業務流程視角下制造業企業內部控制探究

■法麗娜

一、引言

隨著經濟全球化的進一步發展，我國各行業的發展速度得到了極大地提高，尤其是制造業，生產效率和水平大幅提升，我國制造業在全球市場中也越來越受到青睞。2021 年是自2011 年以來，我國制造業增值在GDP 中所占比重第一次出現上升。近幾年，由于疫情的影響以及美國逆全球化思潮興起，全球貿易經濟受到了一定影響，與此同時隨著生產成本的進一步加大，利潤進一步縮小，市場競爭愈發激烈，為了公司的發展，加強對各個業務流程的內部控制是必要措施之一。

二、制造業企業在不同業務流程下內部控制存在的問題

1.采購與供應商選擇環節

公司采購的流程一般是先由用料部門提出采購或者用料請求，通過調查取證發現確需采購，則將請求審核通過。采購部門梳理各部門提交的需求，匯總后交由相關人員制定采購計劃。在目前大多數采購制度下，對于緊急采購的業務需求大多進行盲目采購。另外，采購人員的專業水平參差不齊，多數制造業企業缺乏相關專業的采購人員，團隊的協作性也達不到要求。大部分企業對于供應商的選擇僅依賴于采購部，對于供應商的實地考察也浮于表面，很難真正做到真實客觀，專職人員在供應商選擇的環節中參與程度較低，從而使得選擇的供應商質量和資質等方面的標準也隨之降低。

2.驗收與付款環節

有些公司質檢崗位缺失，原材料送達倉庫的時候，倉庫管理人員簡單觀察原材料的數量和名稱，未由質檢人員進行質檢，驗收環節流于形式。驗收入庫后，付款是企業資金的直接流出，所以在付款過程中對于采購合同、發票以及驗收單據等材料進行真實、合法、有效的檢查，審核通過后經過主要部門領導或者負責人批準，同時按照企業內部資金運行制度提交相應的付款計劃再進行付款。付款條件的復雜以及環節的冗長，容易使得付款期限延長，造成供應商故意抬高價格，增加采購成本。

3.生產與制造環節

大多數企業已經認識到成本費用內控制度的重要性，但是在具體實踐中，由于企業管理層對成本費用的理論以及實踐經驗的不足，難以獨立地指導企業的成本費用內部控制。另外，部分制造業企業沒有及時地更新，使得本身的成本控制手段落后、方法陳舊，在成本費用核算的時候體現出一定滯后性、不可控性。企業將生產成本的降低作為成本費用控制的手段，著眼于局部成本的降低，反而對總體的成本費用內部控制方向較為模糊。

4.存貨倉儲與盤點環節

定期盤點是企業盤點的主要手段之一，也是企業庫存管理的一項重要工作，但在實際操作中，當存在異常情況時倉儲人員通常不易察覺，直到盤點時才發現。但是很可能由于并未第一時間進行比照和登記某些小隱患，或許會引起較為嚴重的負面影響，除了對倉儲人員的管理工作增添麻煩，尤其可能會使公司的存貨管理增加隱患。

5.銷售與收款環節

一般的制造企業對于合同的保管存在執行不到位的問題，未設立專門的合同保管崗位，合同談判和評審也不夠嚴謹，存在許多風險隱患，甚至會給后續的回收應收賬款造成一定障礙，帶來壞賬風險。若銷售合同數額較大，發生糾紛后，嚴重的可能會造成企業資金鏈斷裂，威脅到企業生存。銷售制度不嚴和應收賬款管理不善，易使銷售過程出現舞弊行為，甚至出現貨款被坐支或挪用的現象，造成貨款無法順利回收，甚至造成企業經營中斷，進而嚴重影響企業的持續發展能力。

三、制造業企業不同業務流程內部控制存在問題的原因分析

1.對采購環節不夠重視，對供應商管理不足

管理層不重視采購流程和采購計劃的優化，很多管理層人員把內部控制僅當作規章制度的一部分，片面盲目地制定，缺乏與自身的實際情況相結合。由于緊急訂單的稀少，缺乏建立緊急采購的管理意識，而流程的復雜和繁瑣，使得材料的采購往往不能及時地滿足需求。我國許多制造業企業沒有專業的采購人員，對于采購知識也有一定欠缺。另外固定工資制度，使得采購人員的積極性不足，同時企業在采購人員入職時也并未對其進行專業的采購培訓。另外，管理層一般情況并不會親自去關注了解材料的實時消耗程度，只依賴于采購職工的報告做出評估和決策，造成采購的整體流程完全由采購部門一手操作。對供應商的選擇和后續的跟蹤管理也難以得到很好地落實。

