PDCA理論在醫(yī)院基建檔案管理中的應(yīng)用研究

文/首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京婦產(chǎn)醫(yī)院 王亞琦

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)的重要資料，醫(yī)院在基本建設(shè)和改造過程中應(yīng)重視基建檔案的管理工作，收集整理項目提出、施工、竣工、交付全過程中具有保存價值的文件材料。醫(yī)院基建檔案屬于科技檔案，是醫(yī)院后期管理、維護、擴建、產(chǎn)權(quán)辦理和解決糾紛的重要歷史依據(jù)，需要科學(xué)、高效的收集、管理方法。為了提高醫(yī)院基建檔案管理工作質(zhì)量，針對目前醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題，將PDCA理論應(yīng)用到醫(yī)院基建檔案管理工作實踐中，融入基建檔案管理制度的制定、工作內(nèi)容的發(fā)展更新、管理手段的不斷優(yōu)化等，可以推進醫(yī)院基建檔案管理工作的信息化發(fā)展和改革。

一、PDCA理論

（一）PDCA理論內(nèi)容。PDCA理論最初是由美國質(zhì)量管理專家沃特·阿曼德·休哈特博士提出的，由戴明宣傳普及。PDCA理論是一種全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)和方法依據(jù)，內(nèi)容包括Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（核查）、Act（處理）四個步驟的循環(huán)。此外，PDCA的現(xiàn)代觀點發(fā)展為Planning（目標、實施計劃、收支預(yù)算）、Design（設(shè)計方案和布局）、4C（檢查、溝通、清理、控制）、2A（執(zhí)行，對總結(jié)檢查結(jié)果進行處理；按照目標要求行事，改善、提高等）。PDCA理論的四個階段具有循環(huán)性和發(fā)展性，在工作實踐中要求明確管理目標和思路并制訂相應(yīng)的管理計劃，做好周密的工作部署。PDCA理論的核心就是永無境止的改善，在管理工作的每個細節(jié)上應(yīng)用轉(zhuǎn)動PDCA理論，能夠不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，為實現(xiàn)更好的管理目標不斷循環(huán)和完善。

（二）PDCA理論應(yīng)用優(yōu)勢。PDCA理論指導(dǎo)全面質(zhì)量管理活動的過程，即質(zhì)量管理計劃的制訂、組織、實現(xiàn)過程，該理論不僅在生產(chǎn)企業(yè)質(zhì)量管理中運行效果顯著，還適用于其他行業(yè)的各種循序漸進的管理工作。PDCA理論的四個階段是周而復(fù)始的循環(huán)運行，管理模式和工作程序?qū)μ岣吖芾砉ぷ餍示哂蟹e極作用。PDCA質(zhì)量環(huán)中周密的計劃、可行的管理措施、明確的管理目標、專業(yè)的工作人員、清晰的完成時間以及高效的管理程序，可以促進工作目標的有效落實，為提升工作質(zhì)量奠定扎實的基礎(chǔ)。

PDCA理論應(yīng)用具有整體性、階梯式、重總結(jié)的特點。可將醫(yī)院基建檔案管理視為PDCA大質(zhì)量環(huán)，基建部門、檔案管理部門和工作人員為一個個小質(zhì)量環(huán)，共同組成一個管理整體，不斷優(yōu)化基建檔案管理工作。充分的事前準備、周密的計劃是提升工作質(zhì)量的關(guān)鍵，在每個質(zhì)量環(huán)中計劃到位，在管理工作中根據(jù)管理目標和計劃統(tǒng)籌管理解決問題，階梯式提升管理質(zhì)量，實現(xiàn)工作目標。重視醫(yī)院基建檔案管理工作結(jié)果的總結(jié)，保留成功的工作經(jīng)驗，不斷完善管理程序，優(yōu)化管理方法。落實檢查、評估機制，在新的循環(huán)里應(yīng)用成功的工作經(jīng)驗，通過行動及時處理、解決遺留問題，不斷改進工作質(zhì)量。

二、醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題

（一）對醫(yī)院基建檔案管理的重要性認識不足。在科學(xué)技術(shù)不斷革新的新時代，醫(yī)院基建檔案管理的傳統(tǒng)工作模式已跟不上時代發(fā)展的要求。雖然我國醫(yī)療機構(gòu)大都注重醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，但是醫(yī)院各種資源多數(shù)傾向于臨床方面，對醫(yī)院的基建檔案管理工作不夠重視，管理理念相對滯后。個別醫(yī)院認為基建檔案沒有經(jīng)濟價值，對其管理工作投入不足，造成醫(yī)院基建檔案管理工作缺少資金支持、信息化建設(shè)水平較低、管理制度雜亂無序。醫(yī)院管理層和工作人員對醫(yī)院基建檔案管理工作的重要性缺乏認識，一些管理層和工作人員將醫(yī)院基建檔案管理工作當作輔助管理內(nèi)容，不了解PDCA理論在基建檔案信息化管理中的優(yōu)勢，關(guān)于醫(yī)院基建檔案管理的工作理念傳統(tǒng)守舊，信息化管理所需的硬件配置不足，造成檔案利用率較低，無法發(fā)揮和體現(xiàn)基建檔案的價值和作用。

