新時(shí)代高校實(shí)物檔案管理與教育功能的構(gòu)建及實(shí)現(xiàn)

摘 要：高校實(shí)物檔案是高校歷史文化的見證和記載，是高等學(xué)校的寶貴財(cái)富。新時(shí)代高校實(shí)物檔案管理呈現(xiàn)出多樣化的載體形式、高度的珍貴性和安全要求、高效的數(shù)字化管理、系統(tǒng)化的分類和管理、資源共享和服務(wù)功能愈加凸顯的特點(diǎn)。本文基于新時(shí)代高校實(shí)物檔案管理的特點(diǎn)，分析了高校實(shí)物檔案具有記憶屬性、文化屬性、知識(shí)屬性等教育功能屬性，認(rèn)為高校實(shí)物檔案發(fā)揮教育功能具有較強(qiáng)的吸引力、極大的說服力和十足的感染力，并提出實(shí)現(xiàn)的途徑和方法，旨在為高校實(shí)物檔案的管理和利用提供新的思路和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；高校實(shí)物檔案；檔案管理；教育功能

高校實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，在高校發(fā)展和各類工作、活動(dòng)中形成的，或高校根據(jù)情況征集、征購(gòu)的，具有保存和利用價(jià)值的特定物品及其相配套的文字說明等材料，包括但不限于各種文物、名人字畫、名人手稿、教案教具，榮譽(yù)證書、牌匾、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)拢鞣N紀(jì)念品、禮品，印章、徽標(biāo)，以及其他學(xué)校重大事件、重要活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的實(shí)物。高校實(shí)物檔案“是高校檔案不可缺少的重要組成部分，是紙質(zhì)檔案的有效補(bǔ)充，是學(xué)校的寶貴財(cái)富”[1]。新時(shí)代高校實(shí)物檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)新思路和方法，將傳統(tǒng)的檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、智能化管理。同時(shí)，高校實(shí)物檔案管理也需要與高校的教育教學(xué)相結(jié)合，充分發(fā)揮實(shí)物檔案在高校教育中的作用。通過挖掘高校實(shí)物檔案資源，構(gòu)建多元化的教育功能，為高校師生提供更加豐富、深入、立體的教育體驗(yàn)。

1 新時(shí)代高校實(shí)物檔案管理的特點(diǎn)

1.1 多樣化的載體形式

相比于其他類型的檔案，高校實(shí)物檔案的實(shí)物形式更加多樣化和特殊化，典型的有字畫、雕塑、教案教具、儀器設(shè)備、榮譽(yù)牌匾和獎(jiǎng)杯等，它們的載體形式非常豐富，能夠更加直觀地展現(xiàn)歷史和文化的真實(shí)面貌，同時(shí)也更容易激發(fā)人們的感性認(rèn)識(shí)，產(chǎn)生教育功能和作用。

1.2 高度的珍貴性和安全要求

實(shí)物檔案通常由人工制作或生產(chǎn)，有的實(shí)物檔案具有較高的藝術(shù)價(jià)值，且具有唯一性，因此具有高度的珍貴性。與其他綜合檔案保存在檔案館庫房相比，高校實(shí)物檔案除了保存在實(shí)物檔案庫房，有的還被展覽于校史館以及其他各種臨展，更容易被竊取、丟失或損壞，對(duì)安全性要求更高。因此，高校實(shí)物檔案管理應(yīng)建立完善的安全管理機(jī)制，加強(qiáng)實(shí)物檔案的保護(hù)，確保檔案的安全性。

1.3 高效的數(shù)字化管理

隨著檔案數(shù)字化的不斷普及，很多高校也通過掃描、拍攝等手段對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行了數(shù)字化。數(shù)字化管理可以大大提高檔案管理和利用的效率，同時(shí)也可以更好地保護(hù)實(shí)物檔案原件。2022年4月，國(guó)家檔案局發(fā)布《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》，“規(guī)定了實(shí)物檔案數(shù)字化工作的組織與管理，以及實(shí)物檔案數(shù)字化前處理、數(shù)字化采集、影像處理與實(shí)物檔案驗(yàn)收、移交和入庫等工作要求，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)實(shí)物檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的空白，為高校實(shí)物檔案的數(shù)字化提供了具體指導(dǎo)”[2]。而貴州大學(xué)檔案館（校史館）也早在2021年就啟動(dòng)了實(shí)物檔案的數(shù)字化，并于2022年6月完成了實(shí)物檔案數(shù)字化驗(yàn)收，實(shí)現(xiàn)了高效的數(shù)字化管理。