2.驗收標準、人員及付款方式不合理

在驗收過程中，不同材料或設備的驗收標準不明確，尤其是對于沒有國家統一驗收標準的，缺少專業的質檢人員和崗位，而且驗收人員在驗收過程中如果發現僅存在較小的問題，通常會選擇忽視，然后直接入庫。在許多制造企業甚至出現了賄賂的不良現象，運送材料的人員與核驗材料的人員互相勾結，導致驗收這一環節的內部控制名存實亡。另外，付款條件以及流程的復雜，不僅耽誤時間更耗費不必要的精力。一些供貨商利用采購合同付款周期、付款方式的漏洞，惡意抬高采購單價，增加采購成本，這些情況極有可能會影響公司的整個生產與運營。

3.成本費用內控建設缺乏先進性與及時性

現階段我國制造企業生產規模大，在愈發激烈的市場競爭下，企業以往對成本費用內控建設的不足弊端逐漸顯露，經過幾十年的發展，制造企業整體上對于實踐經驗已經相當豐富，但是與理論的對接有所欠缺。部分企業并未建設先進科學合理規范的成本費用內部控制體系，認為成本費用控制就是減少材料的損耗和成本層面的支出，為了降低成本而降低成本，重視局部費用的降低，忽視了整體，這一傳統的成本核算方法可能會使企業難以應對市場環境的變化，但是以先進的成本控制方法，也不可避免地具有一定的不安全性，需要企業進一步完善和創新。

4.存貨量大且記錄復雜

存貨存儲量大，幾乎不能全盤，無法詳細羅列出盤點差異，在財務人員進行盤點時，倉管人員不完全配合，給盤點工作帶來一定阻礙，而且有些存貨不便于計量，無法準確盤點，盡管能形成存貨盤點報告，無非兩種可能：一是數據與所有科目一致；二則是存在細微偏差。都很難客觀地呈現公司賬面數量與實際存貨之間的差異。另外，倉管人員若有意隱瞞，財務人員則難以發現端倪。

5.合同管理不當，發貨與收款流程不嚴謹

公司的合同保管存在執行不到位的情況，法務部一般對于新簽訂的合同是由法務專員負責整理后歸檔，而通常對于簽訂時間久的合同，不太注重妥善保存，存在合同原件丟失的現象。企業發貨環節一般手續簡單，發貨審批不嚴，缺少發貨專用章的情況下仍可能進行發貨，如一些企業為了銷售業績的增長，促成交易，發貨流程不規范，在未授權的情況下優先發貨，而后進行授權審批。由于在發貨環節中存在的問題，最終可能會給企業帶來風險，導致資金回收困難，從而造成嚴重損失。應收賬款管理不善會帶來壞賬風險，造成貨款無法順利回收，甚至造成企業經營中斷。然而，很多企業應收賬款管理與控制存在不足，部分銷售人員直接收取款項后未及時歸入公司賬戶，導致貨款被坐支或挪用。部分企業未建立詳細的催收制度，逾期應收賬款催收效果不好、效率不高，存在重大款項回收困難的情況。

四、針對制造業企業業務流程內部控制問題的建議

1.完善采購環節與供應商內控管理

目前大多數制造業企業的采購制度，采購流程多且雜，權責分配不夠明確，需要優化完善組織結構，建立科學合理的組織結構，遵循不相容職務分離的原則，盡量避免職能交叉，注意權力的分配，綜合形成相互制約的權力結構。

采購需要以各部門的需求為基礎，同時通過與供應商商討增加相應的緊急采購協議，或者對采購訂單采取單獨核算的方式應對緊急訂單的發生。企業可以在招聘環節篩選出專業水平高的采購人員，也可以聘請相關專家給采購人員進行定期培訓。

