國有鋼鐵公司采購業務內部控制研究

賀麗娜

摘要：近年來，社會經濟高速發展，鋼鐵行業也實現了蓬勃發展，同時，鋼鐵行業所面臨的市場競爭壓力也越來越大。瞬息萬變的市場環境導致國有鋼鐵公司面臨著諸多的生存與發展風險。鋼鐵公司采購活動具有業務復雜、風險點多、涉及金額較大等特點，采購一旦出現問題就會影響企業的穩定發展。內部控制能夠依據制度體系規范企業業務活動，及時識別業務活動開展過程中存在的潛在風險問題，提升公司風險應對能力。國有鋼鐵公司若想實現持續、健康的發展，就需要加強采購業務的內部控制，對采購活動中面臨的風險問題進行防范以及控制，以此來增強自身的競爭實力，助力公司實現長久穩定發展。基于此，筆者針對國有鋼鐵公司采購業務內部控制的主要目標和基本原則等進行了分析，并提出了有效實施采購業務內部控制的措施，希望本次研究有助于國有鋼鐵公司平穩、健康發展。

關鍵詞：國有鋼鐵公司；采購業務；內部控制

社會經濟新常態的到來，為各公司長久發展帶來新機遇，與此同時，也帶來了諸多困難，國有鋼鐵公司也不例外。為了提高自身競爭實力水平，實現穩定發展，鋼鐵公司在擴大經營規模的同時也要重視內部管理，提高整體管理水平以及自身競爭優勢。對鋼鐵公司而言，采購業務本身具有復雜性，一般情況而言，采購屬于買方，處于主動以及優勢地位，采購人員極易出現違法違規行為，例如向采購商索取回扣，擅自擴大采購數量，忽視采購質量，導致企業承受財產損失以及存貨積壓等風險。內部控制管理能夠通過強有力的管控手段，促使企業各項業務活動規范化開展，及時發現潛在風險問題，迎合市場環境變化，防范控制風險，降低企業損失。國有鋼鐵公司在開展采購業務內部控制工作的過程中，需要遵循的基本原則主要有三點，第一是不相容崗位分離，第二是擴大成本效益，第三是協調配合。將這些基本原則作為指導，有效開展采購業務內部控制工作，才可以防范一些采購風險的出現，以此來進一步促進國有鋼鐵公司的健康、平穩發展。

一、國有鋼鐵公司采購業務內部控制的主要目標

國有鋼鐵公司在進行生產前，采購業務是一項至關重要的準備工作，鋼鐵公司若想生產出適銷對路的產品，就需要嚴格控制材料采購的價格、質量和數量。因此，國有鋼鐵公司一定要對采購業務內部控制目標加以科學制定。在此過程中，首先需要明確公司的生產目標和銷售目標，以此來保證采購材料的數量符合生產需求，避免出現材料采購不充足或材料采購過度情況。其次是根據鋼鐵公司內部管理結構，嚴格按照相應的審批制度對采購計劃進行審批，避免采購材料價格、質量不合理情況的出現，盡最大限度減少采購費用浪費情況，保障公司的經濟效益。再次是構建完善的供應商管理制度，避免在篩選供應商時出現私自勾結和違法亂紀等情況。最后需要將整個采購業務流程的相關信息及時、準確地記錄下來，以此來確保采購業務流程的可追溯性與可控性。通過這樣的方式，才可以讓國有鋼鐵公司中的采購內部控制工作得以良好開展，使其采購的材料質量、數量、規格、型號、價格等得到有效控制。

二、國有鋼鐵公司采購業務內部控制的基本原則

（一）不相容崗位相分離的基本原則

對于國有鋼鐵公司而言，因為采購業務工作涉及的環節很多，采購錯誤和營私舞弊等情況出現的頻率較高。所以在開展采購業務內部控制工作的過程中，公司需要遵循不相容崗位相分離的基本原則。所謂不相容崗位分離，就是在某項經濟業務開展時需要由至少兩名工作人員或者兩個部門同時進行處理，從而在采購業務的開展過程中形成相互監督、相互牽制的局面。而職責相分離可以盡最大限度降低采購錯誤和營私舞弊情況的出現。例如：國有鋼鐵公司在對采購清單進行編制和審批時，均需要由兩個或者兩個以上的工作人員或者部門來分別完成。