1.4 系統(tǒng)化的分類和管理

高校實(shí)物檔案資源不斷豐富，而實(shí)物檔案由于大小、形狀、材質(zhì)各不相同，系統(tǒng)化的分類和管理十分重要。新時(shí)代許多高校實(shí)物檔案管理已基本建立了完善的分類和管理體系，如貴州大學(xué)初步將實(shí)物檔案分為文物、校史（SW11）、榮譽(yù)類（SW12）、紀(jì)念品、禮品類（SW13）、印信類（SW14）、其他（SW15）五種大類，五大類還下設(shè)各個(gè)小類，方便分類管理。還建立了相關(guān)的實(shí)物檔案收集歸檔、借閱等管理制度，這些制度需要嚴(yán)格遵守。同時(shí)還需根據(jù)實(shí)物檔案的特殊性進(jìn)行防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的長(zhǎng)期保存和可持續(xù)利用。

1.5 資源共享和服務(wù)功能愈加凸顯

高校實(shí)物檔案不僅是高校自身的重要文化和歷史遺產(chǎn)，也是為廣大社會(huì)提供服務(wù)的重要資源。因此，新時(shí)代的高校實(shí)物檔案管理還應(yīng)具備資源共享和服務(wù)功能。通過開展檔案數(shù)字化、展覽等活動(dòng)，將高校實(shí)物檔案的價(jià)值最大化，提高檔案的利用率和社會(huì)影響力。此外，高校實(shí)物檔案管理還應(yīng)注重用戶需求，提供便捷的查詢、借閱等服務(wù)，讓用戶更加方便地獲取和利用檔案資源。

2 高校實(shí)物檔案教育功能的屬性和優(yōu)勢(shì)

2.1 高校實(shí)物檔案教育功能的屬性

2.1.1記憶屬性。高校實(shí)物檔案記錄了高校歷史發(fā)展的各個(gè)方面，是高校歷史的見證和記錄。實(shí)物檔案中的珍貴文獻(xiàn)、名人日記等資料，可以幫助人們回顧高校的發(fā)展歷程，保持對(duì)歷史的記憶。通過對(duì)高校實(shí)物檔案的管理和利用，可以讓高校師生深入了解高校歷史文化，從中汲取歷史經(jīng)驗(yàn)和智慧，增強(qiáng)歷史文化自覺和認(rèn)同感。

2.1.2文化屬性。高校實(shí)物檔案是高校文化的一部分，能夠反映一所高校的文化傳承、價(jià)值觀念。高校實(shí)物檔案中包含著大量的高校文化遺產(chǎn)，如不同時(shí)期的校歌、校徽等，這些都是高校文化的重要載體。通過對(duì)高校實(shí)物檔案的整理和利用，可以加強(qiáng)高校文化的傳承和發(fā)展，同時(shí)也可以推動(dòng)高校文化的多元化和創(chuàng)新化。

2.1.3知識(shí)屬性。高校實(shí)物檔案中保存了豐富的知識(shí)資源，如重要學(xué)術(shù)著作、教學(xué)手稿等。這些資料是高校教育教學(xué)和科學(xué)研究的重要參考資料，可以為高校師生提供豐富的學(xué)習(xí)資源和知識(shí)支撐。通過對(duì)高校實(shí)物檔案的整理和利用，可以加強(qiáng)高校知識(shí)資源的共享和利用，提高高校教學(xué)科研水平，為高校師生的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新提供更多的支持和幫助。

3 高校實(shí)物檔案發(fā)揮教育功能的優(yōu)勢(shì)

