大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設探析

姜永光

摘 要：大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設的重要價值體現在降低了管理成本，并提升了管理效率。同時，基于大數據技術支持的信息化建設也有助于社會保險檔案管理信息化建設不斷提高主動性、前瞻性。受到主客觀層面多種因素影響，部分地區社會保險檔案管理信息化建設仍然存在一些缺陷與不足，這些問題已經對社會保險檔案管理信息化建設提質增效造成了負面影響。因此，大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設需要完善信息基礎設備設施構建，建立健全精細化標準體系，并應盡快構建聯動機制，深化溝通交流，進一步挖掘檔案資源價值，提高主動服務的能力。

關鍵詞：大數據；社會保險；檔案管理；信息化；建設

引言

“社會保障體系是人民生活的安全網和社會運行的穩定器。”隨著我國社會保障體系的構建，社會保險檔案從類型到數量都呈現指數級增長狀態。海量檔案迫切需要更為先進的管理機制與模式，而信息化也已成為近年來社會保險檔案管理的發展趨勢。不過，受到傳統思想觀念與刻板經驗的制約，一些地方社會保險檔案管理信息化建設與社會現實需求間存在較大差距。尤其在大數據技術全面應用的新形勢下，社會保險檔案管理信息化建設愈發需要加快超越陳舊架構與格局。大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設已經進入前所未有的新境界，需要加快探索與之相適應的新理念與新業態。

一、大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設的重要性

1.降低成本，提高效率

大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設的重要價值就是大幅降低管理成本并提高工作效率。

從社保機構層面講，傳統模式下檔案管理工作始終完全依賴人工管理。隨著社保參保人員數量不斷增加，社會保險檔案無論形式與數量都在與日俱增，但檔案管理工作人員數量卻基本保持不變，導致有限的管理人員與無限增加的檔案之間產生越來越尖銳的矛盾沖突。倘若通過增加工作人員數量的方式解決矛盾，則社保機構不得不承擔持續增長的人工成本，倘若不增加人工數量，則現有管理人員不得不面臨遠遠超過其承受能力的工作量，必然造成管理人員工作質量與效率每況愈下，這正是傳統模式下不少社保機構檔案管理工作低質低效的重要原因。

可見，只有加快信息化管理體系的構建，并不斷借助大數據技術等多種先進技術的支持，社會保險檔案管理才能在人員數量有限，但檔案數量持續增加的狀態下保持應有品質與效率。同時，從參保人員層面講，傳統人工管理模式下查找、使用或傳遞檔案是一件極其耗時費力的工作。尤其是人口流動越來越頻繁，社保參保人極有可能因為工作或生活等原因而在不同地點間不斷轉換，但其檔案卻常常無法及時跟隨并調入其最新所在地。從社保參保者角度看，只有不斷加快信息化管理建設，社會保險檔案管理才能隨時隨地滿足參保者變更所在地的現實需要，才能以最少的時間達到快速、便捷調檔的目的。

2.提高管理工作的主動性、前瞻性

傳統模式下，對于社會保險參保者查詢或使用檔案的申請，絕大多數社保機構都處于相對被動、滯后的工作狀態。即在參保者變更工作或生活地點以后，或在有關組織機構需要查詢參保人員檔案時，參保者、有關單位等需向社保中心發起查詢與使用檔案的申請，社保中心則進行人工查找該參保者檔案，繼而向有需要的個人或單位等投送檔案。一旦某一時間段內發起查詢或使用檔案的申請數量較多，社保中心檔案管理人員有限，就無法及時提供相關的服務，必然會在不同程度上降低社保參保者或有需求單位的服務體驗。

因此，充分利用信息技術改善服務機制與模式就成為新時期社會保險檔案管理的迫切需要，這也是大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設的重要意義之一。借助大數據等先進技術，社會保險檔案管理能夠從根本上突破被動服務、滯后管理的不良狀態。通過將社會保險檔案進行數字化轉換、網絡化傳輸，社保參保者或有需要的組織機構等可以通過互聯網發起查詢或使用檔案的申請，而社保中心則可依據平臺預設程序實時獲得申請對應的檔案資料，只需短短數秒或數分鐘，經過核實無誤后的社會保險檔案便可通過互聯網實時傳送到發起申請端。

有需要的情況下，當參保人抵達新的工作或生活地時，社保中心平臺便能即刻收到網絡通知，而后臺預設程序則能通知檔案管理人員及時查詢、核實并傳送檔案，不僅能夠最大限度地縮短參保人或有關單位的申請時限，更能幫助參保人避免遺忘檔案變更等情況。由此可見，借助大數據技術，社會保險檔案管理可以實現查檔、調檔等各類工作“秒”辦結，為用戶提供更為便捷、高效且舒適的服務體驗，也能從根本上突破刻板機械、陳舊落后的管理瓶頸。