對于供應商的選擇由多個部門共同參與，并通過實地考察來進一步確認供應商是否有資格承接業務。對于供應商名單也應定期更新，及時收集更新信息，不斷完善準入機制，對于新增的供應商需要更加謹慎的態度和更加嚴格的評估機制，最后設置專門的供應商檔案，由專人維護，杜絕舞弊行為。

2.合理安排驗收與付款

增設質檢崗位，安排專業的質檢人員，對于采購的材料進行檢查，對質量、規格、數量等進行驗收，驗收人員需要具備相應的資質證明或證書才能進行驗收，材料合格后方可入庫。材料入庫時，根據相應配送清單清點，沒有問題后簽字確認。如果出現差異，應該及時匯報，同時保留好證據，不宜自行解決。對于驗收流于形式，可以由財務部或其他部門采取不定時抽查的形式，清點材料，對未按要求的操作人員影響其績效考核。通過簡化付款流程，但是不意味著放松付款監管，強化內部監督，對于付款流程持續監督，后續也要跟蹤管理。

3.加強成本費用內控重視程度

制造企業管理層要重視成本費用內部控制，可以在對成本費用進行內部控制的培訓過程中，根據公司具體情況，結合市場環境，樹立先進觀念，制訂短期和長期的經營策略，為建立和完善成本費用內部控制制度奠定基礎。另外，公司應加強思想教育，提高企業人員成本費用的內部控制觀念，實現企業成本費用內部控制水平的提升。成本費用內部控制要滲透在各個部門中，落實到每個人身上，單純依靠制度難以做到，所以企業需要制定相應的獎懲制度，增加員工積極性，激發員工熱情，動員每位員工參與，在此之下將績效考核和工作人員的薪酬待遇相掛鉤實現成本費用的有效內部控制。同時，在確定成本費用的內部控制目標和導向時，要運用先進的管理方法及手段，使之與公司的目標與發展保持一致。

4.完善存貨盤點

對于盤點工作，也要將生產人員參與到其中，僅由財務人員盤點不易發現異常，而生產人員對于存貨了解更多，以此彌補他人對存貨的不了解，防止倉管人員蒙混過關。要將定期和不定期盤點相結合，防止因定期盤點而進行的舞弊。企業要完善盤點制度，評估相關風險，根據評估結果，對風險較高的存貨進行突擊檢查，一旦發現賬實不符的情況，立即展開調查。

5.完善銷售與收款內控制度

對合同簽訂前的調查、審批、保管進行控制，規范合同簽訂的全過程。在合同簽訂前，企業應調查對方的信用情況，必要時可以聘請外部的專業機構進行調查，確認對方的合同履行能力，正確評估客戶的授信額度。同時，業務部門需及時反饋客戶的履約情況，信用部門根據反饋情況及時更新調整客戶的信用額度和等級。在合同簽訂前，企業需要咨詢法務部相關專業人士，確保合同內容的合法可行性，避免合同中的漏洞。在合同履行期間，企業要做好合同執行監督，規定合同履行完成時間，降低合同履行失敗的風險。在合同保管方面，則需要制定明確規定，加強授權控制，避免合同冒領和遺失。在進行合同協商時，可以提高供應商的議價能力，同時合理地調整預付款比例和時間，根據不同的供應商情況將預付款比例設置在10%～30%之間。

同時，對于應收賬款回款掌控弱的問題，建立相應的拖欠貨款的處罰機制來強化公司的控制。將設定的獎賞金額與逾期賬款的罰息金額相同，獎金會被直接計入個人的績效收益中，既能提高銷售人員的主動催收熱情，又能密切注意信用期間的應收款項，以便及早發現客戶的信貸狀況，并制定相應的對策。

五、結束語

隨著我國社會和經濟的快速發展，企業內部控制體系的建設受到了越來越多的關注，而我國的內部控制理論也在不斷地被學習和實踐，許多國內的學者都對其進行了深入的研究。本文以不同業務流程的內部控制為切入點，著重從不同業務流程分析了目前我國大多數制造業企業在采購環節、驗收環節、生產環節、存儲環節、銷售環節的內部控制問題與原因并列舉出了其業務流程中存在的具體問題并對其成因進行探究，最后針對業務流程的具體問題提出了可行建議。