新形勢下醫療檔案信息化存在問題及優化策略

摘 要：醫療檔案是醫院的重要資料，做好醫療檔案的科學管理工作，可以為醫院提供可靠支持，不斷提升醫療服務質量。本文論述了醫療檔案管理工作的重要意義，從分析醫療檔案普遍存在的問題著手，并對現階段醫學檔案工作發展趨勢以及開展的現狀進行了分析，提出了優化策略，希望具有借鑒意義。

關鍵詞：醫療檔案；信息化；管理

醫療檔案管理水平可以直接體現醫院綜合實力，當下愈來愈多的醫院管理者已經意識到醫療檔案在醫院工作中不容小視，傳統的檔案管理模式已經無法適應醫院的發展要求。在大數據網絡時代，互聯網大數據的發展為醫療檔案管理創造了新的機會。醫院管理層需要跟隨時代的步伐，不斷完善管理模式，才能使檔案管理具備可持續性。對存在的問題加以改進，彌補不足，提高工作效率，這就要求醫院領導層在信息化的背景下，對當前醫院檔案管理工作的分析和研究，探索出最適合醫院實際的檔案信息化管理策略。

1 醫院檔案信息化管理的意義

1.1 有助于增強醫院綜合實力

從醫療檔案的定義來看，其記載了醫院建院至今的發展歷程，梳理醫療檔案可以探尋不同時期的醫療事件及人物記錄的發展規律。這在建設現代化強院建設中有著不可替代的作用。醫療檔案還承載較強的歷史意義，其能夠將病人從入院的診斷、住院期間的治療以及出院愈后進行全過程的記錄，因此，醫療檔案能夠通過將每個個案的數據為今后醫院綜合服務的發展提供指引。醫療檔案信息化能夠通過網絡云計算大數據對檔案進行有效的采集和保存，醫護人員在信息化平臺上調取資料會極為高效，最大可能地實現資源共享，為醫生的臨床診治提供必要地輔助支持。不久的將來，醫療檔案信息化建設將會以大數據為核心，借助人工智能、云計算，提高醫院檔案管理能力進而提升醫院核心競爭力，從而推動醫院綜合實力的飛躍。

1.2 資源共享，提高效率

醫療檔案在傳統管理模式中利用率較低，難以將檔案資源形成共享。而在信息化管理模式中，檔案得到重新整理，所有電子化檔案都存儲到統一的檔案管理平臺中，用戶只需要登錄就可以快速搜索檔案資料。傳統的醫療檔案管理工作，以人力為主，在收集整理中極易出差錯。因檔案數量及其種類較多，傳統的紙質版檔案都放置在檔案庫中，不僅需要占據較大的面積，而且在調閱利用檔案過程中比較煩瑣，在一定程度上影響醫療檔案的使用效率，很難做到檔案資源共享。醫院檔案信息化后，不僅節約了檔案查找的時間，更能提高了檔案利用的效率。

1.3 建立個體化醫療檔案

醫學中有一個熱點課題就是建設個體化醫療，個體化醫療能夠有效降低并發癥發生率以及醫療費用已經成為專家共識。利用已建成的醫療檔案信息化管理平臺，醫院可以針對每一個患者打造專屬的醫療檔案，主要是幫助患者及時記錄各個階段的身體健康情況以及相關醫療數據和信息，進一步制定出適合每位患者獨特的、最優的預防和治療方案，為醫生診治病情提供了輔助支持，提高診治的針對性，從而取得較好的臨床療效。醫生可以利用信息化平臺對患者進行遠程診斷，徹底變革傳統的就診方式，極大地縮短患者就診等候時間，能大幅度提升醫院診療效率，對人民群眾看病難問題的，具有直接的推動作用。

1.4 統計醫療數據，規劃醫院的發展

病案能夠直接有效地反映醫療工作質量和經濟效益。醫院的臨床水平和醫療服務精神在病案中能夠直接體現，如是否有充足的診斷依據、治療方案是否正確，治療方案是否合理有效，是否對病人負責等都會從病案中得到最直接的反映。所以病案不僅僅記載著患者在院期間診治的情況，更是醫護技術水平和責任心的最好的體現。另外，病案是醫療統計準確、及時、系統和完整的原始資料。年度總結時，統計就診人次、就診病種、護理質量、醫療事故、某些疾病診斷治療質量、傳染病上報情況、出入院數量、床位使用率等，都必須有病案做依據。醫療檔案信息化后，統計數據更加便捷，能夠從中挖掘患者就診病種趨勢，設置新興科室，打造優勢病種，以順應時代發展潮流，為建設特色現代化強院打下堅實的基礎。