（二）擴大成本效益的基本原則

在國有鋼鐵公司中，如果只為了確保控制效果，只要保障采購業務的內部措施足夠嚴格，參與到采購內部控制中的工作人員足夠多，可讓采購業務中的錯誤和營私舞弊等情況的發生概率得以顯著降低。但是在這樣的情況下，企業所花費的控制成本也會非常大。

在一些規模較大的國有鋼鐵公司中，因為其業務的發生較為頻繁，所以在內部管理工作的具體實施中，通常都很難做到面面俱到。因此，在實施采購業務內部控制工作時，公司除了要分析控制的效果外，還需要分析實施采購業務內部控制的成本，并權衡控制效果和成本之間的關系，然后根據實際情況，在確保控制效果的同時盡最大限度保障經濟效益。基于此，在國有鋼鐵公司實施采購業務內部控制的過程中，還需要對擴大成本效益這一基本原則做到嚴格遵守。

（三）協調配合的基本原則

采購業務內部控制工作的有效開展不僅有助于提高企業采購業務的管理水平，還有助于權責的合理劃分，這對于企業自身競爭實力的增強以及可持續發展都十分有利。在國有鋼鐵公司中，采購業務內部控制工作的開展需要多個部門和工作人員的積極溝通與配合，包括采購部門、財務部門、驗收部門、倉庫管理部門等。為此，國有鋼鐵公司在運行與發展的過程中，一定要充分發揮采購業務內部控制的重要價值，在采購業務內部控制時，各個部門和工作人員之間一定要相互協調、相互配合，以此來實現采購業務內部控制的有效實施。為達到這一目標，國有鋼鐵公司一定要對協調配合這一基本原則予以嚴格遵循。

三、國有鋼鐵公司采購業務的主要特點

（一）采購業務面臨著諸多的困難

因為國有鋼鐵公司生產流程和生產周期都比較長，生產過程也比較復雜，所以生產中需要采購的原材料種類繁多，包括菱鐵礦、白云石、耐火黏土、石灰石、鉻礦石、錳礦石和鐵礦石等，還包括一些碳素制品、耐火材料制品等。在這樣的情況下，國有鋼鐵公司在生產中通常需要進行龐大數量的原材料采購。通過實踐與考察發現，鋼鐵公司每生產1噸的鋼鐵就需要采購3噸左右的原材料，生產中對煤、鐵礦石等原材料的需求量均較大。其中，鐵礦石是國有鋼鐵公司生產所需的初級材料，而我國的大多數鐵礦均屬于貧鐵礦，其中鐵礦石的品位在12%～20%之間，品位較低，僅有少數鐵礦石可以達到32%，且高品位鐵礦石的篩選具有較大的難度。而澳大利亞、巴西的鐵礦石儲量相對較為豐富，其鐵礦石的品位也比較高，可以達到65%以上。因此，我國鋼鐵公司應用的鐵礦石基本都從這兩個國家進口，具有較大的對外依賴度。雖然我國是鐵礦石原材料的第一大進口國，但我國并不享有鐵礦石的國際定價權，這樣的情況就讓國有鋼鐵公司面臨著較大的原材料價格波動風險，其采購業務內部控制的難度也非常大。

