔案管理信息系統建設的效率與質量。目前，在大數據信息技術持續變革與發展的背景下，建設行政審批檔案管理信息系統就必須要不斷解放思想和與時俱進，隨著時代發展和技術的進步而不斷做出調整和改變。

2.信息系統缺乏全面規劃與建設

目前，我國各省份的行政審批工作在市內基本實現內政服務的整合，也逐步實現電子政務行政審批網絡平臺的建設與使用，使得自助終端、移動客戶端、網上平臺與實體大廳之間逐漸進行有效銜接與結合，逐漸打造出虛實一體和線上線下相結合的政務審批平臺。在實現上述功能和服務基礎上需要建立統一的大數據庫，而該數據庫必須具備一體化的功能。因此，在建設和使用信息系統過程中就要不斷總結經驗教訓，全面規劃與建設系統的各項功能，使得行政審批數據實現完整性。在行政審批檔案管理信息系統構建的整個過程中，對于檔案信息的收集、整理、存儲、分析、管理、共享及其安全等功能要進行全面規劃，由于行政審批的環節較多，也會涉及大量的電子檔案和紙質檔案，如果缺乏統一化和流程化的行政審批系統，使得行政審批各項職能與檔案管理職能分別管理，勢必會影響檔案管理的工作效率，還容易導致行政審批檔案管理出現混亂、遺漏或者丟失的問題，大大增加檔案管理工作人員的工作量。因此，在建設行政審批檔案管理信息系統時，重視對信息系統的全面規劃與建設非常必要。

3.行政審批檔案管理制度有待完善與健全

由于行政審批檔案種類多樣和數量繁多，在管理上要想做到分類管理，必須要有一個明確且健全的管理制度與流程來規范與管理。目前，很多行政管理部門在整理、歸檔、利用與保管行政審批檔案方面缺乏健全和完善的檔案管理制度，也缺乏統一、科學的指導，尤其是在電子信息檔案管理方面缺乏全面的規劃與技術性的指導，使得一部分電子檔案在歸檔與利用環節存在問題，這會直接影響行政管理部門的工作效率與工作品質。例如，紙質檔案和電子檔案管理細則的制定，檔案管理信息系統中數據共享的范圍和職能，電子檔案類別分類、排序以及保管期限等，都需要在建設檔案管理信息化過程中進行完善和解決。與此同時，隨著信息技術不斷發展，檔案管理信息化是發展的必然趨勢。但是，我國政府部門也要不斷解放思想和與時俱進，在行政審批檔案的管理思路上做出轉變，并重視檔案信息化的建設工作，從管理制度與流程上進行完善和健全，給予檔案信息化建設最大化的制度保障，從制度上支撐與指導檔案信息化建設、管理與使用工作。

4.信息系統建設缺乏全面性

行政審批檔案管理信息系統建設是一項綜合性的工作，其不僅涉及行政檔案管理部門，還涉及政府行政管理的各個部門，檔案信息化建設需要結合各個職能部門的實際工作需要，既要做好檔案信息化歸檔和管理工作，又要實現檔案共享與快捷應用的職能，檔案信息化建設工作不是一項“單打獨斗”的工作，其建設思路就不能只局限在檔案信息管理上，而是需要各部門參與進來，積極建言獻策，并符合我國檔案管理相關辦法與規則。目前，在建設行政審批檔案管理信息系統時，系統建設人員缺乏對其他部門工作職能的探索，也沒有對相關工作人員的需求信息進行挖掘、收集、分析與掌握，在系統開發與建設方面就容易存在“信息孤島”的問題，導致檔案管理信息系統的開發與建設缺乏全面性，最終容易導致檔案管理信息系統難以順利投入使用。如果后期經過反復調整與修改，就會大大增加系統建設與開發的成本和風險，影響檔案管理信息系統開發的進度與品質。除此之外，一部分行政審批檔案具有保密性，在信息安全管理方面也要給予充分和必要的重視。因此，在建設檔案管理信息系統時，既要考慮其自身功能、作用的發揮，又要注重信息管理的安全性。

三、大數據時代行政審批檔案管理信息系統建設的方略探究

目前，在信息科技不斷發展下，大數據技術也在不斷發展與變革。在行政審批檔案管理過程中，由于檔案管理的體量較大、內容與種類繁多，依靠傳統、單一的紙質檔案管理會缺乏檔案管理的效率性、便捷性、共享性與時代性。因此，加強審批檔案管理信息系統建設，結合當前檔案管理信息系統建設的實際現狀與局限，不斷提出整改方案與計劃，促進行政審批檔案管理信息系統建設效率與品質大幅提升。

