大數據背景下綜合檔案信息化的推進路徑

摘 要：大數據背景下，綜合檔案信息化建設工作面臨巨大的機遇和挑戰。隨著互聯網技術的不斷推進，產生了非常多的數據信息，以大數據為支撐的綜合檔案信息化正在覆蓋我們的檔案管理工作，對此，有關部門做好綜合檔案信息化的改革是目前的首要任務，在這一過程中還存在很多問題，必須堅持以大數據技術為支撐，提升綜合檔案的功能性作用，完善相關管理制度，不斷提升綜合檔案信息化水平。

關鍵詞：大數據；綜合檔案；信息化；推進路徑

計算機網絡的飛速發展給我們的生活提供了極大的便利，面對大量信息數據的增加，怎樣協調整合這些檔案資料，從中發掘更加有價值的信息，是目前我們檔案事務所面臨的重要問題。目前，中國信息化已經進入到了快速發展階段，檔案信息化也已經逐漸深入到社會生活的各個方面，檔案的用途和范圍也在持續擴大，管理模式也在不斷升級，使得綜合檔案事務向著數字化、信息化的方向發展 [1]。公眾對檔案信息需求的不斷提升加快了其信息化的進程，擴大了其社會服務效能。我們要全面分析和把握目前綜合檔案管理中存在的問題，優化綜合檔案信息化管理機制，轉變綜合檔案管理理念，高效推進綜合檔案建設的現代化。

1 大數據背景下綜合檔案信息化的困境

1.1 綜合檔案信息化的思想意識比較淡薄

受到傳統思想和觀念的束縛，很多檔案管理人員對綜合檔案信息化建設的理解不夠充分，各級領導對其重視程度也遠遠不夠，管理思想和信息化理念都比較保守和陳舊，認為綜合檔案管理只是一項附屬性工作，沒必要投入專業的人力、物力，覺得信息化建設就是簡單的購置幾臺電腦和一些設備，將紙質檔案變為數字檔案而已。再加上對于這些管理人員的培訓力度不夠，導致了他們專業技術的落后，在工作上缺乏熱情和創新精神，綜合檔案信息化管理意識淡薄，無法實現綜合檔案管理上對信息化技術的掌握和應用，缺乏與時俱進的時代精神，與大數據時代對信息技術掌握的要求并不匹配，導致綜合檔案管理的效率不高，信息化建設進程受阻。

1.2 對綜合檔案管理基礎設施建設投入不足

大數據背景下，大量的數據信息接踵而至，而且內容也更加復雜化，給檔案管理人員的工作帶來了很大的挑戰。基礎設施的建設是檔案工作開展的首要條件，需要不斷完善和優化，來保障綜合檔案信息化的順利開展。目前綜合檔案信息化進程的資金投入存在明顯不足，相應的設備投入非常有限，而且也未能做到及時的更新和維護，導致了綜合檔案信息化查閱、整理、存儲等工作內容受到了極大的束縛。尤其是一些經濟比較落后的地區，受到各方面因素的限制，大部分的單位即使配備了計算機，但智能化檢索和查閱的配置較低，阻礙了綜合檔案信息化平臺的整合，對綜合檔案信息的溝通和分享也造成了阻礙，不能滿足時代發展對信息利用的要求，降低了綜合檔案信息化管理的效率 [2]。

1.3 綜合檔案信息化管理模式陳舊

由于綜合檔案信息化的資金投入缺乏，其管理模式也無法全面落實改革和創新，有的甚至還延續著傳統的人為對綜合檔案資料實行整理、劃分和歸檔，缺乏綜合檔案信息化管理體系。這種傳統的綜合檔案管理模式需要占用大量的時間和精力，檔案信息也無法及時進行全平臺交流和分享，導致了很多綜合檔案信息不對稱，使得檔案管理的效能大大降低，只限于綜合檔案的分類和存放，而不能實現綜合檔案信息化的查閱、分析和利用，檔案的功能性效用降低。尤其是一些經濟較為落后的地區，綜合檔案管理對信息化、云計算和區塊鏈等技術的應用非常有限，缺乏標準化的綜合檔案管理辦法。同時，相關部門的檔案數字化的信息載體和網絡轉換方式也急需完善。此外，綜合檔案管理中的安全管理機制也有待加強，面對信息盜取、丟失和損壞等安全威脅，要充分考慮怎樣強化綜合檔案的安全管理。場所、技術、人才、設備等是影響綜合檔案信息安全的核心要素。檔案信息安全保障體系的構建，必須針對這些因素積極采用具有針對性的防御措施。

