學校檔案管理的改革創新策略探究

朱斌

摘 要：學校檔案工作是校園德育工作的重要內容，學校檔案工作對學生的全面發展具有重要意義。在新時代，應加強對學校的檔案管理，加強對學校檔案管理系統的建設，建立健全各項規章制度和標準規范，以增強學校的凝聚力及向心力。在實施的過程中，學校檔案管理部門要進行改革和創新，提高人員的綜合素質。以完善、科學的檔案管理體系為基礎，為學生和教師提供更加優質、有效的檔案文化服務。

關鍵詞：學校；檔案管理；校園文化

在新時代，學校的檔案管理工作應該從文件技術的背景出發，把目標鎖定在文件信息技術的發展方向上，對檔案管理工作進行明確的計劃，把握好每個階段性工作的側重點，調動整個校園的資源，共同投入檔案管理的改革中。檔案管理在教學、科研、服務等方面得到廣泛應用。隨著社會不斷發展，對學校的發展要求也日益提高。新課改突出了學生綜合素質的培養，學校在人才培養上應重視素質教育，重視教學質量、和諧師生關系等，因此，要加強學校內部的檔案管理，把有關的制度與學校的實際聯系起來，以促進學校良好的發展。隨著社會、經濟的轉型，各類產業的繁榮，學校的辦學方式也在不斷改變，對檔案管理工作提出了更高的要求，學校檔案管理只有順應時代潮流，才能真正發揮其職能，從而有效提高學校的管理水平和質量。

一、學校檔案管理工作的重要性

在大數據時代來臨之際，人類獲得檔案管理信息的途徑變得越來越多樣，對檔案管理的應用要求也越來越高，因此，檔案管理已經變成挖掘內部規律、提供信息保障、突破工作瓶頸的一個關鍵因素。學校要加速推進檔案管理的方法與改革，對檔案管理的過程進行細化，建立一種新型的檔案管理運作體制，這樣可以跟上時代發展的需要，也可以將學校工作的結果更好地展現出來，為上級教育主管部門制定教育政策、推動學校改革、助力學校發展，提供堅實的資料。改變學校的檔案管理工作思維，提出創新的檔案管理工作方法，這樣才能更深刻地了解目前學校檔案管理工作中存在的不足之處，從而提升學校檔案管理工作的效能，從根源上使學校檔案管理工作走上正軌，促進檔案管理工作的持續發展和變革。要讓學校建立起一個好的檔案服務觀念，并積極推進各項相關工作，這將有利于營造一個最好的環境，讓更多的人都能積極地參與檔案工作，為學校的發展和建設提供有力支持。在講究檔案管理工作效率、確保檔案信息真實、發揮檔案輔助功能的大環境下，應該抓住檔案事業的發展趨勢，全方位推進檔案管理的深入發展。

二、學校檔案管理的內容

檔案工作是學校管理工作的一項重要內容，檔案工作對學生學習和社會發展產生著深遠的影響。學校檔案工作的重心在校園文化建設，還包括學校的教學與管理，以保證學生的全面發展。首先，要把學校的檔案系統加以開發和使用，必須從多方面入手，從宏觀上對我校的學生和教師進行全面分析和研究；其次，要掌握好學校的師資結構和層級狀況，實施校本管理，根據學校具體情況制定適合學校文化建設的計劃和措施。

三、學校檔案管理的作用

檔案工作在學校工作中占有舉足輕重的地位。隨著教育改革的深入，學校教育質量與校園文化建設日益成為人們關注的焦點。在這一進程中，要充分發揮現有資源，積極探索新的教學方法，提高師資隊伍的素質與能力。同時，要積極推進從單一化到現代教育方式的轉變。其中，檔案管理在學校的發展中起著舉足輕重的作用，它可以幫助教師在教學中更好地發揮自己的專長，提升自己的職業素養，為學生創造一個更好的學習環境，這對推動教師專業發展、提高教學質量有很大的實際作用。檔案管理在教育體系中有著無可替代的作用，是校領導決策、分析、評價的重要參考，有利于學生的全面發展。隨著社會經濟的發展，計算機、信息技術日益普及，加上多媒體技術的運用與融合，使學校的檔案管理工作面臨新的形勢和挑戰。