3.1 較強(qiáng)的吸引力

高校實(shí)物檔案因其載體豐富性、形態(tài)多樣性、珍貴性、獨(dú)特性和形象直觀性，在發(fā)揮教育功能時(shí)，能夠?qū)逃龑?duì)象產(chǎn)生極大的吸引力。同時(shí)，通過展示設(shè)計(jì)、燈光效果等手段還能夠提高實(shí)物檔案的視覺沖擊力，激發(fā)他們的興趣和好奇心。如貴州大學(xué)在新建的校史館中留了整面墻來放置學(xué)校教師和學(xué)生獲得的各類國(guó)家級(jí)、省級(jí)榮譽(yù)證書等實(shí)物檔案，這種大篇幅的展現(xiàn)能夠極大地吸引參觀者的注意力，同時(shí)使參觀學(xué)生對(duì)母校產(chǎn)生強(qiáng)烈的自豪感和榮譽(yù)感。

3.2 極大的說服力

在教育的過程中，若想增強(qiáng)教育的說服力，使學(xué)生在思想上產(chǎn)生認(rèn)同并內(nèi)化吸收，就要選取真實(shí)的、貼近生活的教育資源[3]。高校實(shí)物檔案來自真實(shí)的人和事，背后通常還隱藏著感人的故事，因此具有較強(qiáng)的教育說服力。例如貴州大學(xué)的實(shí)物檔案中，有一封來自貴州大學(xué)2020級(jí)校友、排雷英雄杜富國(guó)寫給貴州大學(xué)書記、校長(zhǎng)的信，講述了這位失去雙手和雙眼的英雄校友在貴州大學(xué)的求學(xué)經(jīng)歷，信中他對(duì)學(xué)校提供的各種便利條件表示了極大的感謝。這封感情真摯的書信，可以讓學(xué)生了解這位英雄校友的感人事跡，從而產(chǎn)生對(duì)身邊的英雄模范的崇敬之情，以及刻苦學(xué)習(xí)報(bào)效祖國(guó)的決心。

3.3 十足的感染力

3.3.1可以通過對(duì)校園環(huán)境和校園文化的塑造來增強(qiáng)教育感染力。高校實(shí)物檔案具有獨(dú)特的歷史文化價(jià)值，能夠?yàn)楦咝Ｗ⑷肷詈竦奈幕滋N(yùn)。利用實(shí)物檔案塑造校園文化環(huán)境，可以使其價(jià)值得到較好的發(fā)揮。如貴州大學(xué)檔案館（校史館）將校辦工廠向陽機(jī)床廠的機(jī)器設(shè)備作為實(shí)物檔案搬遷到新校區(qū)，在學(xué)校建立了“貴州大學(xué)檔案館（校史館）室外展區(qū)”，能讓參觀者通過觸摸機(jī)器來感受上世紀(jì)該工廠的工作氛圍。

3.3.2可以通過各種實(shí)物檔案線上展來增強(qiáng)教育感染力。高校實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化以后，可以被應(yīng)用于各種線上展，線上展的形式更加靈活，還可加上配樂以及配音解說，不但能有效擴(kuò)大實(shí)物檔案的影響范圍，還能增強(qiáng)教育感染力。

4 新時(shí)代高校實(shí)物檔案管理與教育功能的構(gòu)建及實(shí)現(xiàn)

4.1 加強(qiáng)實(shí)物檔案收集，豐富檔案資源

4.1.1做好校內(nèi)收集和整理。加強(qiáng)校內(nèi)收集的力度，制定高校實(shí)物檔案收集歸檔范圍以及高校實(shí)物檔案管理辦法，將實(shí)物檔案收集納入每年綜合檔案常規(guī)收集工作之中。做好實(shí)物檔案整理，對(duì)實(shí)物檔案嚴(yán)格按照清理（或清洗）、分類、編號(hào)、制作標(biāo)簽、錄入系統(tǒng)、上架等步驟進(jìn)行管理。對(duì)于有破損或損壞的實(shí)物檔案，還要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)保護(hù)。建立專門的實(shí)物檔案庫房，對(duì)收集整理的實(shí)物檔案進(jìn)行妥善保管。日常要注意做好實(shí)物檔案庫房的溫濕度管理，確保檔案資源的安全。

