新《檔案法》視角下，高職院校檔案信息資源研究

侯曉輝

摘 要：在簡要闡述高職院校檔案信息資源搜集、整理、保管和利用要求的基礎上，分析了新《檔案法》新增和修訂內容帶來的影響。針對信息化建設、檔案信息資源利用等條款的要求，探討了如何優化高職院校檔案信息資源的管理制度體系，強化檔案管理人員的專業技術和職業素養培訓，推進信息化建設。在確保信息安全和合法合規的前提下，創新高職院校檔案信息資源的開發利用模式。

關鍵詞：檔案信息資源；新《檔案法》；挑戰及優化策略；高職院校

高職院校檔案涵蓋了各類文件、圖表與影像資料，可以完整呈現教學與科研等活動歷程，為優化高職院校發展戰略、評價教育質量和管理水平、開展宣傳教育活動提供了有價值的信息資源。在信息化時代背景下，為了推動檔案管理機制變革、創新檔案信息資源開發和利用模式，2020年6月頒布了新版《檔案法》，為優化檔案利用、推進信息化建設等工作提供法律依據，也對檔案管理實踐工作提出了新的要求。

一、高職院校檔案信息資源管理的基本要求

檔案管理是一項兼具專業性與科學性的工作，在《檔案法》等法律依據和一系列規范與標準的約束下，不同級別和性質的檔案管理單位必須依法、依規設置相應機構和崗位，開展信息資源收集、加工、存儲及利用服務等工作，才能保證檔案信息的有效性，發揮其對不同用戶的利用價值。

1.檔案信息資源的收集

高職院校的檔案信息資源源自日常教研活動和行政事務管理過程，按照內容和性質劃分為各類記錄、文件等資料。按照信息資源載體和形式，又可以區分為紙質和數字化資源。前者的收集主要依靠部門和崗位間的人工傳遞，或者在線傳輸后，由檔案管理部門打印或印刷到紙質載體上。后者則有一部分自生成到歸檔時為止，都是數字化形式，存儲于信息化管理系統硬盤或云端等處。還有一部分是在信息化建設進程中，檔案管理部門對傳統館藏信息資源進行數字化轉換，以便契合信息化管理和服務系統的要求。目前，在高職院校的檔案信息資源收集環節，由于各部門基本上都實現了信息化管理，除非相關法規有明確要求，絕大多數文件、記錄等資源都是數字化形式的，由相關部門按照《檔案法》以及本校的相關管理制度，按時傳輸到指定的服務器或檔案管理部門的終端設備，并且要確保信息資源的形式、內容與格式符合要求。而紙質文檔的收集基本上沿襲了傳統模式，由編制與使用部門遞交，檔案管理部門確認其符合規范且完整與真實的前提下接收。

2.檔案信息資源的加工

檔案是依據相關法律法規加工而成的，在收集、匯總基礎信息資源之后，需要按照相關規范，按照特定要求進行分類、編碼與歸檔等加工處理。在高職院校的檔案管理工作中，信息資源主要按照來源、用途和性質歸類，便于本校師生、科研工作者以及社會公眾、校外社會組織機構查閱和使用。例如，科研檔案信息資源的加工主要圍繞項目的申報、立項和研究進行，可以記錄和再現科研成果的產生到發表過程，為后續相關課題研究、專業課教學、科研成果轉化利用等活動提供有價值的參考信息。此外，在信息資源加工環節，涉及一系列科學方法和技術的運用，要求相關崗位管理人員具備檔案學等方面的專業知識，并且掌握必要的技術，才能保證信息資源加工質量。

3.檔案信息資源的存儲與保管

通常情況下，隨著時間的推移，檔案信息資源的利用價值會越來越高。在高職院校的運營管理過程中，檔案記載了人才培育、科研和社會服務等領域的成果，既可以用于建設校園文化、開展宣傳教育活動的素材，也能作為參與院校評優評級的依據，還可以滿足社會公眾、潛在生源與合作伙伴了解高職院校歷史的要求。因此，檔案的存儲與保管是非常重要的工作，事關信息資源的安全和利用價值。實踐中，高職院校需要按照檔案管理相關法規要求，配備符合條件的館舍、設備設施和人員，建立監督和巡查制度，確保以不同形式和多樣化載體存儲的信息資源安全。尤其是在推行信息化管理之后、數字化資源存儲過程中的網絡安全問題，必須有專門的解決方案。

4.檔案信息資源的開發和利用

依法依規建檔并進行妥善保管的出發點，就是保存各個領域有價值的信息資源，為研究和回顧歷史、開展宣傳教育等活動提供完整和可信的基礎信息支持。因此，面向不同用戶群體提供信息服務，是檔案管理不可或缺的環節。在高職院校的檔案信息資源管理過程中，針對教職工、學生和科研人員等群體，可以提供學籍、科研項目、招生等方面的檔案信息查詢服務。在校園文化活動策劃和組織中，也可以按照不同主題提供關于校史、各專業人才培育成果等方面的信息資源支持。例如，以圖片展的形式，呈現高職院校成立和發展的歷程。此外，隨著檔案管理信息化系統的完善，信息資源的開發和利用模式也在不斷創新。