2 醫療檔案管理存在的問題

2.1 重視程度較低

醫院管理層對檔案工作的重視度較低是醫療檔案管理中首要問題，亦是關鍵問題。醫院領導層往往傾向于臨床新技術開展、高新設備購入以及高學歷、高新人才的引進，由于醫療檔案管理不能直接轉化為經濟效益，管理層對醫療檔案方面的關注自然就少，未能意識到檔案管理在醫院工作中的具有重要地位，導致人浮于事和形式主義的情況時常發生，檔案管理理念還是停留在紙質版檔案管理的理念中，還是簡單的檔案收集和存檔就是檔案管理。因此，檔案管理往往只是一收了之，沒有把檔案看作是一個活的數據庫，不能對檔案資源進行充分的挖掘和利用。特別是各科室的醫療檔案具有差異性，很多情況下，沒有意識到在全院工作中醫療檔案管理具有獨特的串聯功能，在工作中檔案管理被看作為只是簡單分類和歸檔，難以滿足醫院工作的實際需求[1]。各部門之間的協作性不高，很難保障醫療檔案信息采集的時效性和整理的真實性，對醫療檔案整體質量產生負面影響。

2.2 檔案管理體制不健全，采集使用率較低

由于缺乏完善科學的醫療檔案管理機制，導致檔案接收不及時，部門之間的檔案資源缺乏優化整合。多數醫院沒有設置專職的檔案管理崗位，未建立良性的考評獎懲標準，導致檔案管理工作不夠完善及人員職責不明，就會造成在工作中相互推脫責任，檔案管理工作相當形式化，這就為醫療檔案管理工作的持續發展帶來諸多不便，更不利于未來醫療檔案更好的利用[2]。隨著醫院規模的不斷擴大和就診人次數量的增加，醫療檔案工作復雜性的特點日益凸顯，檔案資料也逐漸具有多樣性和海量化的特點，如果僅僅依靠傳統的手工管理模式和紙質的檔案管理，就會給醫院實際工作帶來巨大的負擔和不便，同時大大降低醫療工作效率，更會對醫療質量造成難以想象的影響。傳統的手工管理與紙質檔案相結合的管理模式與醫院的信息化發展已經嚴重不相匹配，對于信息化技術和新設備的投入傾向依然太低，對于手工操作的老舊模式未能及時轉變，更沒有結合就診病人的實際需求對信息化管理系統實施優化升級，致使醫療檔案管理效率低下，較容易出現資源分配不均的情況。系統功能的單一化問題顯著，這就導致在醫療檔案資料使用效率低下，更談不上深入開發利用。

2.3 檔案管理人員業務水平急需提升

目前我國大部分基層醫院檔案管理人員都是行政部門人員兼職，多是醫院注重他們的工作能力，但是忽略了檔案管理工作具有很強的專業性，在實際工作中就很容易造成檔案管理雜亂無章的現象。部分醫療檔案管理人員的專業基礎薄弱，也會對整體管理成效產生負面影響。由于體制編制數量較為緊張，在檔案管理中常常出現兼職的情況，極易造成工作中出現差錯，無法保障檔案的安全性。安排兼任人員就導致崗位人員流動的可能性增加，不能制定長期有效的培訓方案，影響了整體管理水平的提升。管理人員專業素養有待提高，在信息化的背景下，檔案采集對專業性要求很強，應當具有檔案知識、信息化知識與一體相關專業的人員擔任。當下檔案管理人員其專業素養與專業要求之間仍有懸殊，難以滿足檔案管理工作的需求[3]。

2.4 ?醫療檔案硬件設施等物質資源的投入不足

受當前社會醫療需求及醫院經營收入等方面的影響，諸多醫院將工作重心都集中在醫學科研及臨床等業務方面，這就造成醫院檔案的維護管理工作往往投入有限，分配資金就更加不足。很多醫院因為自身醫療臨床面積占比較少，所以檔案管理區域常與辦公區域等混用，專門的醫療管理檔案室相當少，醫療檔案管理室的整體規劃不科學，面積逼仄，各種不同類型的檔案被混放在一起，功能分區規劃不合理，檔案的收集管理和檔案存放使用地點公用，不符合我國當前在檔案管理方面的要求，同時，不及時地對老舊的檔案管理設備更新在一定程度上阻礙了檔案管理工作的進一步發展。

3 醫療檔案管理信息化優化對策

3.1 建立并完善良好的檔案管理制度

針對醫院規模龐大的就診檔案信息，完善的檔案管理制度就顯得尤為重要，它能夠保障醫院檔案管理的有效運行。因此，醫院在設立醫療檔案信息化管理體制中，要著眼于未來可持續發展的需要，在以往醫療檔案管理基礎上，細化規章制度，融合先進的管理理念，進而打造系統性的醫療檔案管理制度，不僅對檔案管理的標準進行規定，同時還要細化到對每個流程以及經辦人進行具體的規定，這樣才能保證檔案的利用符合制度，不僅能夠提高工作效率，同時保證檔案管理中的安全性，更是能夠讓檔案管理工作愈加規范[4]。所以當務之急是結合醫院內部的運行體系，制定出一套適合醫院實際情況的檔案管理制度。對檔案信息的價值進行合理的區分，對檔案管理工作制定詳細的工作要求。