4.1.2做好校友、退休老教師和社會(huì)征集。加強(qiáng)與學(xué)校校友會(huì)、離退休工作處的聯(lián)系，及時(shí)了解校友及退休老教師集體活動(dòng)，抓住時(shí)機(jī)做好實(shí)物檔案收集工作。如貴州大學(xué)檔案館在了解到離退休工作處要組織退休老教師們參觀新校區(qū)后，準(zhǔn)備好宣傳冊(cè)，大力向退休教師宣傳檔案收集工作，吸引了一大批老教師捐贈(zèng)檔案。同時(shí)還要主動(dòng)作為，加強(qiáng)上門收集。很多退休老教師對(duì)捐贈(zèng)檔案很有積極性，但是因?yàn)槟昙o(jì)大或距離遠(yuǎn)而無法到館捐贈(zèng)，因此需要檔案工作人員主動(dòng)上門收集。

4.1.3加強(qiáng)宣傳，拓寬網(wǎng)絡(luò)征集渠道。加強(qiáng)宣傳，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)宣傳實(shí)物檔案收集，如可以利用學(xué)校和檔案館的官網(wǎng)、微信公眾號(hào)，以及校園論壇等，向師生、校友和公眾發(fā)布實(shí)物檔案征集啟示。利用社交媒體平臺(tái)加強(qiáng)互動(dòng)，如微博、微信、QQ等，開展互動(dòng)話題、在線答疑、征集意見等活動(dòng)，吸引更多人關(guān)注高校的發(fā)展和實(shí)物檔案收集工作，同時(shí)也能及時(shí)獲取用戶的反饋和建議，提高實(shí)物檔案收集的效率和質(zhì)量。建立數(shù)字化平臺(tái)對(duì)外征集，例如建立專門的電子郵件、微信公眾號(hào)或其他數(shù)字平臺(tái)，向公眾征集相關(guān)實(shí)物檔案，更廣泛地吸引校友和社會(huì)公眾的參與。

4.2 開展實(shí)物檔案多層次多渠道的開發(fā)利用

4.2.1加強(qiáng)實(shí)物檔案挖掘和研究，增強(qiáng)教育引導(dǎo)功能。一件實(shí)物檔案，背后隱藏的是一個(gè)人物、一個(gè)事件、一個(gè)故事。對(duì)這些人物、事件、故事進(jìn)行深入的挖掘、研究和宣傳，可以增強(qiáng)高校實(shí)物檔案的教育引導(dǎo)功能。如貴州大學(xué)檔案館近兩年曾收到優(yōu)秀校友趙國(guó)權(quán)捐贈(zèng)的在校期間獲得的三好學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金榮譽(yù)證書，他是在向?qū)W校捐贈(zèng)2000萬元教育發(fā)展基金的同時(shí)捐贈(zèng)了這份榮譽(yù)證書。他說，當(dāng)年他生活困難，獲得了學(xué)校20元的獎(jiǎng)學(xué)金，如今他回饋母校2000萬元。這份實(shí)物檔案背后的故事，能夠極大地激起學(xué)生們努力學(xué)習(xí)、回饋母校的沖動(dòng)。要深入挖掘這類實(shí)物檔案背后的故事，并對(duì)這些故事進(jìn)行多層次、多渠道的宣傳，如在校內(nèi)國(guó)際檔案日和檔案工作會(huì)議，在學(xué)校發(fā)文系統(tǒng)、學(xué)校和檔案館網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等進(jìn)行宣傳，發(fā)揮其教育引導(dǎo)功能。