二、新《檔案法》視角下檔案信息資源管理面臨的挑戰

新《檔案法》重點完善了信息化建設和檔案管理工作監督檢查的內容，細化各項要求和執行辦法。同時，針對新時期檔案信息資源利用需求，修訂檔案信息開放時間等條款。對高職院校檔案信息資源管理而言，執行新《檔案法》面臨多方面的挑戰。

1.專業化檔案管理人員不足

新《檔案法》明確要求盡快完成數字化檔案館建設，完善信息化管理系統功能，保障信息安全。而高職院校的專業化檔案管理人員原本就相對不足，執行新《檔案法》的要求，顯然更加力不從心。首先，高職院校檔案管理崗位人員大多沒有相關專業背景，只能勉強勝任傳統的信息資源收集、加工等工作。建設數字化檔案館、完善信息化管理系統，顯然超出了現有人員的能力范圍。其次，隨著新《檔案法》的實施，在高職院校檔案管理工作中，相關技術規范和標準勢必要做出調整，各崗位員工很難適應新的要求。

2.管理制度和規范體系變化

新《檔案法》不僅優化了檔案信息利用等條款，還針對信息時代背景下的檔案管理創新，明確了對信息資源質量的要求。為高職院校檔案管理工作改革指明了方向，也對細化相關規制、落實各項規范提出了要求。基于此，高職院校必須依據新《檔案法》，梳理現有檔案管理制度和工作準則，才能有效落實檔案管理信息化建設等方面的新規。但高職院校專業人才數量和能力的不足，導致檔案管理工作制度的完善和規范的更新速度遲緩，難以保證數字化資源的來源可靠和內容真實。

3.信息資源利用模式亟待創新

隨著各級檔案管理機構館藏資源數字化、管理工作信息化的完成，面向各類用戶的信息服務模式也在不斷創新。但在高職院校的檔案管理工作中，由于校史普遍不長、館藏資源數量和利用價值有限，信息開發和利用模式的創新相對滯后。但是，新《檔案法》站在服務社會的宏觀視角，在大數據與云計算等技術相對成熟的背景下，要求充分發揮所有檔案信息資源的利用價值，擴大服務對象范圍和權限。反觀當前的高職院校檔案信息資源利用模式，依然停留在適應用戶要求提供查詢服務的層面，沒有對潛在用戶需求進行分析和預測，明顯不符合新《檔案法》的要求。

4.加快數字檔案館建設，實現信息資源共建共享

新《檔案法》明確要求建設數字化檔案館，實現信息資源的廣泛共享。這顯然需要各層級檔案管理機構緊密合作，才能完成網絡平臺和數據庫構建，開發契合檔案信息資源加工、存儲和利用需要的軟件系統。高職院校作為基層檔案管理單位，必須在完成自身信息化建設的基礎上，才能在新《檔案法》及相關規范和政策支持下，尋求與其他院校及專業檔案管理機構合作。但由于受到技術、人員和資源的制約，各高職院校的檔案信息化管理系統存在多方面問題。一方面，由于系統軟件功能開發能力有限，檔案信息資源尚未實現自動生成和更新，數據庫的構建也相對滯后，無法滿足信息共建共享要求。另一方面，由于軟硬件系統功能不足，加之專業技術人才缺失，高職院校的信息化檔案信息資源管理系統存在明顯安全隱患，如果面向廣域互聯網開放，極易發生信息泄露或損毀事件。

5.信息資源利用模式創新與法律風險防控

新《檔案法》修訂利用條款，增設監督檢查內容，為創新檔案信息資源利用模式提供了法律依據和保障。但檔案信息的特殊性，注定了在開發利用環節針對管理和服務主體存在多方面的法律風險。首先，高職院校檔案包含了幾乎所有師生的個人基礎信息，在面向社會公眾開放，提供不同形式的信息服務時，必須綜合考量新《檔案法》《民法》《保密法》等現行法律法規相關條款，完善高職院校自身的檔案管理制度和規章、流程，才能避免出現法律糾紛。在沒有專業指導和頂層設計的情況下，高職院校很難做到這一點。其次，在數字化和信息化的服務模式下，高職院校與用戶之間同樣存在發生法律糾紛的風險。例如，在用戶基礎信息管理和身份核實方面，如果處理不當，就可能造成用戶信息被盜用或被泄露。