1.轉變思路、健全規劃

在建設信息化的行政審批檔案管理系統時，政府部門在設計與規劃檔案管理信息系統時，必須要不斷轉變思路、解放思想和與時俱進，結合大數據時代的發展特征，利用大數據技術逐步實現信息的共享與使用。積極借鑒先進的信息化檔案管理系統建設實例，結合政府行政審批部門的工作職能與流程，不斷構建更加綜合和全面的檔案管理信息系統，從思路規劃上先做好系統建設的引導工作，為檔案管理信息化建設做好思想鋪墊。與此同時，在規劃行政審批檔案管理系統的建設流程時，要做到檔案管理信息技術、規范要保持一致與統一，對各類行政審批系統進行整合，分析其檔案的類型，按照類型和時間等進行信息化歸檔。同時，為了能夠實現檔案管理信息系統的科學歸檔與便捷化使用，對于各級審批部門的檔案信息要做好分區整理，通過電子印章和電子簽名等多數據平臺的整合與利用，打造一體化的檔案信息管理系統。一方面，便于行政審批職能的發揮，另一方面，便于行政檔案的規范化管理，使得行政審批檔案管理的有效性、規范性、真實性和完整性得以有效保障。而在建設檔案管理信息系統時，檔案信息的收集、整理、歸檔和使用等模塊的設計與規劃是不可或缺的，信息系統規劃人員要綜合考慮各部門及人員的職能和崗位職責，再進行檔案管理系統的科學規劃與合理建設，提升檔案管理系統建設的效率。

2.健全和完善檔案管理機制與流程

正所謂“不規矩不成方圓”。在建設檔案管理信息系統時，如果沒有健全的管理制度與流程，檔案信息系統開發與建設工作很難保質保量地完成。因此，政府行政部門要重視檔案管理機制與流程的健全與完善，在科學規劃與設計檔案信息管理系統的基礎上，不斷優化檔案建設的工作內容與環節。由于行政審批檔案所涉及的部門較多、內容較多和數據量較大，為了能夠保障信息完整性、數據的共享性以及檔案的安全性，在建設檔案管理信息系統時，要與多部門工作人員結合，從程序的開發與系統建設上統一技術規范與指導，使得各部門和各級別的行政審批工作能夠在統一和規范化的平臺中進行，在系統中實現行政審批檔案信息的歸集與整理，按照行政審批檔案的類別和時間等進行自動化歸檔，便于后期使用者的使用。不得不說，檔案的安全管理也是管理信息系統需要考慮的重要環節，從制度上做好檔案的使用管理規定，從系統建設上應用加密技術與備份技術，使得檔案管理信息系統的建設更為全面和科學，提升行政審批檔案管理效率，為行政審批檔案的高效利用提供更多便利。

3.重視信息化檔案管理人才的培養

由于信息化檔案管理工作具備一定的專業性與靈活性，在建設行政審批檔案管理信息系統時，一方面，編寫管理系統程序的工作人員要具備專業性，且要對行政審批的整個流程進行全面了解與掌握，并對各部門之間的銜接性與從屬性進行全盤掌握，在檔案管理功能設計上才能夠更加游刃有余和有的放矢。同時，在檔案信息系統的管理方面也要求工作人員具備較高的職業技能與專業性，需要掌握信息化相關技術，這樣便于管理各類行政審批檔案，并做好信息化檔案的定期維護工作。因此，政府部門在建設行政審批檔案管理系統時，也要重視信息化檔案管理人員的培養，做好培訓工作，使得行政審批檔案管理系統得以更好地利用與維護。

四、結束語

綜上所述，隨著信息技術不斷發展，政府部門在管理行政審批檔案時，也在積極推進行政審批檔案管理信息系統建設工作。在實際建設過程中，由于缺乏健全的建設機制與流程，缺乏對信息系統的科學規劃與設計和缺乏專業的信息化人才等，導致信息系統建設的效果并不理想，影響和制約了檔案管理信息化水平的提升。重視對當前行政審批檔案管理信息系統建設過程中存在的問題展開全面和系統地分析，從而有針對性地優化與解決檔案信息系統建設問題，進而全面提升行政審批檔案信息系統建設與應用效率和水平。

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（作者單位：桂林市政務服務中心 ）