婦幼保健檔案管理新思路探究

王紅艷

［摘 要］新時代背景下，婦幼保健計劃生育服務中心檔案管理工作需要不斷優化管理方式，提升檔案管理水平，方便后期相關工作人員查閱。這就要求檔案管理人員在管理過程中創新管理工作理念，提高管理技能，完善檔案管理制度，從而加強婦幼保健機構檔案管理控制力度。基于此，本文簡要探討了新時期婦幼保健檔案管理的重要性，對婦幼保健機構管理現階段存在的問題進行了分析，以此為基礎，提出了新時期婦幼保健計劃生育檔案管理的優化策略。

［關鍵詞］婦幼保健；檔案管理；新思路

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

婦幼保健檔案的管理、檔案管理體系的建立與完善在婦幼保健工作的正常開展中具有重要價值。檔案管理相關內容作為各個機構內部的重要工作環節，不僅對信息的貯存、分類、歸檔及轉歸等環節存在影響，同時也與機構的正常運行存在密切關聯。隨著我國生育政策的調整，我國婦幼保健系統在檔案管理方面的壓力也逐漸增大，因此婦幼保健檔案管理工作要從科學的角度出發，保證婦幼保健檔案管理制度的完善、可行，提高工作效率。

1 新時期背景下婦幼保健檔案管理工作的重要性分析

1.1 是婦幼保健計劃生育服務中心發展的重要基礎

在新時代背景下，優化婦幼保健檔案管理有利于為婦幼保健計劃生育服務中心發展提供重要基礎。加強檔案管理可以為后期工作提供重要的參考，成為高層領導決策的依據。

1.2 有利于提高內部的管理水平

婦幼保健檔案管理涉及的檔案類型與檔案內容復雜多樣，并且周期長，保密性與服務性較強。優化婦幼保健檔案管理有利于提高中心管理水平，形成健全的檔案管理體系，在很大程度上可以提高婦幼保健檔案的社會效益［1］。

1.3 可以保證信息資源的真實性

對婦幼保健檔案管理進行創新，可以提高工作實效，并且在新時期，利用信息化手段開展婦幼保健檔案管理在很大程度上可以保障信息資源的真實性。另外，優化管理模式可以真正發揮檔案管理的優勢，合理運用相關信息資源對其進行有效配置，從而保障婦幼保健工作的順利開展。

2 目前婦幼保健檔案管理工作存在的問題分析

2.1 缺少對檔案管理工作的重視

婦幼保健是醫療衛生服務機構的重要組成部分，在為人們提供國家基本公共衛生服務和國家重大公共衛生服務上發揮著重要作用。做好檔案信息管理工作，不僅能夠為人們提供更高質量的醫療服務，還能夠促進醫療衛生事業的發展。但從目前部分婦幼保健檔案管理工作開展的實際情況來看，仍然存在著一些影響檔案管理工作質量和服務水平的問題。婦女和兒童保健是婦幼保健工作的重要內容，伴隨著這些基本的醫療衛生服務的檔案管理工作卻很容易被忽視。檔案管理工作不僅缺少相應的設備，在管理工作的開展力度和人員配置方面也存在著一定的問題。與此同時，一些婦幼保健檔案管理更傾向于應用紙質檔案來記錄各種工作信息，難以提高婦幼保健檔案管理工作的質量和效果［2］。

2.2 缺少健全的檔案管理機制

目前，在開展婦幼保健檔案管理工作的過程中，因各種具體的工作內容缺少相關的依據，影響了檔案管理工作的開展質量。再加上當前很多婦幼保健檔案管理工作沒有形成有效的管理機制，缺少專職人員開展檔案管理工作，從而影響了正常的工作效果和服務質量。除此之外，缺少健全的檔案管理機制會導致婦幼保健機構缺少能夠對整體工作進行統一管理的體系標準和制度內容，檔案管理工作無法得到有序開展，也會影響到婦幼保健機構的其他工作。

2.3 管理模式與實際情況不相符

目前，在不斷追求檔案信息化發展的背景下，盡管一些婦幼保健機構已經開始應用信息管理技術和系統來開展檔案管理工作，但由于技術層面存在一定的限制，檔案信息的安全很難得到應有的保障［3］。與此同時，盡管在檔案管理工作當中已經應用信息系統，但由于缺少與檔案信息化相匹配的管理模式，檔案管理工作既缺少有力的技術支撐，也很難真正發揮信息化在促進檔案管理工作水平提高中的作用。從這種情況來看，婦幼保健機構要想實現檔案信息化發展，仍然需要一個較為漫長的過程，檔案信息管理系統無論是從網絡環境還是硬件環境的角度來看，都缺少能夠與信息管理系統和實際工作情況相匹配的信息安全保障和防范機制，因而要想實現檔案管理系統化，仍然具有一定的難度。