三、優化檔案信息資源管理的有效策略

1.完善培訓考核機制，提升檔案管理團隊專業素養

針對檔案管理團隊人員專業素養的不足，高職院校必須完善培訓考核機制。首先，為了全面執行新《檔案法》，組織各崗位人員進行學習和培訓，使之充分了解工作方式、法律依據和標準的變化；其次，結合新時期檔案信息資源開發和利用模式創新要求，對照新《檔案法》信息化建設部分內容，設計專項技術培訓課程。以提供線上課件、組織講座和培訓、激勵員工自學等形式，提升現有檔案管理團隊成員的專業素養和技術水平，使之能夠運用大數據等技術開發信息資源、構建數據庫，勝任日常的數字化檔案收集、加工等工作；最后，針對建設數字化檔案館、開發信息化管理軟件、維護網絡安全的需要，高職院校應聘用有專業背景的人才，或者對有潛力的校園網運維人員進行針對性的培訓，以便解決落實新《檔案法》要求的技術性問題。

2.對照新《檔案法》，優化管理制度及規范體系

為應對執行新《檔案法》的挑戰，高職院校必須從優化自身管理制度及規范體系著手，細化信息化建設等條款的要求。首先，組織相關人員研讀新《檔案法》，梳理其中與高職院校檔案信息資源管理實踐相關的條款。對照現行管理制度、流程及規章，分析哪些條款應進行優化，確保完善后符合新《檔案法》的要求；其次，結合各崗位工作實踐，針對高職院校檔案管理信息化建設要求，對照新的檔案管理規范和標準，優化信息資源收集、加工及存儲等工作流程，改進相關工作方法，確保檔案信息資源的形式、內容合法合規。

3.契合新時期用戶需求，創新信息資源開發利用模式

《檔案法》修訂的初衷，就是為規范數字化檔案收集、加工及管理，促進信息資源開發和利用環節的創新，推動大數據分析等技術在檔案管理領域的應用。因此，高職院校應深入分析新時期的用戶需求，針對學生、科研人員等不同群體，創新信息資源開發及服務模式。一方面，基于信息化管理系統功能的完善，構建用戶信息數據庫，自動匯總更新相關信息。并且，利用大數據分析技術了解用戶的信息資源利用習慣，預測其需求，主動提供個性化服務。另外，深度開發高職院校檔案信息資源的利用價值，針對校園文化建設、對外宣傳和社會服務需要，整合館藏資源與相關信息，加工成紀錄片與數字化專題資料等形式，推送到新媒體平臺和校方網站，提高信息資源的利用率，擴大高職院校的影響力。

4.基于頂層設計，實現信息資源共建共享

要想落實新《檔案法》要求，完成數字化檔案館和信息化管理系統建設，高職院校必須依賴頂層設計和政策、法規支持，尋求與其他院校、科研機構和社會組織合作，實現檔案信息資源共建共享。首先，各級地方政府相關部門應圍繞新《檔案法》的落實，率先完成配套規章制度的優化。并且，針對數字化檔案館建設，組織相關單位和專家展開研討，就軟硬件系統配置和基礎設施建設等問題，設計可行的方案；其次，高職院校應積極回應新《檔案法》要求，加快信息化建設進程。以確保信息安全為原則，升級軟硬件系統，完成館藏資源的數字化，改進基礎信息收集、加工及存儲流程；最后，在數字化檔案館完成初步建設的情況下，各高職院校應強化彼此合作，實現基礎館藏資源線上共享。同時，針對各專業教學和科研需求，展開信息資源開發和利用領域的合作，實現檔案信息資源共建共享。

5.強化數字化資源安全管理，規避法律風險

首先，針對落實新《檔案法》過程中面臨的法律風險，為促進信息資源開發和利用模式創新，政府部門應完善相關法律法規。針對信息化管理背景下的檔案管理和服務模式，根據不同場景、信息開發和利用各環節，進一步明確相關主體責任；其次，高職院校等基層檔案管理單位，應在現行法律法規框架下，結合自身檔案管理和信息服務工作特點，完善網絡安全管理和保密工作制度，以便有效規避泄露用戶信息、敏感信息資源損毀等法律風險。此外，在策劃檔案信息資源開發項目時，高職院校可以向律師事務所等專業機構咨詢，判斷項目存在哪些法律風險，以便采取必要的防范措施。

四、結束語

在新《檔案法》頒布實施之后，高職院校的檔案信息資源管理工作面臨多方面挑戰。針對專業人才不足與規章制度需要優化等一系列問題，必須著眼于新時期檔案信息服務需求變化，以保障新《檔案法》全面落實為出發點，從完善檔案管理人員培訓考核機制著手，推動信息化建設進程。并且，依靠頂層設計和相關法規、政策的支持，與其他高校和檔案管理機構合作，完成數字化檔案館建設，充分挖掘和利用高職院校檔案信息資源的價值。

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（作者單位：陜西航空職業技術學院 ）