二、大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設的常見問題

1.管理表面化、簡單化

隨著互聯網技術全面普及與深度應用，各行各業早已開展了多種多樣的信息化建設探索與嘗試。不過，受到傳統工作模式的深刻影響，一些單位在信息化建設中仍有不同程度的局限性，尤其隨著大數據技術逐漸被廣泛應用，部分社會保險檔案管理信息化建設的缺陷愈發凸顯。其中，表面化、簡單化是較為突出的問題。所謂表面化與簡單化是指部分社保單位在檔案管理信息化建設過程中流于表面，并未對信息化管理形成完整認知。比如，將紙質檔案轉化為電子檔案，卻僅僅為了自動搜索與便捷打印，而在具體應用環節依然采用傳統人工作業模式。如此形式主義的信息化管理如同新瓶裝舊酒，顯然無法從根本上改善傳統人工作業效率低下、時限漫長的根本缺陷。

2.局部性、片面化

除了簡單化與表面化，一些社保機構在檔案管理信息化建設過程中還存在局部性與片面化問題。這些社保機構將信息化局限在本單位內，所謂的檔案管理信息化在實質上卻是局域網化、內網化。即只有在本單位內部可以自由使用信息化平臺查詢和使用檔案，一旦涉及跨區域等更大范圍內的應用，則一切回歸原始狀態。換言之，局限在社保機構內部的信息化并非檔案管理信息化應有的形式與狀態，這種局部與片面的信息化依然無法發揮大數據技術、信息化平臺的優勢，也不能從根本上突破陳舊管理模式的瓶頸與局限。

三、大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設路徑

1.完善信息基礎設備設施構建

大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設需要完善基礎設備設施建設。各地社保機構需結合自身實際情況加快完善現有檔案管理信息化體制機制。比如，確保所有紙質檔案盡快實現完整、準確的數字化轉換。在一些信息化建設相對滯后地區，社保機構對于檔案管理信息化建設相對缺乏經驗，因而，紙質檔案轉換為數字檔案的工作始終沒有切實完成，這些社保機構中的數字檔案只涵蓋了部分紙質檔案內容，仍有一些紙質檔案沒有納入檔案信息化管理平臺。一旦有參保者需要查閱或使用，管理人員仍舊只能憑借人工操作的傳統方式查找和處理檔案相關事宜。顯然，數字檔案轉換不徹底已經動搖了社會保險檔案管理信息化的客觀基礎。

換言之，由于紙質檔案與數字檔案之間未能實現全面和完整的格式轉換，這些社保機構檔案管理信息化建設仍舊存在局部、片面與分散化的缺陷與弊端。只有確保所有紙質檔案盡快實現完整、準確的數字化轉換，社保機構檔案管理信息化才能夯實基礎，才能為充分應用大數據等先進技術鋪平道路。

在一些社保機構，檔案管理信息化建設僅僅是檔案室內部的信息化，也就是局限在檔案室所轄范圍內的信息化，這必然導致數字檔案出不了檔案室與社保中心，也必然無法通過互聯網實現遠程傳送。可見，如此信息化建設不僅名不符實，也不具備足夠堅實的檔案管理信息化基礎設備設施條件。只有盡快突破局域網、內部網局限，確保內外網相互聯通且數據傳送順暢通達，社會保險檔案管理才能依托完整、扎實的互聯網基礎設備設施最大限度地提質增效。

2.建立健全精細化標準體系

在巨量數據集合的技術背景下，傳統軟件已無法實現對數據的有效提取與分析，唯有通過不斷創新技術架構才能最大限度地發揮大數據技術絕無僅有的決策力與洞察力。不過，實現這一遠景目標的前提之一在于巨量數據集合能夠被充分細分，只有將超大體量的數據精確分類后再集合，大數據技術才能在浩如煙海的數據陣列中瞬間捕獲目標、即時分析數據內容、實時獲得結論或結果。因此，大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設還需要建立健全精細化標準體系。

一方面，社保機構需嚴格按照國家頒布的檔案管理標準規范檔案格式，確保所有檔案形制統一、規格標準。這就需要社保機構事先針對不規范、不標準的電子檔案進行翻新與重置。

另一方面，在遵守國家有關檔案管理的基本原則基礎上，立足本地實際需要，進一步細分社會保險檔案類型。細分社會保險檔案既可以依據省市縣等地區差異，也可以按參保狀態、投保時限長短不同，還可以按社保分類或分級等區分。不同類別檔案可以在單一條件下分類，也可以滿足多個條件并存的要求。只有充分細化檔案類型，信息化平臺才能預設多個搜索程序，才能為后續應用大數據技術創造更加成熟的條件。有需要的情況下，社保中心可以與資質齊全、技術一流、品質優異的互聯網企業等機構展開合作，由專業機構的專業人士提供可行、可靠的操作方案。

3.構建聯動機制，深化溝通交流

社會保險檔案管理信息化建設的最終目的是為有需要的機構或個人提供優質、高效的檔案服務，這就需要社保機構充分利用大數據技術全面提高檔案信息的共享能力與水平。信息共享離不開與相關領域的協同聯動。因此，在大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設還需要構建聯動機制，深化溝通交流。