3 婦幼保健檔案管理工作的新思路探究

3.1 重視提高管理部門人員的認識

管理部門所執行的工作內容是婦幼保健機構正常運行中的重要環節，這就表明在這種管理環境下需要對機構人員進行定期培訓，在強化其認知的基礎上，使得管理部門人員深刻認識到檔案管理的重要性。在檔案同步工作的開展中，需要對各個級別負責人的職責進行明確劃分，具體可以從以下幾個方面著手。

第一，可通過培訓、講座及線上影音等途徑，時刻深化“檔案管理是工作開展的重心”的內涵。比如，可通過廣播、傳單等傳統的方式去宣傳，也可以使用一些現代化的方式如社交媒體和短視頻平臺等去宣傳，從而讓工作人員對婦幼保健檔案產生新的認識。而通過微信去宣傳時，可以結合有獎知識競答的手段，來達到調動機構所有工作人員參與積極性的目的。第二，文化熏陶。婦幼保健機構可以將對兒童保健檔案的管理文化、意義等融入機構的文化建設工作當中去，通過文化熏陶來影響工作人員的認識。第三，組織學習《中華人民共和國檔案法》。為了更好地讓檔案管理及其意義深入人心，基層婦幼保健機構可以組織工作人員學習檔案法，借此來提升管理成效。

3.2 重視管理制度完善與設施升級

婦幼保健檔案管理工作不僅具備多元化的特點，同時也較其他工作更加精細與復雜。因此，為了促進保健機構的正常運行與發展，以及實現高效管理的目標，需要在原有檔案管理制度的基礎上進行相應制度的調整，旨在彌補管理漏洞，深化管理內涵。管理制度的建設需要建立在當前發展模式的基礎上，并遵循現有的發展方向。管理部門的各級人員需要定期對制度進行修訂，以期在符合當前發展方向與原則的基礎上進一步完善制度。此外，需要定期更新相關硬件設施與軟件，盡可能地滿足當前的管理需求，需要定時向上級申請撥款，資金投入充足才能保證檔案管理工作能夠與現代化信息技術進行結合，進而改善當前檔案管理效率低下的現狀。

3.3 提高婦幼保健檔案管理工作的信息化發展

3.3.1 加強對婦幼保健檔案管理信息化建設的重視

檔案信息化之所以沒有在婦幼保健機構內部取得明顯的效果，最主要的一個原因就是一些婦幼保健機構沒有認識到檔案信息化及檔案管理工作的重要性，所以才會在實際工作開展中自動忽略檔案管理存在的管理機制不全、缺少管理人員、管理效率不高等問題。因而從這一方面來說，要想推動檔案管理朝著信息化方向發展，首先就需要提高婦幼保健機構的人員對檔案信息化和檔案管理工作的重視程度。目前，信息化已經成為檔案管理工作的主要發展趨勢，婦幼保健機構內部的全體人員需要重視檔案管理工作的作用，不斷提高婦幼保健計劃生育的服務質量和水平。具體來說，要想提高對檔案信息化這一發展趨勢的重視程度，首先需要從婦幼保健機構的領導層入手，轉變領導層人員的思想觀念，讓領導人員做好榜樣和示范的作用，對檔案管理工作的開展成果和現狀進行定期檢查，結合回報的成果，及時找出檔案管理工作的問題，并采取積極有效的措施對檔案管理工作的具體內容進行調整，自上而下地引導婦幼保健機構的人員重視檔案管理工作。需要注意的是，領導人員在檢查檔案管理工作的過程中，需要重點關注檔案管理中存在的紙質檔案損壞、檔案結果準確性等方面的問題，對發現的問題及時進行整改，以便能夠督促相關人員提高對檔案管理工作的重視，進而不斷尋找更加合適的方法來提高檔案管理工作的質量和效率。其次，由于檔案管理涉及的內容非常復雜，需要找出各種檔案信息之間的聯系，再結合檔案信息管理系統將各種檔案信息進行分門別類地存放和管理。在這個過程中，檔案管理人員需要從發展計劃、組織領導及保障措施等多個方面，結合領導層對于檔案信息管理提出的要求，對提高檔案信息管理水平的途徑和措施進行更深入的研究，從而為檔案信息化的發展提供助力。