4.2.2爭(zhēng)取場(chǎng)地和經(jīng)費(fèi)支持，建設(shè)實(shí)物檔案專題展。實(shí)物檔案與紙質(zhì)檔案相比，具有載體豐富性、形態(tài)多樣性、珍貴性、獨(dú)特性和形象直觀性，具有較強(qiáng)的吸引力、極大的說服力和十足的感染力。將同一主題的實(shí)物檔案聚集到一起，以實(shí)物檔案為主，其他檔案為輔，建設(shè)實(shí)物檔案專題展廳，能以具體的實(shí)物感觀，給觀眾以直觀感受，增強(qiáng)展覽效果和說服力[4]。貴州大學(xué)檔案館在新建的校史館附樓，計(jì)劃建設(shè)幾個(gè)實(shí)物檔案專題展廳。如120周年校慶期間收集了很多實(shí)物檔案，以這些實(shí)物為主，選取其中有代表性的實(shí)物檔案，建設(shè)“貴州大學(xué)建校120周年專題展廳”，可以直觀地反映學(xué)校120周年校慶的各項(xiàng)工作，120年以來學(xué)校的各項(xiàng)成果，以及社會(huì)各界對(duì)學(xué)校發(fā)展的關(guān)注和支持。又如建立“貴州大學(xué)脫貧攻堅(jiān)專題展廳”，展出學(xué)校12個(gè)產(chǎn)業(yè)團(tuán)隊(duì)在貴州省脫貧攻堅(jiān)工作中做出的各項(xiàng)工作、研發(fā)的各種產(chǎn)品、編著的各種書籍手冊(cè)、所獲的各項(xiàng)榮譽(yù)等，能夠讓學(xué)生們真正了解如何把所學(xué)的知識(shí)和技術(shù)應(yīng)用于產(chǎn)業(yè)和服務(wù)社會(huì)發(fā)展，把論文寫在祖國(guó)大地上。

建設(shè)實(shí)物檔案專題展廳，需要處理好一些注意事項(xiàng)。第一，需要足夠的場(chǎng)地支持和經(jīng)費(fèi)支持。第二，需要處理好實(shí)物檔案與其他檔案的主配角關(guān)系。第三，要做好實(shí)物檔案專題展中實(shí)物檔案的保護(hù)工作。實(shí)物檔案的珍貴性和獨(dú)特性要求在展覽中一定要做好防盜措施以及其他保護(hù)措施，對(duì)于極其珍貴的實(shí)物檔案，必要時(shí)可采取3D打印技術(shù)，制作實(shí)物檔案的仿真復(fù)制品替代原件，以保護(hù)實(shí)物檔案原件[5]。

4.2.3利用先進(jìn)數(shù)字技術(shù)，建設(shè)實(shí)物檔案線上展。實(shí)物檔案數(shù)字化的開展，為實(shí)物檔案專題展提供了另外一條路徑——實(shí)物檔案線上展。線上展具有很多優(yōu)勢(shì)。一是不受場(chǎng)地和經(jīng)費(fèi)限制，成本較低；二是不受時(shí)空限制，容易傳播，因此受眾非常廣泛；三是便于交互，可以設(shè)置知識(shí)問答和討論區(qū)等，容易與用戶產(chǎn)生互動(dòng)，也可得到改進(jìn)意見；四是保存要求低、時(shí)間長(zhǎng)，只要一個(gè)小小的U盤，便可永久保存，只要互聯(lián)網(wǎng)存在，便可永久傳播。因此，線上展越來越受到檔案部門和受眾的青睞。尤其是近三年來在疫情的影響下，各種類型的檔案線上展覽更是為人們提供了寶貴的精神食糧。貴州大學(xué)檔案館在建立向陽機(jī)床廠室外展區(qū)的同時(shí)，還上線了網(wǎng)上展陳系統(tǒng)，讓參觀者掃描二維碼即可實(shí)現(xiàn)線上觀展。

然而目前的各類線上展也存在一些局限性，如大多數(shù)線上展是以圖片和文字為主，缺乏感染力。如果能利用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，“完成數(shù)字檔案由數(shù)據(jù)到圖形或者圖像的轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)由靜態(tài)檔案到動(dòng)態(tài)影像的轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)歷史場(chǎng)景的重現(xiàn)”（如故宮博物院的《清明上河圖》）[6]，這種參觀會(huì)帶給人們沉浸式的體驗(yàn)，將會(huì)使實(shí)物檔案線上展發(fā)生革命性的變化，也能極大地改變實(shí)物檔案和檔案館在人們眼中的形象。如貴州大學(xué)檔案館的向陽機(jī)床廠網(wǎng)上展陳系統(tǒng)，如果能夠利用這種數(shù)字技術(shù)，展示這些機(jī)器如何操作和運(yùn)轉(zhuǎn)，再現(xiàn)當(dāng)年老工廠里的工作場(chǎng)景，將會(huì)給參觀者帶來極大的震撼。

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作者簡(jiǎn)介：趙財(cái)霞，貴州大學(xué)檔案館（校史館）館員，研究方向?yàn)闄n案管理、檔案編研。