1.4 綜合檔案信息化管理人員的整體素質有待提升

在持續更新的數據化時代背景下，綜合檔案管理的技術和方法也在優化升級，這對工作人員的專業素質以及綜合能力都提出了更高的要求。檔案管理部門一直屬于一個容易被忽視的部門，招聘相關管理人員的準入門檻也不高，一些地區的綜合檔案管理人員甚至是兼職負責這一工作。大部分檔案管理人員自身的專業素養欠缺，對檔案的整體性認識不足。結合檔案管理人員的綜合表現來看，大部分工作人員由于傳統觀念根深蒂固，對信息技術的應用非常有限，在管理檔案和掌握大數據技術之間存在著銜接不上的情況[3]。對于那些檔案管理經驗豐富的工作人員來說，雖然他們在綜合檔案管理上非常的專業，卻未能很好地接受現代化技術手段，對于大數據等領先技術的掌握尚未達到基本要求，影響了綜合檔案信息化管理的質量。

2 大數據時代綜合檔案信息化建設的優化措施

2.1 增強綜合檔案信息化的管理意識

大數據時代，為了全方位增強綜合檔案管理服務意識，優化綜合檔案管理理念，需要嚴格落實這幾個方面：首先，樹立檔案敞開性思維。充分認識大數據時代綜合檔案信息化具有敞開性特征，轉變傳統意義上對綜合檔案猜測性認知，把它從原本的管理體系中釋放出來，在適當范圍內提升綜合檔案面向所有需求者的敞開性，只將那些具有特殊性和保密性的檔案資源進行安全管制，從而縮小與綜合檔案應用者之間的距離，滿足他們對檔案利用的需求，加快增強綜合檔案管理信息化的功能性和敞開性。第二，提升時效意識。為了順應社會的發展，在大數據背景下，要及時精確采集和整理綜合檔案信息，提升綜合檔案管理服務的時效性，以便利用者能夠第一時間獲取開放的綜合檔案信息，并根據自身的需求檢索適合的內容，高效發揮綜合檔案資源信息的功能和價值。第三，增進服務意識。優化檔案管理人員的服務理念，要全面了解新時代背景下檔案服務的特殊意義，充分認識和領會檔案利用者的真實需求，為綜合檔案需求者提供系統化、高品質的服務。同時，檔案管理工作者要在大數據背景下確立資源共享的意識，更好地滿足綜合檔案利用者的檔案管理需求，重視各個部門之間的檔案信息溝通和分享，創新信息化服務理念。

2.2 完善綜合檔案信息化的基礎設施

大數據時代，要實現完善的綜合檔案管理基礎設施建設，提升檔案管理質量，需要我們提升對綜合檔案信息化的投入力度，強化對綜合檔案信息化設備的更新和維護，以順應綜合檔案管理的時代需要。同時，改革原有的紙質檔案管理機制，使得不同的綜合檔案管理板塊通過信息化手段進行對接和共享，更好地實現資源利用的最大化，提升綜合檔案管理的效率，發揮出綜合檔案信息化的功能性作用。綜合檔案信息化的建設，必須圍繞數據為核心，而數據的來源和整合就需要依靠完善的基礎設施來進行。第一，加大力度購置專業的設備，夯實數字檔案資源基礎，凸顯數字檔案開發應用的功效。第二要優化安全保障基礎設施，及時進行操作機房的更新和維護，制定全面的檔案信息管理制度，發揮監管機制效能。制度是提升綜合檔案管理效率的基本保障，也是信息化背景下檔案管理工作建設的主要內容。新時代綜合檔案信息化建設，要重視制度的支撐[4]。第三，圍繞著創新要求，完善科研和專業項目的發展，加快智慧檔案館的建設進程和基礎設施的完善，重點對偏遠地區的信息化設備落后的問題提出切實有效的解決辦法，當地政府也要努力學習，擴大綜合檔案信息化的覆蓋面積，化解基礎設施缺乏的危機。

2.3 轉變綜合檔案信息化的管理模式

隨著大數據對檔案事務的影響，針對不同的數字資料和紙質信息，制定標準化的檔案信息編碼體系，實現綜合檔案的劃分整理和歸檔規范化，提升綜合檔案信息化服務利用的效率，構建綜合檔案信息化服務平臺，選取科學專業的檢索辦法，構建多元化檔案資源的查閱模式，實現在大數據背景下綜合檔案資料查閱方式的廣泛性，并能夠在信息化綜合檔案信息服務平臺中，運用區塊鏈技術的去中心化達到對檔案資源的修改和移除、檔案數據的整理歸檔等，提升綜合檔案的檢索效率，減輕綜合檔案管理人員的工作負擔。綜合檔案信息化管理模式要貫徹數字化思維，強調在龐大的檔案信息數據庫之中，對綜合檔案相關信息的發掘和重組，為綜合檔案信息需求者提供更全面的服務，為他們的檔案應用、決策部署提供更具有指導意義的參考。此外，還可以借助新媒體網絡形式以及公共網絡平臺優化綜合檔案服務系統，使得這些檔案信息能夠在全社會范圍內實現溝通和分享。同時設置館藏檔案信息化體系在某個局域網下的交流平臺，有效發揮這些檔案資源的功能作用，為社會大眾的查閱提供便利。例如政府機構可以依托于電子資源中心，設置黨政服務平臺，提供模塊索引、線上查找等基礎服務，滿足黨政機關的政務公開的用戶需求。