（二）關注采購成本的控制

國有鋼鐵公司對生產設備技術要求和生產效率要求均較高，因此其生產與經營都需要投入大量資金。在這樣的情況下，國有鋼鐵公司要想實現自身的可持續發展，就需要具備充足的現金流，并使其在公司內部順暢地循環。現階段，我國國有鋼鐵公司在實施內部管理時，通常僅傾向于節能環保和安全生產，并沒有認識到資金管理的意義。在這樣的情況下，鋼鐵公司生產與經營中就很容易被資金所制約，從而對公司效益產生不良影響。加之鋼鐵行業屬于耗能與污染較高的行業，原材料的成本通常在鋼鐵成品總成本中占據大約70%比例。所以，采購成本的控制對于國有鋼鐵企業而言更是至關重要。因此，國有鋼鐵公司在實施采購業務內部控制工作時，需要對采購成本加以嚴格控制，盡可能減少采購業務審批不夠嚴格等因素所導致的資金損失，讓公司資金得到高效利用，從而充分滿足公司生產經營對資金的基本需求。

（三）需要根據生產需求保持連續性采購

國有鋼鐵公司的生產程序包括開采、選礦、燒結、煉鐵、煉鋼、連鑄和軋鋼等。生產中，需要將采購的原材料和輔材料不斷混合。在此過程中，一旦發生生產中斷的問題，勢必會對鋼鐵公司造成較大的直接損失和間接損失，甚至還可能引發重大生產事故，導致生產設備損壞，后續生產工作難以順利進行，從而使公司的生產效益受到嚴重影響。為有效避免上述問題的產生，確保公司的正常生產運行，在保證產品質量的同時減少生產成本費用支出，一項重要內容就是保證生產的連續性，盡最大限度避免生產中斷的情況發生。基于此，鋼鐵公司在進行生產的過程中應保持一定的生產量，從而使各生產設備均保持在穩定生產的狀態，以此實現生產的均衡性。為有效保障生產的連續性，國有鋼鐵公司中的采購部門一定要做好統籌規劃，積極加強對各個采購業務環節的內部控制，盡可能避免出現采購材料數量不充足或質量不達標等情況，這樣才可以有效避免原材料退換和原材料短缺而導致生產中斷問題。

（四）對供應商的要求較為嚴格

國有鋼鐵公司在實施采購業務內部控制的過程中，除了需要保證生產的連續性，減少采購成本費用支出以外，還應該注意做好采購原材料的數量與質量控制，這就需要對供應商提出較為嚴格的要求。在此過程中，國有鋼鐵公司需要審慎評價供應商所提供原材料的質量、交貨的時間、售后服務和合同條款的履行等情況。但是由于目前的評價標準不夠統一、不夠規范，導致國有鋼鐵公司在建設供應鏈渠道和選擇供應商時很容易受到信息交互、成本管控和質量保證等因素的制約。因此，國有鋼鐵公司在實施采購業務內部控制時，需要對供應商提出較為嚴格的要求，只有符合要求標準的供應商才可以進入到鋼鐵公司的供應鏈體系中。具體的采購業務內部控制中，國有企業一定要有策略性地選擇供應商，并合理確定貨源和采購方式，盡可能減少生產過程中原材料供應不及時和質量不達標等情況的出現。為達到這一目標，國有鋼鐵公司需要積極構建規范的供應商準入機制與評價機制，加強對原材料供應商的管理。通過這樣的方式，不僅可有效保障產品質量，減少成本費用的支出，同時也可以盡最大限度確保原材料交貨期符合實際生產需求。

（五）具有較高的驗收專業性要求

在國有鋼鐵公司的生產和運行中，不僅需要采購品種繁多和數量龐大的原材料，同時還需要多頻次的采購，因此，其原材料的采購既需要在數量上滿足生產所需，也需要在質量上滿足生產所需，這就對鋼鐵公司原材料驗收的專業性提出了較高的要求。基于此，在進行采購材料的驗收時，國有鋼鐵公司應對其種類進行標準化的劃分，根據不同種類的材料采取不同的驗收標準，盡最大限度避免質量不合格的材料入庫。在此過程中，國有鋼鐵公司驗收部門的相關工作人員需要采用全檢、抽檢等方式對材料的包裝、數量、規格、質量等進行仔細檢查，只有在確定其符合實際生產要求的基礎上才可以允許其入庫。同時，國有鋼鐵企業也需要對原材料驗收標準和方式加以不斷更新，以此來確保其驗收效果，提升采購業務質量，滿足實際生產需求。