（二）提高醫(yī)院基建檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院基建檔案管理工作長期被忽視，造成基建檔案管理工作人員培訓(xùn)資金不足，影響了工作人員專業(yè)水平的提升。自身專業(yè)素養(yǎng)不夠的工作人員在工作中缺少質(zhì)量環(huán)管理意識和信息化理念，難以保質(zhì)保量地落實醫(yī)院基建檔案管理工作，例如在基建檔案收集后，沒有及時進行信息化管理，造成醫(yī)院基建檔案管理工作出現(xiàn)遺漏、損毀等問題；由于醫(yī)院投入資金過少，基建檔案管理所需的掃描儀、打印機等設(shè)備配置不全，工作人員數(shù)量不足，但是基建檔案管理內(nèi)容多而冗雜，難以落實工作計劃，也無法保證工作質(zhì)量。此外，部分工作人員還缺乏責(zé)任心和工作熱情，造成管理工作效率低下，無法發(fā)揮醫(yī)院基建檔案的價值。

（三）醫(yī)院基建檔案管理機制不完善。醫(yī)院基建檔案管理工作的相關(guān)機制不健全，缺少完善的管理機制、考核機制、培訓(xùn)機制等，在管理工作中普遍存在工作目標不清、責(zé)任不明的問題。管理制度的不完善，不利于醫(yī)院基建檔案管理部門和其他部門的溝通，容易導(dǎo)致工作中出現(xiàn)檔案流失問題，影響基建檔案信息的完整性，更降低了醫(yī)院基建檔案管理工作效率，影響到醫(yī)院其他管理工作。因此，完善醫(yī)院基建檔案管理機制十分必要。

三、PDCA理論在醫(yī)院基建檔案管理中的應(yīng)用

（一）計劃（P階段）。將PDCA理論引入醫(yī)院基建檔案管理中的計劃階段，成立醫(yī)院基建檔案管理小組，安排專人負責(zé)基建檔案文件資料的收集管理，結(jié)合醫(yī)院具體發(fā)展要求，制訂年度、季度的基建檔案工作計劃。組織基建檔案管理相關(guān)的部門和工作人員學(xué)習(xí)、了解工作計劃，指導(dǎo)相關(guān)管理層和工作人員改變工作觀念，重視基建檔案管理的重要性，認識PDCA理論在醫(yī)院管理工作上的應(yīng)用優(yōu)勢。在計劃中明確需要落實的管理目標、管理措施、管理過程、完成時間等。編制計劃應(yīng)包含時間、地點、原因、目的、負責(zé)人、管理方法等，重點關(guān)注計劃指定的可行性。此外，還應(yīng)確定相關(guān)工作人員數(shù)量、分工和崗位責(zé)任，規(guī)范醫(yī)院基建檔案管理工作的檔案收集方法、范圍和歸檔要求等。

醫(yī)院基建檔案在收集、管理過程中，容易發(fā)生文件材料不完整、歸檔不及時等問題。對此，醫(yī)院可集體討論完善基建檔案管理方法，分析人員管理混亂的原因，制定有效措施予以解決。針對醫(yī)院基建檔案的工作人員管理混亂、專業(yè)素養(yǎng)不夠的問題，明確問題存在的主因和次因，主因是醫(yī)院沒有認識到基建檔案管理工作的重要性，次要因素包括管理層、工作人員、資金投入、設(shè)備配置等。解決問題的有效方法總結(jié)如下：成立專門的醫(yī)院基建檔案管理小組，由院領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督醫(yī)院基建檔案管理工作，可提高醫(yī)院對基建檔案重視程度，確保責(zé)任落實到位；加強基建檔案管理工作重要性的宣傳力度，加強員工專業(yè)技能培訓(xùn)，提高管理層和工作人員的專業(yè)素養(yǎng)；加大資金投入，加強配套設(shè)施信息化建設(shè)，有利于基建檔案管理質(zhì)量的提升。

（二）執(zhí)行（D階段）。根據(jù)上一階段制訂的計劃和醫(yī)院基建檔案信息，將計劃付諸行動，由醫(yī)院基建辦和檔案管理部門制定醫(yī)院基建檔案管理流程，組織專業(yè)人員落實工作，確保醫(yī)院基建檔案管理工作高效有序地開展。科學(xué)的管理機制是醫(yī)院管理層核心能力和組織執(zhí)行能力的體現(xiàn)，可以有效提升工作效率。在執(zhí)行的階段通過規(guī)范的制度統(tǒng)籌管理醫(yī)院基建檔案工作全過程，不斷完善工作方法，拓寬基建檔案的收集范圍。將醫(yī)院基建檔案的收集范圍由過去建設(shè)綜合類項目改為單項基建工程項目，醫(yī)院基建檔案歸檔不僅包含原來的基建總體規(guī)劃、設(shè)計總平面圖、隱蔽工程等，還可以增加建筑許可證、建筑執(zhí)照等文件資料的收集，更有利于全面保存醫(yī)院建設(shè)項目的歷史記錄。