四、學校檔案管理存在的問題

1.對檔案管理意識淡薄

目前，我國學校檔案管理工作普遍存在檔案管理意識薄弱的現象。由于學校領導不重視檔案管理，造成許多檔案管理人員缺乏專業知識，缺乏相應的技能和方法，一些學校管理人員認為，學校的檔案文化建設無法推動學校整體發展和提高學校升學率，只是簡單的檔案管理收集和整理。此外，學校對檔案管理工作的重視程度較低，還主要表現在對學生的思想教育和管理工作上。在實際調研中，部分教師反映，他們對檔案管理的關注不夠，因為工作太忙，或者是因為別的原因，造成了學校檔案工作人員責任心不強、工作積極性不高等問題。同時，也存在由于檔案管理人員自身專業能力不足，對學生思想政治工作、管理工作的引導作用微乎其微，甚至沒有一點助益。

2.學校檔案管理人才不足

在學校檔案工作中，檔案管理員缺乏相應的專業知識，不了解學校的各種文化設施，不能對學校的檔案工作進行全面了解。在檔案管理隊伍建設中，有的管理人員雖具備一定的理論基礎知識，但不具備較強的實踐能力，也不具備較強的創新能力。在學校檔案管理工作中，檔案管理人員的知識儲備、業務能力，對學校檔案管理工作的成效起著至關重要的作用。因此，在檔案管理隊伍建設中，相關人員必須充實自己的知識結構，提升綜合素質。但是，目前很多學校對這方面的認識還不夠透徹，一些管理者為了獲得更大的利益而忽略了此項工作，還有一些領導則認為，他們只負責完成上級交給的任務，并不關心檔案管理人員的學習狀況，也不關心學校檔案管理體系的建設。

3. 檔案管理設備設施陳舊過時

在信息技術飛速發展的今天，學校要確保檔案管理工作順利進行，就必須借助現代化管理手段。但是，由于學校對檔案管理工作的忽視，致使其在日常工作中沒有推動檔案管理信息化建設，缺乏對相應設備設施的投入，傳統落后的檔案管理設備設施對工作造成制約和影響，不僅極大消耗了學校的檔案資源，還增加了檔案管理工作的難度。如果不能充分利用現代化的設備設施，就無法充分發揮學校的檔案信息功能，不但會嚴重制約學校的檔案管理工作，還會嚴重影響學校的整體發展。

4. 學校檔案管理制度缺乏靈活性

檔案管理工作是為師生提供真實、高效的信息利用，便于學校對師生各項信息的了解，促進學生與社會的融合。在這個過程中，必須把學校的檔案管理工作和校園文化建設相結合。但是，目前許多學校都沒有意識到，檔案管理系統是學校校園文化的一個重要組成部分，它與學校的規章制度相互補充。有的管理者認為，通過收集、整理、存檔，就可以實現檔案管理工作，或者將檔案作為臨時性的內容來管理，這就造成了學校檔案制度的缺失，導致學校檔案管理體制缺乏明確的規范和要求，很難適應現代教育活動的發展需要。盡管在檔案工作中，校長與教師扮演了重要角色，但是，由于經費、設備設施、人員等方面的原因，一些學校盡管獲得了一定的經費，但從整體上來看，仍有許多亟待解決的問題，如學校管理者沒有認識到檔案工作制度化管理的重要性與緊迫性。

五、學校檔案管理的改革創新措施

1.提高檔案管理人員專業素養

檔案管理工作人員在學校檔案工作中扮演著舉足輕重的角色，尤其還肩負建設校園文化的責任，這就需要學校檔案管理人員具有良好的職業素質。首先，要注重其綜合素質的培養，增強其理解力、判斷能力、應變能力和解決問題的能力，加強自身的檔案管理意識與能力，并吸取其他優秀院校的成功經驗，不斷完善檔案管理工作。為此，必須培養學校的檔案管理專業人員，建立和完善檔案管理制度。其次，要定期對員工進行培訓和繼續教育，加強學校檔案工作隊伍建設，豐富學校檔案工作隊伍的知識結構，挖掘其檔案工作的潛能。同時，要注重對在職教師的理論知識和實際操作能力的培訓，保證其提高全面素質。最后，學校檔案管理工作是學校文化建設中的一個關鍵環節，檔案管理部門負責學校的檔案管理和使用，他們的職業素養影響著學校的整體文化，因此，應加強對學校檔案信息的收集、整理和分析。此外，在招聘有關人員時，要加強甄別，對學歷、專業、職稱等方面嚴格審核，以適應學校檔案管理工作開展的需要，還可以定期組織各類檔案管理宣傳活動，吸引優秀的檔案管理人才到學校工作，并在工作中積累豐富的經驗。