四、國有鋼鐵公司采購業務內部控制的有效策略

（一）積極建設公司內部文化

國有鋼鐵公司管理者務必要強化思想認知，知曉內部控制對公司實現長久發展的重要性，提高重視程度，積極學習以及引進先進的管理理念，對現有的內部控制方法進行創新以及完善，使其能夠符合公司實際發展需求，及時應對外部環境變化。同時也要重視員工思想認知的培養，加大內部控制相關知識宣傳力度，以專家講座的形式讓員工知曉內部控制落實要點以及自身職責，提高其主觀能動性。最為重要的是，為了實現鋼鐵采購業務內部控制效果的良好保障，國有鋼鐵公司應該積極建設自身的內部文化，讓公司管理層的帶頭作用得以充分發揮，帶動所有員工踏實工作，讓員工在潛移默化中受到管理層的積極影響，從而實現公司內部文化氛圍的良好營造。在此過程中，國有鋼鐵公司還需要加強內部文化的規范，重點關注管理層榮譽感和正確價值觀的建立，堅決杜絕受賄、欺詐、營私舞弊等情況的發生。另外，國有鋼鐵公司在建設公司內部文化時，也一定要注意提升整體工作人員的責任感與歸屬感，充分發揮出工作人員在工作中的主導作用，讓每一名工作人員在采購業務內部控制中實現自身價值的充分發揮。此外，為了保障內部控制的高效落實，公司也要重視組織結構的優化，確保內部分工明確，包含審計委員會、審計部門、原材料采購部、設備物資采購部以及財務部門等，同時也可外聘咨詢機構對公司內部控制流程以及制度進行梳理和完善，強化內控執行工作，將內部控制作為常態化工作，提升自身管理水平。

（二）加強對整體工作人員綜合素質的培養

對于任何一個公司而言，工作人員都是公司良好運行與發展的重要支撐。為此，國有鋼鐵公司在實施采購業務內部控制工作時，一定要充分注重整體工作人員綜合素質的培養，積極組建一支具有較高業務能力的采購業務內部控制工作隊伍。為達到這一目標，國有鋼鐵公司首先需要對相關工作人員的業務能力和技能進行培訓，可通過外聘專業咨詢機構對企業內部人員進行知識以及技能培訓，以內部控制為主題，以采購活動為主要內容，對工作人員進行專業化、系統化培訓，拓寬其認知深度以及廣度，提高其專業化水平，為內部控制工作的落實奠定條件。其次，積極構建完善的激勵機制，鼓勵全體工作人員不斷提高自身的綜合素質與專業能力。重點關注采購業務中各個關鍵崗位工作人員的工作狀態，在此過程中，國有鋼鐵公司應實行輪崗制度，并對輪崗周期進行合理安排，同時應做好其壓力緩解和心理疏導等工作，避免因重要崗位工作人員狀態不佳所導致的采購業務內部控制問題，讓采購業務內部控制工作得以順利進行。

（三）部門內部考核機制的完善

為實現采購業務內部控制效果的提升，國有鋼鐵公司在實施采購業務內部控制工作時，還需要對部門內部考核機制加以完善，強化績效管理力度，完善績效考核指標，對內部控制工作實際落實情況進行評價，以公平公正的原則，強化執行力度，及時發現內部控制工作落實過程中出現的問題并及早解決。并將考核結果和薪酬福利機制關聯在一起，對于在采購業務內部控制中表現較好的工作人員，應給予物質和精神方面的獎勵；對于在采購業務內部控制中表現不積極和經常出現差錯的工作人員，應該懲戒。通過這樣的方式，促使績效評價能夠形成閉環管理，才可以讓相關工作人員得到良好約束，并使其積極性得以有效調動，從而進一步確保采購業務內部控制工作質量。