比如，社保中心、銀行、公安、稅務等實現協同合作，社會保險檔案管理系統與銀行系統、公安系統、征信系統等形成網絡互聯互通。當有任一系統出現數據變動時，其他系統可以同時得到變動通知，待核實無誤后即可補充到各自系統內。一旦該聯動機制完成，有需要的機構或個人便能查詢到最具時效性的檔案信息，這將從根本上避免檔案數據陳舊、缺失和遺漏等各種傳統痛點與堵點問題。

4.深化資源價值挖掘，提高主動服務能力

大數據技術自出現起就被寄予厚望，原因在于該技術無與倫比的數據分析能力。應用大數據技術能夠在海量數據資源中輕而易舉地發現內在規律或本質特點，進而助力使用者持續挖掘數據資源潛在價值，從而在根本上改變傳統工作模式的刻板性與單一性。因此，當大數據用于檔案管理信息化建設，社會保險檔案資源即可轉變為數量龐大的資源寶庫。因此，大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設還需要深化資源價值挖掘，提高主動服務的能力。

比如，針對剛畢業的大學生、新成立的中小微企業、正在調整員工基本薪酬的用人單位等，分別提供多種適宜的社會保險類型。剛畢業的大學生還未有足夠穩定的工作，其參與社保時通常傾向于選擇門檻更低、金額相對較少的城鎮居民社保；新成立的中小微企業大多面臨資金較緊張的壓力，在購買職工社保時也會考慮較低檔次；而正在調整員工基本薪酬的企業則面臨著調整社保級別的選擇……

借助大數據技術對檔案信息進行全面分析與提煉，社保機構可以向以上不同個人與機構分別推送各自適宜的社保類型，這不僅有助于進一步擴大基礎性社保在普通人群的覆蓋范圍，也有利于提高不同社保種類與不同個人或機構中的適配程度。更重要的是，通過社保機構更加主動、積極地提供服務，廣大民眾與更多組織、機構能夠及時享受到社會保險提供的保障服務，這不僅是在加快完善全國統一的社會保險公共服務平臺，也是基于技術支撐健全覆蓋全民、統籌城鄉、公平統一、安全規范與可持續的多層次社會保障體系。

5.重視安全管理，提高安防水平

互聯網發明以來，安全性始終是貫穿技術發展全程的核心問題之一。這是由于網絡技術漏洞的存在與技術迭代保持同步，利用漏洞的攻擊行為與反攻擊的防護行為始終并存。因此，沒有網絡安全就沒有信息化建設的價值與意義。故，在大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設還需要重視安全管理，提高安防水平。

一方面，社會保險檔案管理信息化建設務必充分利用最先進的網絡安全防護技術。即，在繼承構建網絡防火墻的諸多傳統基礎上，加強權限管理也是提高社會保險檔案管理信息化建設安全水平的重要手段。譬如生物識別技術，也就是為有限變更、修改檔案的權利人設置具有生物識別特性的通行證。包括指紋、聲紋和虹膜等。

另一方面，定期檢測漏洞也是提高信息化管理安全水平的重要手段。檔案管理所在單位可以與專業網安機構、企業等建立長期合作關系，由專業機構負責設計、測試和檢驗數字檔案管理的安全性，并始終保持對網絡安全風險的監控與警示。

四、結束語

大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設已經發生了質的變化。即傳統觀念中的信息化建設僅僅局限在內部計算機聯網的初級階段，其本質仍然是以保管為核心的存貯式檔案管理。但在大數據技術不斷深入應用的新時期，海量數據不僅無法被常規軟件有效分析，且巨大的隱藏價值也需要創新技術手段才能挖掘與應用。不過，在更加高端、專業的技術要求之上，大數據思維才是最終決定巨量社會保險檔案潛在價值產出的根本，只有切實理解和重視大數據在檔案價值挖掘過程中具有的決定性作用，并基于問題導向不斷探索社會保險檔案管理的創新機制與模式，海量社會保險檔案才能最大限度地實現潛在的價值產出。因此，大數據視角下，社會保險檔案管理信息化建設的先決條件之一在于樹立大數據思維，要充分認識大數據在檔案管理轉型升級過程中的先導性，在此基礎上不斷完善并優化社會保險檔案管理信息化建設的基礎構建。同時，基于更加互聯互通的檔案管理平臺體系，社會保險檔案才能進一步發揮大數據技術強大的洞察力與決策力。這不僅有助于社會保險檔案在管理實踐過程中不斷降耗、提質、增效，也有利于最大限度地為參保人提供更為優質高效的良好服務，還將促進社會保險檔案管理部門不斷提升主動服務的意識與能力，也是新形勢下社會保險檔案管理工作基于創新管理理念，不斷提質增效，實現可持續發展的必由之路。

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（作者單位：昌邑市社會保險事業中心）