2.提高科學檔案管理意識

目前，有些學校對檔案管理工作的重視程度還不夠高，導致學校的檔案管理工作一直處于滯后狀態。同時，由于管理觀念的滯后，造成了學校師生對檔案管理的認識不到位，使其在學校中的積極作用無法完全發揮，從而影響了整個學校的健康發展。因此，要真正改變這種情況，學校領導必須具有良好的檔案管理意識，必須在檔案管理體制方面做出合理改革，以適應現代社會發展的需要。檔案是反映學生綜合素質的一個重要依據，在搜集檔案材料時，除了要注意搜集主觀材料外，還要參考客觀材料，以便更好地了解學生的全面信息。學校檔案管理部門可以在學生檔案中添加“誠信”內容，使其意識到誠信的重要，從而促進學生“文明”與“禮貌”的養成。另外，學校還可以把學生的學業成績進行歸檔，為以后的入學做好準備，從而為我國全面實施素質教育奠定良好的基礎。

3.建立健全相關制度體系

任何管理都離不開規章制度，學校檔案管理工作也一樣。要保證校園文化順利開展，必須要建立健全檔案管理體系及相關制度，把其融入學校的教育工作中。比如，可以根據學生學習成績、習慣等情況，進行調查、統計分析工作。學校檔案管理工作要堅持“以人為本”，重視教師、學生、學校三者的互動。同時，要明確各部門的責任，建立激勵機制，使其更好地發揮作用。學校檔案管理制度是檔案工作的一項重要內容，也是學校檔案工作人員應遵守的基本原則，必須嚴格執行相關制度。首先，要制定和健全相關的法律、法規，完善所有的工作機制和責任，才能真正起到應有的效果；其次，制定詳細、操作性強、切合實際、有針對性、有實效的法規和標準；最后，要健全學校的獎勵和懲罰制度，以促進和激勵檔案管理員為學校文化建設發揮積極作用。

4.提高檔案管理質量

隨著社會的發展，學校的數量越來越多，學生存檔數量也越來越多。為此，應建立一套科學的檔案搜集與管理制度，加強各專業老師與檔案主管部門的聯系，促進全校師生共同參與檔案的搜集和存檔工作。與此同時，各學校也要根據工作性質，明確各有關部門的職責，防止因人員變動而影響檔案管理工作的正常進行，從而形成一個全面覆蓋整個學校的檔案資料管理網絡。

5.加強檔案人員管理水平

檔案管理員是學校檔案管理的第一責任人，其自身素質直接關系到檔案管理工作的成效。隨著計算機網絡技術在學校檔案工作中的使用越來越普遍，對學校檔案工作也隨之產生了新的需求。因此，為了適應當前工作需要，學校檔案管理人員必須不斷完善自己，不斷提高自己的能力，才能適應信息時代的需要。同時，也要切實維護學校穩定、和諧的發展。另外，為了保證信息的流通，也為了避免出現麻煩，學校還需要采取如下措施：（1）盡量保證學校檔案管理人員的穩定性，保證檔案的完整性和連續性，避免因為檔案丟失而造成不必要的損失。（2）為了保證資料的真實性和完整性，學校檔案管理工作人員必須具備一定的管理和法律知識，只有這樣才能樹立正確的檔案管理意識，在明確學校檔案管理各個環節的基礎上，積極配合各部門檔案資料的搜集工作，確保資料收集的渠道暢通。

六、總結

在新的時代背景下，學校要堅持“創新為本”的思想，運用現代科學技術促進學校檔案管理工作。強化學校人才培養，增加基礎設施的投入，建立健全各項管理制度，為學校的良好發展奠定堅實的基礎。

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（作者單位：山東省菏澤第一中學）