（四）科學構建風險識別機制

在采購業務的內部控制中，國有鋼鐵公司應科學構建風險識別機制，并將其作為采購業務內部控制中的一個重要環節。通過這樣的方式，才可以讓采購業務內部控制中的潛在風險得以及時發現。為達到這一目標，國有鋼鐵公司管理者應當強化風險評估意識，針對既往采購活動中出現的問題以及潛在風險問題，包含整個業務采購流程，即采購計劃管理、供應商管理、采購實施、付款管理等環節，明確問題存在原因，促使員工能夠知曉風險，明白防控的重要性，明確風險控制關鍵點，保障采購業務能夠有序開展。為了落實這一工作，公司應該積極組建風險識別委員會，借助專業人員的力量及時發現相應的風險隱患。另一方面，公司應當從初始工作開始，收集風險管理信息、落實風險分析評價以及防范工作，對采購業務各個環節工作進行規范。首先，公司需要設定目標，才能發現影響目標實現的潛在風險，需考慮自身實際情況，明確自身風險承受程度，將風險控制在可控范圍內。公司需要依據采購過程中存在的風險建立應對體系，及時采取針對性防范措施，對無法規避的企業風險需要做好提前防控。在此過程中，公司還需要科學設計風險識別方案，對公司采購業務內部控制中存在的風險進行系統化分析，包括采購資料以及采購成本等結構分析、并做好各種采購數據信息的搜集和整理，以此來實現風險識別機制的不斷完善與優化，從而充分滿足國有鋼鐵公司的采購業務內部控制需求。除此之外，公司還可通過成立內部審計部門，強化采購活動全過程管控，負責公司控制環境、風險管理以及控制活動落實的全過程指導與監督，負責對高風險經濟活動提出針對性改進措施，強化風險防控力度，保障采購活動的有序落實，助力公司實現穩定性發展。

（五）加強采購業務管理

國有鋼鐵公司通常會和很多的材料供應商合作，但是由于信息和資源等的局限性，使得國有企業很難和一些供應商之間達到深度合作效果。基于此，在采購業務內部控制的過程中，鋼鐵公司應該根據一定的標準分級管理各供應商。通過現階段，公司采購活動落實情況來看，存在采購計劃不合理、供應商選擇不當以及采購方式選擇不適宜等問題，對此，公司需要高度重視采購業務的控制，制定各環節風險管控策略，最大程度規避采購過程中存在的風險，保障采購活動有序進行。鋼鐵公司需要定期編制采購預算，包含月度、季度以及年度采購預算，對采購價格以及時間等多個維度進行合理安排，采購工作的落實可完全按照采購預算落實。同時落實層層審批制度，對供應商的選擇，需要體適度提高供應商準入標準、及時更新供應商信息、建立完善的評價制度，確保供應商選擇合理，規避這一過程中常見風險因素。繼而需重視合同管理，控制驗收流程，落實質量把關，對未完成訂單需進行跟蹤處理，保障采購付款管理以及相關控制活動能夠規范化進行。例如，對于重要物資供應商，國有鋼鐵公司對其的關注度需要高于普通的供應商。對于擁有較大規模、較高信譽度、較弱可替性以及長期合作的供應商，除了要給予其足夠的關注以外，還需要對其設置優先級，與其建立起更好的合作關系。通過這樣的方式，才可以為采購業務內部控制工作的高效高質開展奠定良好基礎。

五、結語

綜上所述，國有鋼鐵公司在運行與發展中，必須對采購業務內部控制工作的開展做到足夠重視，積極建設公司內部文化，強化工作人員的采購內部控制意識，加強整體工作人員綜合素質的培養，并構建完善的部門內部考核與風險識別機制。通過這樣的方式，才可以更好地實施對采購業務的內部控制，讓采購業務的開展更加符合公司實際發展需求，從而進一步推動國有鋼鐵公司的良好發展。

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（作者單位：北京首鋼股份有限公司）