為提高醫(yī)院基建檔案工作質(zhì)量，在工作中采用電子掃描、圖片處理等手段完善管理方法，可顯著提高基建檔案信息的正確性。基建檔案材料收集后應(yīng)及時制成電子檔，不僅方便審核、檢查、驗證工作，還可以避免資料缺失、信息填寫不規(guī)范等問題。在醫(yī)院基建檔案管理中安排一人在掃描檔案信息的同時檢驗?zāi)夸浘庉嫞欣诩皶r發(fā)現(xiàn)目錄編輯問題，對錯誤信息及時做出反饋、修改，可明顯提高工作效率，保證基建檔案信息的準確性。在基建檔案圖像處理的同時，可以及時解決圖片遺漏、偏斜、失真等問題，保證圖片清晰度，建立高效的圖片處理機制。針對遺留問題，安排專門工作人員負責(zé)，并在問題解決后對管理措施做出相應(yīng)的改進，通過循環(huán)總結(jié)、保留成功的工作經(jīng)驗，在新的循環(huán)中不斷優(yōu)化、改進工作經(jīng)驗最終解決問題。

（三）核查（C階段）。在C階段確認醫(yī)院基建檔案管理工作是否達到目標，檢查計劃的執(zhí)行效果和工作落實情況，開展定期、不定期的抽查工作，保證工作目標的實現(xiàn)。檢查、評估工作效果，驗證計劃、工作對策的可行性，總結(jié)醫(yī)院基建檔案管理工作經(jīng)驗，對比已完成工作和預(yù)期計劃目標，及時優(yōu)化、調(diào)整管理方法。保留可行性工作經(jīng)驗，以便下一個循環(huán)借鑒、應(yīng)用。

在檢查階段發(fā)現(xiàn)基建檔案管理容易發(fā)生文件收集不規(guī)范、信息缺失等情況時，應(yīng)做好詳細記錄，結(jié)合成功的工作經(jīng)驗分析問題原因，找到解決措施，及時改進、優(yōu)化管理方法。當基建檔案材料不全、沒有及時入檔且信息錯誤時，分析是否因工作人員態(tài)度或?qū)I(yè)能力不足造成，督促工作人員及時改正或者組織專業(yè)技能培訓(xùn)。檢查、審核醫(yī)院基建檔案管理工作的硬件、培訓(xùn)、制度等方面，確認計劃實施情況。匯總檢查階段發(fā)現(xiàn)的問題，總結(jié)工作經(jīng)驗，保留有效對策，不斷提高和改善工作質(zhì)量，為績效考核工作提供依據(jù)，監(jiān)督工作人員實施、落實工作計劃，加強基建檔案管理效果評價。對比計劃和考核結(jié)果，確認工作完成情況，為優(yōu)化管理方法提供參考。對比傳統(tǒng)工作模式，可以發(fā)現(xiàn)PDCA理論的應(yīng)用使得工作效率比過去提升了10%以上，實現(xiàn)了預(yù)期計劃和工作目標，醫(yī)院基建檔案信息容易缺失的問題也得到了改善。

（四）處理（A階段）。在醫(yī)院基建檔案管理工作的A階段，重點總結(jié)檢查階段的成功工作經(jīng)驗，并組織各部門聯(lián)合會議，在下一循環(huán)中保留和推廣。在如期完成計劃、目標的前提下，總結(jié)醫(yī)院基建檔案管理工作中的成功經(jīng)驗；針對不能實現(xiàn)的目標和遺留問題，分析目標可行性和執(zhí)行過程中存在疑問、隱患的環(huán)節(jié)，確定落實、整改時間，力求在新的循環(huán)周期內(nèi)解決（見表1）。根據(jù)《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》合理調(diào)整計劃和目標。根據(jù)總結(jié)的工作經(jīng)驗，聯(lián)系相關(guān)部門，整體把控基建檔案管理工作，優(yōu)化工作程序，合理配置醫(yī)院資源，保證人力資源配置、工作量、工作進度保持一致。

表1 PDCA 理論目標分析表

PDCA理論的具體實踐有利于不斷提升工作質(zhì)量，優(yōu)化基建檔案管理方法，完善管理制度，解決醫(yī)院基建檔案管理工作現(xiàn)階段存在的問題，實現(xiàn)醫(yī)院基建檔案管理工作的高效執(zhí)行。

四、結(jié)語

PDCA理論應(yīng)用在醫(yī)院基建檔案管理中，可以有效解決工作中存在的問題，并根據(jù)問題成因制訂有針對性的管理計劃。周密的管理計劃需要完善相應(yīng)的管理制度，才能更好地促進醫(yī)院基建檔案管理工作的規(guī)范化和信息化。檢查管理計劃的落實，可以對基建檔案管理工作效果進行科學(xué)評價，進而完善管理經(jīng)驗，優(yōu)化管理制度并不斷改進管理流程，從而推動醫(yī)院基建檔案管理工作水平的提高。