3.3.2 協助婦幼保健建設，提高檔案資源管理的有效性

婦幼保健計劃生育服務中心的檔案內容主要分為婚孕檢檔案、中心文書檔案及會計檔案三部分內容，對提高管理質量及外在形象的建立均具有重要作用。因此，做好檔案管理的信息化建設，可有效提高檔案管理效率與婦幼保健質量［4］。傳統的紙質、音像、視頻材料雖然具有信息記錄作用，但其隨時間的推移容易受到外界環境的影響，造成文件內容損壞或丟失，影響檔案記錄的準確性及有效性。而且隨著建立時間的不斷延長，各類檔案原件的堆積也會直接加重檔案管理、查證、檢索的困難，影響管理人員的檔案利用率。做好管理信息化，首先可有效提高檔案保存提高安全性，將紙質、音頻等資料轉化為數據文件，保存在硬盤中并做好備份，可有效減少外界環境對檔案儲存造成的不利影響，提高保管效率。其次，要借助多媒體信息平臺進行檔案內容管理，有效提高信息檢索效率，使管理人員可通過輸入關鍵信息快速得到相關文件資料，節省檢索時間，提高辦公效率。

3.3.3 滿足婦幼保健發展需求，擴展檔案資源運用空間

近年來，隨著各類疾病發病率的提高及國家生育政策的調整，人們對婦幼保健的需求也進一步提高，需要婦幼保健機構擁有更為科學合理的資源管理機制，有效儲存各類文書檔案，并定期進行歸檔整理，提高整體服務質量。首先，借助信息化管理平臺，有效擴大中心各類信息資源的儲存量，為工作人員提供更多的管理、臨床工作參考信息，提高其治療方案及管理方案制定的針對性。其次，有效打破傳統辦公室對于時間、空間產生的局限性，借助信息平臺實現異地信息獲取、信息共享、文件傳送等，有效提高婦幼保健醫護人員與其他醫院人員溝通交流的便利性，快速了解患者信息，提高治療配合效率。

3.4 重視培養專業的檔案管理人才

在現代化的社會發展背景下，幾乎每個人都需要具備一定的計算機操作能力，所以婦幼保健機構在對婦幼保健檔案管理人才進行培訓時，需要將側重點更多地放在信息化管理人才的培養上。不僅要讓機構中的工作人員學會常用的計算機操作方法，還要對他們的數據資源篩選、整理與分析能力進行培訓，從而讓婦幼保健檔案的價值充分發揮出來。在對工作人員進行信息化技術培訓的過程中，機構通常可以采用專家培訓、小組學習等模式，并建立對應的考核機制，盡可能地從整體上提高工作人員的檔案管理水平。另外，機構還可以通過外聘專業人才對所有員工展開內部人才的培訓，從而達到提升工作人員專業技術水浹的目的。婦幼保健機構必須通過每年的定期考核選出一些優秀人才，并為他們提供外出學習的機會，從而為今后機構的婦幼保健檔案管理工作儲備更多人才。

3.5 重視建立并完善婦幼保健檔案管理考核制度

目前，婦幼保健機構對管理考核制度的建立和完善通常可以從兩個方面出發：首先是考核指標，其次是考核公平［5］。其中，考核指標直接影響著管理考核機制的科學性，所以機構在制定考核指標時必須從實際出發，并盡可能地融合領導和員工的需求，以保證考核的順利進行。機構在具體考核的過程中，必須始終保證考核的公開性、公平性和科學性。只有這樣，才能更好地提高管理人員的工作積極性，從而減少婦幼保健檔案管理不良等問題，切實提高檔案的管理效果。

４ 結語

綜上所述，在婦幼保健機構中，加強對婦幼保健檔案的管理尤為重要，需要我們結合管理中存在的問題分析其原因，并以此為基礎提出解決對策。只有這樣，才能在保證婦幼保健檔案管理質量的同時形成更加完善的管理體系，從而最大限度地避免管理問題的出現。做好檔案管理工作有利于推動婦幼保健事業的發展。這就要求相關管理人員在實際工作過程中優化管理方式，解決目前存在的問題，建立健全檔案管理制度，提高工作管理人員的綜合素質，發揮現代科學信息技術的優勢，創新管理理念，加大資金投入，滿足社會發展的需求，提高檔案管理質量與管理效率，提高檔案資源的使用價值，對相關信息資源進行科學合理配置，推動婦幼保健工作的持續健康發展。

參考文獻

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［2］陳少麗，羅小華，吳雅麗. 婦幼保健檔案建設方法及對高齡孕產婦的影響［J］. 現代醫院，2021，21（11）：1719-1721.

［3］朱金華. 淺談新形勢下縣級婦幼保健院人事檔案管理面臨的機遇與挑戰［J］. 人才資源開發，2021（24）：28-29.

［4］鐘尚峰. 財務管理工作在婦幼保健服務中心的完善措施研究［J］. 中國戰略新興產業，2021（47）：126-128.

［5］郭燕飛，張卉，祁玉麗，等. 醫院人事檔案信息標準化管理的思考［J］. 江蘇衛生事業管理，2021，32（2）：188-189.