3.2提高醫療檔案建設的重視程度

積極宣傳醫療檔案工作，使醫院的中高層領導及各科室負責人都認識到醫院檔案是醫院工作的重要組成部分，把醫療檔案視為寶貴的數據庫，意識到檔案的重要作用不容忽視，愈來愈多高水平發展的強院通過實踐證實，醫療檔案的重要度與醫院醫療水平乃至綜合實力的穩固提高成正比。領導層提高醫院檔案管理的地位，制定一系列檔案管理工作相關制度，持續增強對檔案工作管理的重視度。與此同時，對當下檔案管理中存在的缺陷定期或不定期地進行調研分析，具體解決在實際工作中遇到的問題和存在的欠缺，結合實際工作的需求加快檔案信息化管理建設的逐步推進。同時，在醫療檔案管理硬件配套設施方面應給予充分滿足，比如設置單獨的檔案管理室并配備除濕機、加濕器、防磁柜、文件消毒柜等檔案必要的配套設施。

3.3 重視檔案管理人員業務能力的培養

為了更好推動醫療檔案的管理建設，醫院應大力引進和培養一批業務水平強、具有信息化專業背景的檔案信息化管理人才隊伍，提高檔案管理人員的業務水平，總結和探索檔案管理的科學性方法，打造一批優秀的具有檔案管理基本知識與信息技術技能的高水平復合型人才，進而帶動醫院檔案管理信息化水平。醫院可以定期或不定期組織工作人員進行業務學習，從而充實其專業知識。通過定期培訓學習，確保醫院檔案建設的質量。作為檔案管理人員一定要端正工作態度，積極主動學習，對工作進行查漏補缺，不斷提高自己的技能，彌補工作中的不足。認識到采集和上傳的每一條數據都會對病患產生一定的影響，認真對待工作也是對每一個生命的尊重。此外，不斷將醫院檔案管理人員外派到發達區域學習先進的檔案管理模式和規范化的管理知識，把學到的寶貴經驗與本院實際相結合，做到舉一反三，進一步推動醫院檔案管理制度的轉型和優化升級。

3.4 制定合理健全的檔案管理考核機制

建立健全檔案管理考核制度，把檔案管理工作與各部門的醫療工作的考評看齊，以考評促發展。考評內容需結合院方實際情況，制定詳細合理的獎懲細則，檔案管理工作與個人評優評先等考核掛鉤，確保考評機制的科學性、持續性、導向性。通過考核調動檔案管理人員的主觀能動性，自發地去學習醫療檔案的管理經驗，提高自身的業務水平，增強對檔案管理的意識，提高重視程度[5]。

3.5 醫療檔案信息化必須保護患者隱私權

隨著公民隱私權意識的不斷增強，醫療機構需要重視加強對患者隱私權的保護，這對提升目前醫患信任度、促進醫患關系的發展有非常重要的意義，不能讓患者因泄露隱私導致二次身心傷害。維護醫患關系良性發展，提供和諧就醫氛圍，就需要在醫療檔案的采集、保存和共享過程中使用加密技術。在大網絡時代下，信息化管理系統面臨各種因素的風險，如網絡病毒入侵和黑客惡意攻擊等，導致系統崩潰，數據泄露，因此還應該做好系統安全防護工作。以身份訪問認證、加密技術等為基礎，打造堅牢的醫院檔案防御系統，確保檔案信息的安全性及保密性，防止信息泄露而造成嚴重損失。規范工作人員的操作行為，設置不同檔案的涉密等級以及相對應的管理權限，以免因操作失誤或者不規范而影響安全性。最重要的是檔案的安全不能只停留在喊口號，更需要層層落實，制定行之有效的責任追究制度，不斷提高檔案安全意識，做到防患于未然、未雨綢繆。

提高醫學檔案管理工作的質量，就要意識到醫療檔案信息化的重要性，健全醫院檔案管理機制，不斷提高檔案管理工作人員的專業素質，持續加強檔案管理工作資金投入，完善基礎設施建設，通過檔案考評獎懲機制，提高管理重視度，推動醫學檔案信息化方向發展，確保檔案管理真實性、完整性和準確性，為醫院工作發展提供更堅實的保障。

參考文獻

[1]楊春.醫改背景下醫療檔案的管理建設研究[J].活力，2022（12）：88-90.

[2]胡娟娟.新形勢下醫療檔案管理信息化的優勢及實現途徑[J].智庫時代，2019（26）：244+246.

[3]曹文波.公立醫院檔案管理工作的創新與應用[J].經濟師，2022（02）：238-239.

[4]邵蓓，陸瑋瑋.醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值[J].信息記錄材料，2021，22（05）：200-202.

[5]喬曼，王國倩.醫院檔案管理規范化建設新模式探討[J].中國標準化，2021（18）：138-140.

作者簡介：李艷，大學學歷，駐馬店市中醫院館員，研究方向：檔案管理。