2.4 推進大數據背景下綜合檔案信息化安全管理

大數據背景下，為落實綜合檔案信息化安全管理體系，保障綜合檔案信息的管理價值能夠有效貫徹，要以對綜合檔案信息的性質確立為基礎，實現對綜合檔案開放服務范圍的掌控。同時，要側重強化對涉密檔案的安全管制，規范化這些檔案的查閱審批流程，嚴格控制綜合檔案的開放和利用范圍，不能輕易擴大或者私自敞開，以便更好地實現檔案信息的高效共享和科學應用，對于那些尚未明確機密等級的特殊檔案資料要將其利用控制在合理范圍內；對于涉密的綜合檔案資料通過信息化手段進行技術鎖定，并注意不能鏈接到其他保密數據端或計算機設備。同時，還要加強對綜合檔案管理的數字化設備和系統的安全防護管理，要構建完善的綜合檔案信息化管理體系，檢驗和核定區塊鏈技術下電子檔案的存儲載體，優化更具有安全性的電子檔案管理技術，避免綜合檔案信息數據的篡改和盜取，更好地保障綜合檔案信息的有效性和真實性。服務便捷化、系統安全化、管理數字化、平臺信息化是當前大數據時代綜合檔案建設的主要方向。對此，我們必須要對綜合檔案信息化進行不斷的創新，進而推動社會經濟的更好發展。在開展綜合檔案信息化安全管理時，要通過云計算的方式，核定這些數字檔案的真實性和有效性以及安全性，通過借助區塊鏈技術的不可逆性追溯這些數據的來源。在管理機制方面，要及時確立信息安全管理機構，并對其安全管理職責進行具體的說明。首先，要創新綜合檔案管理模式，優化檔案管理工作程序，實現其工作程序的標準化、規范化；其次，加大對保密部門或數據的監管力度，對信息安全進行系統化的風險評估，構建健全的風險防御機制，提升檔案信息的安全、完整。

2.5 重視培養綜合檔案信息化的人才隊伍

為了保障綜合檔案管理工作的科學性和專業性，要重視引進高素質的檔案管理人才。我們正處在信息技術飛速發展的時代，要想有效利用大數據 ?的優勢和便利，就要加強對檔案管理工作人員各方面素質的培養，使得檔案管理人員具備專業的知識和操作技術。提升他們對綜合檔案相關電子信息產品的策劃和科研實力，優化綜合檔案信息數據的收集、傳輸及整合。[5]傳統的檔案管理模式比較趨于手工化，對數字化技術的掌握并不熟練，未能深入了解大數據技術的專業知識，在某種程度上阻礙了綜合檔案信息化建設。對此，各個機關和單位要加強組建具備綜合素質的信息化檔案管理人才隊伍，同時還要注重引入一些先進的技術和設備，這一點上，地方政府要給與一定的資金和政策的支持。對于企業部門來說，要積極組織相應的培訓學習和交流分享會，通過公開課、線上會議、視頻課程等方式，提升檔案管理人員的職業素養和信息化能力，加強綜合檔案管理人員之間的溝通和交流，拓展這些檔案管理工作人員的工作能力。同時還要提高綜合檔案管理人員的準入標準，大力引進專業人才，對管理人員進行結構化調整，明確相關工作人員的崗位職責和管理標準。此外，還要制定合理的激勵機制和構建完善的考核體系，將檔案管理人員其工作內容、工作態度、工作能力都納入到評價體系中，實行有效的獎懲，構建一個專業化、有熱情和具備創新精神的復合型團隊。

大數據背景下，提高綜合檔案信息化建設水平是時代發展的必然產物。對此，我們必須打破傳統思維的束縛，開拓創新，全面樹立科學的檔案觀和服務觀，適應時代發展的要求，不斷提升綜合檔案信息化的整體水平，更好地適應社會的發展，轉變管理內容和管理方向，集中于構建智能化的檔案服務模式、完善檔案管理制度，健全安全服務體系，保障檔案信息的高效性以及安全性。同時，加強培養具有專業素質的人才隊伍建設，為我國的綜合檔案信息化提供人力支持，最大程度上發揮綜合檔案信息資源的價值和意義，從而促進我國社會經濟的長久發展。

參考文獻

[1]趙吉鵬.大數據背景下中專學校綜合檔案標準管理信息化的實現路徑[J].大眾標準化，2022（01）：166-168.

[2]盧丹.新時期檔案信息化保障體系建設舉措探討[J].檔案天地，2022（02）：35-36.

[3]羅莎.大數據環境中企業檔案信息化管理及利用策略探討[J].蘭臺內外，2022（02）：10-12.

[4]魏海鋒.區塊鏈技術在醫院綜合檔案管理中的應用研究[J].淮南職業技術學院學報，2021，21（06）：140-143.

[5]王莉.新時期出版社綜合檔案信息化建設探析[J].國際公關，2020（03）：190.

作者簡介：羅婭， 大學學歷，海南省海口市第三人民醫院館員，研究方向：檔案管理。